Caixas de entrada cheias, diversas listas de tarefas e prazos não cumpridos podem inviabilizar até mesmo as equipes mais dedicadas. A resposta para esse problema? Ferramentas de gestão de tarefas.
Pense nas ferramentas de gestão de tarefas como assistentes digitais que ajudam a priorizar tarefas, apoiar a colaboração e acompanhar o progresso de um projeto. Essas ferramentas convidam as equipes a trabalhar com mais eficiência, o que aumenta a produtividade e permite que atinjam a meta final com mais rapidez, menos erros e menos atrasos.
Este artigo aborda soluções de gestão de tarefas, mostrando funções e funcionalidades e destacando as melhores opções. Ele traz o que você precisa saber para escolher a solução ideal para otimizar fluxos de trabalho, aumentar a eficiência e capacitar as equipes para o sucesso.
O que são ferramentas de gestão de tarefas?
As equipes usam soluções de gestão de tarefas para gerenciar fluxos de trabalho e garantir eficiência e produtividade. Esses assistentes digitais se concentram na otimização organizando, classificando e monitorando tarefas e projetos.
As soluções de gestão de tarefas dão às equipes um espaço central para capturar, classificar e priorizar projetos e atribuições. Funções como monitoramento de progresso, lembretes e prazos mantêm as responsabilidades e o engajamento das equipes.
O Jira é uma ferramenta completa e abrangente de gestão de tarefas. É aplicativo de gestão de tarefas repleto de funções, que simplifica fluxos de trabalho e melhora a produtividade.
Benefícios do uso de ferramentas de gestão de tarefas
Escolher a plataforma certa de gestão de tarefas e fazer a implementação adequada dela traz uma infinidade de benefícios. Embora o aumento da produtividade seja o principal resultado, não é a única vantagem de usar ferramentas de gestão de tarefas.
Entre as outras vantagens estão:
- Organização: o software de gestão de tarefas é um repositório central para organizar e definir prioridades. As equipes podem listar e priorizar todas as tarefas para garantir que sejam concluídas em uma ordem lógica, considerando todas as dependências necessárias.
- Colaboração: os membros da equipe podem trocar arquivos e comentários, aprimorando a colaboração e dando às equipes as ferramentas para monitorar o progresso em tempo real.
- Gestão de processos: o software de gestão de tarefas dá suporte visual à gestão de projetos e mostra o progresso, ajudando gerentes a identificar gargalos e modificar fluxos de trabalho.
As melhores opções para ferramentas de gestão de tarefas
A escolha das ferramentas certas para a gestão de tarefas vai dar apoio às metas gerais da empresa. Antes de selecionar uma ferramenta, revise algumas das funções principais e escolha uma ferramenta que se alinhe às necessidades da equipe.
Jira: o melhor em geral para gestão de tarefas
Os amplos recursos e adaptabilidade do Jira fazem dele a melhor escolha para usuários que querem obter eficiência e um planejamento de recursos mais preciso.
- Hub de gestão de tarefas: o Jira oferece um único hub para todas as tarefas e projetos além de visualizações de alto nível e nível de tarefas. A interface intuitiva oferece transparência e facilita a captura, a organização e a priorização de tarefas e dependências.
- Divisão de tarefas: o Jira divide projetos complexos em tarefas mais fáceis de gerenciar que reduzem a complexidade e tornam os projetos menos intimidantes. O Jira permite um trabalho mais concentrado ao convidar os membros da equipe a se concentrarem em uma tarefa por vez em uma sequência lógica.
- Monitoramento em tempo real e planejamento de recursos: o Jira oferece visibilidade em tempo real do progresso do projeto e da alocação de recursos, criando total transparência. Os gerentes de projeto podem ver fluxos de trabalho, identificar gargalos e usar quadros Kanban para monitorar o progresso.
- Cooperação e troca de informações: por meio de uma única interface, o Jira promove o trabalho em equipe ao permitir a troca de dados, o feedback e o monitoramento do status do projeto.
Jira Product Discovery: o melhor para criação de ideias e brainstorming
As abordagens convencionais de brainstorming nem sempre são práticas devido a abordagens desarticuladas e não estruturadas, resultando na incapacidade de capturar ideias importantes. A solução: Jira Product Discovery, um ambiente repleto de funções que aprimora o brainstorming e a criação de ideias.
