Kim jest scrum master? Rola i obowiązki

W skrócie: Scrum Master ułatwia wdrażanie metodyki Scrum w całym zespole i dba o przestrzeganie jej ram postępowania. Jest to osoba wierna praktykom Scrum i zasadom Agile, choć jednocześnie wykazująca elastyczność i otwartość na możliwości doskonalenia przepływu pracy przez zespół.

Jak sam tytuł sugeruje, Scrum Master jest mistrzem Scruma, który dba o stosowanie ram postępowania Scrum. W metodyce Scrum funkcjonuje wyraźnie zdefiniowany zbiór ról i rytuałów, których należy przestrzegać, a Scrum Master współpracuje z poszczególnymi członkami zespołu Scrum, wprowadzając ich w tajniki tych ram postępowania.

Scrum Master to osoba ułatwiająca wdrażanie Scruma, czyli prostych ram postępowania metodyki Agile skoncentrowanych na ograniczonych czasowo iteracjach nazywanych sprintami. Scrum Masterzy pełnią rolę coachów dla reszty zespołu — lub liderów służebnych, jak to określa Przewodnik po Scrumie.

Dobrzy Scrum Masterzy są przywiązani do podstawowych założeń metodyki Scrum, ale zachowują przy tym elastyczność i otwartość na możliwości doskonalenia przepływów pracy przez zespół.

Choć Przewodnik po Scrumie zawiera listę sposobów, w jakie Scrum Master może służyć innym rolom Scrum, lista ta nie jest wyczerpująca. Scrum Masterzy często realizują następujące obowiązki:

1. Spotkania stand-up — prowadzenie w razie potrzeby codziennych spotkań stand-up (lub codziennych spotkań scrumowych).
2. Spotkania dotyczące planowania iteracji/sprintów — chronienie zespołu przed przyjęciem zbyt dużej liczby prac i pełzaniem zakresu. Pomoc w szacowaniu i tworzeniu zadań podrzędnych.
3. Przeglądy sprintów — udział w spotkaniach i zbieranie opinii.
4. Retrospektywy — zwracanie uwagi na obszary wymagające poprawy i czynności do wykonania w ramach kolejnych sprintów.
5. Administrowanie tablicą — praca w charakterze administratora tablicy Scrum. Dbanie o aktualizację kart oraz poprawność działania narzędzi do obsługi metodyki Scrum, takich jak Jira.
6. Spotkania indywidualne — przeprowadzanie w razie potrzeby indywidualnych spotkań z członkami zespołu i interesariuszami. Eliminowanie występujących w zespole nieporozumień dotyczących procesu oraz stylów pracy. Wielu praktyków metodyki Scrum sprzeciwia się spotkaniom indywidualnym, uważając, że ten aspekt komunikacji powinien być realizowany w ramach spotkań stand-up. Jednak nowe zespoły cenią sobie te regularne interakcje osobiste z konkretnymi członkami zespołu. Scrum Master może uznać, że takie indywidualne interakcje są kluczowe dla rozwoju zespołu i wzajemnego zapoznania.
7. Doradztwo wewnętrzne — Scrum Masterzy przeprowadzają konsultacje z członkami zespołu oraz interesariuszami wewnętrznymi w zakresie najlepszych sposobów pracy z zespołem Scrum.
8. Raportowanie — regularna analiza wykresów spalania oraz innych narzędzi do planowania portfela w celu zrozumienia, co jest tworzone i z jaką kadencją.
9. Blokery — Scrum Master wspomaga zespół, eliminując zewnętrzne przeszkody i zarządzając wewnętrznymi utrudnieniami poprzez usprawnienia procesu lub przepływu pracy.
10. Mało produktywne zajęcia — gdy praca w zespole Scrum nie idzie pełną parą, jest to problem Scrum Mastera. Może to oznaczać konieczność naprawienia zepsutych komputerów, zmiany układu biurek czy nawet wyregulowania temperatury w pomieszczeniu. Scrum Masterzy muszą być gotowi do podjęcia wszelkich działań, które mogłyby pomóc zespołowi — nawet jeśli to oznacza dostarczanie kawy i przekąsek czy dostosowanie temperatury miejsca pracy, jeśli tego właśnie zespół potrzebuje.

