Para as equipes ágeis de desenvolvimento de software, manter uma compreensão consistente do escopo e do contexto do produto é fundamental. Os produtos já lançados no mercado costumam ter um grande backlog de histórias de usuários a serem desenvolvidas. As equipes ágeis usam o backlog do produto ao planejar sprints, e a condição do backlog desempenha um papel significativo no sucesso geral do produto.
Em termos simples, o refinamento do backlog consiste em manter o backlog do produto atualizado. As reuniões de refinamento do backlog, também conhecidas como “sessões”, são os eventos que permitem que uma equipe atualize e prepare o backlog para um próximo sprint.
O backlog do produto pode ser grande e difícil de gerenciar. Mas, para uma boa gestão ágil de projetos, é essencial dominar as reuniões de refinamento do backlog.
Neste artigo, a gente mostra estratégias comprovadas para conduzir reuniões de refinamento de backlog que mantenham o backlog atualizado, limpo e organizado. A gente também explica por que as sessões de refinamento do backlog são importantes, como ter eficiência nas sessões e dicas úteis que as equipes ágeis aprenderam ao longo do caminho.
O objetivo das sessões de refinamento do backlog
Uma reunião de refinamento do backlog é quando uma equipe de projeto se reúne para avaliar, atualizar e limpar o backlog do produto. É crucial em qualquer metodologia Ágil, pois esclarece a carga de trabalho da equipe para um sprint futuro. Essas reuniões têm como objetivo manter o equivalente a dois sprints de itens no backlog para que a equipe sempre tenha um novo suprimento de trabalho e possa se dedicar a novas tarefas quando os requisitos mudarem.
“No entanto, é importante lembrar que as reuniões de refinamento de backlog não se resumem apenas à revisão de novos trabalhos. Na verdade, isso também envolve remover itens que não sejam mais necessários”, explica Mark Cruth, coach de trabalho moderno da Atlassian. “Se você sentir vontade de ‘cancelar’ uma reunião de refinamento do backlog porque não há nenhum trabalho novo, pense se o backlog inclui algum trabalho que a equipe possa remover. Depois, leve essas histórias para a reunião de refinamento.”
Em uma reunião de refinamento do backlog, como no planejamento de sprint, os proprietários do produto e os membros da equipe de desenvolvimento discutem cada item do backlog, esclarecem seus requisitos e avaliam sua prioridade e sua complexidade, o que resulta em uma lista mais clara e acionável de itens nos quais trabalhar.
Ao realizar sessões periódicas de refinamento do backlog, a equipe garante que o processo de desenvolvimento continue ágil e responsivo às mudanças nas necessidades e prioridades. Esses ambientes dinâmicos exigem colaboração e ferramentas de rastreamento de projetos como o Jira Software, que tem uma função de backlog e ajuda os gerentes a fazer essas mudanças nas equipes como um todo.
Como ter eficiência na reunião de refinamento do backlog
O gerenciamento ágil de projetos começa com reuniões eficientes de refinamento do backlog. As etapas a seguir ajudam a criar um processo simplificado e repetível que reúne as pessoas certas, define expectativas, prioriza e avalia itens e define as próximas etapas.
1. Revise e priorize os itens do backlog
Antes que a reunião de refinamento do backlog possa ocorrer, o proprietário do produto precisa fazer uma análise inicial dos itens existentes do backlog do produto (como histórias de usuários, funções ou tarefas) e remover aqueles que não são mais relevantes. À medida que um produto evolui e os requisitos das funções mudam, alguns itens não se encaixam mais na visão do projeto. O proprietário do produto também deve implementar o feedback das avaliações anteriores do sprint e eliminar os itens que a equipe decidir remover.
O proprietário do produto deve então priorizar todos os itens que permanecerem no backlog, sabendo que essa priorização pode mudar à medida que a equipe delibera sobre cada item na reunião.
“Por fim, o proprietário do produto precisa enviar a lista de histórias que gostaria de analisar com a equipe com pelo menos 24 horas de antecedência”, sugere Mark. “Isso permite que a equipe revise a lista e prepare as perguntas. Assim, você evita refinar a história várias vezes.”
2. Crie e compartilhe a pauta da reunião
Como qualquer reunião no contexto de gestão de projetos, a pauta é essencial para evitar a dispersão das discussões. Os proprietários do produto podem criar a pauta da reunião de refinamento do backlog e colaborar com os membros relevantes da equipe, permitindo que eles deem feedback antecipado, façam estimativas de tempo para os itens e se preparem para os próximos tópicos.
