Visão geral dos cartões Kanban

Max Rehkopf Max Rehkopf
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O cartão kanban é um componente essencial do kanban, uma estrutura de gestão de trabalho que vai ajudar você a visualizar seu trabalho, limitar o trabalho em progresso (WIP) e maximizar a eficiência (ou fluxo). Cada cartão de kanban representa um único item de trabalho enquanto ele se move entre vários estágios de realização que são representados no painel físico ou virtual do kanban.

Para entender o que os cartões kanban são, imagine uma equipe de desenvolvimento de software usando notas rápidas em um quadro branco para representar seus itens de trabalho. Enquanto eles trabalham nos bugs e recursos, a equipe mexe as notas entre colunas com os rótulos de Priorizado, Design, Desenvolvimento, Teste, Bloqueado e Feito.

Por exemplo, quando os designers têm largura de banda, puxam o um cartão kanban de Priorizado para Design, então, quando o desenvolvimento está pronto, o desenvolvedor vai levar o cartão de Design para Desenvolvimento. Os cartões Kanban rastreiam o progresso de um item de trabalho por esses estágios, assim a equipe sempre sabe o histórico e status de qualquer item de trabalho da qualquer momento.

Gráfico mostrando um cartão Kanban e seus componentes-chaves | Atlassian Agile Coach

História breve dos cartões kanban

Kanban é uma palavra japonesa que significa "sinal visual" ou "painel de sinal". Os cartões kanban foram inventados no final da década de 1940 por Taiichi Ohno, um engenheiro industrial da Toyota que procurava uma maneira de melhorar o processo de produção da empresa.

A pesquisa de Ohno abriu passagem para ele para os supermercados americanos, onde ele descobriu algo interessante. Em vez de manter todos os produtos repostos o tempo inteiro, o que representaria um gasto enorme de tempo e esforço, o supermercado só repõem os produtos das prateleiras quando notam, visualmente que alguma de suas prateleiras está praticamente vazia. O estoque que é reposto naquela prateleira é apenas o necessário para satisfazer a demanda imediata do cliente por aqueles produtos.

Ohno teve um palpite de que esse tipo de entrega just-in-time (JIT) revolucionaria a cadeia de produção de suprimentos. Seu primeiro desafio foi descobrir como visualizar diversos processos de produção na fábrica. Ele fez isso com o cartão kanban.

Cada caixa de partes tem um cartão de kanban preso a ela, que serve como sinal de alerta para os funcionários sobre se o volume do estoque está abaixo do que está indicado no cartão. Quando isso acontece, se inicia o processo de reposição e a fábrica envia a caixa vazia com seu cartão kanban para o fornecedor.

Ao usar esse cartão – que inclui informações sobre especificações de partes, quantidades solicitadas e tempo de entrega esperado – como referência, o fornecedor pode completar rapidamente o pedido e enviar a caixa de reposição com seu cartão kanban de volta para a fábrica a tempo de manter o ciclo de produção funcionando.

Por quase meio século, esse sistema de produção foi o segredo por trás do sucesso da Toyota. Quando a empresa começou a compartilhar as informações sobre o sistema publicamente na década de 1990, as pessoas notaram.

Os pensadores no mundo dos negócios traduziram o Sistema de Produção da Toyota como um conjunto de processos conhecido como "produção enxuta." Quando as empresas de tecnologia começaram a crescer na década de 1990, consultor de gestão David J. Anderson criou o Método Kanban, que trouxe as técnicas enxutas para um campo de trabalho de conhecimento mais tangível, como tecnologia da informação e desenvolvimento de software.

A função dos cartões kanban

O cartão Kanban rapidamente se tornou um artefato visual que faz o acompanhamento do item de trabalho a medida em que ele avança no fluxo de trabalho. Em sua essência, o cartão Kanban encoraja trabalho em equipe, ao ajudar os membros a se comunicarem e compartilharem informações de forma visual

.

Os cartões kanban possibilitam uma equipe a:

  • ver informações importantes sobre os itens de trabalho, de imediato. Cada cartão kanban geralmente consiste em uma breve descrição do item de trabalho acompanhada de seu responsável, do prazo e do status. O cartão também pode incluir outras informações como indicadores para a documentação de base e uma lista das questões que estão bloqueando o progresso do item.
  • Entrega os resultados de forma fácil e eficiente.Os cartões kanban encorajam as equipes a estabelecer expectativas claras e consistentes para cada área funcional. Quando se trata de passar o item de trabalho de um estado para outro, ou seja, do planejamento para a implementação, tais políticas explícitas deixam claro quem é o responsável e quais são os próximos passos.
  • Melhora a eficiência.Os cartões kanban facilitam o acompanhamento do tempo de espera, que é o tempo que leva para o item de trabalho ir do início até o fim. Os cartões kanban, juntamente com um painel Kanban, podem ajudar as equipes a identificar obstáculos em seu fluxo de trabalho e aperfeiçoar seus processo. A maioria das equipes trabalha para reduzir seu tempo de espera, o que significa que o trabalho será feito mais rapidamente!

Os benefícios dos cartões Kanban

Além de facilitar a organização, os cartões Kanban são muito divertidos. Vamos ser sinceros, é muito satisfatório acompanhar o nosso progresso de uma forma clara e tangível.

Os cartões Kanban trazem vários outros benefícios:

1. Os cartões Kanban facilitam a detecção de ineficiências.

Como dito anteriormente, pelo fato dos cartões Kanban serem tão visuais, é fácil dizer onde está o problema em um dos passos do processo de trabalho, ao olhar o painel Kanban.

