A revisão de tarefas, ou refinamento do backlog, é a atualização regular do backlog do produto. O objetivo principal é manter o backlog atualizado e preparar os itens do backlog para futuros sprints. O gerente do produto, o proprietário do produto e a equipe priorizam, analisam e discutem os itens do backlog, garantindo que a carga de trabalho dos próximos sprints seja sempre organizada do jeito certo.
Quando o backlog não está atualizado, a priorização do trabalho fica difícil para a equipe do projeto. Na melhor das hipóteses, eles podem trabalhar em tarefas ou solicitações desatualizadas, desperdiçando tempo e recursos. Na pior, a lista pode crescer demais, a ponto de ficar quase impossível priorizar tarefas. Um backlog do produto bem preparado é essencial para qualquer equipe que pratique uma metodologia ágil.
Este guia descreve o processo de revisão de tarefas, as práticas recomendadas para garantir a eficácia desse processo e muito mais.
Noções básicas sobre o propósito da revisão de tarefas no método ágil
A revisão de tarefas é fundamental para que qualquer equipe ágil faça iterações contínuas nos produtos e serviços. Isso acontece porque o backlog inclui correções, melhorias e funções novas. “Refinar demais acaba produzindo desperdício no processo”, diz Mark Cruth, coach de trabalho moderno da Atlassian. “Muito pouco tempo e planejamento não são eficazes.”
A revisão de tarefas ágil envolve o seguinte:
- Decidir quais histórias dos usuários priorizar no próximo sprint
- Limpar do backlog as histórias que não são relevantes para os objetivos atuais da equipe
- Adicionar histórias com base nas necessidades atuais ou alteradas do cliente
- Estimar prazos e resultados
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Dividir em tarefas menores as histórias dos usuários que são muito grandes para serem resolvidas.
Uma reunião de refinamento do backlog permite que a equipe e as partes interessadas entrem em acordo sobre as prioridades estratégicas das tarefas. O objetivo final é ter um backlog alinhado às necessidades do cliente e dos negócios, que melhore a gestão ágil de projetos em geral e prepare a equipe para o próximo sprint.
Benefícios da revisão de tarefas
Um backlog bem administrado oferece vários benefícios às equipes ágeis que visam a melhoria contínua dos processos. Alguns dos diversos benefícios da revisão de tarefas são:
- Melhora o planejamento de sprint: um backlog organizado e priorizado facilita o planejamento do próximo sprint. A equipe vai ser mais capaz de escolher os itens para o sprint.
- Melhora o trabalho em equipe: como a revisão de tarefas envolve todos na equipe, ela melhora a comunicação e incentiva a colaboração.
Garante um trabalho de impacto: os sprints da equipe ficam mais concentrados nas tarefas necessárias quando você faz a revisão contínua do backlog e prioriza os itens importantes.
O processo de revisão de tarefas
O processo de revisão de tarefas envolve o proprietário do produto, o gerente de projetos e a equipe. Eles visam priorizar itens do backlog mais alinhados às necessidades do cliente e dos negócios. Veja um passo de cada vez:
1. Coletar e analisar dados
Colete o máximo de dados possível, como feedback de clientes, informações de testes de usuários e dados de análise de uso. Procure os pontos em que os usuários ficam estagnados ou desistem. Esses pontos de dificuldade vão ser novos itens no backlog. Vale a pena aproveitar as experiências de sprints anteriores. Esses dados vão ajudar você a priorizar o que precisa ser trabalhado primeiro.
Essas ações devem ser uma parte natural do processo da empresa. O sucesso do cliente, o suporte e a garantia de qualidade já devem estar coletando várias dessas informações.
2. Categorizar os itens do backlog
Acrescente esses pontos de dificuldade como itens do backlog. Depois, agrupe e categorize todos eles.
No backlog, liste as histórias dos usuários, solicitações de funções, novas funções, feedback de clientes e bugs.
3. Redefinir a prioridade dos itens do backlog
A nova priorização centraliza os itens do backlog em relação ao valor para o cliente, com a atribuição de maior prioridade aos itens que oferecem mais valor. A pontuação de oportunidades é apenas uma das várias opções para refazer a priorização do backlog. Ela utiliza a pesquisa do usuário para entender as expectativas que ele tem e pontua os itens considerando essa métrica.
Seja qual for o método, a nova priorização é uma atividade de revisão contínua e regular. As revisões de sprints são uma ótima oportunidade para refazer a priorização durante um sprint ativo.
4. Preparar o sprint
Depois que os itens no backlog forem priorizados, prepare um sprint considerando os itens de maior prioridade. Use tudo o que foi aprendido com o último sprint para determinar quais itens incluir.
É bom ter um backlog com pelo menos duas semanas de sprints. Uma lista mais longa permite que a equipe crie um roteiro melhor para o produto, facilitando a preparação dos sprints.
