Советы и рекомендации по наиболее эффективному использованию баз данных Confluence
Теперь, когда удаленная работа становится нормой, а не исключением, сотрудникам нужны инструменты, способные обеспечить простое асинхронное сотрудничество.
Согласно недавнему опросу Microsoft, большинство сотрудников недовольны имеющимися решениями:
- 59 % заявляют, что используемые ими инструменты для совместной работы не соответствуют предпочтениям команд;
- 72 % считают, что несовместимость разных инструментов для совместной работы затрудняет сотрудничество между отдельными командами.
Если вы ищете способ сделать межкомандное сотрудничество менее трудоемким, обратите внимание на базы данных Confluence. Чтобы понять, в чем суть баз данных Confluence, представьте полную рабочую библиотеку, позволяющую командам создавать и сопоставлять с контекстом важные данные от всех команд в едином центре, а также управлять ими.
Давайте подробнее обсудим базы данных Confluence. Мы узнаем, как они работают и как ими пользоваться, а также дадим несколько подсказок и рекомендаций, которые помогут вашей команде извлечь из них максимальную пользу.
Что такое базы данных Confluence и как они работают?
Базы данных Confluence — это репозитории, встроенные в платформу Confluence, которые позволяют хранить большой объем данных, используемых всеми командами внутри организации, и управлять этими данными. Они помогают командам структурировать и систематизировать информацию: с ними проще находить и выводить данные в интерфейсе, а также обмениваться ими и связывать между собой. Такие возможности делают совместную работу многофункциональных команд невероятно эффективной.
Представьте базы данных в виде централизованного узла. Его можно заполнить любыми внешними и внутренними данными (ссылками, инструментами, видео, документами и не только), а затем эффективно их упорядочить. В нем также можно создать индивидуальный способ представления данных, соответствующий конкретным потребностям вашей команды в управлении знаниями.
С помощью баз данных Confluence можно создать всеобъемлющий информационный репозиторий, объединяющий инструменты, ссылки и данные из внутренних и внешних источников. Это единое представление можно настроить в соответствии с конкретными потребностями, превратив его в центральный узел доступа к контенту и управления им.
С базами данных Confluence проще:
- эффективно связать и систематизировать данные для нескольких команд, используя структурированные форматы и готовые типы полей для обеспечения согласованности и ясности записей;
- наглядно представить рабочий процесс, собрав всю необходимую информацию из различных источников, например заданий Jira, страниц Confluence и даже внешних инструментов, и помочь команде полностью сфокусироваться на решении задач и достижении целей;
- настроить отображение данных с помощью параметров сортировки и фильтрации для создания персонализированных представлений и повышения наглядности таблиц, карточек или досок;
- оперативно сообщить обновления всем участникам в любое время и без лишних действий благодаря функциям автоматической синхронизации в реальном времени и интуитивно понятным способам обмена информацией.
Если ваша команда столкнулась с разрастанием числа инструментов, перегружена информацией или страдает от наличия разрозненных достоверных источников, базы данных Confluence могут стать идеальным решением для оптимизации и повышения эффективности совместной работы всей компании. Кроме того, они очень просты в использовании.
Основные инструкции по началу работы с базами данных Confluence (как создать базу, как добавить поле и т. д.) находятся в пошаговом руководстве.
Взяв базовые знания за основу, обсудим некоторые продвинутые возможности и рекомендации, чтобы из баз данных Confluence можно было извлечь максимум пользы.
Советы и рекомендации по работе с базами данных Confluence
Для начала пройдемся по интерфейсу баз данных, чтобы лучше понять, о каких функциях идет речь.
- Представления базы данных позволяют настроить, как она будет выглядеть для других пользователей. Используйте представления, чтобы определить макет, настроить фильтры, сортировку и отображаемые поля базы данных.
- Quick search (Быстрый поиск) помогает легко находить записи в базе данных.
- Меню More (Дополнительно) позволяет отменять и повторять действия, блокировать или копировать структуры, через него доступны также импорт, экспорт, справка и обратная связь.
- Layouts (Макеты) определяют способ отображения базы данных. Можно выбрать макет в виде таблицы, карточек или доски.
- Filter entries (Фильтр записей) позволяет указать конкретные критерии отображения данных. Если указать несколько фильтров, то можно выбрать, будут ли отображаемые данные учитывать все фильтры или только определенные.
