A flexibilidade é uma parte importante da estrutura Ágil. Se algo não der certo, você precisa fazer alterações. Se algo der certo, você pode aprender com isso e implementar no próximo projeto. Diferente da gestão de projetos em cascata, que é uma abordagem sequencial à execução do projeto, a melhoria contínua em gestão ágil de projetos permite que você faça ajustes constantes para atender às alterações nas demandas do projeto.
Esses pequenos ajustes e alterações que você faz são parte do processo de melhoria contínua. Realizar retrospectivas do sprint e usar a melhoria do processo Lean podem ajudar você a fazer as alterações necessárias para impulsionar sua empresa.
Este guia vai abordar tudo o que você precisa saber sobre a melhoria contínua e o papel dela na estrutura Ágil.
Definição de melhoria contínua
A melhoria contínua é o processo ininterrupto de analisar o desempenho, identificar oportunidades e fazer alterações incrementais nos processos, produtos e pessoal. Com a análise e o ajuste dos processos, sua empresa pode economizar tempo e oferecer um produto geral melhor.
Ferramentas e metodologias de melhoria contínua
Integrar a melhoria contínua na vida profissional diária envolve a adoção de ferramentas e práticas que ajudam você a pensar com base na mentalidade de melhoria. As melhores ferramentas para melhoria contínua acompanham o trabalho real, e as melhores práticas são aquelas que você revisita várias vezes.
Retrospectivas
É possível afirmar que as retrospectivas ágeis são a primeira ferramenta que você deve adicionar para criar uma cultura de melhoria contínua. As retrospectivas da equipe facilitam o reconhecimento do que está indo bem e do que poderia melhorar. Muitas equipes optam por fazer retrospectivas após o término de projetos ou retrospectivas individuais focadas em momentos específicos. As equipes mais eficazes realizam reuniões de retrospectivas com frequência e são independentes de acontecimentos específicos. Fazer retrospectivas a cada duas semanas é uma maneira infalível de colocar a melhoria contínua em prática.
O princípio Planejar, Fazer, Verificar, Agir (PDCA)
O princípio Planejar, Fazer, Verificar Agir (Plan-Do-Check-Act, PDCA), está entre as ferramentas mais usadas no modelo de melhoria contínua. “Planejar” é o momento de identificar uma oportunidade e planejar a alteração. “Fazer” é quando você implementa a alteração em pequena escala. “Verificar” é o processo de usar dados para analisar os resultados da alteração e determinar se ela fez diferença. “Agir” é quando você implementa a alteração em escala maior e continua avaliando os resultados. Se uma etapa não funcionar, basta começar de novo.
As equipes de software executam ciclos de PDCA quando lançam novas funções por meio da “sinalização de função”. A sinalização de função é o processo de lançar novas funções para pequenos subconjuntos de clientes reais por meio de testes limitados. Os testes servem para determinar se os clientes que participaram tiveram mais sucesso do que aqueles sem o nova função. Depois de verificar os dados do usuário, as equipes agem implementando essa função para todos
Os cinco porquês ou a análise de causa-raiz
Você já deve ter notado que crianças pequenas perguntam várias vezes o porquê de tudo. Acontece que não é só para as crianças que isso pode ser útil. Os cinco porquês é uma técnica popular de análise de causa-raiz em que os porquês consecutivos podem revelar a causa-raiz em cinco perguntas ou menos. A análise da causa-raiz é útil para a melhoria contínua, pois concentra os esforços de melhoria nas causas subjacentes e não nos sintomas.
Kaizen e Kata
Aqueles que buscam maior flexibilidade podem basear o processo nas filosofias de melhoria Kata e Kaizen. O Kata de melhoria é um processo de quatro etapas para criar soluções para problemas dinâmicos. Usar o template de quadro Kanban para acompanhar o progresso por meio dessas quatro etapas vai ajudar a equipe a se manter no caminho certo. Os dez princípios do Kaizen são outra estrutura que você pode usar para inspirar a jornada de melhoria contínua.
