Processo de melhoria contínua: principais etapas, metodologias e benefícios

A melhoria contínua é um processo contínuo que envolve analisar o desempenho, identificar oportunidades e fazer mudanças graduais nos processos, produtos e profissionais. Com a análise e o ajuste dos processos, sua empresa economiza tempo e oferece um produto geral melhor.

Por que a melhoria contínua é importante para o crescimento organizacional

As organizações que adotam metodologias de melhoria contínua garantem uma excelente vantagem competitiva. Quando as equipes revisam com frequência os processos e fazem ajustes graduais, a eficiência melhora por natureza. 

Tarefas que antes levavam horas podem ser concluídas em minutos, e os gargalos que atrasavam projetos inteiros desaparecem. Outro benefício significativo são as melhorias de qualidade. 

Ao aprimorar com consistência a forma como o trabalho é feito, as empresas podem oferecer produtos e serviços melhores aos clientes. Em geral, isso aumenta os níveis de satisfação do cliente, a fidelidade e a receita. 

O engajamento dos funcionários também aumenta quando eles participam das iniciativas de melhoria. Opinar sobre a maneira como trabalham e ver que as sugestões foram implementadas faz os membros da equipe se comprometerem mais com o sucesso da empresa. 

Isso cria um ciclo positivo em que os funcionários engajados contribuem com mais ideias, levando a processos ainda melhores e maior motivação organizacional. 

Integrar a melhoria contínua à vida profissional diária envolve a adoção de ferramentas e práticas que ajudam você a pensar com base na mentalidade de melhoria. As melhores ferramentas de melhoria contínua são aquelas que coexistem com seu trabalho real.

1. O princípio Planejar, Fazer, Verificar, Agir (PDCA)

Planejar, Fazer, Verificar e Agir (PDCA, na sigla em inglês) é uma das ferramentas mais usadas no modelo de melhoria contínua.

• Planejar é o momento de identificar uma oportunidade e se preparar para uma mudança. “Fazer” é quando você implementa a mudança em pequena escala.

• Verificar é o processo de usar dados para analisar os resultados da mudança e determinar se ela fez diferença.

• Agir é quando você implementa a mudança em escala maior e continua avaliando os resultados. Se uma etapa não funcionar, basta começar de novo.

As equipes de software executam ciclos de PDCA quando lançam novas funções usando a “sinalização de função”. A sinalização de função é o processo de lançar novas funções para pequenos subconjuntos de clientes reais em um teste limitado. 

Os testes servem para determinar se os clientes que participaram tiveram mais sucesso do que aqueles sem o nova função. Depois de verificar os dados do usuário, as equipes agem implementando essa função para todos

2. Análise dos cinco porquês

Você já deve ter notado que crianças pequenas perguntam várias vezes o porquê de tudo. Os cinco porquês é uma técnica muito usada de análise de causa-raiz em que os porquês consecutivos podem revelar um motivo em cinco perguntas ou menos. 

3. Kaizen e Kata

Quem busca a maior flexibilidade pode basear seu processo nas metodologias de melhoria Kata e Kaizen. O Kata é um processo em quatro etapas para criar soluções para problemas dinâmicos, enquanto os dez princípios do Kaizen oferecem uma estrutura para promover uma cultura de pequenas melhorias contínuas. Essas duas metodologias incentivam as equipes a experimentar, aprender e refinar sua abordagem ao longo do tempo.

Usar o template de quadro Kanban para acompanhar o progresso por meio dessas quatro etapas vai ajudar a equipe a se manter no caminho certo.

4. Fabricação Lean

A fabricação Lean é baseada nos princípios Lean, que elimina o desperdício de tempo e recursos para garantir que os projetos sejam concluídos e entregues no prazo. O Lean aborda cinco princípios fundamentais:

1. Definir valor

2. Mapear o fluxo de valor

3. Criar um fluxo

4. Estabelecer o pull

5. Buscar a perfeição

A Amazon é um excelente exemplo de melhoria de processos Lean. As áreas de trabalho são organizadas para maximizar a produtividade, e os produtos vendidos ou fornecidos pela Amazon são embalados e preparados para envio.

Outro exemplo da metodologia Lean é como a Adidas usa o método de envio direto para a loja para garantir que os clientes consigam ter uma ampla variedade de sapatos, mantendo um estoque menor em cada loja. Então, se um cliente quiser um par de sapatos específico que não esteja em estoque, é possível enviar o par direto para essa loja da Adidas.

Aproveite o software de gestão de projetos Lean para fazer uso desses benefícios em sua empresa. 

5. Gestão da qualidade total (GQT)

A gestão da qualidade total (TQM) é uma abordagem de melhoria contínua que aumenta a satisfação do cliente e o envolvimento dos funcionários.

