O que é melhoria contínua?

A melhoria contínua é o processo ininterrupto de analisar o desempenho, identificar oportunidades e fazer alterações incrementais nos processos, produtos e pessoal.

Quando W. Edwards Deming popularizou pela primeira vez a ideia de melhoria contínua, ela era uma filosofia ampla que incluía muitas abordagens diferentes, contribuindo para uma cultura geral de inovação. Hoje, a melhoria contínua é um conceito fundamental de várias filosofias de gestão de projetos, como Lean, Ágil, Six Sigma e gerenciamento de qualidade total.

O modelo de melhoria contínua é a maneira de integrar a melhoria contínua na vida profissional diária. Esse modelo oferece estrutura, práticas e ferramentas para empresas que querem exercer os valores da melhoria contínua. Há três que as equipes podem explorar: Lean, Kanban e Scrum.

Lean é um conjunto de princípios de gerenciamento projetado para aumentar a eficiência eliminando o desperdício. No modelo Lean, a melhoria contínua é conhecida como Kaizen, uma busca sem fim pela perfeição em tudo o que você faz. O Kaizen se originou no Japão e se tornou uma das bases do Sistema Toyota de Produção. A melhoria contínua no Lean se concentra em aprimorar as atividades que geram mais valor para o cliente e, ao mesmo tempo, eliminar o maior número possível de atividades inúteis.

Uma metodologia ágil que nem sempre é associada à melhoria contínua é o Scrum. O Scrum se concentra na entrega incremental de melhorias e na rápida integração do feedback do cliente, o que o torna uma ótima opção para métodos de melhoria contínua. As cerimônias de Scrum, como a revisão e a retrospectiva do sprint, ajudam a equipe a se concentrar em melhorar o trabalho sprint após sprint.

Os artefatos do Scrum, como os backlogs do produto e do sprint, garantem que apenas as melhorias mais importantes sejam priorizadas no sprint. A razão pela qual o Scrum não costuma ser associado à melhoria contínua é a forte ligação do Scrum com as equipes de desenvolvimento de software, sendo que o foco usual da melhoria contínua é em equipes de negócios e produção. Apesar disso, há muito valor a ser extraído dessa relação.

Integrar a melhoria contínua na vida profissional diária envolve a adoção de ferramentas e práticas que ajudam você a pensar com base na mentalidade de melhoria. As melhores ferramentas para melhoria contínua acompanham o trabalho real, e as melhores práticas são aquelas que você revisita várias vezes.

É possível afirmar que as retrospectivas ágeis são a primeira ferramenta que você deve adicionar para criar uma cultura de melhoria contínua. As retrospectivas da equipe facilitam o reconhecimento do que está indo bem e do que poderia melhorar. Muitas equipes optam por fazer retrospectivas após o término de projetos ou retrospectivas individuais focadas em momentos específicos. As equipes mais eficazes realizam reuniões de retrospectivas com frequência e são independentes de acontecimentos específicos. Fazer retrospectivas a cada duas semanas é uma maneira infalível de colocar a melhoria contínua em prática.

O princípio Planejar, Fazer, Verificar Agir (Plan-Do-Check-Act, PDCA), está entre as ferramentas mais usadas no modelo de melhoria contínua. “Planejar” é o momento de identificar uma oportunidade e planejar a alteração. “Fazer” é quando você implementa a alteração em pequena escala. “Verificar” é o processo de usar dados para analisar os resultados da alteração e determinar se ela fez diferença. “Agir” é quando você implementa a alteração em escala maior e continua avaliando os resultados. Se uma etapa não funcionar, basta começar de novo.

As equipes de software executam ciclos de PDCA quando lançam novas funções por meio da “sinalização de função”. A sinalização de função é o processo de lançar novas funções para pequenos subconjuntos de clientes reais por meio de testes limitados. Os testes servem para determinar se os clientes que participaram tiveram mais sucesso do que aqueles sem o nova função. Depois de verificar os dados do usuário, as equipes agem implementando essa função para todos

Você já deve ter notado que crianças pequenas perguntam várias vezes o porquê de tudo. Acontece que não é só para as crianças que isso pode ser útil. Os cinco porquês é uma técnica popular de análise de causa-raiz em que os porquês consecutivos podem revelar a causa-raiz em cinco perguntas ou menos. A análise da causa-raiz é útil para a melhoria contínua, pois concentra os esforços de melhoria nas causas subjacentes e não nos sintomas.