Jesteś menedżerem projektu, a Twój zespół zamierza rozpocząć następny sprint. Ale czy zadania są gotowe, aby zespół mógł nad nimi pracować?
Aby to ustalić, potrzebujesz definicji gotowości (DoR, Definition of Ready), która jest niezbędna w zarządzaniu projektami Agile. Dzięki niej Twój zespół skutecznie poradzi sobie z zadaniem. Poza tym pomoże zespołowi w dopracowaniu backlogu.
Na tej stronie omówimy definicję gotowości w podejściach Scrum i Agile oraz wyjaśnimy, jak można ocenić, czy zadanie spełnia jej kryteria.
Czym jest definicja gotowości?
Definicja gotowości pozwala ocenić pracę, zanim Twój zespół zacznie ją wykonywać. Definiuje zadanie, historyjkę użytkownika lub punkt historyjki dla Twojego zespołu. Jeśli stosujesz podejście Scrum, definicja gotowości oznacza, że możesz natychmiast zacząć działać. Przed rozpoczęciem projektu Twój zespół musi znać:
- Twoich klientów docelowych: jakie są ich motywacje, problemy i potrzeby?
- Cele projektu: jaki jest cel projektu?
- Wymagane zadania: Czy mają wartość, zarówno dla firmy, jak i dla użytkownika? Czy są jasne i wykonalne?
- Wymagania techniczne: Czy zespół ma niezbędne zasoby? Czy członkowie zespołu rozumieją podejście lub rozwiązanie techniczne? Czy można to przetestować?
- Oszacowania czasu: Jaki jest harmonogram ukończenia pracy? Czy interesariusze i zespół uzgodnili datę zakończenia?
- Definicję ukończenia (DoD, Definition of Done): Na czym polega ukończenie? Jakich wskaźników Scrum zamierzasz użyć do oceny sukcesu?
Dopiero gdy zespół zrozumie zakres projektu, można przenieść pracę z backlogu produktu do fazy aktywnej. Wszyscy muszą wspólnie uzgodnić, czy praca jest gotowa. To pozwala ograniczyć niepotrzebną komunikację na temat obciążenia zespołu pracą.
Kluczowe komponenty definicji gotowości
Istnieje sześć krytycznych komponentów definicji gotowości, które warto wziąć pod uwagę. Pomagają one w planowaniu Agile. Te komponenty układają się w nazwę metody INVEST, której kolejne litery oznaczają:
Independent — niezależne
Element backlogu, nad którym pracujesz, nie może zależeć od żadnego innego zadania. Musi być autonomiczny. Twój zespół uniknie w ten sposób niepotrzebnej pracy.
Negotiable — podlegające negocjacji
Zadanie nie powinno być sztywno określone. Musisz wykazać wystarczającą elastyczność, aby rozważyć inne opcje, które zespół może zaproponować.
Valuable — cenne
Twoja praca musi mieć określony cel. Co ważniejsze, musi wnosić wartość dodaną z punktu widzenia produktu, klienta i firmy.
Estimable — możliwe do oszacowania
Zadanie musi być wykonalne, osiągalne i mierzalne. Zespół musi wiedzieć, jaki jest wymagany nakład czasu i wysiłku. Jeśli sprint wymaga wielu zadań, to samo dotyczy każdego z nich.
Mała firma
Praca musi być łatwa do zarządzania. Jeśli zadanie jest złożone, powinna być możliwość podzielenia go na mniejsze części. Zapobiega to wykonywaniu zbędnych czynności i pracy na najwyższych obrotach, aby dotrzymać nierealistycznych terminów. A Twój zespół się nie wypali.
Testable — możliwe do przetestowania
Określ kryteria sukcesu i ukończenia w oparciu o potrzeby biznesowe i potrzeby użytkowników. Pozwalają one zespołowi ocenić, czy zadanie zostało ukończone.
Dlaczego definicja gotowości jest ważna?
Jasna definicja gotowości wzbudzi zaufanie i ustali oczekiwania wobec Ciebie, Twojego zespołu i Twoich interesariuszy.
Oto dlaczego definicja gotowości jest ważna dla Twojej firmy:
- Usprawnienie komunikacji: definicja gotowości pomaga zespołowi lepiej komunikować, czy zadanie jest gotowe do rozpoczęcia pracy, ograniczając nieporozumienia i opóźnienia.
- Poprawa wydajności: definicja gotowości pozwala zespołowi skutecznie wykonywać zadania dzięki temu, że członkowie zespołu rozumieją wymagania techniczne i mogą działać szybciej.
- Redukcja liczby błędów: dzięki dobrej znajomości zadań zespół może ograniczyć błędy podczas sprintu.
- Promowanie współpracy: definicja gotowości to swego rodzaju uzgodnienie dotyczące współpracy, która zachęca do zdrowej współpracy w całym zespole.
Zwiększenie możliwości zespołu: definicja gotowości daje zespołowi poczucie własności i kontrolę nad pracą. „Pamiętaj, że definicja gotowości jest tworzona dla zespołu, przez zespół. Chodzi w niej o ustalenie, czego zespół potrzebuje, aby czuć się komfortowo i rozpocząć pracę” — mówi Mark Cruth, trener ds. nowoczesnej pracy w Atlassian.