- Sort by field (Сортировка по полю) позволяет отображать записи в порядке возрастания (стрелка вверх) или убывания (стрелка вниз) значений поля.
- Hide fields (Скрыть поля) позволяет скрыть поля из окна просмотра, сняв выделение.
Теперь, когда мы рассмотрели основные параметры базы данных, углубимся в варианты их использования.
Добавление полей для страниц Confluence и задач Jira
Структура всех баз данных Confluence определяется настроенными типами полей.
Используйте различные типы полей, чтобы определять, какие данные будут храниться в полях (текст, числа, даты, изображения). Типы полей упрощают сортировку, фильтрацию и поиск информации в базе данных.
В статье про начало работы рассказано о том, как создавать поля и вносить элементарные данные, такие как текст, картинки, даты и пользователей.
Теперь рассмотрим ряд более сложных типов полей, которые доступны в базах данных Confluence.
Поля типа Page (Страница)
Поля типа Page (Страница) позволяют связывать базу данных со страницами Confluence.
Используйте поля Page link (Ссылка на страницу), чтобы связывать записи со страницами Confluence или создавать новые страницы сразу в базе данных. Например, управляя проектами, можно прямо в базе данных подключить и создать более подробную страницу о проекте со всеми записями этого проекта.
Создав поле Page link (Ссылка на страницу), просто найдите нужную страницу Confluence и добавьте ее в базу данных.
Сведения о странице
Поле Page details (Сведения о странице) позволяет отображать метаданные связанной страницы Confluence. Например, в нем можно отобразить автора страницы, время ее создания или форматированный текст из макроса отрывка.
Можно также изменить статус любого поля в базе данных, нажав на поле Page status (Статус страницы) и выбрав один из настраиваемых или предложенных статусов.
После изменения статуса в базе данных он изменится и на соответствующей странице Confluence.
Поля JIRA
Используйте поле Jira issue (Задача Jira), чтобы связать записи в базе данных с одной или несколькими задачами Jira и составить дорожную карту задач, подлежащих выполнению.
Нажмите на FIELD NAME (ИМЯ ПОЛЯ) и выберите Jira issue Field (Поле задачи Jira).
В выпадающем списке JIRA INSTANCE (ЭКЗЕМПЛЯР JIRA) выберите System Jira.
В базе данных будет создано поле задачи Jira, где можно будет найти любую существующую задачу Jira и привязать ее к этой базе данных.
Поле Jira issue details (Сведения о задаче Jira) позволяет отображать в записи сведения из связанной задачи Jira, чтобы эффективнее управлять задачами. Например, можно настроить это поле так, чтобы видеть, когда задача Jira обновлялась в последний раз.
Значение поля будет автоматически меняться при каждом обновлении задачи.
Создание собственных макетов
Базы данных Confluence легко настраиваются, поэтому любая команда или человек могут создать представление, идеально соответствующее их нуждам.
Можно выбрать один из трех макетов, которые выглядят следующим образом.
Карточки:
Доска:
Таблица:
Между этими тремя представлениями можно переключаться, нажимая на значок представлений и выбирая нужное.
Выбранное представление можно дополнительно настроить, меняя местами строки, столбцы, доски и карточки. Просто нажмите на значок с тремя вертикальными точками (раскрывающийся) в верхнем меню поля, которое нужно переместить, и перетащите его в нужное место.
Можно взять любое созданное поле и перемещать его по строкам и столбцам, чтобы найти для него идеальное место в представлении в виде карточек, доски или таблицы.
Сохраненные режимы просмотра
Функция Save view (Сохранить представление) позволяет создавать и отображать собственные представления, которые могут быть доступны как всем, так и отдельным выбранным участникам. Просто выберите вариант Save view (Сохранить представление) и нажмите Save as new view (Сохранить как новое представление).
Затем будет предложено присвоить созданному представлению имя, чтобы потом быстро найти его в выпадающем списке All entries (Все записи).
Чтобы поделиться сохраненным представлением с сотрудником своей организации, просто нажмите кнопку copy (копировать) и отправьте скопированный URL-адрес.
Сортировка и фильтры
Базы данных позволяют отображать данные наиболее подходящим для вас способом. Для отображения наиболее важной информации во всех созданных базах данных можно использовать сортировку и фильтры.
Представление можно отсортировать по полю ссылки на страницу и созданным тэгам.
Можно также создавать фильтры. Например, можно отфильтровать данные и показать записи, принадлежащие определенному пользователю.