O objetivo principal da pauta é manter o foco da equipe nos itens selecionados do backlog e concluir com êxito as atividades de refinamento dentro do tempo definido para a reunião. O template de pauta de reunião da Atlassian facilita a definição de pautas, a captura de notas e o compartilhamento de itens de ação para equipes ágeis, disponibilizando um formato predefinido para atas de reunião.
3. Verifique se os participantes necessários estão presentes
Como as reuniões de refinamento do backlog podem envolver discussões complexas e, às vezes, durar uma hora inteira, é vital convidar apenas os participantes necessários.
Quem deveria estar na reunião de refinamento do backlog? Uma sessão típica exige a presença dos seguintes membros da equipe:
- O proprietário do produto
- Membros da equipe de desenvolvimento (equipe Scrum)
- O patrocinador do projeto
- O facilitador da reunião (Mestre do Scrum)
- Um gerente de produto (opcional)
4. Determine o momento certo para a reunião
O melhor momento para a reunião depende da duração dos sprints e da complexidade do projeto. Se uma equipe tem sprints semanais, o gerente de projeto deve fazer uma sessão semanal de refinamento do backlog. Se os sprints durarem duas semanas, o gerente de projeto deve planejar uma sessão a cada duas semanas. Se os sprints durarem mais de duas semanas, as sessões quinzenais ainda são a melhor opção para ajudar a equipe a se preparar para mudanças de prioridades ou problemas imprevistos.
Seja qual for a decisão da equipe, planeje reuniões de uma hora para lidar com todo o backlog e garanta que o gerente de produto as agende no calendário e que o facilitador da reunião tenha um controle rigoroso do horário para evitar perda de tempo.
“É importante lembrar que as reuniões de refinamento do backlog podem ser assíncronas”, acrescenta Mark. “Faça com que os membros da equipe revisem as histórias por conta própria. Peça para deixarem perguntas e usarem a seção de comentários no Jira para preparar a história.”
5. Avalie a história do usuário
Para que uma equipe ágil avalie com sucesso a complexidade de um item, ela deve ter uma compreensão compartilhada da história do usuário. As histórias de usuários são explicações informais sobre o que a função faz do ponto de vista do cliente.
A reunião de refinamento do backlog é o momento de examinar as histórias de usuários existentes e avaliar se elas ainda são relevantes para o projeto. Esse também é o momento de adicionar novas histórias de usuários com base em dados recém-coletados ou dividir histórias de usuários maiores em histórias menores. Essa melhoria contínua das histórias de usuários é parte importante do processo ágil, pois permite que a equipe identifique oportunidades para a melhoria incremental do produto.
Identifique as próximas etapas e faça o acompanhamento
Durante uma reunião de refinamento do backlog, a equipe vai identificar os itens a serem incluídos no sprint e remover o restante. Em alguns casos, uma sessão pode revelar vários itens do backlog com a mesma prioridade, mas a equipe pode não ter tempo suficiente para concluir todos eles. Os cartões de Planning Poker ágeis são uma ferramenta útil para decidir quais itens devem ser mantidos e quais devem ser guardados para o próximo sprint.
Quando a reunião terminar, envie as atas da reunião a todos os participantes e garanta que eles entendam a prioridade dos itens discutidos. Dividir o desenvolvimento em itens de ação usando uma ferramenta como o Jira Software ajuda a manter os componentes críticos do backlog em foco. Esse backlog priorizado depois se torna o foco da próxima sessão de planejamento de sprint.
Benefícios das sessões produtivas de refinamento do backlog
Com o encaminhamento correto, as reuniões de refinamento do backlog do produto contribuem para a eficiência geral e a produtividade da equipe, além de garantir a conclusão do projeto. As seções a seguir descrevem algumas das vantagens das sessões de refinamento do backlog.
Backlog otimizado
Essas sessões organizam e otimizam o processo. Elas mantêm o foco e a clareza do backlog do produto e garantem que ele não esteja cheio de itens irrelevantes.
Compreensão compartilhada
Como essas reuniões exigem que a equipe discuta cada item em detalhes, a equipe e as partes interessadas desenvolvem uma compreensão compartilhada sobre o que o trabalho exige e quais itens devem ser priorizados.
Planejamento eficaz de sprint
Os participantes da reunião podem fazer perguntas e oferecer feedback, o que resulta em reuniões simplificadas de planejamento de sprint. Além disso, a compreensão compartilhada do projeto torna o planejamento do sprint mais fácil e rápido.
Melhor colaboração
Os membros da equipe vêm de vários contextos e têm visões diferentes sobre as prioridades e quanto tempo os itens vão levar para serem concluídos. A reunião de refinamento permite que os membros compartilhem suas opiniões, o que ajuda no alinhamento em relação a prioridades e prazos.
