Até mesmo projetos pequenos podem ser complexos no ambiente dinâmico e integrado de hoje. Um roteiro de projeto oferece uma abordagem abrangente para definir e gerenciar o trabalho até a conclusão bem-sucedida. Ele esclarece o que você está criando, como e por que está criando. Ao contrário de um plano de projeto, que é mais granular e acompanha o progresso, o roteiro do projeto informa metas de alto nível, o escopo do projeto e requisitos de recursos.
Um roteiro de projeto bem executado é uma ferramenta importante da gestão de projetos porque mantém as equipes e as partes interessadas focadas durante todo o processo com um documento visual e fácil de entender. Use este guia para aprender a criar um roteiro que vai ajudar equipes a planejar, definir e comunicar as informações essenciais de cada projeto.
Como criar um roteiro de projeto em oito etapas
A maneira mais simples de criar um roteiro visual é dividir o projeto em etapas, começando com as metas e o escopo. Com essa base, você pode identificar as partes interessadas, reunir os requisitos, separar o trabalho em fases, definir as tarefas e os recursos, estimar o tempo de conclusão e mapear as dependências. O resultado é um roteiro que informa o que você está criando e como e por que está fazendo isso. Continue lendo para saber como escrever um roteiro de projeto em oito etapas simples.
O Jira oferece visibilidade de cima para baixo para ajudar equipes a planejar o trabalho, acompanhar o progresso e mapear dependências. A plataforma confiável e flexível para criação de roteiros do Jira proporciona as ferramentas para gerenciar projetos do início à entrada no mercado, não importa o que surja no processo. Das partes interessadas aos desenvolvedores, a apresentação visual acelera a compreensão e promove a tomada de decisões informada.
Etapa 1: definir as metas e o escopo do projeto
A primeira etapa na criação de um roteiro é definir as metas do projeto, o que ajuda a determinar o que deve ser incluído ou deixado para depois. As empresas que oferecem produtos de alta qualidade entendem as vantagens de manter os projetos focados nas metas SMART. Embora seja tentador adicionar funções e opções que não fazem parte dos requisitos, é aconselhável planejar vários projetos menores, cada um com o próprio foco. Você vai aumentar a qualidade geral e reduzir o tempo para colocação de produtos no mercado. Além disso, vai garantir que as necessidades do cliente sejam atendidas por completo.
O escopo é o trabalho que o projeto engloba. Por exemplo, suponha que a meta seja melhorar a estimativa de custo da construção de novas casas para uma margem de 5% do custo real. Nesse caso, o escopo do projeto pode incluir a integração com os dados atuais do fornecedor, a implementação de modelos de tendências da inteligência artificial e a criação de atualizações em tempo real.
Para manter o foco e a execução do projeto, o escopo pode excluir melhorias na experiência do usuário. Deixar isso claro ajuda a evitar aumentos no escopo.
Etapa 2: identificar as partes interessadas
Identifique as partes interessadas, os membros da equipe, os patrocinadores, os clientes e outras partes importantes. Equipes muito colaborativas melhoram a produtividade quando compreendem quem é responsável por cada elemento do projeto. Assim, você acelera a tomada de decisões, elimina o trabalho redundante e promove uma comunicação eficaz desde o início.
Etapa 3: fazer levantamento de requisitos
Os requisitos apresentam diretrizes claras sobre o que o produto final deve alcançar. Se o escopo incluir parcerias estratégicas, os requisitos vão definir o parceiro, o tipo de dados a serem integrados, como você vai incorporar os dados e os resultados esperados do projeto.
Exemplo de declaração: a função de estimativa de custos extrai dados de inventário em tempo real de um fornecedor por meio de uma API aberta, permitindo que os usuários selecionem as opções disponíveis para ver os custos atuais.
Em conjunto com os colegas, classifique os requisitos conforme a prioridade e a viabilidade. Com base no cronograma do projeto, no esforço e nos recursos disponíveis, a equipe pode decidir o que programar e o que guardar para mais tarde.
Etapa 4: dividir o projeto em fases
Divida o trabalho em fases ou marcos. Cada fase representa um estágio importante do projeto com um resultado muito bem definido.
Por exemplo, a fase 1 pode ser recuperar todos os dados do parceiro com segurança e sob demanda. A fase 2 pode ser concluir a interface de usuário do aplicativo com base em como o usuário interage com os dados. A fase 3 pode ser padronizar relatórios para análise contínua do usuário e assim por diante.
Etapa 5: definir as tarefas e as atividades
Explique em detalhes as tarefas e atividades dentro das fases para atingir o objetivo. Por exemplo, a fase 1 pode incluir a implementação de chaves de API e a validação da acessibilidade e integridade dos dados.
É importante envolver a equipe na colaboração do projeto para ter a experiência coletiva de todos os membros. Essa etapa refina o planejamento do projeto, garantindo a inclusão de todas as atividades. Identifique quem é responsável por cada atividade para se preparar para a próxima etapa.
Etapa 6: estimar o tempo e os recursos
Você definiu as metas, as fases e as atividades. Nesta etapa, uma apresentação visual ajuda a mostrar as estimativas de tempo e recursos. Os recursos são as pessoas, a tecnologia, os materiais e os orçamentos, tudo o que for necessário para concluir o projeto.
Aproveite a experiência da equipe para estimar o tempo e os recursos. É bem provável que o engenheiro de dados saiba quanto tempo leva para integrar os dados com base no tipo, volume e maturidade da fonte. Os membros da segurança podem identificar o hardware ou as políticas necessárias para cumprir os regulamentos. Essas variáveis podem afetar o orçamento e o cronograma, então é hora de identificar cada uma delas.