Fabricação lean
A fabricação Lean é baseada nos princípios Lean, que elimina o desperdício de tempo e recursos para garantir que os projetos sejam concluídos e entregues no prazo. O Lean aborda cinco princípios fundamentais:
- Definir valor
- Mapear o fluxo de valor
- Criar um fluxo
- Estabelecer o pull
- Buscar a perfeição
A Amazon é um excelente exemplo de gestão Lean. As áreas de trabalho são organizadas para maximizar a produtividade, e os produtos vendidos ou fornecidos pela Amazon são embalados e preparados para envio.
A Adidas usa o método de envio direto para a loja para garantir que os clientes consigam ter uma ampla variedade de sapatos, mantendo um estoque menor em cada loja. Então, se um cliente quiser um par de sapatos específico que não esteja em estoque, é possível enviar o par diretamente para essa loja da Adidas.
Você pode usar um software de gestão de projetos Lean para aproveitar esses benefícios em sua empresa.
Gestão da qualidade total (TQM)
A gestão da qualidade total (TQM) é uma abordagem de melhoria contínua que aumenta a satisfação do cliente e o envolvimento dos funcionários. Ao fazer com que todos contribuam para melhorar a qualidade, as empresas podem reduzir os erros e melhorar os processos essenciais. Este é o cerne da melhoria contínua: minimizar erros e simplificar processos para melhorar a qualidade.
Tutorial
A metodologia Ágil é um método de gestão de projetos que divide projetos maiores em partes menores, conhecidas como sprints. Depois de cada sprint, a equipe realiza uma retrospectiva do sprint para implementar alterações e melhorias para o próximo sprint. A metodologia Ágil depende da colaboração e da adaptabilidade, mudando conforme os resultados e o feedback que você recebe.
Método Kanban
O método Kanban ajuda as equipes a visualizar os fluxos de trabalho, evitar a sobrecarga e melhorar a eficiência. Os princípios do Kanban abordam a visualização do fluxo de trabalho, incluindo seu backlog, trabalho atual e trabalho concluído. Isso ajuda você a manter o fluxo de trabalho constante, sem se sobrecarregar ou perder prazos. Há quatro métricas essenciais do Kanban:
- Tempo de espera
- Tempo de ciclo
- Trabalho em andamento
- Rendimento
Benefícios da melhoria contínua
Como empresa, um ciclo de melhoria contínua pode ajudar você a fazer alterações que aumentem a satisfação, a eficiência e a qualidade geral dos funcionários. Estes são alguns dos principais benefícios do processo de melhoria contínua.
Eficiência operacional
Quando você tem muita coisa para fazer, economizar um pouco de tempo já faz uma grande diferença. A melhoria contínua permite que você simplifique os processos para aumentar a produtividade, o que significa que você consegue fazer mais usando a mesma quantidade de tempo.
Engajamento aprimorado dos funcionários
Permitir que os funcionários participem do processo de melhoria contínua pode aumentar o engajamento da sua equipe e dos funcionários. A Toyota lançou o Creative Idea Suggestion System (Sistema de sugestão de ideias criativas) em 1951 para aprimorar o engajamento dos funcionários por meio da melhoria contínua.
Desperdício reduzido
Metodologias de melhoria contínua, como a metodologia Lean, ajudam a reduzir o desperdício, eliminando as partes supérfluas dos processos individuais. Você pode economizar tempo e fazer mais se conseguir cortar etapas de um processo.
Redução de custos
Eliminar e simplificar processos para tornar tudo mais eficiente pode diminuir os custos. Aplicar princípios Lean à produção significa economizar tempo e recursos em todo o processo de fabricação. Aperfeiçoar a gestão da cadeia de suprimentos pode reduzir os custos de armazenamento e envio, melhorando seus resultados financeiros.
Qualidade aprimorada
Com a melhoria contínua, você trabalha constantemente para aprimorar processos menores que, no fim, valorizam seu produto ou serviço. Simplificar os processos e fazer mais com menos recursos permite que você ofereça produtos e serviços melhores para cada cliente.
