Introdução ao Jira, ao Confluence e à estrutura do Scrum

Kelly Drozd Por Kelly Drozd
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Depois que a equipe estiver equipada com a mentalidade ágil, é hora de personalizar a caixa de ferramentas ágil para melhor atender às necessidades da empresa. A metodologia ágil é um processo de aprendizagem e é importante que cada membro da equipe aproveite os próprios conhecimentos para ajudar na adoção das novas práticas. A fluidez da metodologia ágil visa ajudar a equipe a refluir, fluir e continuar evoluindo ao longo do tempo.

Duas estruturas ágeis diferentes podem ser utilizadas para o desenvolvimento de software ágil: Scrum e Kanban. A equipe de Scrum tende a ter uma estrutura mais rígida, metas e resultados definidos com clareza e funções de equipe predeterminadas. Por outro lado, o Kanban é a abordagem mais fluida que introduz a camada adicional de visibilidade para o projeto. Esse sistema de gerenciamento visual mostra o cenário geral da equipe e aumenta a eficiência por meio da abordagem de gerenciamento enxuto. Embora sejam diferentes, ambos podem ser usados ao mesmo tempo. Na verdade, o Kanban é adotado com frequência pelas equipes de Scrum para otimizar a parte visual do fluxo de trabalho de sprint.

Terminologia ágil essencial

O começo da implementação das ferramentas Ágil, às vezes, pode parecer muito complexo. Para ajudar a combater esse problema, a gente trouxe alguns termos que você precisa saber e que vão fazer a equipe “correr com o sprint” em pouco tempo. A gente vai abordar dois dos eventos de Scrum mais comuns usados na gestão ágil de projetos.

Sprint

O sprint é um período curto e fixo em que a equipe de Scrum trabalha para concluir certa quantidade definida de trabalho. Eles são muito eficazes na estrutura do Scrum, pois deixam os projetos mais gerenciáveis e permitem que as equipes trabalhem com rapidez e eficiência. A variação da duração do sprint costuma ser de uma a quatro semanas, mas o mais comum é que dure duas semanas. Não importa o período de tempo escolhido, ele deve ser curto o suficiente para mitigar os riscos, mas longo o suficiente para que a equipe finalize os trabalhos.

O Jira é a excelente ferramenta que ajuda equipes ágeis a visualizar e gerenciar o trabalho. O objetivo no final do sprint é que a equipe crie incrementos para algum produto em desenvolvimento. O Jira simplifica os sprints em tempo real, possibilitando à equipe organizar em elementos visuais o backlog, estimar histórias dos usuários, ajustar o escopo do sprint, ajustar a velocidade e alterar a ordem de prioridade dos itens. Quando a equipe estiver familiarizada com o software, o Jira oferece a capacidade avançada de automatizar os processos e otimizar o fluxo de trabalho de sprint.

Scrum diário

O Scrum é a estrutura que usa a mentalidade ágil para ajudar as equipes a organizar, refletir e planejar todos os dias de trabalho do sprint. O Scrum diário é a sincronização rápida de 10 a 15 minutos que permite que a equipe discuta o progresso em alto nível. Essas reuniões permitem que os membros compartilhem informações importantes, discutam sobre bloqueadores ou itens e se responsabilizem pelas tarefas. Os Scrums diários também mantêm os funcionários animados e envolvidos uns com os outros, o que aumenta a satisfação geral da equipe.

Embora a ideia de ter reuniões diárias possa gerar alguma resistência da equipe, é importante entender que o Scrum diário não é comparável a reuniões tradicionais. Os Scrums diários são usados como “verificações”, em vez de reuniões extensas. Não deixe que ele vire aquela reunião de uma hora que atrapalha os outros trabalhos! As reuniões rápidas servem como exercício de mitigação de riscos e garante que todos estejam na mesma página.

O Scrum diário bem-sucedido e que gera valor inclui atualizações sobre o que a equipe está trabalhando no momento, se e como ela precisa de suporte e proporciona esclarecimentos sobre possíveis bloqueadores de tarefas. A equipe deve investigar o progresso atual em direção à meta do sprint e criar o plano para o dia. Há três questões importantes que devem ser abordadas pelos membros da equipe durante cada reunião do Scrum:

  1. No que trabalhei ontem?
  2. No que trabalharei hoje?
  3. Quais problemas estão me atrapalhando?

Para oferecer informações adicionais durante o Scrum, a equipe pode usar o Painel do Scrum no Jira Software ou o gráfico de burndown para mostrar a quantidade de trabalho que já foi concluída no sprint, bem como o trabalho total restante. Além disso, a gente compilou uma extensa lista de documentações acessíveis para ajudar a equipe a simplificar o processo ágil e aproveitar ao máximo os Scrums diários

Gráfico de burndown

Embora a finalidade dessas reuniões rápidas permaneça bastante consistente, não há nenhuma abordagem definida para uma reunião de Scrum. Os Scrums da equipe devem ser personalizados para que funcione para todos os membros da equipe e para que mantenha todos motivados para o dia de trabalho.

