Reuniões rápidas para equipes ágeis

Saiba como as reuniões rápidas ajudam a eliminar obstáculos e a fortalecer a equipe ágil

Dan Radigan Dan Radigan
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As reuniões rápidas são uma das partes fundamentais do desenvolvimento ágil e costumam ser as mais incompreendidas. Vamos ser realistas: as reuniões rápidas, sozinhas, não tornam a equipe ágil. Elas não são sobre inflar egos ou justificar descrições de trabalho. Não são um momento de planejamento. O planejamento de sprint é para planejamento. Elas também não são o único momento para mencionar os obstáculos. Se você estiver com algum problema, peça ajuda!

Nesse artigo, a gente vai falar sobre o quanto o gerenciamento de obstáculos é efetivo, além de ótimas dicas e truques usados na Atlassian. A gente quer ajudar você a fazer reuniões rápidas (e programa ágil, em geral) incríveis.

O que é uma reunião rápida no scrum?

Em muitos esportes, como futebol (americano) e rúgbi, o time se reúne antes de cada partida: A reunião é estratégica: ela mantém o time informado, conectado e calibrado durante todo o jogo. Para equipes de software, a reunião rápida é como a reunião de um time. É conhecida como scrum diário e reforça a noção de "nós" para manter todos conscientes sobre o cenário e o progresso da equipe.

Dito de outro modo, uma reunião rápida é uma reunião diária que envolve a equipe principal: proprietários do produto, desenvolvedores e o mestre Scrum. Essa reunião é exclusiva para cada equipe, mas, na Atlassian, usamos três perguntas simples para gerar estrutura:

  • No que trabalhei ontem?

  • No que estou trabalhando hoje?

  • Quais itens estão me bloqueando?

Essas perguntas destacam o progresso e ajudam a sinalizar os obstáculos da equipe. Além disso, também fortalecem a equipe quando todos compartilham o progresso com o qual estão contribuindo para a equipe. O reforço diário do compartilhamento dos planos e êxitos individuais mantém todos animados sobre a contribuição geral da equipe em relação à empresa.

No nível individual, é importante ir para a reunião rápida diária sabendo o que vai dizer. Isso mantém a energia da reunião alta, além de deixar todos envolvidos. Na Atlassian, os indivíduos usam os quadros do Jira para se manterem atualizados sobre os projetos com filtros rápidos. Dois ótimos filtros que podem ser usados juntos para ajudar na preparação para a reunião rápida são "apenas meus itens" e "recentemente atualizado". Quando esses dois filtros são usados juntos, eles mostram os itens atribuídos a você e que não foram atualizados no dia anterior.

Uso de filtros rápidos com os quadros ágeis do Jira
Dica profissional

Uma personalização popular do filtro Somente meus itens é adicionar o campo dos participantes a partir do Complemento do kit de ferramentas do Jira. Isso adiciona todos os itens que você tocou, não somente os que foram atribuídos a você. O JQL para esse filtro seria:

assignee = currentuser() or participants in (currentuser())

Reuniões rápidas na Atlassian

As reuniões rápidas não são um modelo único para todas as reuniões. Na Atlassian, cada equipe tem uma reunião rápida personalizada para manter todos envolvidos. As reuniões são não exatamente iguais.

Vamos analisar o que torna uma reunião rápida excelente e conferir alguns dos exemplos.

  1. Escolha um time que funcione para todos – Na Atlassian, a maioria das reuniões rápidas para equipes colocalizadas acontece entre 9h e 10h. Assim, todos têm tempo de se informar sobre o dia e não é necessário que a equipe inteira acorde muito cedo. Para equipes em diferentes localidades, escolha uma hora que funcione para todos. Por exemplo, a equipe do Jira Service Desk é localizada entre São Francisco e Sydney. A reunião rápida é às 15h30, horário de São Francisco. Claro que uma reunião rápida à tarde é pouco convencional, mas é uma ótima forma de manter contato com colegas em todo o mundo em Sydney.

  2. Mantenha a reunião rápida eficiente – Muitas equipes da Atlassian cronometram informalmente as reuniões rápidas para manter todos focados e manter a reunião eficiente. Alterne quem controla o tempo para garantir que todos sejam responsáveis e envolvidos. Limite a duração das reuniões rápidas até 15 minutos–no máximo. Tem uma equipe menor? Torne isso uma prática para manter a reunião rápida ainda mais curta.

