As funções e responsabilidades do scrum master desmistificadas

Resumo: o scrum master deve viabilizar o scrum em equipes maiores, garantindo que a estrutura seja seguida. Esse profissional segue a metodologia scrum, os princípios de agilidade e as práticas recomendadas, mas também deve cultivar a flexibilidade e a mente aberta para oportunidades de melhoria no fluxo de trabalho da equipe.

Como o próprio título sugere, o mestre de Scrum é um mestre dessa estrutura, que garante que ela seja seguida. O Scrum tem um conjunto de funções e rituais que têm definições claras e devem ser seguidos, e o mestre de Scrum trabalha com cada membro da equipe Scrum para orientar e guiar a equipe em relação a essa estrutura.

Os scrum masters são os facilitadores do scrum, uma estrutura ágil e leve focada em iterações com prazos definidos chamadas de sprints. Eles são os treinadores do restante da equipe, ou líderes servidores, segundo o guia do scrum.

Os bons scrum masters são comprometidos com os elementos básicos do scrum, mas também cultivam a flexibilidade e a mente aberta a oportunidades de melhoria nos fluxos de trabalho da equipe.

Embora o guia do scrum mostre como os scrum masters podem desempenhar outras funções na equipe de scrum, ele não apresenta uma lista finita de possíveis responsabilidades. Os scrum masters costumam fazer várias das seguintes tarefas:

1. Reuniões rápidas: viabilizam reuniões rápidas diárias (ou o scrum diário), conforme o necessário.
2. Reuniões de planejamento de sprint/iteração: evitam que a equipe assuma compromissos em excesso e aumente demais o escopo. Ajudam a estimar e criar subtarefas.
3. Revisões do sprint: participam da reunião e registram feedbacks.
4. Retrospectivas: identificam as áreas que precisam melhorar e itens de ação para sprints futuros.
5. Administração do quadro: trabalham como administradores do quadro scrum. Garantem que os cartões estejam sempre atualizados e que as ferramentas de scrum, como o Jira Software, estejam funcionando bem.
6. Conversas individuais: fazem reuniões individuais com os membros da equipe e com as partes interessadas conforme o necessário. Esclarecem discordâncias sobre processos e estilo de trabalho. Muitos profissionais de scrum são contra as conversas individuais por acharem que esse tipo de comunicação deve acontecer durante as reuniões rápidas. Porém, as novas equipes quase sempre preferem fazer essas interações individuais regulares com membros específicos da equipe. O scrum master pode decidir se essas interações individuais são essenciais para o desenvolvimento da equipe e para que uns conheçam os outros.
7. Consultas internas: os scrum masters devem perguntar aos membros da equipe e às partes interessadas internas sobre qual é a melhor forma de trabalhar com a equipe de scrum.
8. Relatórios: analisam com regularidade os gráficos de burndown de outras ferramentas de planejamento de portfólio para entender o que está sendo feito e qual é o ritmo.
9. Bloqueadores: os scrum masters ajudam a equipe eliminando bloqueadores externos e gerenciando obstáculos internos com melhorias de processo ou de fluxo de trabalho.
10. Trabalho intenso: se a equipe de scrum não está funcionando tão bem quanto poderia, cabe ao scrum master resolver esse problema. Talvez a solução seja consertar computadores estragados, mudar as mesas de lugar ou ajustar o ar-condicionado. Os scrum masters devem estar dispostos a fazer o que for preciso para ajudar a equipe, seja servindo café, buscando um lanche ou ajustando a temperatura do ar-condicionado, se necessário.

Os scrum masters precisam de um conjunto exclusivo de habilidades sociais para cumprir as funções com eficácia. Veja algumas das principais habilidades e qualidades necessárias para exceder as expectativas como scrum master:

1. Liderança: os scrum masters precisam demonstrar qualidades de liderança sem serem autoritários. Para liderar, eles servem à equipe e viabilizam a auto-organização dos membros.
2. Comunicação eficaz: uma comunicação clara e transparente é fundamental. Os scrum masters garantem que todos os membros da equipe e as partes interessadas entendam o status, as metas e os obstáculos do projeto.
3. Empatia: é essencial entender e ter empatia com as dificuldades da equipe. Os scrum masters precisam apoiar e motivar os membros da equipe durante as dificuldades.
4. Solução de problemas: os scrum masters sempre lidam com dificuldades e conflitos. Eles precisam ter a habilidade de resolver problemas e encontrar soluções para manter a equipe no caminho certo.
5. Adaptabilidade: os scrum masters devem ser adaptáveis e estar abertos a alterações. Eles precisam adequar as novas necessidades da equipe e do projeto.
6. Habilidades de facilitação: a capacidade de viabilizar reuniões e cerimônias de scrum com eficiência é fundamental. Os scrum masters garantem que esses eventos ocorram com tranquilidade e foco nos resultados pretendidos.
7. Treinamento e mentoria: os scrum masters treinam e fazem a mentoria dos membros da equipe sobre os princípios de agilidade e scrum, ajudando na melhoria contínua de cada um.
8. Conhecimento técnico: embora não seja obrigatório, uma formação técnica pode ajudar, ainda mais no trabalho com equipes de desenvolvimento. Com esse conhecimento, os scrum masters entendam melhor as dificuldades técnicas que a equipe enfrenta.
9. Gestão de tempo: os scrum masters precisam gerenciar o tempo com eficácia para manter a equipe no cronograma e atingir as metas do sprint.