Detalhamento da estrutura do Scrum

Agora que a equipe entende como os sprints e os Scrums diários são relevantes para o processo de desenvolvimento ágil, é hora de examinar mais de perto as cerimônias ou eventos que ocorrem dentro da estrutura do Scrum. Essas cerimônias criam regularidade e auxiliam as equipes a manter a comunicação transparente. O mais comum é ter duas faixas simultâneas: "preparo para o sprint" e “sprint em andamento”. Existe também o estágio "pós sprint".

Cada sprint deve começar com o planejamento do sprint. Durante esta cerimônia, toda a equipe do Scrum define o que podem oferecer no sprint e como esse trabalho vai ser feito. Quando a equipe decide iniciar novos projetos, ela vão ter uma lista longa de tarefas e requisitos que precisam ser cumpridos. Essas informações são armazenadas na lista de backlog do produto — também conhecida como a lista definitiva de tarefas em execução.

Quando a equipe estiver com o "sprint em andamento", ela se reúne no final do sprint para revisar esse backlog e ver o que de fato foi concluído. Essa cerimônia é chamada de revisão de sprint e é um ótimo momento para demonstrar a versão dos produtos e receber feedback dos membros da equipe. O backlog também vai ser reformulado durante esta revisão para servir como ponto de partida para o próximo sprint.

O último passo de cada sprint é a retrospectiva da equipe, a cerimônia de “pós sprint” em que a equipe se reúne para determinar o que funcionou bem e o que não funcionou. Essa retrospectiva é excelente para criar um espaço seguro para que os membros da equipe se comuniquem sobre o que aconteceu durante o sprint. As equipes podem usar o retro para falar sobre qualquer coisa e usar a conversa para melhorar os processos futuros.

Sprint no Jira e no Confluence

Então, como o Jira e o Confluence se encaixam nesse processo ágil de desenvolvimento com muitas cerimônias?

O Confluence e o Jira já são ferramentas poderosas sozinhas. Juntas, elas podem transformar a maneira com que a equipe colabora nos projetos, cria software, monitora as principais decisões e muito mais.

A gente mencionou duas faixas simultâneas: "preparo para o sprint" e “sprint em andamento”. As equipes usam o Jira para visualizar essas faixas configurando o fluxo de trabalho personalizado em dois quadros do Jira. Esses quadros são conhecidos como Quadro de refinamento e Quadro do Sprint. A maioria das equipes tem um quadro do sprint, mas muitas não têm quadros de refinamento eficazes. O objetivo do quadro de refinamento é garantir que o trabalho seja preparado e planejado sem erros para realizar um sprint bem-sucedido.

O Confluence atua como o ponto central para todas as necessidades de colaboração da equipe. O ritmo do sprint pode ser visualizado e monitorado no Team Calendars da equipe, levando transparência para todo o projeto e equipe. A atualização dos Team Calendars em relação ao backlog é automática e ele pode ser compartilhado com facilidade com os interessados do projeto.

Team Calendars
Captura de tela de permissões avançadas

Permissões avançadas permitem que membros da equipe ou pequenos grupos trabalhem em particular em documentos enquanto eles ainda estão em andamento. Anotações de reuniões, planos de projetos, bases de conhecimento coletivas e muito mais se unem para tornar o Confluence a área de trabalho dos sonhos de qualquer equipe ágil.

Uma das melhores coisas sobre o uso combinado do Jira e do Confluence é que as ferramentas e os planos são projetados para crescer juntos com a equipe. Aqui estão alguns recursos adicionais que a equipe pode usar com esses aplicativos potentes:

Jira:

  • Rastreamento de velocidade - O gráfico de velocidade mostra a quantidade de valor entregue em cada sprint, permitindo que você preveja a quantidade de trabalho que a equipe pode fazer em sprints futuros. É útil durante as reuniões de planejamento de sprint ajudar a equipe a decidir a quantidade de trabalho pela qual ela pode se responsabilizar.
  • Monitor de Saúde da equipe - O Monitor de Saúde avalia a equipe em relação aos oito atributos mais comuns encontrados em equipes saudáveis. No final da sessão do Monitor de Saúde, você vai identificar os pontos fortes que a equipe pode explorar, assim como as áreas que precisam ser melhoradas.

Confluence:

  • Modelos - O Confluence é o Canva da gestão de projetos! Seja requisitos do produto ou planos de marketing, crie tudo no Confluence. Existe um modelo perfeito para cada projeto.
  • Macros — As macros ajudam a ampliar os recursos das páginas do Confluence, permitindo que você adicione funcionalidades extras ou inclua conteúdo dinâmico. Você pode usar macros para alterar o formato e o layout das páginas, exibir mídia e organizar o conteúdo.

Levando a agilidade para o próximo nível

O Jira e o Confluence ajudam as equipes a se manter organizadas e avançar do planejamento à execução sem problemas. Essas ferramentas têm tudo o que a equipe precisa para se tornar uma equipe ágil de alto desempenho desde o início. Na verdade, 76% dos clientes do Jira Software disseram que a integração com o Confluence ajudou a lançar produtos com mais rapidez e a facilitar a comunicação entre as equipes de desenvolvimento e os interessados sem conhecimento técnico.

Levando a agilidade para o próximo nível

Se você está ansioso e pronto para aprender, é hora de saber mais sobre como usar o Confluence e o Jira em cada etapa do sprint ágil.

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