  3. Passe a bola – A equipe do Jira passa a bola entre os membros da equipe para manter todos envolvidos. Ninguém pode passar a bola para alguém próximo ou para quem já tiver saído. Sem se afastar! Se você ainda não tentou a técnica, é uma ótima maneira de manter todos envolvidos.

  4. Torne a reunião rápida uma parte da retrospectiva da equipe – As reuniões rápidas são parte de muitas culturas ágeis, mas isso não significa que a equipe não possa discutir a eficácia de reuniões rápidas em retrospectivas. Algumas equipes da Atlassian se reúnem diariamente. Outras se encontram três vezes por semana. A equipe do Jira discute regularmente como fazer reuniões rápidas melhores para a equipe em retrospectivas. Se a equipe não estiver encontrando valor em uma reunião rápida, discuta o motivo. Faça mudanças! Reuniões rápidas também são ágeis!

Dica profissional

Algumas equipes da Atlassian integram Crontabs, Pandora e o quadro de mural Jira da equipe. O Crontabs carrega o Pandora (e a música favorita da equipe) 15 segundos antes da reunião rápida para que todos fiquem atentos e para que a reunião comece na hora planejada. O quadro de mural destaca os itens bloqueados que a equipe precisa focar no dia.

Reuniões rápidas para equipes distribuídas

Na Atlassian, a gente tem membros da equipe em todo o mundo: em um de 12 escritórios da empresa ou trabalhando remotamente. A gente faz reuniões rápidas para manter todos conectados em diferentes locais. A heurística que a gente usa para equipes remotas é simples: se um membro da equipe for remoto, tratar cada membro da equipe como remoto. Isso se aplica a reuniões rápidas e a todas as reuniões da equipe.

A dica que a gente oferece para as equipes distribuídas é que cada membro da equipe participe de uma reunião rápida de vídeo no próprio computador. Com todos no próprio espaço dedicado e na mesma videochamada, a equipe nivelou o campo de jogo. Todos os membros da equipe podem ver, ouvir e experimentar as mesmas informações ao mesmo tempo.

Imagine uma equipe de oito pessoas, com cinco membros localizados em uma sala de conferências e três membros remotos em uma videochamada. Isso representa um desafio para os membros da equipe remota que querem captar conversas paralelas, linguagem corporal e gestos que nem sempre são traduzidos por vídeo. Sem mencionar o desafio de interferir em um grupo grande. Com todos os oito membros da equipe nas próprias máquinas, ninguém vai perder uma dinâmica importante da equipe.

Pessoa fazendo uma reunião rápida via videochat

Dicas para reuniões rápidas remotas:

  • Torne os membros da equipe visuais - No Trello, as equipes usam a visão “Brady Bunch” em videochamadas da equipe. Isso dá visibilidade a todos os membros da equipe, para que você possa se conectar com outras pessoas além daquela com quem esteja falando. O Zoom disponibiliza essa funcionalidade, assim como outras plataformas de conferências.
  • Faça referência ao painel do Scrum- Se reunir "ao redor" do painel do Scrum da equipe pode ser uma maneira poderosa de manter todos na mesma página. O painel de trabalho pode ajudar a visualizar cada história do usuário e item de trabalho, à medida que os membros da equipe compartilham no que estão trabalhando e onde estão bloqueados.
  • Esteja aberto a reuniões rápidas assíncronas — Para equipes sem sobreposição de horas de trabalho, reuniões rápidas assíncronas são o caminho! As equipes podem usar o Slack ou comentar no quadro de trabalho para compartilhar atualizações à medida que ficam on-line. Com o Slack e Jira Software integrados, você pode comunicar todas as informações que quer obter de uma reunião rápida. Dar um toque de personalidade a reuniões rápidas assíncronas ajuda a manter todos envolvidos.
Reuniões rápidas no Slack

Reuniões rápidas são apenas uma parte de um programa ágil saudável. Assim como outras cerimônias de scrum, como planejamento de sprint, revisões de sprint e retrospectivas, as reuniões rápidas demandam tempo e iteração para ficarem do jeito certo. Não tenha medo de fazer melhorias adequadas à equipe e ao programa. E não se esqueça de se divertir.