O Twitter é uma plataforma de mídia social icônica que hospeda mais de 186 milhões de usuários — e aumentando. Nos bastidores, o Twitter é uma empresa com milhares de funcionários e centenas de equipes diferentes, que utilizam inúmeras ferramentas para realizar o trabalho interno. Desde 2007, as equipes de desenvolvimento do Twitter confiam no Jira Software para gerenciar o trabalho delas. Em 2019, a adoção do Jira se expandiu com rapidez a quase todas as equipes do Twitter, à medida que elas descobriam que o Jira as ajuda a gerenciar e rastrear melhor o trabalho delas.
À medida que a adoção do Jira aumentava no Twitter, os projetos do Jira existiam independentes uns dos outros, sem padronização em relação aos tipos de itens, campos, funções ou gerenciamento de dependências. Além disso, muitas equipes do Twitter não tinham uma criação de relatórios eficaz. Em vez disso, eles usavam planilhas e outras ferramentas de relatório, que não forneciam uma visibilidade de alto nível para ajudar a planejar e rastrear o trabalho com estratégia entre várias equipes, projetos e iniciativas maiores.
A experiência do Twitter com o rastreamento de projetos
Então, para a Hack Week do Twitter em 2019, Joe Pursel, engenheiro sênior de aplicativos do Twitter, propôs modificar o Jira para ajudar a Equipe de desenvolvimento de experiências do Twitter a gerenciar e rastrear melhor o trabalho. O projeto, chamado Experience Project Tracking, era um conjunto de diretrizes para o monitoramento de projetos usando o Jira Software e o Advanced Roadmaps for Jira. Pursel faz parte da equipe da Atlassian no Twitter, que gerencia upgrades de software para o Jira e o Confluence. A equipe também oferece suporte ao usuário, incluindo a criação de projetos e fluxos de trabalho personalizados e portais de gerenciamento de serviços com automação personalizada.
"A gente aprendeu em nossas pesquisas e entrevistas externas que as empresas bem-sucedidas crescem em torno do que elas trabalham e do porquê, quem trabalha em quê, rastreamento de projetos, medição de impactos ou ROI e melhoria contínua", diz Pursel.
Reconhecendo os recursos dinâmicos de criação de relatórios do Jira, a equipe da Atlassian no Twitter desenvolveu um script para o Jira que alinhava um template de projeto para tipos de itens, fluxos de trabalho e telas. Quando o script inicial foi executado em um final de semana, ele converteu direto mais de quinhentos projetos do Jira, transformando fluxos de trabalho e oferecendo aos executivos do Twitter insights e visibilidade ao trabalho.
"Qualquer pessoa no nível da diretoria ou nível de gerente de programa técnico pode olhar um painel e obter um relatório dinâmico do que quer ver e do desempenho de uma equipe", diz Aswin Achuthan, engenheiro sênior de aplicativos do Twitter. "Por exemplo, um líder de projeto pode obter um relatório dinâmico alinhado à empresa para ver o que ele precisa e o desempenho de uma equipe".
Do Experience ao Unified Project Tracking
O Experience Project Tracking foi um sucesso imediato. Logo em seguida, as equipes de outros departamentos viram o potencial dele para os departamentos delas e pediram a mesma funcionalidade. Os executivos do Twitter viram uma oportunidade de reorganizar o propósito, a visão e os objetivos do Twitter e logo aprovaram o projeto Unified Project Tracking.
O Unified Project Tracking consiste em novas diretrizes de criação de projetos e vinculação de trabalhos com uma hierarquia bem definida. Aproveitando os projetos e fluxos de trabalho do Advanced Roadmaps for Jira, a hierarquia usa tipos de itens de alto nível e adiciona cinco níveis acima dos epics ágeis para definir e guiar projetos. No topo está o Propósito, seguido pela Visão/Objetivo, Meta/Iniciativa estratégica, Estratégia/Fluxo de trabalho, Projeto de roteiro/Iniciativa e Epic/Marco/Risco.
