Dependências do projeto: tipos e formas de gerenciamento eficaz

Os projetos consistem em tarefas sequenciadas e inter-relacionadas, não importa se você está desenvolvendo software, fabricando produtos físicos ou prestando serviços. Dependências são tarefas dentro de um projeto que fornecem resultados ou informações necessárias para outras tarefas.

Comece ou conclua tarefas de dependência antes de iniciar tarefas relacionadas.

Por exemplo, é provável que um projeto de paisagismo falhe se você plantar os arbustos primeiro. Antes de plantar, é necessário instalar aspersores subterrâneos e, antes disso, eles precisam ser conectados a uma fonte de água.

Neste exemplo, o plantio dos arbustos depende da instalação dos aspersores, que por sua vez, depende da fonte de água.

Nem todas as dependências são iguais. Algumas tarefas no cronograma do seu projeto podem exigir a conclusão total de uma tarefa antes do início da próxima. Outras podem precisar de atenção simultânea. E ainda há as que podem ser iniciadas, mas dependem da conclusão de uma tarefa dependente para serem completadas. Entender os tipos de dependências ajuda você a sequenciar e gerenciar o trabalho do projeto com eficiência.

Confira a seguir os quatro tipos de dependências.

Terminar para iniciar

“Terminar para iniciar” significa que a tarefa dependente não pode ser iniciada antes da conclusão de outra tarefa. Por exemplo, o design de uma nova função do produto não pode começar até os requisitos ficarem prontos. É fácil de sequenciar esse tipo no plano do projeto.

Iniciar para iniciar

“Iniciar para iniciar” significa que a tarefa dependente não pode começar até que outra tarefa também comece. Por exemplo, a elaboração da documentação técnica de um produto não pode ser iniciada até que o teste de controle de qualidade também comece. Isso garante a conclusão do desenvolvimento, ou codificação, do produto e menos chances de ocorrerem alterações no escopo que possam afetar a documentação.

Terminar para terminar

“Terminar para terminar” significa que a equipe não pode concluir a tarefa dependente até a finalização de outra. A instalação de aspersores subterrâneos, por exemplo, só termina depois que todos os arbustos forem plantados, já que é necessário testar e ajustar o sistema para garantir que todas as plantas recebam água.

Iniciar para terminar

“Iniciar para terminar” significa que a tarefa dependente vai continuar incompleta até que outra tarefa inicie. Isso é comum em sequências que exigem uma transição fluida de uma tarefa para outra. Por exemplo, um segurança só pode terminar o turno dele quando o guarda do turno seguinte chegar. Isso costuma incluir a transferência de informações da equipe que está concluindo uma tarefa para a equipe que vai iniciar a próxima.

Compreender e gerenciar as dependências melhora a precisão em todo o ciclo de vida do projeto. Isso inclui planejamento de recursos, gerenciamento de riscos e estimativa do cronograma. Confira alguns benefícios:

• Melhor planejamento de projetos. Identificar cada tarefa e suas dependências ajuda as equipes a aderirem melhor ao escopo do projeto, melhora a tomada de decisões e otimiza a previsão de recursos necessários.

• Precisão aprimorada do cronograma. Sequenciar tarefas com base nas dependências oferece às equipes uma visão clara do cronograma do projeto. Estruturar o trabalho de acordo com o tipo de dependência otimiza as tarefas que a equipe pode concluir ao mesmo tempo e identifica pontos críticos de transferência para tarefas em que isso não é possível. Ao tomar decisões difíceis no meio do projeto, é mais fácil perceber as consequências das alterações quando você entende as dependências da tarefa.

• Redução de atrasos. Definir dependências de tarefas e sequenciar o trabalho durante a fase de planejamento reduz o número de surpresas que podem atrasar o projeto depois que ele é iniciado. Os membros da equipe podem antecipar melhor as transferências importantes e se preparar para a tarefa seguinte. Isso também melhora a comunicação entre os membros da equipe, que podem colaborar entre si para garantir que as tarefas dependentes tenham as informações ou resultados necessários.

• Gerenciamento de riscos aprimorado. O mapeamento de dependências ajuda a identificar os riscos do projeto durante o planejamento. Ao saber os riscos com antecedência, você tem mais tempo para desenvolver planos de mitigação caso eles aconteçam. Isso também fornece às equipes as ferramentas para começar a trabalhar na resolução imediata deles. Dependências mapeadas com clareza oferecem uma visão completa do impacto do gerenciamento de riscos que se tornam reais.

Uma dependência é qualquer tarefa em um projeto que fornece informações ou resultados para outra tarefa. Pode ser uma entrega final, como uma estrutura de API ou banco de dados, ou um ponto de transferência, como a conclusão de um código e a migração para o teste de controle de qualidade. Veja como identificar dependências em seu projeto de forma eficaz:

1. Revise as tarefas do projeto. Durante o planejamento, revise cada tarefa para identificar se ela exige resultados ou informações de outra tarefa no projeto. Questione quais delas você precisa começar ou terminar antes que a tarefa em questão possa ser iniciada. Sequencie as tarefas com base nas dependências delas e nos tipos de dependências.