O Jira Product Discovery oferece:
- Colaboração visual: as equipes podem relacionar conceitos por meio de mapas mentais e mapeamento narrativo do usuário, promovendo um processo de brainstorming dinâmico e envolvente.
- Captura centralizada de ideias: o Jira Product Discovery oferece um repositório central para capturar ideias durante sessões de brainstorming.
- Priorização simplificada: o Jira Product Discovery oferece ferramentas para classificar com eficiência conceitos promissores e convidar equipes a usar a votação conceitual e a classificação de peso para decidir quais ideias merecem investigação e desenvolvimento.
- Integração fácil: o Jira Product Discovery se integra ao ecossistema Jira para criar um fluxo de trabalho contínuo, garantindo que as equipes possam converter ideias em itens do Jira e os resolver na plataforma.
- Alinhamento e transparência totais: a plataforma central do Jira Product Discovery promove a compreensão e a transparência, permitindo que os membros da equipe observem, debatam e participem do processo de ideação.
Quadros brancos do Confluence: os melhores para colaboração visual
Os quadros brancos do Confluence oferecem uma tela virtual na qual as equipes podem debater, planejar e compartilhar ideias. Os quadros brancos do Confluence liberam a criatividade por meio de:
- Brainstorming livre: os quadros brancos do Confluence são um ambiente visual livre para que as equipes registrem ideias, esbocem conceitos e organizem os pensamentos.
- Compartilhamento visual de ideias: os quadros brancos permitem que as equipes compartilhem ideias usando imagens, diagramas e mapas mentais, promovendo a compreensão e a comunicação clara entre os estilos de trabalho.
- Colaboração em tempo real: os quadros brancos permitem a colaboração em tempo real, possibilitando sessões dinâmicas de brainstorming e garantindo o alinhamento.
- Fácil integração e acessibilidade: os quadros brancos do Confluence podem ser acessados em qualquer dispositivo. As equipes podem vincular quadros brancos a páginas do Confluence, documentos e itens do Jira para criar uma visão holística do projeto.
Jira: o melhor para atribuição e rastreamento de tarefas
O Jira ajuda os usuários a gerenciar projetos e garante a conclusão efetiva das tarefas por meio de:
- Atribuição de tarefas: o template de rastreamento de tarefas do Jira permite que os usuários definam tarefas com precisão e inclui campos personalizados, anexos e descrições. Os gerentes de projeto podem designar tarefas para garantir que cada membro da equipe entenda as responsabilidades.
- Gestão de prazos: o Jira define com clareza os prazos, criando um cronograma visível para garantir a prestação de contas.
- Acompanhamento do progresso: os membros da equipe podem registrar as horas de trabalho, atualizar o status das tarefas e fazer comentários sobre elas. Esses recursos ajudam os gerentes a monitorar o status do projeto, identificar atrasos e encontrar as soluções necessárias.
- Quadros Kanban: os quadros Kanban do Jira visualizam os fluxos de trabalho do projeto. Os usuários podem visualizar o progresso do projeto arrastando e soltando tarefas entre as fases, como “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”.
- Relatórios e dados de análise: o Jira oferece funções abrangentes de dados de análise e geração de relatórios que permitem que os gerentes de projeto criem relatórios para monitorar métricas, como taxas de conclusão de tarefas e prazos de ciclo.
Confluence: o melhor para documentação e compartilhamento de conhecimento
O Confluence é uma solução abrangente para documentação, compartilhamento de conhecimento e colaboração em equipe com acesso universal em toda a empresa.
O Confluence capacita as equipes por meio do seguinte:
- Um repositório de conhecimento centralizado: de planos de projetos e anotações de reuniões a manuais de usuário e artigos da base de conhecimento, o Confluence é uma fonte única e acessível de verdade para gerenciar e prover informações essenciais para toda a equipe.
- Criação colaborativa de conteúdo: o Confluence promove a comunicação colaborativa e a criação de conteúdo por meio de edição, comentários e controle de versão em tempo real.
- Formatação e organização aprimoradas do conteúdo: o Confluence oferece um editor de texto rico para que os usuários possam formatar com facilidade o conteúdo, incluindo imagens, tabelas e elementos multimídia.
