Разбор примера: Spokeo подготавливает почву для инноваций
Оптимизация практики ведения бизнеса и централизованное хранение данных позволили Spokeo повысить результативность совместной работы
Преобразование бизнеса дает компаниям конкурентное преимущество, поэтому руководители к нему стремятся. Такие изменения могут включать сокращение расходов, экономию времени или создание востребованной услуги, которой еще нет на рынке. Чтобы добиться подобного успеха, руководителям компаний нужно создать благоприятную среду для внедрения инноваций. Это такая среда, в которой команды могут вести открытую работу и общаться, вместо того чтобы бороться с разрозненностью и узкими местами. Чтобы подготовить наилучшее пространство для внедрения инноваций, будет полезно оптимизировать повседневную деятельность, устранив как можно больше отвлекающих и сдерживающих факторов на пути к росту производительности. Тогда сотрудники перестанут беспокоиться о последнем досадном происшествии или пожарных учениях и смогут направить энергию на решение задач и развитие полезных идей.
Чтобы подготовить наилучшее пространство для внедрения инноваций, будет полезно оптимизировать повседневную деятельность.
В 2015 году в Spokeo задались подобной целью. Эта компания поддерживает работу «системы поиска людей», где цифровые записи компонуются в профили. Ее команда искала возможности, которые позволили бы улучшить бизнес-процессы благодаря совместной и продуктивной работе между разными командами. Итоговое решение предполагало сочетание ПО для обмена знаниями и методик управления изменениями. Оно стало настолько эффективным, что руководители Spokeo начали задумываться о гибкой политике работы задолго до того, как коронавирус вынудил всех сотрудников покинуть штаб-квартиру в Пасадине, штат Калифорния, и разъехаться по домам.
Слишком много платформ
На сегодняшний день команде Spokeo удалось скомпоновать 15 миллиардов цифровых записей в 600 миллионов профилей, поиск по которым ведут 15 миллионов клиентов в месяц. Как ни странно, еще в начале 2010-х годов участники осознали, что пестрый набор используемых платформ породил внутреннюю разрозненность технологий, из-за чего возникали трудности с поиском и обменом данными. Технические команды использовали Jira, бизнес-команды предпочитали Google Документы, а сотрудники отдела кадров и развития корпоративной культуры завели собственный интранет. «Люди говорили, что информация находится под рукой, — вспоминает генеральный директор Харрисон Тан, основавший Spokeo в 2006 году. — Но остальные не знали, где ее найти, потому что она располагалась в разных источниках».
Децентрализованная структура препятствовала совместной работе между командами и отнимала много времени как у тех, кто искал информацию, так и тех, кому приходилось повторять или заново отправлять ее. Число собраний возрастало, а вместе с этим учащались и перебои в работе. Стало понятно, что нужен более эффективный метод обмена знаниями.
Прозрачная работа с информацией
Совершенствование практики ведения бизнеса идет приливами и отливами. «Представьте, что вы начали внедрять децентрализацию, а потом вдруг поняли, что не можете получить цельное представление о происходящем», — говорит Тан. В Spokeo не случилось какого-то озарения или переломного момента. Разные команды начали говорить о прозрачности данных (которая была основным принципом компании) и согласились создать общий центральный репозиторий.
В Spokeo придерживаются культуры активного документирования, а разработчики ПО, инженеры по данным и специалисты по обработке данных непрерывно создают алгоритмы для повышения точности данных. По словам менеджера по обработке данных Spokeo Лео Циня, команде требовалась такая централизованная платформа, в которой была бы предусмотрена тесная интеграция с Jira и инструменты для «удобного написания и редактирования текстов». Для бизнес-команд платформа также должна была совмещать преимущества работы с документами и некоторые возможности веб-сайтов. Чтобы удовлетворить все эти требования, руководители Spokeo остановили выбор на Confluence.
Осуществление перехода
Изменения затронули каждый отдел, однако Тан не стал требовать немедленного перехода на Confluence. Это противоречило бы культуре компании. Вместо этого он побуждал людей к переходу деликатными методами. «Я ставил отметки "Мне нравится" на страницах и комментировал их, — говорит он. — Так авторы понимали, что я ознакомился с их работой. А когда сотрудники осознали, что в Confluence есть благодарная публика, они охотнее начали обмениваться знаниями на платформе».
Переход произошел естественным образом. Технические команды, уже освоившие Jira, стали первыми. Затем в отделе кадров и развития корпоративной культуры предложили перенести все свои страницы (что очень порадовало Тана). Другие бизнес-команды тоже начали использовать Confluence, и через полгода вся компания перешла на это решение без какого-либо внешнего обучения.
