O que é revisão de tarefas? Definição e benefícios

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A revisão de tarefas, ou refinamento do backlog, é a atualização regular do backlog do produto. O objetivo principal é manter o backlog atualizado e preparar os itens do backlog para futuros sprints. O gerente do produto, o proprietário do produto e a equipe priorizam, analisam e discutem os itens do backlog, garantindo que a carga de trabalho dos próximos sprints seja sempre organizada do jeito certo.

Quando o backlog não está atualizado, a priorização do trabalho fica difícil para a equipe do projeto. Eles podem trabalhar em tarefas ou solicitações desatualizadas, desperdiçando tempo e recursos, na melhor das hipóteses. Na pior, a lista pode crescer demais, a ponto de ficar quase impossível priorizar tarefas.

Portanto, o backlog do produto pode ajudar ou prejudicar uma equipe que usa a metodologia ágil.

Este guia descreve o processo de revisão de tarefas, as práticas recomendadas para garantir a eficácia desse processo e muito mais.

Noções básicas sobre o propósito da revisão de tarefas no método ágil

A revisão de tarefas é fundamental para que qualquer equipe ágil faça iterações contínuas nos produtos ou serviços. O motivo é que o backlog é composto por correções, melhorias e funções novas.

A revisão de tarefas no método ágil envolve:

  • Decidir quais histórias dos usuários priorizar no próximo sprint
  • Limpar do backlog as histórias que não são relevantes para os objetivos atuais da equipe
  • Adicionar histórias com base nas necessidades atuais ou alteradas do cliente
  • Estimar prazos e resultados
  • Dividir em tarefas menores as histórias dos usuários que são muito grandes para serem resolvidas.

Uma reunião de refinamento do backlog permite que a equipe e as partes interessadas entrem em acordo sobre as prioridades estratégicas das tarefas. O objetivo final é ter um backlog alinhado às necessidades do cliente e dos negócios, que melhore a gestão ágil de projetos em geral e prepare a equipe para o próximo sprint.

Benefícios da revisão de tarefas

Um backlog bem administrado oferece vários benefícios às equipes ágeis que visam a melhoria contínua dos processos. Alguns dos diversos benefícios da revisão de tarefas são:

  • Melhora o planejamento de sprint: um backlog organizado e priorizado facilita o planejamento do próximo sprint. A equipe vai ser mais capaz de escolher os itens para o sprint.
  • Melhora o trabalho em equipe: como a revisão de tarefas envolve todos na equipe, ela melhora a comunicação e incentiva a colaboração.
  • Garante um trabalho de impacto: os sprints da equipe ficam mais concentrados nas tarefas necessárias quando você faz a revisão contínua do backlog e prioriza os itens importantes.

O processo de revisão de tarefas

O processo de revisão de tarefas envolve o proprietário do produto, o gerente de projetos e a equipe. Eles visam priorizar itens do backlog mais alinhados às necessidades do cliente e dos negócios. Veja um passo de cada vez:

1. Coletar e analisar dados

Colete o máximo de dados possível, como feedback de clientes, informações de testes de usuários e dados de análise de uso. Procure os pontos em que os usuários ficam estagnados ou desistem. Esses pontos de dificuldade vão ser novos itens no backlog. Vale a pena aproveitar as experiências de sprints anteriores. Esses dados vão ajudar você a priorizar o que precisa ser trabalhado primeiro.

Essas ações devem ser uma parte natural do processo da empresa. O sucesso do cliente, o suporte e a garantia de qualidade já devem estar coletando várias dessas informações.

2. Categorizar os itens do backlog

Acrescente esses pontos de dificuldade como itens do backlog. Depois, agrupe e categorize todos eles.

No backlog, liste as histórias dos usuários, solicitações de funções, novas funções, feedback de clientes e bugs.

3. Redefinir a prioridade dos itens do backlog

A nova priorização centraliza os itens do backlog em relação ao valor para o cliente, com a atribuição de maior prioridade aos itens que oferecem mais valor. A pontuação de oportunidades é apenas uma das várias opções para refazer a priorização do backlog. Ela utiliza a pesquisa do usuário para entender as expectativas que ele tem e pontua os itens considerando essa métrica.

Seja qual for o método, a nova priorização é uma atividade de revisão contínua e regular. As revisões de sprints são uma ótima oportunidade para refazer a priorização durante um sprint ativo.

4. Preparar o sprint

Depois que os itens no backlog forem priorizados, prepare um sprint considerando os itens de maior prioridade. Use tudo o que foi aprendido com o último sprint para determinar quais itens incluir.

