8 melhores ferramentas de gerenciamento e rastreamento de tarefas para 2026

As equipes usam soluções de gestão de tarefas para gerenciar fluxos de trabalho e garantir eficiência e produtividade. Esses assistentes digitais se concentram na otimização organizando, classificando e monitorando tarefas e projetos.

As soluções de gestão de tarefas dão às equipes um espaço central para capturar, classificar e priorizar projetos e atribuições. Funções como monitoramento de progresso, lembretes e prazos mantêm as responsabilidades e o engajamento das equipes.

O Jira é uma ferramenta completa e abrangente de gestão de tarefas. É aplicativo de gestão de tarefas repleto de funções, que simplifica fluxos de trabalho e melhora a produtividade.

Escolher a plataforma certa de gestão de tarefas e fazer a implementação adequada dela traz uma infinidade de benefícios. Embora o aumento da produtividade seja o principal resultado, não é a única vantagem de usar ferramentas de gestão de tarefas.

Entre as outras vantagens estão:

• Organização: o software de gestão de tarefas é um repositório central para organizar e definir prioridades. As equipes podem listar e priorizar todas as tarefas para garantir que sejam concluídas em uma ordem lógica, considerando todas as dependências necessárias. 

• Colaboração: os membros da equipe podem trocar arquivos e comentários, aprimorando a colaboração e dando às equipes as ferramentas para monitorar o progresso em tempo real.

• Gestão de processos: o software de gestão de tarefas dá suporte visual à gestão de projetos e mostra o progresso, ajudando gerentes a identificar gargalos e modificar fluxos de trabalho.

As ferramentas modernas de gestão de tarefas compartilham várias funções essenciais que tornam a execução de projetos mais fácil e previsível:

• Atribuição e responsabilidade pelas tarefas: o melhor software de acompanhamento de tarefas define com clareza quem é responsável por cada tarefa. As equipes podem atribuir tarefas com descrições minuciosas, anexar arquivos relevantes e definir expectativas com antecedência.

• Gestão de prazos e agendamento: calendários integrados e visualizações do cronograma ajudam as equipes a visualizar quando o trabalho precisa ser concluído. Os lembretes automáticos mantêm todos em dia, sem necessidade de acompanhamento manual.

• Acompanhamento do progresso e relatórios: painéis em tempo real mostram o progresso dos projetos. As equipes podem identificar atrasos com antecedência e ajustar os planos antes que pequenos problemas se tornem grandes problemas.

• Capacidades de integração: ferramentas de alto nível se conectam a outros programas de software que sua equipe já utiliza, desde plataformas de e-mail até ferramentas de design. Assim, é possível eliminar a necessidade de alternar o tempo todo entre aplicativos.

• Automação do fluxo de trabalho: a automação inteligente lida com tarefas rotineiras, como mover o trabalho concluído para a próxima etapa ou notificar as partes interessadas quando os marcos são atingidos.

Esta lista conta com opções para equipes de todos os tamanhos e setores, desde plataformas abrangentes que lidam com fluxos de trabalho empresariais complexos até ferramentas especializadas que atendem a casos de uso específicos. O segredo é encontrar a ferramenta que combine com o estilo de trabalho da sua equipe e a complexidade do projeto.

Confira uma lista das principais ferramentas de gerenciamento e rastreamento de tarefas disponíveis hoje no mercado.

1. Jira: o melhor em geral para gerenciamento de tarefas

Os amplos recursos e adaptabilidade do Jira fazem dele a melhor escolha para usuários que querem uma eficiência maior e um planejamento de recursos mais preciso. O Jira oferece um hub central para todas as tarefas e projetos, com interfaces intuitivas que facilitam a captura, organização e priorização de tarefas. A plataforma divide projetos complexos em tarefas gerenciáveis, fornecendo visibilidade em tempo real do progresso do projeto e da alocação de recursos.

O diferencial do Jira é a flexibilidade: não importa se sua equipe segue metodologias ágeis com sprints e backlogs ou se prefere abordagens tradicionais, esse software de gerenciamento de projetos se adapta ao seu fluxo de trabalho. Os quadros do Jira tornam os fluxos de trabalho visíveis enquanto promovem o trabalho em equipe por meio da troca de dados e do monitoramento de projetos.

2. Quadros brancos do Confluence: perfeitos para debater ideias

Os quadros brancos do Confluence oferecem uma tela virtual na qual as equipes podem debater, planejar e compartilhar ideias usando ambientes livres que permitem às equipes registrarem conceitos e organizarem pensamentos com elementos visuais. A plataforma permite a colaboração em tempo real com imagens, diagramas e mapas mentais, promovendo uma comunicação clara em diversos estilos de trabalho.