Ao fazer com que todos contribuam para melhorar a qualidade, as empresas podem reduzir os erros e melhorar os processos essenciais. Este é o cerne da melhoria contínua: minimizar erros e simplificar processos para melhorar a qualidade.

6. Ágil

A metodologia Ágil é uma abordagem de gerenciamento que divide projetos maiores em partes menores conhecidas como sprints. Depois de cada sprint, a equipe realiza uma retrospectiva para implementar alterações e melhorias para o próximo sprint. 

O gerenciamento ágil de projetos depende da colaboração e da adaptabilidade, mudando conforme os resultados e o feedback recebidos. As equipes que usam ferramentas ágeis podem acompanhar o progresso com mais eficiência e tomar decisões baseadas em dados sobre o que melhorar a seguir. 

Ao monitorar métricas ágeis, como taxas de gráfico de burndown e velocidade, as organizações podem identificar padrões e otimizar o fluxo de trabalho para garantir resultados melhores.

7. Método Kanban

O método Kanban ajuda as equipes a visualizar os fluxos de trabalho, evitar a sobrecarga e melhorar a eficiência. Em resumo, os princípios do Kanban abordam a visualização do fluxo de trabalho, incluindo seu backlog do sprint, trabalho atual e trabalho concluído. 

Dessa forma, é possível manter o fluxo de trabalho constante, sem se sobrecarregar ou perder prazos. Há quatro métricas essenciais do Kanban a saber:

1. Tempo de espera

2. Tempo de ciclo

3. Trabalho em andamento

4. Rendimento

Como empresa, um ciclo de melhoria contínua pode ajudar você a fazer alterações que aumentem a satisfação, a eficiência e a qualidade geral dos funcionários. Estes são alguns dos principais benefícios do processo de melhoria contínua.

Simplifica as operações para aumentar a eficiência

Quando você tem muita coisa para fazer, economizar um pouco de tempo já faz uma grande diferença. A melhoria contínua permite que você simplifique os processos para aumentar a produtividade, o que significa que você consegue fazer mais usando a mesma quantidade de tempo.

Envolve os funcionários por meio da participação ativa

Permitir que os funcionários participem do processo de melhoria contínua pode aumentar o engajamento da sua equipe e dos funcionários. A Toyota lançou o Creative Idea Suggestion System (Sistema de sugestão de ideias criativas) em 1951 para aprimorar o engajamento dos funcionários por meio da melhoria contínua.

Reduz o desperdício simplificando os processos

Metodologias de melhoria contínua, como a metodologia Lean, ajudam a reduzir o desperdício, eliminando as partes supérfluas dos processos individuais. Você pode economizar tempo e fazer mais se conseguir cortar etapas de um processo.

Reduz os custos eliminando as ineficiências

Eliminar e simplificar processos ineficientes pode levar à economia de custos. Aplicar princípios Lean à produção significa economizar tempo e recursos em todo o processo de fabricação. Aperfeiçoar a gestão da cadeia de suprimentos pode reduzir os custos de armazenamento e envio, melhorando seus resultados financeiros.

Melhora a qualidade do produto e do serviço por meio do refinamento

Melhoria contínua significa sempre refinar pequenos processos que, com o tempo, fortalecem seu produto ou serviço geral. Simplificar os processos e fazer mais com menos recursos permite que você ofereça produtos e serviços melhores para cada cliente.

Implementar a melhoria contínua não exige uma revisão completa de seus processos atuais. Em última análise, você quer criar uma abordagem que cresça ao longo do tempo e crie alterações duradouras em toda a sua organização. 

Etapa 1: Identificar oportunidades de melhoria por meio de dados e feedback

A primeira etapa em qualquer processo de melhoria contínua é determinar onde fazer alterações. Reúna dados das principais fontes, como suas operações, clientes e funcionários. 

Os dados operacionais podem revelar que certas tarefas no geral levam mais do que o esperado, enquanto o feedback do cliente pode revelar pontos problemáticos na prestação de serviços. Além disso, não ignore os insights da sua equipe. 

As pessoas que fazem o trabalho no geral identificam problemas que a gerência ignora. Procure padrões nessas informações. 

Os clientes estão reclamando do mesmo problema o tempo todo? Alguns processos sempre criam gargalos? Esses problemas recorrentes são o que você mais precisa solucionar, já que uma correção pode ter um impacto significativo no seu desempenho geral. 

Etapa 2: estabeleça metas claras e mensuráveis de responsabilidade e motivação

Depois de entender o que deve ser corrigido, você precisa definir o que é sucesso. Metas de projeto vagas, como “melhorar o atendimento ao cliente”, não oferecem a ninguém uma finalidade clara a ser alcançado. 

Em vez disso, defina objetivos específicos, como “reduzir o tempo de resposta ao cliente de 24 horas para 8 horas” ou “reduzir os defeitos dos produtos em 20% no próximo trimestre”.

