Compreensão da linha de base do projeto na gestão de projetos

Max Rehkopf Por Max Rehkopf
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Muitas vezes fico surpreso com a capacidade que a gente desenvolveu de definir metas. Com o surgimento de OKRs e outras estruturas de definição de metas, profissionais de quase todos os setores podem definir metas para projetos e equipes com segurança. Também fico surpreso com a dificuldade de entender por que uma meta foi atingida ou não. A linha de base do projeto ajuda a adicionar um contexto importante a essa conversa. Ao criar as linhas de base do projeto, é possível começar a avaliação com a pergunta simples: “A linha de base do projeto foi atendida?” Com esse contexto, fica mais fácil entender por que as metas foram atingidas ou não.

O que é a linha de base do projeto na gestão de projetos?

A linha de base do projeto é um ponto de referência fixo usado para comparar o desempenho do projeto ao longo do tempo. São utilizadas pelos gerentes de projeto para entender o progresso do escopo, do cronograma e dos custos do projeto até a conclusão. Diferente das metas, se concentram no status do projeto, enquanto o foco das metas está nos resultados. Adicionar linhas de base do projeto pode ajudar você a entender como o status de um projeto ao longo do tempo contribuiu para que as metas do projeto fossem atingidas.

Imagine que uma equipe de desenvolvimento de software inicie um projeto de duas semanas para tornar um formulário de inscrição antigo compatível com o GDPR (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados). É uma questão urgente, pois a gente está em 2023 e esse formulário deveria estar em conformidade há anos! Também há o quesito complexidade, pois essas entradas são usadas em toda a empresa e cada ponto de extremidade precisa ser protegido. O gerente de projeto organiza o projeto e o trabalho começa.

Três semanas depois, a equipe realiza um teste de ponta a ponta bem-sucedido e a solução é lançada no ambiente de produção. O projeto foi bem-sucedido?

Sob o ponto de vista da meta do projeto, a resposta é sim! Ao analisar a linha de base do projeto, a resposta pode ser diferente. Na linha de base seriam definidos o cronograma, o escopo e os custos do projeto. Então, seguem algumas considerações. A duração do projeto foi estipulada em duas semanas, mas durou três. O escopo era apenas para desenvolvimento, mas surgiu a necessidade de criar um design para uma janela pop-up do GDPR. Os custos aumentaram, pois o designer não estava dentro do orçamento e agora o próximo projeto da equipe de desenvolvimento está com uma semana de atraso. A gente sempre quer comemorar o bom desempenho, porém, a linha de base do projeto ajuda todas as equipes a entenderem a que custo isso aconteceu.

Principais elementos da linha de base do projeto

Os gerentes de projeto sabem o que é necessário em um ótimo planejamento de projeto. É muita sorte que tantos fundamentos de gestão de projetos agora sejam bastante usados e compreendidos. É provável que os principais componentes da linha de base do projeto já tenham sido discutidos durante a formação do projeto, e, ao reunir todos eles, você tem uma linha de base do projeto e está preparado para começar a trabalhar.

1. Escopo

O escopo do projeto é um esboço detalhado das atividades, recursos e resultados associados ao projeto. É importante ressaltar que o escopo define os limites do projeto com declarações claras sobre o que está e o que não está incluído no projeto. Ele também descreve os principais interessados, colegas de equipe, processos, suposições e restrições. Tudo isso é documentado na declaração de escopo.

Uma declaração de escopo simples do exemplo do GDPR: “A equipe de desenvolvimento A” vai criar e implementar uma solução para uso e armazenamento de dados compatíveis com o GDPR para o “Formulário de inscrição B” em duas semanas ou menos.

2. Cronograma

Não importa se a empresa usa sprints, horas, dias ou semanas, a linha de base do projeto precisa de um cronograma. Um cronograma completo tem data de início, data de término e o tempo decorrido entre os dois (duração). Muitas equipes usam categorias de datas de término do projeto com bons qualificadores, como “prevista” ou “estimada”. A vantagem da linha de base do projeto é não trabalhar com incertezas. Definir o cronograma no primeiro dia é um requisito para usar a linha de base com eficácia.

No exemplo do GDPR, o gerente de projeto pode ter definido um cronograma de duas semanas de trabalho com dois dias para descoberta, cinco dias para desenvolvimento e três dias para testes e implementação.

3. Custo

Os gerentes de projeto são muito bons nisso! O custo do projeto é a quantia em dinheiro ou o tempo que as equipes concordam em alocar para um projeto. Inclui o orçamento de quaisquer despesas que a equipe possa ter para cumprir o escopo do projeto. No que diz respeito às equipes, o tempo perdido sem trabalhar em outros projetos pode ser levado em consideração no custo do projeto.

Suponha que a “a equipe de desenvolvimento A” no exemplo do GDPR seja composta por funcionários que trabalham por hora e, portanto, o custo do projeto seja a quantidade de horas trabalhadas x 40 horas por semana x duas semanas.

Como configurar ou criar a linha de base do projeto?

A linha de base do projeto deve fazer parte do planejamento do projeto. A melhor jeito de criar esses documentos é no formato aberto e editável, permitindo o acesso com facilidade de todos os membros da equipe no projeto. Um template do Confluence pode ajudar as equipes a criar planejamentos de projeto pré-formatados com um espaço dedicado para a linha de base do projeto.