Práticas recomendadas para uma revisão de tarefas eficaz
Uma boa revisão de tarefas não precisa ser feita na base da tentativa e do erro. Em vez disso, “ela precisa ser como um ritual que sua equipe estabelece para fornecer feedback sobre possíveis trabalhos”, diz Mark. “O ponto de partida pode ser uma reunião semanal do proprietário do backlog com a equipe para analisar as próximas tarefas e ajustar a frequência conforme necessário.”
Existem algumas práticas recomendadas de revisão de tarefas que você pode seguir:
- Fazer reuniões eficazes de refinamento do backlog: os gerentes de projetos devem fazer essas reuniões com frequência, usando uma pauta detalhada, como a deste template de pauta de reunião, para que tudo sempre corra bem. As reuniões devem durar de 45 a 60 minutos e os gerentes de projetos devem fazer o papel de um mestre de Scrum.
- Aproveitar o DEEP: use os critérios DEEP (bem detalhado, estimado, emergente e priorizado) para priorizar o backlog. Esse método é adaptável, inclui várias informações e aponta estimativas precisas para itens de alta prioridade.
- Aproveitar a DoR. A DoR (definição de pronto) dá à equipe uma variedade de informações sobre os itens. É um conjunto claro de critérios para determinar se uma tarefa está pronta para um sprint.
- Preparar a revisão de tarefas. Reúna informações sobre o sucesso do cliente, o suporte, a garantia de qualidade e a equipe. Essas informações, reunidas com as informações dos sprints anteriores, vão orientar o processo de revisão.
- Usar mais de um sprint. Divida o trabalho em partes gerenciáveis com sprints menores, em vez de tentar concluir o trabalho em um só sprint.
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Pedir a opinião dos membros da equipe. Os membros da equipe têm as melhores informações práticas sobre o produto e os sprints. Use esse conhecimento para revisar as tarefas.
Gerenciar a revisão de tarefas com o Jira
A revisão de tarefas é uma atividade fundamental que beneficia qualquer empresa. Um backlog com boa manutenção é uma oportunidade de melhoria e iteração contínuas. Ele oferece à equipe uma lista de prioridades durante o planejamento dos sprints de trabalho.
O Jira facilita o refinamento de backlog. Você pode criar um backlog e compartilhar com toda a empresa de um jeito bem fácil. Toda a equipe vai ter uma fonte única de informações de todo o trabalho, deixando pouca margem para ambiguidades sobre quais são as prioridades.
O Jira tem outros benefícios além da manutenção do backlog. Com a confiança de milhões de equipes de software de alto desempenho, o Jira facilita a organização do trabalho, a manutenção do alinhamento e a criação de produtos melhores. O Jira simplifica a comunicação entre as equipes de software e os parceiros multidisciplinares, possibilitando uma melhor colaboração. Acompanhe sem esforço projetos em cada estágio do ciclo de vida do desenvolvimento, mantendo os membros da equipe e as partes interessadas alinhados. E, à medida que o produto se torna mais complexo e a equipe cresce, crie fluxos de trabalho e processos escaláveis.
Revisão de tarefas: perguntas frequentes
Quem é responsável pelo processo de revisão de tarefas?
A revisão de tarefas é uma ação colaborativa que envolve toda a equipe do projeto. Porém, a condução da reunião de refinamento do backlog pode ficar a cargo de um proprietário do produto, gerente de produtos, gerente de projetos e/ou mestre do Scrum.
Quem costuma participar de sessões de revisão de tarefas?
Toda a equipe multifuncional deve participar dessas reuniões. A experiência de todos combinada ajuda a criar histórias dos usuários mais consistentes. A reunião deve incluir pelo menos os seguintes membros da equipe:
- Líder da sessão: pode ser o proprietário do produto, o gerente de projetos ou o mestre do Scrum.
- Representantes da equipe de produto: nessas reuniões, aproveite o profundo conhecimento do produto que a equipe tem. Qualquer pessoa dessa equipe que ajude a criar e manter o produto é um representante.
- Equipe de entrega: os líderes da equipe podem representar a equipe quando ela é grande.
Representantes de garantia de qualidade: essa equipe conhece todos os bugs e consegue indicar o que precisa de atenção imediata. Os testadores de CQ e/ou os supervisores são bons candidatos para essa função.
Quais são as diferenças entre a revisão de tarefas e o planejamento de sprint?
A principal diferença é o foco e o tempo. A revisão de tarefas se concentra em todo o produto e no roteiro, que é uma atividade de planejamento de longo prazo. O planejamento de sprint considera apenas os requisitos para o próximo sprint, portanto, é uma atividade de planejamento de curto prazo.
Quanto tempo duram as sessões de revisão de tarefas?
As sessões de revisão devem ocorrer com regularidade para que possam ser curtas. É recomendável limitar as sessões de revisão de tarefas a 60 minutos, mas isso pode variar de equipe para equipe e de empresa para empresa. Seja qual for a duração da reunião, é fundamental seguir o cronograma para manter o foco da reunião.