Garanta que suas metas sejam alcançáveis de verdade com os recursos que estão disponíveis. Definir metas impossíveis só desmotiva a equipe e leva todos ao fracasso. 

Vincule suas metas de melhoria às prioridades dos negócios para que todos entendam por que esse trabalho é importante e como ele se conecta ao panorama geral da empresa.

Etapa 3: crie iniciativas de melhoria alinhadas às metas

Agora vem a fase de planejamento, em que você define como vai alcançar as metas. Isso pode envolver a execução de pequenos testes, a alteração de processos existentes ou a implementação de novas ferramentas e sistemas. 

Especifique o que você vai fazer, quem é responsável por qual parte e quando as coisas precisam ser feitas. Não tente consertar tudo de uma vez. 

Escolha algumas iniciativas de alto impacto que abordem os problemas que você identificou na primeira etapa. Atribua responsáveis claros a cada iniciativa e se certifique de alinhar os recursos necessários antes de começar.

Etapa 4: implemente planos de melhoria e aprimore as estratégias com base em insights

É aqui que você coloca a mão na massa. Comece a executar seus planos: o importante é não se esquecer deles. 

Fique de olho em como as coisas estão progredindo e compare os resultados reais com as metas que você definiu antes. Se algo não estiver dando certo, não tenha medo de ajustar sua abordagem.

O ponto principal da melhoria contínua é que ela é iterativa. Você tenta algo, vê como funciona e faz ajustes com base no que aprendeu. Às vezes, sua primeira tentativa não dá certo, e isso é bastante normal.

Etapa 5: padronize as melhorias para definir SOPs definitivos e garantir a consistência

Depois de comprovar que uma melhoria funciona de fato, você precisa fazer com que ela pegue. Isso significa documentar o novo processo com clareza para que todos saibam como fazer as coisas do jeito certo. 

Crie procedimentos operacionais padrão e garanta que sua equipe tenha acesso a eles quando precisar de orientações. A meta aqui é não voltar aos velhos hábitos. 

Quando as melhorias não são documentadas e padronizadas do jeito certo, as equipes costumam voltar a fazer as coisas como sempre fizeram. Incorpore as mudanças bem-sucedidas à rotina comum e depois comece todo o ciclo de novo para encontrar a próxima oportunidade de melhoria.

A melhoria contínua é um elemento central da metodologia ágil, e o Jira foi criado para equipes ágeis. Com backlogs e sprints, você divide projetos grandes em partes menores. Já os quadros Scrum ou Kanban ajudam a organizar esses projetos em partes ainda mais gerenciáveis. 

Há vários tipos de item no Jira, como bugs, tarefas e subtarefas, que atendem a diversas necessidades de projeto. Com os fluxos de trabalho personalizáveis, é possível mapear o Jira para seu fluxo de trabalho exclusivo. Já os insights em tempo real oferecem uma noção melhor da velocidade, produtividade e outras métricas.

Você pode até mesmo importar dados de plataformas de terceiros para o Jira, o que oferece uma visão completa dos dados e informações relevantes dos outros sistemas usados pela sua equipe. 

Quer saber mais sobre como o Jira ajuda você a se concentrar na melhoria contínua e fazer as alterações necessárias para se manter ágil? Teste os quadros do Jira Scrum hoje mesmo.

Quais são algumas das práticas recomendadas da melhoria contínua?

Existem várias maneiras de fazer com que a melhoria contínua funcione na sua empresa. Algumas das práticas recomendadas incluem:

• Comunicação constante

• Captura e validação de benefícios

• Foco em métricas que impactam seus negócios

• Geração de ideias para melhoria

• Uso de um funil de ideias

• Realização de análises semanais de projetos

Envolver todos é uma excelente maneira de manter a melhoria contínua ao longo do tempo. Você pode treinar novos funcionários em melhoria contínua e usar um programa de melhoria contínua para permitir que os funcionários avancem em suas carreiras.

Exemplos de melhoria contínua

A Amazon é um dos melhores exemplos de melhoria contínua do setor. Ela usou a metodologia Lean para otimizar os depósitos e agilizar o processo de envio. A empresa também tem uma abordagem única que se concentra na satisfação dos clientes a longo prazo, deixando de lado os ganhos a curto prazo.

A Apple realiza extensas pesquisas com usuários para saber o que as pessoas gostam e o que não gostam nos produtos Apple. As pesquisas ajudam a melhorar continuamente os produtos Apple, fazendo com que a empresa adicione novas funções que garantem que a Apple continue sendo um dos principais nomes em tecnologia.

Qual é a principal meta da melhoria contínua?

A principal meta da melhoria contínua é transformar sua empresa fazendo pequenas mudanças graduais. Isso melhora o engajamento dos funcionários e impulsiona a produtividade, a eficiência e a satisfação dos clientes. Quando você acredita que sempre tem espaço para crescer, consegue descobrir novas oportunidades e melhorar os negócios.