Параллельно с этим компания начала оптимизировать рабочие процессы. Участники команды стандартизировали соглашения об именах файлов и связали заявки Jira со страницами Confluence с помощью ссылок Smart Link, что упростило отслеживание прогресса. Они нашли решение, которое позволило органично интегрировать программное обеспечение в корпоративную культуру. Например, Цинь говорит, что участники часто обменивались черновыми вариантами документации и в итоге договорились использовать макрос статуса, чтобы сигнализировать о том, что работа еще не завершена.
Асинхронная совместная работа способствует творчеству и результативности
Сочетание Confluence и улучшений в бизнес-процессах позволило добиться того преобразования бизнеса, о котором мечтают топ-менеджеры. Вместо того чтобы тратить время на поиск отсутствующих документов, команды теперь могут совместно развивать полезные идеи. Более того, Тан настолько высоко оценил уровень выполняемой работы, что теперь сотрудников компании, которые живут за пределами Калифорнии, просят появляться в офисе всего один раз за квартал. «Платформа Confluence стала эдакой соединительной тканью для асинхронной и удаленной работы, которую мы ведем сегодня», — говорит Тан.
Вместо того чтобы тратить время на поиск отсутствующих документов, команды теперь могут совместно развивать полезные идеи.
Централизованная система помогла компании повысить прозрачность данных, создать единый источник достоверной информации и стимулировать совместную работу между командами. «Значительная часть страниц Confluence находится в общем доступе, — говорит Тан. — И если страница посвящена дизайну и ее заметят в отделе маркетинга, его сотрудники могут оставить комментарии, чтобы высказать свою точку зрения». Платформа также помогает пользователям избежать путаницы. «Сотрудникам не нужно гадать, что означает тот или иной термин, — говорит Цинь. — Вы можете оставить вопросы на полях, и вам обязательно ответят». А поскольку ответ дается в контексте страницы, другим не потребуется задавать тот же вопрос еще раз.
Такая асинхронная совместная работа экономит сотрудникам время и силы. Она позволяет обойтись меньшим количеством собраний, а также помогает Spokeo привлекать и удерживать талантливых сотрудников со всего мира, не ограничиваясь географическим местоположением компании. Но не менее важно то, что с ее помощью можно поддерживать связь независимо от времени или часового пояса. По словам Циня, Тан часто читает документы на выходных и задает узкотехнические вопросы о механизмах. Участники команды отвечают, когда найдут время. «А потом Тан задает следующий вопрос или отмечает комментарий как решенный, — говорит Цинь. — Это эффективный способ, который позволяет совместно улучшать продукт».
В командах ценят и то, что асинхронная совместная работа позволяет реже переключаться между заданиями и сохранять продуктивность, поскольку участники могут взаимодействовать и анализировать обратную связь в удобное для себя время. Такой подход особенно важен для сотрудников вроде разработчиков ПО, которые держат в голове большие объемы данных. Они могут сосредоточиться на работе и получать хорошие результаты. До перехода на Confluence они могли часто терять ход мысли, отвечая на небольшие вопросы. (Опрос на GitHub показал: чем чаще разработчики отвлекаются, тем меньше результативности и удовлетворенности работой они чувствуют.) Когда в Confluence хранятся миллионы единиц информации, «там можно найти все, никого не отвлекая, — говорит Цинь. — Именно это мне и нужно в роли менеджера разработки».
В команде ценят то, что асинхронная совместная работа позволяет реже переключаться между заданиями и сохранять продуктивность.
Улучшения в управлении работой пошли Spokeo на пользу. Кроме того, централизация помогла компании лучше соответствовать ее шести основным принципам: внимательно слушать, выяснять причину, дополнять информацию данными, внедрять инновации для обучения, достигать цели общими усилиями и стремиться к качеству. «Обмен знаниями напрямую отражает эти ценности», — говорит Тан, указывая на важность прозрачности данных и информации для культуры Spokeo.
Помогая искать информацию и взаимодействовать с ней, Confluence и дальше будет способствовать совместной работе и общению, а также поддержанию гибкости и внедрению инноваций. «Из-за пандемии мы стали еще чаще полагаться на Confluence, — говорит Тан. — Я наблюдаю большие объемы совместной работы и множество комментариев. Беседы, которые мы раньше вели в одной комнате, теперь проводятся в Confluence».