2. Colabore com os membros da equipe. Consulte todos os membros da equipe, incluindo partes interessadas, parceiros, clientes e colaboradores da empresa. Cada pessoa agrega experiência e conhecimento sobre dependências ocultas que podem atrasar o projeto. Por exemplo, saber que uma tarefa financeira fornece resultados necessários para uma tarefa de desenvolvimento, como a compra de novos equipamentos, permite que a equipe trabalhe em conjunto para atingir as metas do projeto.

3. Analise os requisitos da tarefa. Ao identificar dependências, analise os requisitos de cada tarefa. Os requisitos definem o resultado ou as informações que a tarefa de dependência fornece. Por exemplo, se o resultado for uma API usada para uma tarefa dependente, defina os requisitos da API. Existem restrições de dados ou formatos de campo específicos que devem ser atendidos? Analisar os requisitos da tarefa pode ajudar a identificar tarefas ausentes. Também garante que o trabalho esteja alinhado às metas e ao escopo do projeto.

Depois de identificar as dependências, é crucial que elas sejam gerenciadas durante todo o ciclo de vida do projeto. Elas podem ser afetadas por alterações no escopo, nos requisitos ou na tecnologia, então ficar por dentro de tudo evita atrasos e mantém o projeto em andamento. Estas estratégias podem ajudar no gerenciamento das dependências:

• Os gráficos de dependência ajudam a equipe a visualizar o fluxo de trabalho e o cronograma. Fluxogramas e cronogramas do projeto em estilo cascata retratam de forma visual as tarefas e suas respectivas dependências. Ferramentas de gerenciamento de projetos, como os fluxos de trabalho do Jira, permitem vincular dependências dentro do fluxo de trabalho. Isso facilita a movimentação de tarefas ao mesmo tempo que mantém as dependências.

• O mapeamento de dependências fornece uma fonte rica e única de informações detalhadas sobre cada tarefa. Ele pode incluir impactos do sistema, riscos, planos de mitigação e proprietários atribuídos. Usar ferramentas como o mapeamento de dependências do Jira permite que você mantenha o mapa de dependências ao longo do projeto e preserve a relevância dele quando o processo mudar.

• A comunicação é fundamental para um gerenciamento eficiente de dependências. Os membros da equipe precisam saber quando podem começar a trabalhar nas tarefas, quem é responsável pelas tarefas dependentes e quando vai haver mudanças no processo. Considere usar uma abordagem de comunicação em níveis, como incluir dependências nos seus relatórios padrão do painel do projeto e notificações por push quando o cenário mudar.

• Os caminhos críticos identificam o maior tempo decorrido de todas as tarefas dependentes, do início ao fim. Um caminho crítico ilustra trabalhos interligados. Por exemplo, conectar a fonte de água, instalar aspersores subterrâneos, plantar arbustos e testar a cobertura da água é o caminho crítico de ponta a ponta em um projeto de paisagismo. Outras tarefas, como determinar as plantas adequadas para o clima, também podem ser dependências.

As dependências influenciam o sucesso geral do seu projeto. Uma dependência pode ser óbvia para algumas pessoas, mas não para outras, em especial se elas não tiverem envolvimento direto em tarefas que precisam de informações ou resultados. Nunca presuma que todos sabem a importância da tarefa, não importa o tamanho ou resultado dela.

Mapear, sequenciar e gerenciar dependências reduz o risco de uma tarefa ser ignorada. Também garante que tarefas que estão no aguardo de outras possam começar o quanto antes. 

Por exemplo, a elaboração de documentos técnicos pode depender da conclusão do desenvolvimento do produto e de sua transferência para testes. Se a equipe não identificar e monitorar a tarefa, o redator técnico pode ficar sem saber quando vai ser a transferência, o que pode gerar um atraso. Esse atraso pode resultar em um adiamento do lançamento para os clientes, em especial no caso de produtos de alto nível técnico ou regulamentados.

O gerenciamento de dependências é uma ferramenta eficaz de gerenciamento de projetos que melhora a precisão dos cronogramas, identifica riscos e mantém os projetos em dia. Identificar dependências é uma parte essencial do planejamento e do gerenciamento de projetos. Isso ajuda a esclarecer requisitos, manter o escopo e reduzir atrasos. Também melhora a colaboração em equipe e aumenta a eficiência do trabalho.

O Jira facilita o mapeamento e monitoramento de dependências em tempo real, fornecendo uma fonte única de informações como status de tarefas, riscos, planos de mitigação e caminhos críticos. Ele também cria a base para uma comunicação e colaboração consistentes entre a equipe do projeto e as partes interessadas, o que gera um produto de qualidade mais alta, maior satisfação dos clientes e redução do tempo de lançamento no mercado.

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