Шаблон «Полученный опыт»

Шаблон «Полученный опыт» — это структурированный документ, в котором собираются и документируются аналитические данные и ключевые выводы по выполненным проектам и другому полученному опыту. Документом можно делиться. Он способствует применению системного подхода к управлению проектами, показывая успехи, неудачи, трудности и возможности для непрерывного совершенствования. 

В качестве подготовки к оценке полученного опыта можно воспользоваться шаблоном анализа сильных и слабых сторон, возможностей и угроз (SWOT). Когда известны сильные и слабые стороны проекта, становится понятнее, почему те или иные его области оказались успешными или неудачными. Выявленные в ходе SWOT-анализа возможности и угрозы могут стать ориентиром для оценки полученного опыта, и помогут определить, как лучше использовать положительные внешние факторы и избежать потенциальных рисков в будущих проектах.

Формат «Полученный опыт» позволяет компаниям извлекать уроки из прошлого опыта и повышать эффективность работы в будущем, применяя полученные знания в ходе планирования проекта.

В каких случаях следует использовать шаблон «Полученный опыт»?

Использовать шаблон «Полученный опыт» чаще всего нужно в конце проекта, во время ретроспективы или сеанса обзора. В таком случае он позволяет командам всесторонне оценить весь жизненный цикл проекта, пока опыт свеж в памяти каждого участника. Шаблон полезен для сбора информации, когда участники команды могут проанализировать весь путь от начала до завершения.

Вы также можете внедрить шаблон «Полученный опыт», предназначенный для управления проектами, после прохождения ключевых этапов или контрольных точек проекта. Такой подход позволяет командам решать проблемы на раннем этапе и вносить коррективы до завершения проекта. Рассмотрите возможность проведения в ходе этих промежуточных сеансов мозгового штурма для выявления закономерностей и тенденций, которые могут остаться незамеченными.

Этот шаблон наиболее полезен при переходе между этапами проекта, отслеживании основных результатов или при возникновении значительных изменений, влияющих на направление и результаты проекта.

Зачем использовать шаблон «Полученный опыт»?

Шаблон «Полученный опыт» создает систему для анализа того, что при работе над проектом получилось, а что — нет. В этом и заключается его польза. Такой анализ помогает командам определить успешные стратегии, которые они могут воспроизвести позже, а также определить области, нуждающиеся в улучшении во время будущих инициатив.

Шаблон способствует постоянному совершенствованию, помогая извлекать из опыта работы над проектом практическую информацию. Команды могут анализировать закономерности, выявлять коренные причины проблем и разрабатывать более эффективные подходы к аналогичным ситуациям. Этот процесс способствует обмену знаниями внутри организации и гарантирует, что ценная информация станет доступной для всех команд по проекту.

Кроме того, шаблон «Полученный опыт» для управления проектами повышает эффективность совместной работы над проектом за счет обсуждения успехов и неудач. При наличии четкой структуры для анализа результатов и при сборе информации от всех заинтересованных сторон собрания команд также проходят более продуктивно.

Плюсы и минусы использования шаблона «Полученный опыт»

Шаблон «Полученный опыт» при управлении проектами имеет как преимущества, так и недостатки. Понимание этих нюансов поможет команде принимать обоснованные решения по внедрению и максимизировать эффективность шаблона.

Плюсы использования шаблона «Полученный опыт»

• Обеспечивает четкую структуру и организацию, что способствует систематическому сбору информации о проекте

• Поддерживает единообразную документацию по всем проектам, упрощая сравнение опыта и выявление закономерностей

• Создает стандартизированный формат, которому могут следовать команды, что позволяет избежать путаницы в том, какую информацию собирать

• Более легкая передача знаний между участниками команды и отделами за счет систематизированных записей.

Недостатки использования шаблона «Полученный опыт»

• Требует значительных временных затрат со стороны участников команды, которым, возможно, уже пора переходить к новым проектам.

• Может превратиться в формальность, если команда не вовлечена в процесс всерьез.

• Может вызвать сопротивление у участников команды, если они воспринимают это как лишнюю бумажную работу, а не как возможность для обучения.

• Сильно зависит от активности участников, что может быть непросто, если у них есть другие приоритетные задачи.