É bom ter um backlog com pelo menos duas semanas de sprints. Uma lista mais longa permite que a equipe crie um roteiro melhor para o produto, facilitando a preparação dos sprints.

Práticas recomendadas para uma revisão de tarefas eficaz

A revisão de tarefas eficaz não precisa ser feita por tentativa e erro. Existem algumas práticas recomendadas de revisão de tarefas que você pode seguir:

  • Fazer reuniões eficazes de refinamento do backlog: os gerentes de projetos devem fazer essas reuniões com frequência, usando uma pauta detalhada, como a deste template de pauta de reunião, para que tudo sempre corra bem. As reuniões devem durar de 45 a 60 minutos e os gerentes de projetos devem fazer o papel de um mestre de Scrum.
  • Aproveitar o DEEP: use os critérios DEEP (bem detalhado, estimado, emergente e priorizado) para priorizar o backlog. Esse método é adaptável, inclui várias informações e aponta estimativas precisas para itens de alta prioridade.
  • Aproveitar a DoR. A DoR (definição de pronto) dá à equipe uma variedade de informações sobre os itens. É um conjunto claro de critérios para determinar se uma tarefa está pronta para um sprint.
  • Preparar a revisão de tarefas. Reúna informações sobre o sucesso do cliente, o suporte, a garantia de qualidade e a equipe. Essas informações, reunidas com as informações dos sprints anteriores, vão orientar o processo de revisão.
  • Usar mais de um sprint. Divida o trabalho em partes gerenciáveis com sprints menores, em vez de tentar concluir o trabalho em um só sprint.
  • Pedir a opinião dos membros da equipe. Os membros da equipe têm as melhores informações práticas sobre o produto e os sprints. Use esse conhecimento para revisar as tarefas.

Gerenciar a revisão de tarefas com o Jira Software

A revisão de tarefas é uma atividade fundamental que beneficia qualquer empresa. Um backlog com boa manutenção é uma oportunidade de melhoria e iteração contínuas. Ele oferece à equipe uma lista de prioridades durante o planejamento dos sprints de trabalho.

O Jira Software facilita o refinamento de backlog. Você pode criar um backlog e compartilhar com toda a empresa de um jeito bem fácil. Toda a equipe vai contar com uma única fonte confiável em relação ao backlog. Assim, as dúvidas quanto às prioridades vão ser bem reduzidas.

O Jira Software tem outros benefícios além da manutenção do backlog. Portanto, a comunicação entre as equipes de software fica mais fácil, permitindo que elas criem planos de lançamento viáveis. A equipe pode acompanhar o projeto em cada etapa, sem grandes esforços, garantindo o alinhamento de todos. Dessa forma, toda a empresa vai poder lançar mais rápido e em grande escala.

Revisão de tarefas: perguntas frequentes

Quem é responsável pelo processo de revisão de tarefas?

A revisão de tarefas é uma ação colaborativa que envolve toda a equipe do projeto. Porém, a condução da reunião de refinamento do backlog pode ficar a cargo de um proprietário do produto, gerente de produtos, gerente de projetos e/ou mestre do Scrum.

Quem costuma participar de sessões de revisão de tarefas?

Toda a equipe multifuncional deve participar dessas reuniões. A experiência de todos combinada ajuda a criar histórias dos usuários mais consistentes. A reunião deve incluir pelo menos os seguintes membros da equipe:

  • Líder da sessão: pode ser o proprietário do produto, o gerente de projetos ou o mestre do Scrum.
  • Representantes da equipe de produto: nessas reuniões, aproveite o profundo conhecimento do produto que a equipe tem. Qualquer pessoa dessa equipe que ajude a criar e manter o produto é um representante.
  • Equipe de entrega: os líderes da equipe podem representar a equipe quando ela é grande.
  • Representantes de garantia de qualidade: essa equipe conhece todos os bugs e consegue indicar o que precisa de atenção imediata. Os testadores de CQ e/ou os supervisores são bons candidatos para essa função.

Quais são as diferenças entre a revisão de tarefas e o planejamento de sprint?

A principal diferença é o foco e o tempo. A revisão de tarefas se concentra em todo o produto e no roteiro, que é uma atividade de planejamento de longo prazo. O planejamento de sprint considera apenas os requisitos para o próximo sprint, portanto, é uma atividade de planejamento de curto prazo.

Quanto tempo duram as sessões de revisão de tarefas?

As sessões de revisão devem ocorrer com regularidade para que possam ser curtas. É recomendável limitar as sessões de revisão de tarefas a 60 minutos, mas isso pode variar de equipe para equipe e de empresa para empresa. Seja qual for a duração da reunião, é fundamental seguir o cronograma para manter o foco da reunião.