Etapa 7: identificar as dependências
Mapeie as dependências para criar o cronograma do projeto usando um gráfico de Gantt, quadro Kanban ou outra apresentação visual das tarefas. Por exemplo, criar uma interface para dados externos depende do desenvolvimento de uma API ou de outra integração para coletar os dados. Uma apresentação visual ajuda a identificar com rapidez gargalos, restrições e cargas de recursos.
Etapa 8: comunicar e monitorar o progresso
Compartilhe o roteiro com as partes interessadas e receba a aprovação delas antes de iniciar o projeto. Os resultados devem atender às necessidades. Ajustar o escopo ou a abordagem vai ser mais fácil com um roteiro já estabelecido. Em geral, os gerentes de projeto fazem uma reunião inicial para que todos possam discutir o trabalho e fazer perguntas.
No entanto, a comunicação não termina na reunião inicial. Monitore o progresso do projeto e mantenha o alinhamento a respeito dos itens. Faça reuniões frequentes com as partes interessadas para tratar do status das tarefas e manter todos informados ao longo do projeto.
Componentes essenciais do roteiro de projeto
Um roteiro de projeto abrangente tem:
- Metas que orientam o trabalho da equipe na definição do que estão criando e por quê.
- Marcos que ajudam a equipe a dividir o trabalho em fases alcançáveis e a mostrar o progresso.
- Requisitos que oferecem a medição do sucesso com marcos e tarefas.
- Tarefas que identificam todo o trabalho necessário para concluir o projeto.
- Cronogramas que apresentam a duração e a sequência de cada marco e tarefa.
- Dependências que ajudam a identificar a sequência lógica das tarefas e a melhorar as estimativas de tempo.
Como escolher a ferramenta certa para o roteiro do projeto
Escolher a ferramenta certa depende dos requisitos e preferências do projeto. Funções como gráficos de Gantt e quadros Kanban organizam as informações do projeto em um layout visual que facilita a compreensão de dependências e cronogramas. O Jira oferece ferramentas completas de gestão de projetos e inclui as seguintes funções de roteiro:
- Quadros: ajudam as equipes a planejar, visualizar e gerenciar o trabalho exibindo partes do trabalho como cartões visuais, que você pode mover entre colunas ou fases e fazem a atualização automática das informações do cronograma.
- Itens: dividem trabalhos complexos em partes menores e gerenciáveis. Você pode usar os itens para capturar informações relevantes sobre tarefas e status para manter a equipe atualizada.
- Cronogramas: permitem que as equipes adicionem epics e mapeiem itens de trabalho, dependências e versões.
Se você quer criar um roteiro de projeto hoje, use o template de roteiro de projeto gratuito do Jira para alinhar com tranquilidade as equipes e aprimorar a colaboração.
Práticas recomendadas para criar roteiros de projeto
Envolver as partes interessadas no processo de planejamento ajuda a garantir que o que você está criando atenda às necessidades. Ter um roteiro simples e com o visual atraente mantém as equipes e as partes interessadas engajadas conforme o projeto avança. Atualizar o roteiro com frequência ajuda a equipe a permanecer flexível. Preveja e se adapte às alterações.
O Jira ajuda as equipes a seguirem práticas recomendadas. Dividir o trabalho complexo em itens dá flexibilidade para definir prioridades, identificar problemas com antecedência e manter tudo em dia gerenciando pequenos incrementos de trabalho. As equipes podem criar páginas do Confluence direto do Jira, proporcionando uma única fonte de informações que mantém o projeto organizado do início ao fim.
Criar roteiros de projeto com o Jira
Ver e compreender as metas abrangentes ajuda você a planejar e priorizar o trabalho com eficiência, mapear dependências, gerenciar recursos e acompanhar o progresso. O Jira dá flexibilidade em uma apresentação visual para que todos estejam em sintonia. As equipes podem ver no que estão trabalhando e o que está por vir no contexto das metas do projeto, além de colaborar com eficiência em toda a empresa usando um repositório central.
Roteiro de projeto: perguntas frequentes
O que o roteiro de projeto deve ter?
Quase todos os roteiros de projeto, seja qual for o tamanho, têm os mesmos elementos: metas, marcos, requisitos, tarefas, recursos, cronogramas e dependências.
Qual seria um exemplo de roteiro de projeto?
O formato do roteiro pode variar de acordo com o tipo de projeto. Um roteiro de desenvolvimento de software pode incluir as fases de planejamento, desenvolvimento, testes e implantação. Cada uma das fases pode ter marcos específicos com base em tarefas e prazos.
Por exemplo, a fase de desenvolvimento pode incluir marcos para padronização de dados, integração com terceiros e cálculos de preços e descontos. As tarefas detalhadas, dependências, atribuições de recursos e os cronogramas estão dentro desses marcos.
É possível usar um template para criar roteiros de projetos?
As equipes costumam usar templates para acelerar a criação de roteiros de projetos. A escolha da ferramenta a ser usada deve ser baseada nas necessidades específicas do projeto. As ferramentas altamente flexíveis permitem personalizar o processo, seja qual for o tamanho ou o escopo do projeto.
O Jira oferece flexibilidade para personalizar roteiros de projetos. Ele inclui templates e ferramentas completas de gerenciamento de projetos para você ir da ideia ao suporte com uma solução centralizada.