Do skutecznego pełnienia swojej roli Scrum Masterzy potrzebują unikalnego zestawu umiejętności miękkich. Oto niektóre z kluczowych kompetencji i cech potrzebnych do osiągnięcia sukcesu jako Scrum Master:

1. Przywództwo — Scrum Masterzy muszą się wykazywać cechami przywódczymi, ale bez popadania przy tym w autorytarność. Przewodzą poprzez służenie zespołowi i ułatwianie mu samoorganizacji.
2. Skuteczna komunikacja — jasna i przejrzysta komunikacja ma kluczowe znaczenie. Scrum Masterzy dbają o to, by wszyscy członkowie zespołu i interesariusze rozumieli status projektu, jego cele i przeszkody.
3. Empatia — ważne jest, aby rozumieć i umieć się wczuć w wyzwania zespołu. Scrum Masterzy mają za zadanie wspierać i motywować członków zespołu w przypadku trudności.
4. Rozwiązywanie problemów — Scrum Masterzy często mają do czynienia z przeszkodami i konfliktami. Muszą być biegli w rozwiązywaniu problemów i znajdowaniu rozwiązań, aby utrzymać zespół na właściwym torze.
5. Zdolność adaptacji — Scrum Masterzy powinni być elastyczni i otwarci na zmiany. Muszą dostosowywać się do bieżących potrzeb zespołu i projektu.
6. Umiejętności facylitacyjne — umiejętność skutecznego koordynowania spotkań i wydarzeń Scrum ma istotne znaczenie. Scrum Masterzy dbają o ich płynny przebieg i koncentrują się na zamierzonych rezultatach.
7. Coaching i mentoring — Scrum Masterzy szkolą członków zespołu i mentorują im w zakresie zasad Agile i Scrum, gwarantując w ten sposób ciągłe doskonalenie.
8. Wiedza techniczna — choć nie jest obowiązkowe, posiadanie wiedzy technicznej może być korzystne, zwłaszcza podczas pracy z zespołami programistycznymi. Pozwala to Scrum Masterom lepiej zrozumieć wyzwania techniczne stojące przed zespołem.
9. Zarządzanie czasem — Scrum Masterzy muszą efektywnie zarządzać czasem, aby zapewnić dotrzymanie harmonogramu przez zespół i osiągnięcie celów sprintu.

Zespół Scrum stanowi podstawowy aspekt ram postępowania Scrum. Zazwyczaj składa się z następujących ról:

1. Zespół programistyczny — są to profesjonaliści dysponujący umiejętnościami wymaganymi do dostarczenia potencjalnie gotowego do udostępnienia przyrostu produktu. Zespół programistów jest odpowiedzialny za faktyczną pracę nad tworzeniem produktu.
2. Product Owner — reprezentuje punkt widzenia interesariuszy i jest odpowiedzialny za zarządzanie backlogiem produktu i ustalanie priorytetów pracy.
3. Scrum Master — zgodnie z tym, co wyjaśniliśmy powyżej, Scrum Master odgrywa kluczową rolę w usprawnianiu procesu Scrum i zapewnianiu, że zespół przestrzega zasad metodyki.

Ramy postępowania Scrum to ustrukturyzowane podejście do metodyki zwinnego zarządzania projektami. Składają się z kilku elementów, takich jak:

1. Sprinty — sprinty to iteracje czasowe, zwykle trwające od dwóch do czterech tygodni, w ramach których zespół programistów pracuje nad ukończeniem zestawu zaplanowanych elementów pracy.
2. Backlog produktu — backlog produktu to uporządkowana według priorytetów lista wszystkich funkcji, ulepszeń i poprawek wymagających opracowania w ramach produktu. Backlogiem zarządza Product Owner.
3. Backlog sprintu — backlog sprintu to podzbiór backlogu produktu zawierający elementy robocze wybrane dla określonego sprintu.
4. Artefakty Scrum — metodyka Scrum wykorzystuje różne artefakty, takie jak wykresy spalania i tablice zadań, do śledzenia postępów i uwidaczniania pracy zespołowi i interesariuszom.
5. Wydarzenia Scrum — wydarzenia, takie jak planowanie sprintów, codzienne spotkania stand-up, przeglądy sprintów i retrospektywy sprintów, nadają strukturę i umożliwiają współpracę w zespole.

Ramy postępowania Scrum kładą nacisk na elastyczność, zdolność adaptacji i ciągłe doskonalenie, co czyni je popularnym wyborem do zarządzania złożonymi projektami według zasad Agile.

Każdy trener metodyki Scrum powie, że zespół Scrum musi mieć Scrum Mastera. Bez niego jest to stosowanie zaledwie namiastki metodyki Scrum, określane często jako ScrumBut (ang. „Scrum, ale”).

W początkach wdrażania metodyki Scrum ogromną pomocą będzie powierzenie tej roli osobie, która już wcześniej miała z nią do czynienia w praktyce. Z tego względu Scrum Masterzy są często zatrudniani jako konsultanci lub na część etatu. Każdy zespół Scrum jest jednak inny.

Wiele doświadczonych zespołów realizuje opisane powyżej obowiązki jako jednostka i z dumą dzieli się powinnościami związanymi z zarządzaniem. Rolę Scrum Mastera na zmianę pełnią różni członkowie zespołu, którzy po kolei moderują spotkania stand-up i retrospektywne.

„W ostatecznym rozrachunku cały zespół jest właścicielem procesu Scrum, więc dobry Scrum Master znajdzie sposoby, aby zachęcić do przejęcia odpowiedzialności” — wyjaśnia Mark Cruth, trener ds. nowoczesnej pracy w Atlassian.