Ao contrário das ferramentas tradicionais de brainstorming, os quadros brancos do Confluence se conectam direto à execução das tarefas. As equipes podem transformar conceitos gerados em brainstorming em tarefas estruturadas no Jira, vinculando quadros brancos a documentos e itens para obter uma visão abrangente do projeto.

3. Jira Product Discovery: ideal para priorização de tarefas

O Jira Product Discovery elimina abordagens desarticuladas de brainstorming ao oferecer um ambiente repleto de recursos que estimula novas ideias. As equipes podem explorar conceitos com elementos visuais em mapas mentais e mapeamento narrativo do usuário enquanto usam um repositório central para anotar ideias durante sessões de brainstorming.

A plataforma fornece ferramentas de votação e avaliação ponderada para classificar com eficiência conceitos promissores. Assim, as equipes podem decidir quais ideias desenvolver. Como o Jira Product Discovery se integra por completo ao ecossistema Jira, as equipes podem transformar ideias em questões práticas, mantendo a transparência durante todo o processo de concepção.

4. Jira: o melhor para atribuição e rastreamento de tarefas

O Jira ajuda os usuários a gerenciar projetos por meio de capacidades abrangentes de rastreamento que garantem a conclusão efetiva das tarefas. O template de acompanhamento de tarefas do Jira permite a definição precisa de tarefas com campos personalizados, anexos e descrições, enquanto os prazos bem definidos criam cronogramas visíveis para a prestação de contas. 

Os membros da equipe podem registrar as horas de trabalho, atualizar os status e comentar as tarefas para obter visibilidade total do projeto.

Os quadros Kanban do Jira visualizam fluxos de trabalho por meio da funcionalidade de arrastar e soltar entre fases, como "A fazer" e "Feito". As funções avançadas incluem fluxos de trabalho personalizáveis do Jira, automação do Jira para tarefas de rotina e visualizações do cronograma do Jira que conectam tarefas individuais a marcos maiores do projeto.

Use o template de rastreamento de tarefas grátis

5. Confluence: ideal para documentar a gestão de tarefas

O Confluence é uma solução abrangente para documentação, compartilhamento de conhecimento e colaboração em equipe entre empresas. O software pode servir como sua fonte única de verdade para planos de projetos, anotações de reunião e artigos da base de conhecimento, ao mesmo tempo em que promove a criação colaborativa de conteúdo com edição em tempo real e controle de versão.

As equipes podem criar ecossistemas conectados vinculando páginas do Confluence aos projetos e itens do Jira com uma funcionalidade de pesquisa acessível e eficiente em qualquer dispositivo. A documentação se torna uma parte dinâmica do seu fluxo de trabalho à medida que as páginas do Confluence evoluem com os projetos, permitindo que os membros atuais e futuros da equipe possam acessar o contexto das tarefas e as decisões.

6. Loom: o melhor para atualizações de tarefas assíncronas

O Loom resolve os gargalos de comunicação em equipes remotas ao permitir que as pessoas gravem e compartilhem mensagens curtas de vídeo envolventes. Também é possível capturar a tela e as imagens da câmera ao mesmo tempo. O Loom, por sua vez, faz o upload automático e gera links prontos para serem distribuídos à equipe.

As equipes podem assistir a vídeos sob demanda, o que elimina a necessidade de reuniões síncronas. Além disso, como é possível ver expressões faciais, gestos e gravações de tela, a comunicação fica ainda mais clara. As atualizações de tarefas se tornam mais humanas e eficazes, pois membros da equipe podem gravar depressa suas telas para explicar questões complexas com recursos visuais, reduzindo mal-entendidos e acelerando o tempo de resolução.

7. Jira Align: ideal para gestão de tarefas em vários projetos

O Jira Align permite que as equipes otimizem o planejamento ágil em escala empresarial, traduzindo objetivos estratégicos em iniciativas viáveis entre equipes multifuncionais. A plataforma permite que as empresas definam temas estratégicos e distribuam objetivos para níveis inferiores, garantindo o alinhamento enquanto priorizam portfólios e gerenciam recursos com eficiência.

Os quadros do programa oferecem visões gerais de alto nível do progresso e das dependências, proporcionando transparência para acompanhar o desempenho e identificar gargalos. O Jira Align se integra com perfeição ao Jira para criar um fluxo de informações entre planos estratégicos e execução diária, tornando a coordenação em escala empresarial gerenciável por meio de capacidades que permitem o planejamento avançado no Jira em centenas de equipes.

8. Jira Service Management: ideal para gerenciar tarefas de TI

O Jira Service Management simplifica a gestão de tarefas de TI e a prestação de serviços por meio de funções abrangentes projetadas para equipes técnicas. A plataforma oferece um hub central para solicitações de serviço que as categoriza, prioriza e encaminha para os membros da equipe apropriados. 