Se a equipe de desenvolvimento de software tiver sempre o dobro de cartões na coluna de Testes, assim como na de Design e Desenvolvimento, os membros da equipe rapidamente captarão aquela fila visual. Talvez a equipe precise de mais testadores ou talvez haja algo errado nos critérios do próprio estágio de testes.

Com o método Kanban, os problemas aparecem de imediato, o que torna mais fácil identificá-los e eliminá-los assim que aparecem. É isso que os aficionados de Kanban querem dizer, quando falam de "aperfeiçoamento contínuo".

2. Os cartões Kanban facilitam a entrega just-in-time.

Os cartões Kanban foram desenvolvidos para fazer o acompanhamento dos níveis de inventário e prevenir que os materiais se acumulassem. O setor industrial ainda usa cartões Kanban com este propósito, mas este tipo de metodologia "just-in-time" também é útil em outras indústrias, como, por exemplo, a de desenvolvimento de software. É tão ruim deixar as funcionalidades do software acumularem em um determinado estágio quanto deixar as partes de um automóvel acumularem no chão.

Uma forma das equipes de evitar projetos estagnados é com um limite de work-in-progress (WIP). A equipe limita de uma só vez o número de cartões Kanban que pode haver nos estágios do fluxo de trabalho. Quando uma coluna chega ao máximo, a equipe trabalha em conjunto para completar esses projetos, antes que possam começar algo novo. Isto faz com que o seu trabalho continue avançando.

3. Os cartões Kanban incentivam a colaboração entre equipes.

Uma das melhores coisas sobre os painéis Kanban é que são compartilhados. À medida em que os cartões avançam de coluna para coluna, frequentemente, são passados de funcionário para funcionário ou de equipe para equipe. Com o Kanban, apesar de todos serem responsáveis por uma parte diferente do processo, todo mundo está olhando para a mesma coisa, e pelo sistema ser tão visual, é fácil de entender o fluxo de trabalho da outra equipe ao olhar para as colunas e cartões. Por esse motivo, o método Kanban é um bom antídoto para a mentalidade de silo.

Cartões Kanban digitais

Cartões Kanban impressos são legais de pegar e carregar por aí, mas e se os membros da sua equipe não trabalharem todos no mesmo lugar? Felizmente, há vários programas como o Jira Software e o Trello que fazem com que seja fácil criar painéis Kanban digitais e preenchê-los com cartões Kanban digitais.

Cartões Kanban digitais num painel do Trello | Atlassian Agile Coach

Além de possibilitar a colaboração entre equipes remotamente, os cartões Kanban digitais têm várias vantagens em relação aos cartões físicos. Os cartões Kanban do Jira e do Trello são altamente personalizáveis. Por exemplo, você pode escolher mostrar ou ocultar campos de informação dos cartões e adicionar conteúdo dinâmico como comentários, anexos ou links para os outros cartões. A maioria dos softwares de Kanban pode ser configurada para mandar uma notificação por e-mail, quando o cartão muda de responsável ou passa para outro estágio do fluxo de trabalho, ou sofre alguma outra modificação.

Ferramentas de software também podem ajudar as equipes a entender melhor a eficiência de seu trabalho. Ferramentas como o Jira Software acompanham as métricas vitais que uma equipe Kanban pode utilizar para melhorar o seu processo. É uma grande vantagem poder analisar o tempo de espera, o WIP e o CFD com um ou dois cliques somente.

As desvantagens de ser digital são sutis, mas importantes! O objetivo do Kanban é visualizar o seu trabalho. Agora, ao invés de morar num quadro branco ou numa parede, seu painel Kanban mora no seu computador. Eu sempre digo que "Você não pode abrir uma aba nova num quadro branco enorme!"

Usos comuns dos cartões Kanban

O método Kanban é versátil e fácil de adaptar a diferentes áreas e ocupações. Já falamos sobre como ele é utilizado em algumas indústrias. Numa fábrica, por exemplo, ele organiza o processo de re-estoque de partes da linha de montagem, e no varejo, pode ajudar os funcionários a acompanhar e realizar pedidos. Na indústria médica, os cartões Kanban são usados para manter o controle dos suprimentos médicos.

O Kanban também é bem útil no atendimento ao cliente. Muitas equipes acabam usando algum software de central de atendimento como o Jira Service Desk. Estes aplicativos salvam o feedback do cliente e automaticamente criam cartões Kanban que estarão prontos, aguardando a equipe agir.

Na indústria de software, os cartões Kanban são utilizados para facilitar a entrega contínua, onde as equipes entregam atualizações pequenas e frequentes, num rápido ciclo de versão, ao invés de deixar que correções de bugs e funcionalidades se acumulem em lançamentos "big bang" maciços e frequentemente problemáticos.

Introdução aos cartões Kanban

Não importa qual é a sua indústria, os cartões Kanban podem te ajudar a organizar os seus itens de trabalho e a realizar o seu trabalho de forma eficiente. Esperamos que ao longo do caminho, os membros de sua equipe absorvam os valores do Kanban de aperfeiçoamento contínuo, transparência, entre outros.

Antes de começar, leia o nosso resumo sobre Kanban e os painéis Kanban. Lembre-se que o Kanban encoraja aperfeiçoamento contínuo e mudança evolucionária, então, você pode sempre fazer modificações ao longo do caminho.

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