Hierarquia do Unified Project Tracking do Twitter no Advanced Roadmaps for Jira
A hierarquia foi implementada para projetos novos e existentes do Jira e ajuda a planejar, rastrear e prestar contas. O Advanced Roadmaps do Jira permite que as equipes personalizem os tipos de itens e atribuam a prioridade por tipo de dados. Isso permite que o Twitter organize o trabalho de cada equipe funcional, alinhado ao objetivo da empresa.
O mapeamento de dependências é feito adicionando tickets de epic como filhos do tipo de item projeto de roteiro. Quando um item de projeto de roteiro é criado, o relator/responsável pode clicar em um botão do fluxo de trabalho para criar um epic filho, que é preenchido com o nome do item do projeto de roteiro para vinculação e dependências.
O Twitter tem dois tipos de usuários para os projetos de roteiro e epics: proprietários do portfólio e proprietários do epic. Os proprietários do portfólio são responsáveis pelos projetos do Jira e os proprietários do epic identificam e realizam todos os itens de trabalho dentro do epic. Além disso, os itens do projeto de roteiro usam o link pai para vincular a hierarquia a itens da estratégia ou fluxo de trabalho.
Ao usar esses tipos de itens recém-criados, os executivos têm maior visibilidade sobre o progresso do trabalho. Além disso, as equipes de toda a empresa agora aproveitam o Jira para a gestão de projetos.
O Unified Project Tracking do Twitter é:
- Orientado por propósito: cada equipe do Twitter sabe como o trabalho dela contribui para a estratégia e os objetivos da empresa. Os impulsionadores do projeto são responsáveis por atualizações e progresso dos projetos relacionados aos objetivos.
- Assíncrono: as atualizações ou comentários de status podem ocorrer a qualquer momento e em qualquer local, contanto que as equipes utilizem o Jira. Não são necessárias reuniões de status para gerar esses comentários.
- Acessível (e equitativo): qualquer pessoa do Twitter pode ver quem é proprietário de um projeto e pode fazer uma pergunta no Jira, não importa o cargo ou posição na empresa.
O Jira e o Confluence estão muito integrados no Twitter. O Confluence é usado como recurso de conhecimento para documentação, incluindo tutoriais e informações de projetos. Ele também é usado para espaços de equipes que podem incluir planos do projeto, criação de relatórios e calendários, além de espaços pessoais. O plugin Questions for Confluence permite que os usuários façam perguntas e compartilhem conhecimento com colegas de equipe.
A equipe da Atlassian no Twitter também criou scripts personalizados para notificar aos membros dos canais do Slack sobre as atualizações de itens no Jira. Além disso, foram adicionados novas funções para melhorar os objetivos de criação de relatório e rastreamento, incluindo Filtro avançado para painéis do Jira, painéis de monitoramento de tempo e painéis de Service Desk.
"Uma coisa incrível com o Jira é que ele é tão flexível que pode ser usado por qualquer equipe e tudo que ela precisa é uma linha de comando de código", diz Achuthan.
Ao criar uma experiência unificada com fluxos de trabalho e projetos padronizados entre as equipes, o Unified Project Tracking permite que as equipes do Twitter meçam o progresso com mais facilidade e executem com mais eficiência. O Advanced Roadmaps for Jira permite que as equipes estabeleçam um caminho crítico de um plano com simplicidade, explorem variações diversas e atualizem o Jira do jeito adequado. Novos membros da equipe podem mergulhar com rapidez nos projetos e iniciativas, enquanto as equipes entendem onde precisam focar a atenção delas.
Os executivos e gerentes do Twitter podem planejar e rastrear o trabalho de várias equipes e projetos com estratégia. Os gerentes podem responder com clareza a perguntas como:
- Como está o rastreamento dos projetos da equipe toda semana, incluindo objetivos, iniciativas, fluxos de trabalho, melhorias e trabalho comum de "administrar os negócios"?
- Quais projetos vão ser entregues em um determinado período?
- Qual é a tendência da taxa de entrega ao longo do tempo?
O Unified Project Tracking garante que todos no Twitter sejam mais responsáveis uns com os outros, em todos os níveis de gerenciamento. O uso inovador do Jira e do Advanced Roadmaps pelo Twitter ajudou a transformar o trabalho em toda a empresa, e é por isso que a empresa ganhou o prêmio Best in Class (Technical) do Atlassian’s Team Awards.
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