Niestety błędne pojmowanie roli Scrum Mastera często skłania obecnych kierowników do założenia, że jest to ich rola. „Nie jest niczym niezwykłym, że Scrum Master wspiera więcej niż jeden zespół” — kontynuuje Cruth. „Z facylitacją, koordynacją i coachingiem wiąże się mnóstwo pracy, a jeśli Scrum Master jest zbyt obciążony, może nie być w stanie skutecznie pomóc organizacji w przejściu na ten nowy sposób pracy. Ważne jest, aby upewnić się, że jego zakres obowiązków nie jest zbyt szeroki”.

Aby lepiej zrozumieć, dlaczego to może stanowić problem, porównajmy opis stanowiska Scrum Mastera z innymi, niezwiązanymi z metodyką Scrum stanowiskami, które prawdopodobnie już istnieją w Twojej firmie, oraz przyjrzyjmy się, dlaczego rozdzielenie tych ról jest istotne.

Kiedy organizacja przyjmuje Scrum, nierzadko zdarza się, że kierownik projektu wspiera nową rolę — Scrum Mastera lub product ownera — aby zaspokoić nowe potrzeby organizacji. „Jeśli kierownik jest zainteresowany przywództwem, facylitacją i procesowymi aspektami zarządzania projektami, zazwyczaj zalecam zgłębienie roli Scrum Mastera” — sugeruje Cruth. „Jeśli interesuje go określanie zakresu projektu, wyznaczanie kierunku i zarządzanie interesariuszami, zazwyczaj zalecam zapoznanie się z rolą product ownera”.

Scrum Masterzy i Product Ownerzy powinni pełnić odrębne role w zespole Scrum. Gdy pojawiają się przeszkody, wyraźne rozróżnienie zarządzania procesem od kierowania rozwojem produktu ma kluczowe znaczenie.

Jak przekonujemy w naszym przeglądzie dotyczącym zarządzania produktami według zasad Agile — im bardziej menedżer produktu jest zaangażowany w pracę zespołu programistycznego, tym lepiej. Zakres zadań menedżera projektu wygląda podobnie jak w przypadku Product Ownera, który koncentruje się na potrzebach klienta i przyczynach powstania produktu. Problem pojawia się wówczas, gdy zaangażowanie zaczyna się przeradzać w dyktowanie sposobu pracy zespołu.

Obecność skutecznego Scrum Mastera pozwala zachować równowagę między kosztem zmiany sposobu postępowania a korzyściami w postaci większej wydajności. Dobry Scrum Master osiąga ten cel poprzez przyzwolenie członkom zespołu na decydowanie o najlepszych ich zdaniem sposobach realizacji celów drogą samodzielnej organizacji pracy.

Nietechnicznym odpowiednikiem Scrum Mastera jest menedżer projektu. Obie role koncentrują się na sposobie wykonywania pracy i rozwiązywania problemów poprzez usprawnianie procesów. Czy obie są wymagane do pomyślnego zarządzania projektami Agile? Odpowiedź jest krótka: nie.

Zarówno tradycyjny menedżer projektu, jak i Scrum Master mają obowiązek pomagania swoim zespołom w realizacji prac, jednak stosowane przez nich podejścia są zdecydowanie odmienne. Menedżer projektu wyznacza kamienie milowe projektu, tworzy raporty na temat postępów i ułatwia komunikację wewnątrz zespołu. Robi to jednak z pozycji sprawowania kontroli.

Z kolei Scrum Master pomaga zespołom ulepszać i usprawniać procesy, które te wykorzystują do osiągania swoich celów. Czyni to w roli członka zespołu, współpracownika — bez sprawowania kontroli. Najlepsze zespoły Scrum organizują swoją pracę samodzielnie, w związku z czym nie reagują dobrze na zarządzanie odgórne.

To tylko kilka z możliwych konfiguracji zarządzania zespołem Scrum. Niektóre organizacje wdrażają wszystkie te role, inne decydują się na jedną z nich, a jeszcze inne — nie stosują żadnej.

Przy zatrudnianiu Scrum Mastera należy zwrócić uwagę na jedną kluczową kwestię. Firma powinna być całym sercem zaangażowana w realizację ram postępowania Scrum. Scrum Master może być naprawdę skuteczny tylko wtedy, gdy firma w pełni przestrzega podstawowych zasad tej metodyki.

Scrum Master wspierający każdy zespół w zarządzaniu procesami przynosi korzyści całej firmie. Takie podejście zapewnia spójne dostarczanie wartości klientom i pozwala członkom zespołu oraz menedżerom w pełni wykorzystać swoje mocne strony.

Menedżerowie produktu mogą skoncentrować się na strategii, programiści mogą zabłysnąć w pisaniu najwyższej jakości kodu, a członkowie zespołu sprzedaży osiągają lepsze wyniki. Jest to istota dobrze funkcjonującej koncepcji Scrum.