Como implementar a melhoria contínua
Implementar a melhoria contínua na sua empresa envolve um processo de quatro etapas conhecido como ciclo PDCA. Veja como ele funciona:
- Plan (planejar): comece definindo no que você pode melhorar e crie um plano. Por exemplo, se seus clientes não estiverem engajados, você pode tentar oferecer um desconto ou uma oferta promocional por e-mail.
- Do (fazer): durante essa etapa, você implementa seu plano em pequena escala. Isso permite que você determine a eficácia do seu plano sem afetar toda a empresa.
- Check (verificar): em seguida, veja os resultados que seu plano gerou. Funcionou? Refletir sobre os resultados do seu plano é uma das etapas mais críticas.
- Act (agir): se seu plano funcionou, ele pode ser implementado em uma escala maior. Se ele não funcionou, você pode voltar à estaca zero e começar a fase de planejamento novamente.
Você pode usar outras ferramentas e técnicas — como a análise dos cinco "porquês" — para identificar pontos fracos e desenvolver planos para melhoria contínua. Consulte nosso template da análise dos cinco porquês caso precise de ajuda para começar.
O Jira apoia a melhoria contínua
A melhoria contínua é um elemento central da metodologia Ágil, e o Jira foi desenvolvido para equipes ágeis. Com o backlog e os sprints, você divide grandes projetos em partes menores. Você pode usar os quadros Kanban ou do Jira Scrum para dividir os projetos em segmentos mais gerenciáveis. Existem vários tipos de itens no Jira, como bugs, tarefas e subtarefas, que atendem às diversas necessidades do projeto.
Os fluxos de trabalho personalizáveis permitem mapear o Jira para o seu fluxo de trabalho exclusivo, já os dados em tempo real oferecem uma melhor compreensão da velocidade, produtividade e outras métricas. Você pode também importar dados de plataformas de terceiros diretamente para o Jira, a fim de obter uma visão completa dos dados e informações relevantes de outros sistemas dos quais sua equipe depende.
Quer saber mais sobre como o Jira pode ajudar você a se concentrar na melhoria contínua e fazer as alterações necessárias para se manter ágil? Experimente os quadros do Jira Scrum hoje.
Melhoria contínua: perguntas frequentes
Quais são algumas das práticas recomendadas da melhoria contínua?
Existem várias maneiras de fazer com que a melhoria contínua funcione na sua empresa. Algumas das práticas recomendadas incluem:
- Comunicação constante
- Captura e validação de benefícios
- Foco em métricas que impactam seus negócios
- Geração de ideias para melhoria
- Uso de um funil de ideias
- Realização de análises semanais de projetos
Envolver todos é uma excelente maneira de manter a melhoria contínua ao longo do tempo. Você pode treinar novos funcionários em melhoria contínua e usar um programa de melhoria contínua para permitir que os funcionários avancem em suas carreiras.
Exemplos de melhoria contínua
A Amazon é um dos melhores exemplos de melhoria contínua do setor. Ela usou a metodologia Lean para otimizar os depósitos e agilizar o processo de envio. A empresa também tem uma abordagem única que se concentra na satisfação do cliente em longo prazo em detrimento dos ganhos de curto prazo.
A Apple realiza extensas pesquisas com usuários para saber o que as pessoas gostam e o que não gostam nos produtos Apple. As pesquisas ajudam a melhorar continuamente os produtos Apple, fazendo com que a empresa adicione novas funções que garantem que a Apple continue sendo um dos principais nomes em tecnologia.
Qual é a principal meta da melhoria contínua?
A principal meta da melhoria contínua é transformar sua empresa por meio de pequenas alterações incrementais. Isso melhora o engajamento dos funcionários e impulsiona a produtividade, a eficiência e a satisfação dos clientes. Quando você acredita que sempre tem espaço para crescer, consegue descobrir novas oportunidades de crescimento e melhorar seus negócios.
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