Equipe capacitada
Os membros da equipe que participam das reuniões de refinamento assumem a responsabilidade pelo sprint e, por extensão, pelo projeto e pelo trabalho necessário para a conclusão dele. O resultado é uma equipe capacitada que se responsabiliza pelo resultado de cada sprint.
Dicas para reuniões bem-sucedidas de refinamento de backlog
Há diversas dicas e estratégias para reuniões de refinamento de backlog. Entre elas, as práticas recomendadas a seguir se mostraram úteis para equipes ágeis em todo o mundo.
Mantenha o backlog DEEP
Roman Pichler e Mike Cohn usaram pela primeira vez a sigla DEEP para delinear uma forma de estruturar um backlog que maximizasse sua utilidade. A seguir estão os quatro elementos de um backlog DEEP:
- Detalhado adequadamente: torne os itens úteis adicionando detalhes.
- Emergente: adicione, altere ou remova itens do backlog com base em novas informações sobre o projeto ou em mudanças nos requisitos do projeto.
- Estimado: dê a cada item uma estimativa de tempo.
- Priorizado: priorize os itens no sprint colocando os de maior valor no topo da lista.
Use a definição de "pronto" para cada item
A definição de "pronto" (DoR, na sigla em inglês) é um conjunto acordado de critérios para indicar se um item do backlog está pronto para a equipe usar. A DoR garante que a equipe entenda o que o trabalho envolve e possa estimar o tempo necessário para que ele seja feito.
Separe os itens em partes gerenciáveis
Uma boa regra para dividir o trabalho é garantir que cada item do backlog nunca demore mais de meio sprint para ser concluído. Em um sprint de uma semana, um item que vai levar quatro dias para ser concluído pode atrapalhar o cronograma e deve ser dividido em dois itens menores, cada um com duração de dois dias.
Sessões de refinamento divididas
As primeiras reuniões de refinamento do backlog podem levar várias horas. Uma forma de manter a equipe focada e otimizar os horários das reuniões com patrocinadores, gerentes de produto e outras partes interessadas é dividir as sessões em duas ou mais partes, de preferência com duração de uma hora cada. Assim, os participantes têm tempo para revisar os itens do backlog e entender como eles se encaixam no projeto geral.
“O refinamento do backlog é um processo contínuo”, diz Mark. “Você não precisa esperar pela reunião oficial para revisar e refinar o trabalho. Se você só aprimora os itens do backlog durante a reunião de refinamento, isso vai fazer com que ela se prolongue demais.”
Simplifique as reuniões de refinamento do backlog com o Jira Software
As reuniões de refinamento do backlog do produto são essenciais e resultam em um backlog do produto bem mantido e priorizado. Mas essas reuniões podem ser demoradas e confusas, em especial se você não estiver usando as ferramentas certas para criar seu backlog, registrar as decisões e compartilhar essas informações com a equipe.
A função de backlog do Jira Software facilita a colaboração com os membros da equipe no refinamento do backlog. Você pode adicionar comentários e detalhes a cada item, atribuir tarefas aos membros da equipe e listar e priorizar itens conforme o valor ou o risco. Com o Jira Software, é mais fácil simplificar suas reuniões de refinamento de backlog e melhorar o processo geral de gestão de projetos. Descubra como isso pode melhorar a eficiência da sua equipe.
Reunião de refinamento de backlog: perguntas frequentes
Com que frequência as sessões de refinamento do backlog devem acontecer?
A frequência das reuniões de refinamento do backlog vai depender do ciclo de sprint da sua equipe. A frequência média de sprints que duram uma semana é semanal.Para sprints de duas semanas ou mais, uma reunião a cada duas semanas vai ajudar você a manter seu backlog.
Quanto tempo devem durar as reuniões de refinamento do backlog?
Não há uma duração fixa para uma reunião de refinamento do backlog porque isso depende da complexidade do projeto e do tamanho do backlog do produto. Mas é uma recomendável alocar duas horas para as primeiras reuniões. Quando um projeto está em andamento, reuniões de refinamento de uma hora são comuns e costumam ficar mais curtas à medida que os sprints progridem.
Como você se prepara para uma sessão de refinamento do backlog?
O proprietário do produto é o principal responsável pela preparação de uma sessão de refinamento do backlog. Ele deve priorizar os itens com base no valor, adicionar as informações necessárias aos itens de maior prioridade e preparar a pauta da reunião. Os membros da equipe devem ler a agenda e preparar perguntas e feedback sobre os itens listados.