Dessa maneira, é possível garantir uma resolução eficiente e uma melhor experiência do usuário, além de oferecer capacidades robustas de gerenciamento de incidentes e alterações.

As equipes podem automatizar tarefas rotineiras, como atribuir técnicos e enviar notificações, liberando os profissionais de TI para se concentrarem em itens mais complexos. Ao contrário das ferramentas genéricas de gestão de tarefas, o Jira Service Management compreende os fluxos de trabalho de TI, os requisitos de SLA e a importância do tempo de atividade do sistema, tornando as equipes de TI muito mais eficazes por meio de funções especializadas.

Transforme o rastreamento de tarefas da sua equipe com o Jira, uma ferramenta versátil que se adapta a qualquer fluxo de trabalho e se expande com facilidade de pequenas equipes a organizações corporativas. Seja para gerenciar listas simples de tarefas ou iniciativas complexas envolvendo várias equipes, o Jira oferece a visibilidade e o controle necessários para manter os projetos em dia.

Comece com uma conta grátis e veja a diferença que a gestão organizada de tarefas faz. Você pode importar trabalhos existentes, configurar o fluxo de trabalho da sua equipe e começar a acompanhar o progresso de imediato. A curva de aprendizado é suave, mas os ganhos de produtividade são imediatos e substanciais.

Baixe o Jira grátis

Quais funções você deve procurar nas ferramentas de gerenciamento de tarefas?

Ao avaliar o melhor software de rastreamento de tarefas para sua empresa, procure funções que melhorem de verdade o fluxo de trabalho da sua equipe, em vez de se distrair com extras chamativos.

Comece com o básico que toda equipe precisa: criação e atribuição de tarefas, acompanhamento de prazos e visibilidade do progresso. Encontre ferramentas que ofereçam fluxos de trabalho personalizáveis, para que você possa combinar o software com o processo de trabalho real da sua equipe, em vez de fazer com que ela se adapte a estruturas rígidas.

As capacidades de integração são mais importantes do que você imagina. As melhores ferramentas de gestão de tarefas se conectam à sua pilha de software existente, seja e-mail, ferramentas de design, plataformas de comunicação ou sistemas de relatórios. As funções de automação podem economizar horas de trabalho administrativo ao lidar com atualizações de rotina, notificações e transições de tarefas em automático.

Considere as funções de escalabilidade e colaboração. A ferramenta vai crescer com sua equipe? Os membros da equipe remota podem participar com eficácia? A ferramenta oferece os relatórios e os dados de análise de que você precisa para entender o desempenho da equipe e a integridade do projeto?

Como escolher a ferramenta certa de gerenciamento de tarefas para sua equipe?

O segredo é adequar as capacidades da ferramenta às necessidades e ao estilo de trabalho específicos da sua equipe.

Avalie com sinceridade os pontos fracos atuais da sua equipe. Você está tendo dificuldades com a falta de clareza na propriedade das tarefas, prazos perdidos, pouca visibilidade do status do projeto ou dificuldade de coordenação entre os membros da equipe? Ferramentas diferentes se destacam na solução de problemas diferentes.

Considere usar avaliações gratuitas e demonstrações antes de se comprometer com qualquer plataforma. A maioria das ferramentas de gestão de tarefas de qualidade oferece períodos de avaliação generosos que permitem testar fluxos de trabalho reais com sua equipe real. 

Considere o nível de conforto técnico da sua equipe e as ferramentas existentes. Um sistema avançado, mas complexo, pode sobrecarregar uma equipe que prefere a simplicidade, enquanto uma ferramenta básica pode frustrar equipes que precisam de funções avançadas. Combine a complexidade da ferramenta com as necessidades e capacidades da sua equipe.

Como gerenciar tarefas no Jira?

Começar a usar o Jira é simples quando você entende a estrutura básica. Crie um projeto e comece a adicionar itens (termo do Jira para tarefas). Cada item pode incluir descrições minuciosas, anexos, responsáveis, datas de entrega e campos personalizados relevantes para o seu trabalho.

Use quadros para visualizar o fluxo de trabalho. Os quadros Kanban funcionam bem para trabalhos contínuos, enquanto os quadros Scrum são excelentes para equipes que trabalham em sprints definidos. 

Configure a automação para reduzir o trabalho manual. O Jira pode atribuir tarefas em automático com base nos critérios que você define, enviar notificações quando os prazos se aproximam e mover o trabalho concluído para a próxima etapa do fluxo de trabalho. Utilize as funções de relatórios para monitorar a velocidade da equipe, identificar gargalos e avaliar a integridade do projeto ao longo do tempo.