- Integração perfeita com o Jira: as equipes podem criar um ecossistema conectado vinculando as páginas do Confluence direto aos itens e projetos do Jira.
- Acessibilidade e funcionalidade de pesquisa: o Confluence oferece uma interface amigável (acessível de qualquer dispositivo) e uma poderosa função de pesquisa para que os usuários possam encontrar informações na plataforma.
Loom: o melhor para colaboração assíncrona
O Loom preenche a lacuna de comunicação em uma força de trabalho descentralizada. Os usuários podem gravar e compartilhar mensagens curtas de vídeo, proporcionando uma comunicação envolvente e diferenciada.
O Loom oferece:
- Gravação fácil de tela e webcam: os usuários podem gravar a tela e o vídeo da webcam enquanto compartilham o contexto visual e de voz.
- Compartilhamento de vídeo sem atritos: após a gravação, o Loom faz um upload automático do vídeo no site e gera um link para compartilhamento por e-mail ou mensagem de texto.
- Comunicação assíncrona: as equipes podem assistir ao vídeo sob demanda, eliminando a necessidade de reuniões sincronizadas.
- Contexto e clareza aprimorados: o Loom permite que os usuários utilizem expressões faciais, gestos e gravações de tela para fornecer mais contexto e clareza.
- Maior engajamento e retenção: as mensagens de vídeo do Loom capturam e prendem a atenção dos espectadores, melhorando a absorção de informações e garantindo uma comunicação eficaz.
Jira Align: perfeito para o planejamento ágil em escala empresarial
O Jira Align oferece um conjunto abrangente de funções que capacita as equipes a otimizar o planejamento ágil em escala empresarial, ajudando a transformar objetivos estratégicos em iniciativas acionáveis para uma entrega eficaz em equipes multifuncionais.
O Jira Align lida com as complexidades do planejamento ágil empresarial por meio de:
Alinhamento estratégico: o Jira Align permite que as empresas definam temas e objetivos estratégicos, que podem ser transferidos em cascata para níveis mais baixos, garantindo o alinhamento e promovendo a compreensão de como os indivíduos contribuem para essa visão.
Gerenciamento de portfólio: o Jira Align prioriza portfólios, aloca recursos e gerencia riscos para capacitar a liderança a tomar decisões bem embasadas sobre alocação de recursos, obstáculos e alinhamento com prioridades estratégicas.
Visibilidade e monitoramento: os quadros de programas do Jira Align oferecem uma visão geral de alto nível da integridade, do progresso e das dependências do programa. Essa transparência permite que os líderes acompanhem o desempenho, identifiquem gargalos e garantam resultados.
Colaboração entre equipes: o Jira Align fornece uma plataforma unificada para compartilhar informações, monitorar dependências e sincronizar esforços.
Integração com o Jira: o Jira Align se integra ao Jira, criando um fluxo contínuo de informações entre os planos estratégicos e a execução diária.
Jira Service Management: perfeito para gerenciar tarefas de TI
O Jira Service Management oferece um conjunto abrangente de recursos que simplificam o gerenciamento de tarefas de TI, melhoram a prestação de serviços e capacitam as equipes para resolverem problemas de forma eficaz.
O Jira Service Management capacita as equipes de TI com:
- Gerenciamento centralizado de solicitações de serviço: o Jira Service Management oferece um hub central para os usuários enviarem solicitações de serviço. Essas solicitações são categorizadas, priorizadas e encaminhadas ao membro da equipe adequado, garantindo uma resolução eficiente e uma experiência de usuário aprimorada.
- Gerenciamento de incidentes: o Jira Service Management oferece funções robustas para o gerenciamento de incidentes, garantindo uma resposta rápida e coordenada para resolver problemas críticos e minimizar o tempo de inatividade.
- Gerenciamento de alterações: o Jira Service Management fornece uma abordagem estruturada para o gerenciamento de alterações, garantindo que as mudanças sejam implementadas de forma controlada.
- Fluxos de trabalho automatizados: as equipes podem automatizar tarefas como atribuição de técnicos, envio de notificações e atualização dos status das solicitações para liberar os profissionais de TI para se concentrarem em questões mais complexas.