A equipe de scrum é um aspecto fundamental da estrutura do scrum. Em geral, as seguintes funções fazem parte da equipe:

1. Equipe de desenvolvimento: são profissionais com as habilidades necessárias para oferecer o incremento de um produto que possa ser lançado. A equipe de desenvolvimento é responsável pelo trabalho real de criação do produto.
2. Proprietário do produto: representa os interesses das partes interessadas e é responsável por gerenciar o backlog do produto e priorizar o trabalho.
3. Scrum master: como apresentado nas seções anteriores, o scrum master é fundamental para viabilizar o processo do scrum e garantir que a equipe siga os princípios do scrum.

A estrutura do scrum é uma abordagem estruturada da metodologia de gestão ágil de projetos. Ela é composta por vários componentes, como:

1. Sprints: os sprints são iterações com prazos definidos, que costumam ter a duração de 2 a 4 semanas, em que a equipe de desenvolvimento trabalha para concluir um conjunto de itens de trabalho planejados.
2. Backlog do produto: o backlog do produto é uma lista priorizada de todas as funções, aprimoramentos e correções de erros que precisam ser resolvidos no produto. O proprietário do produto gerencia e mantém esse backlog.
3. Backlog do sprint: o backlog do sprint é um subconjunto do backlog do produto. Ele contém os itens de trabalho selecionados de um sprint específico.
4. Artefatos do scrum: o scrum utiliza vários artefatos, como gráficos de burndown e quadros de tarefas, para monitorar o progresso e exibir o trabalho para a equipe e as partes interessadas.
5. Eventos do scrum: os eventos do scrum, como planejamento de sprint, reuniões rápidas diárias, análises do sprint e retrospectivas do sprint, oferecem estrutura e oportunidades para colaboração na equipe.

A estrutura do scrum enfatiza a flexibilidade, a adaptabilidade e a melhoria contínua, por isso, é uma escolha popular para gerenciar projetos complexos de maneira ágil.

Todo instrutor vai ensinar que a equipe precisa ter um scrum master. Sem um master, não há scrum de verdade, mas um scrum-but (ou scrum-falho).

No início da aplicação do scrum, ajuda muito ter alguém nessa função que já tenha experiência com scrum em funcionamento. Por isso, os scrum masters costumam ser contratados como consultores ou funcionários em tempo parcial, não como funcionários em tempo integral. Mas toda equipe de scrum é diferente.

Mesmo as mais experientes lidam com as responsabilidades mencionadas acima como uma unidade e têm orgulho em compartilhar as obrigações de gestão. A função de scrum master pode alternar na equipe, com um revezamento de membros diferentes viabilizando reuniões rápidas e de retrospectiva. Outras equipes podem optar por contar com a mesma pessoa na função de scrum master todos os dias.

Não entender a função de scrum master muitas vezes faz com que os gerentes achem que esse papel é deles. Para entender melhor por que isso pode ser prejudicial, a gente vai comparar a descrição do trabalho do scrum master com as funções que não são de scrum e já existem na empresa, além de analisar por que é importante manter as funções separadas.

Como a gente defende na visão geral sobre o gerenciamento de produto ágil, quanto mais envolvido estiver o gerente do produto com a equipe de desenvolvimento, melhor. O envolvimento de um gerente de projeto é semelhante ao de um proprietário do produto que defende as necessidades do cliente e o "porquê" do produto. Quando esse envolvimento passa a ditar o "como" para uma equipe, os problemas passam a surgir.

Os scrum mestres e os proprietários dos produtos devem desempenhar funções distintas em uma equipe de scrum. Quando surgem obstáculos, é fundamental que haja uma divisão clara entre a gestão do processo e a direção do produto.

Um scrum master eficaz ajuda a equilibrar o custo da mudança de rumo com os benefícios da eficiência. Um bom scrum master faz isso capacitando a equipe a decidir a melhor forma de atingir as metas por meio da auto-organização.

O equivalente não técnico do scrum master é o gerente do projeto. As duas funções têm o foco em "como" executar o trabalho e a resolução dos problemas de fluxo de trabalho por meio da melhoria do processo. Ambas as funções são necessárias para a boa gestão de projetos ágeis? A resposta rápida é: não.

O gerente de projeto tradicional e o scrum master profissional são responsáveis por ajudar as equipes a cumprir as tarefas, mas têm abordagem bem diferentes. Os gerentes de projeto definem os marcos do projeto, relatam o progresso da equipe e viabilizam a comunicação eficaz. Mas essas ações são feitas em uma posição de controle.

Já o scrum master ajuda a equipe a melhorar e otimizar os processos para atingir as metas. Essas ações são feitas como membro da equipe ou colaborador, sem exercer um controle total. As melhores equipes de scrum são auto-organizadas e não reagem bem a uma gestão mais de perto.

Essas são apenas algumas das configurações possíveis da gestão da equipe Scrum. Algumas empresas usam todos esses elementos, outras usam apenas alguns e outras, nenhum.

Ao contratar um scrum master, há uma consideração de grande importância. A empresa deve estar 100% comprometida com a estrutura do scrum. Um scrum master pode exceder as expectativas quando as empresas adotam com firmeza os princípios básicos do scrum.

Com um scrum master ajudando cada equipe a gerenciar os processos, os benefícios refletem na empresa inteira. Essa abordagem garante a entrega consistente de valor aos clientes e permite que os membros e gerentes da equipe mantenham o foco nos principais pontos fortes de cada um.

Os gerentes de produto conseguem priorizar as estratégias, os desenvolvedores conseguem escrever códigos mais perfeitos e os membros da equipe de vendas conseguem vender mais. Essa é a essência de um scrum que funciona bem.