Muitas vezes, o primeiro item adicionado à página do projeto é a declaração de escopo. Em geral, as declarações de escopo são escritas em frases ou listas de itens que abrangem trabalhos, recursos e resultados importantes para o projeto. Elas costumam ser editadas várias vezes à medida em que há alterações.

A oportunidade de crescimento é fixar a declaração de escopo na linha de base do projeto. Em vez de fazer alterações na declaração de escopo, você revisa a intenção e tem uma visão clara das mudanças de escopo que muitas vezes inviabilizam o projeto.

Em seguida, vem o cronograma. Mais uma vez, os gerentes de projeto são especialistas nisso! Os PMs preferem os diagramas de Gantt e os roteiros para visualizarem com facilidade o cronograma do projeto. O roteiro ajuda a sequenciar diferentes fluxos de trabalho para garantir que tudo esteja alinhado. Você define as datas de início e de término no roteiro para que a duração do projeto seja clara.

Essa é uma ótima oportunidade para começar a organizar os itens de trabalho no Jira. Simplifique o escopo do projeto em quatro tarefas: design, desenvolvimento, teste e implementação. Agora, crie quatro itens do Jira, um para cada tarefa. Em seguida, adicione as datas de início e término a cada item. Com um clique na visualização do roteiro, é possível ver com clareza todo o trabalho que precisa ser feito e em quais datas. Adicione esse roteiro à linha de base do projeto no Confluence e você tem um cronograma.

A última coisa que você precisa para concluir a linha de base do projeto é o custo. Assim que for adicionado à linha de base do projeto, o custo permanece lá, da mesma forma que o escopo e o cronograma. Um colega de equipe do departamento financeiro ou contábil pode ajudar a calcular os custos do projeto e, muitas vezes, vai precisar ajudar a ajustar esse valor ao longo do tempo. Graças à definição de custos na linha de base do projeto, é possível ver com exatidão despesas acima ou abaixo do orçamento quando o projeto for concluído.

Exemplo de linha de base de projeto no Confluence

A meta é um espaço dedicado na linha de base do projeto que contenha o escopo, o cronograma e o custo do projeto. A linha de base do projeto faz parte do planejamento do projeto. A primeira coisa a fazer no planejamento do projeto é reunir a equipe. A seguir está um exemplo de funções diferentes que podem ser atribuídas às várias pessoas que vão ajudar no projeto.

Visão do planejamento do projeto

Adicione o cabeçalho rápido “Linha de base do projeto” à página e comece a reunir os principais componentes. Comece primeiro pela definição do escopo. Este exemplo mostra uma maneira simples de estruturar o que está e o que não está incluído no projeto.

Visão do escopo

Em seguida, você pode se concentrar na visualização do cronograma do projeto. Os roteiros incorporados na página do Confluence são o jeito mais simples de fazer isso.

Exibição da linha do tempo

A última coisa a acrescentar é o custo do projeto. Essa tarefa fica por conta do departamento financeiro, que vai determinar a melhor maneira de representar o orçamento e as despesas no Confluence. A parte mais importante da linha de base do projeto é que essas informações sejam definidas no início do projeto e não sejam alteradas até a conclusão.

Benefícios da linha de base do projeto

Pode haver resistência ao adicionar outro processo às práticas existentes de gestão de projetos. Adicionar uma linha de base do projeto pode proporcionar benefícios interessantes aos gerentes de projeto, líderes de equipe, colaboradores do projeto e interessados.

Relatórios claros de metas

A linha de base do projeto contém os três componentes mais importantes de um projeto bem-sucedido. Ao compartilhar o êxito do projeto, você pode usar a linha de base do projeto para qualificar o bom desempenho. Isso possibilita um relatório de metas mais honesto, no qual você pode comemorar os marcos, mas também reconhecer que eles foram alcançados uma semana depois do planejado.

Restrinja as mudanças de escopo

As mudanças de escopo ocorrem quando o escopo de um projeto muda com o tempo. Em geral, isso esgota a equipe e contribui para o não cumprimento dos prazos. Ao definir o escopo na linha de base do projeto, você tem uma prova tangível do compromisso assumido e pode usar essa evidência para fortalecer a determinação. É sempre difícil dizer não, mas a linha de base do projeto vai te ajudar.

Cumpra o cronograma

Muito esforço é empregado no cronograma do projeto. O roteiro e o diagrama de Gantt são maneiras simples de consultar o andamento do projeto. Isso pode ser complicado com vários fluxos de trabalho e dependências entre equipes. Publicar o cronograma pode ser um excelente fator motivador para os colegas de equipe, que podem ver com clareza como o trabalho que fazem afeta os outros membros e o cronograma geral do projeto.

Use o Confluence para facilitar a linha de base do projeto

Ao adotar um novo processo, é fundamental eliminar resistências. O Confluence ajuda a fazer isso ao permitir que você adicione as linhas de base do projeto aos templates de página do projeto. A linha de base do projeto contém elementos que talvez já estejam sendo criados e os reúne em um novo contêiner. Adicionar esse contêiner ao template de página do projeto vai acelerar a adoção em toda a empresa. A Atlassian tem ótimos recursos para você se inspirar ao criar templates e começar a usar o Confluence.