- Visibilidade aprimorada: as equipes de TI podem obter insights valiosos sobre o desempenho da central de atendimento, identificar tendências, avaliar a eficácia dos serviços de TI e usar esses dados para melhorar a prestação de serviços de TI.
Atlas: perfeito para rastrear metas
O Atlas é especializado em rastreamento de metas, capacitando os usuários a gerenciar tarefas, além de definir, monitorar e alcançar objetivos de forma eficaz.
O Atlas oferece:
- Abordagem centrada em metas: o Atlas permite que os usuários estabeleçam metas claras e bem definidas com descrições, prazos e propriedade.
- Integração de estrutura flexível: seja para objetivos e principais resultados, metas específicas ou indicadores-chave de desempenho (KPIs), o Atlas se integra a estruturas, habilitando os usuários a aproveitarem a abordagem que preferirem.
- Visualização do progresso: os painéis visuais do Atlas oferecem uma visão geral do progresso em tempo real. Os usuários podem ver como as tarefas concluídas contribuem para os objetivos, promovendo uma sensação de realização e mantendo todos no caminho certo.
- Transparência e alinhamento: o Atlas permite que os usuários conectem metas a equipes e projetos relevantes, oferecendo transparência que promove o alinhamento da equipe e garante que todos os membros trabalhem em prol dos objetivos especificados.
- Comunicação simplificada: o Atlas se integra perfeitamente ao Jira e ao Confluence para otimizar a comunicação e a colaboração.
Use o Jira para melhorar o gerenciamento de tarefas nos projetos
O Jira é a solução que habilita as equipes a gerenciarem tarefas com clareza e eficiência.
Ele vai além das listas de tarefas e permite que as equipes dividam grandes projetos em itens gerenciáveis. Os gerentes de projetos podem incluir detalhes minuciosos sobre cada item e atribuir, rastrear e vincular esses detalhes às dependências. Com essa abordagem, todos entendem cada função e contribuem para o panorama geral.
Os cronogramas e roteiros avançados do Jira dão clareza ao progresso e às dependências, apresentando a visão e como o trabalho se alinha entre as equipes para promover a colaboração e garantir o progresso.
Mas o Jira se destaca na versatilidade. Ele se integra a milhares de aplicativos de terceiros, permitindo que as equipes condensem informações e criem uma visão holística da alocação de recursos de projetos ou tarefas.
Quer conhecer o poder da Jira? Garanta o Jira Free para obter mais eficiência e sucesso.
Ferramentas de gerenciamento de tarefas: perguntas frequentes
Quais funções você deve procurar nas ferramentas de gerenciamento de tarefas?
Ao avaliar ferramentas de gerenciamento de tarefas, considere as funções que aprimoram a organização, como priorização e detalhamento de tarefas. Procure recursos de colaboração que ofereçam suporte à comunicação em equipe e ao compartilhamento de arquivos. Além disso, busque funções personalizadas de fluxo de trabalho que se integrem às ferramentas existentes para agilizar os processos. Por fim, uma interface de fácil uso garante uma adoção tranquila e remove as barreiras de entrada dos membros da equipe, não importa quais sejam suas competências técnicas.
Como escolher a ferramenta certa de gerenciamento de tarefas para sua equipe?
Escolher a ferramenta certa de gerenciamento de tarefas envolve entender de forma clara as necessidades da equipe. Comece avaliando a complexidade do projeto, o tamanho da equipe e a funcionalidade desejada. Avalie as opções considerando a escalabilidade para acomodar o crescimento futuro e uma interface fácil de usar para que a equipe não tenha problemas na adoção. Priorize funções como recursos de colaboração e integração que garantem um fluxo de trabalho sem transtornos.
Como gerenciar tarefas no Jira?
No Jira, os membros da equipe podem criar e atribuir tarefas (conhecidas como “itens”) com descrições detalhadas. A configuração de tarefas inclui a definição de prazos, e as equipes podem aproveitar as funções de acompanhamento do progresso para monitorar o status de cada tarefa. Os quadros Kanban mostram o fluxo de trabalho, permitindo que os usuários arrastem e soltem tarefas em estágios do projeto como “Pendente” e “Concluído”. Os recursos de comentários e anexos promovem a colaboração e mantêm a equipe informada.