Jak utworzyć skuteczną definicję gotowości?
Po wyjaśnieniu, czym jest definicja gotowości, nadszedł czas, aby ją opracować. Przejdźmy krok po kroku przez proces tworzenia skutecznej definicji gotowości dla Twojej firmy:
- Określ obowiązki swojego zespołu. Upewnij się, że każdy członek zespołu wie, za co jest odpowiedzialny.
- Zaangażuj krytycznych interesariuszy. Ich wkład i poparcie w zakresie kryteriów definicji gotowości pozwoli zminimalizować pełzanie zakresu.
- Określ strukturę i format definicji gotowości. Do czego służy lista kontrolna? Co definiuje gotową pracę? Jak zespół określa, co jest gotowe? Są to ważne pytania, które należy sobie zadać podczas tworzenia definicji gotowości.
- Utrzymuj porządek w backlogu. Nie ma to jak dobrze prowadzony backlog. Twój zespół musi sprawdzić, czy dany element pasuje do harmonogramu produktu i czy nadal jest istotny.
- Zidentyfikuj i zdefiniuj historyjki użytkowników. Określ kryteria historyjek użytkowników i ich wykonalność.
- Sprawdź zgodność z metodą INVEST. Lista kontrolna definicji gotowości pozwala określić, czy zadanie jest niezależne, podlega negocjacji, jest wartościowe, możliwe do oszacowania, małe i możliwe do przetestowania.
- Regularnie sprawdzaj swoją DoR. Priorytety się zmieniają, a DoR musi to odzwierciedlać. W przeciwnym razie Twój zespół może nie działać tak wydajnie, jak powinien. „Jeśli zauważysz, że zespół regularnie nie kończy całej swojej pracy w sprincie lub wkłada wiele wysiłku w zrozumienie tego, co musisz zrobić w sprincie, prawdopodobnie oznacza to, że musisz sprawdzić i zaktualizować swoją definicję gotowości” — wyjaśnia Cruth.
Teraz, gdy znasz już wszystkie kroki, możesz utworzyć listę kontrolną definicji gotowości w systemie Jira, aby mieć pewność, że wszyscy wiedzą, jak wykonać zadanie i jakie są oczekiwania.
Dopracowanie definicji gotowości zespołu dzięki systemowi Jira
Chcesz zacząć pracę z definicją gotowości? System Jira ułatwia zespołom programistycznym stosowanie metodyk Agile i zapewnia, że Twoja praca ma wpływ na klientów i firmę jako całość.
Opracuj definicję gotowości i wprowadź te wymagania do systemu Jira. Możesz utworzyć pola niestandardowe lub pobrać rozszerzenie, aby przygotować listy kontrolne zgłoszeń dla każdego zgłoszenia Jira. Jeśli masz różne typy prac, utwórz inną definicję gotowości, dostosowując typy zgłoszeń Jira.
System Jira upraszcza także proces porządkowania backlogu sprintu. Dzięki systemowi Jira Twój zespół programistyczny może:
- Określić, które zadania i historyjki użytkowników są gotowe i możliwe do wykonania.
- Podzielić duże zadania na mniejsze i łatwe do zarządzania sprinty.
- Wydajnie realizować sprinty i utrzymywać koncentrację na zadaniu.
- Zwiększyć prędkość dzięki maksymalnemu ograniczeniu liczby przeszkód.
Definicja gotowości: często zadawane pytania
Jak wygląda przykład definicji gotowości?
Dzięki definicji gotowości zespół wie, czy element backlogu jest gotowy na rozpoczęcie sprintu. Oto przykład definicji gotowości poprawki błędu:
Poprawka błędu zalegała w Twoim backlogu, ale teraz możesz ją przesunąć w górę. To dlatego, że Twój zespół:
- Ustalił, że jest to możliwe do wykonania. Zespół uważa, że poprawka błędu jest wykonalna i niezależna od innych zadań.
- Wypracował powszechne zrozumienie. Zespół jako całość rozumie, z czym wiąże się poprawka błędu. Wszyscy wiedzą, co jest potrzebne do jej utworzenia.
- Zna jej wartość. Zespół rozumie wpływ poprawki błędu na klientów i firmę.
- Ustalił kryteria i oś czasu ukończenia. Zespół szacuje czas na ukończenie poprawki na podstawie kluczowych punktów odniesienia.
- Uważa, że poprawka błędu jest możliwa do przetestowania i zweryfikowania. Zespół może przetestować poprawkę, aby sprawdzić, czy działa, i zademonstrować ją interesariuszom.
Jak definicji gotowości wpisuje się w zarządzanie projektami Agile?
Dzięki definicji gotowości zespoły mogą działać zgodnie z zasadami Agile. Doskonale sprawdza się w zarządzaniu projektami Agile, ponieważ Twój zespół będzie:
- Wiedział, nad jakimi zadaniami może pracować w ramach realistycznej osi czasu.
- Pracował efektywnie, ponieważ członkowie zespołu znają wszystkie zależności i wymagania.
- Miał wszystkie niezbędne informacje umożliwiające zrealizowanie zakresu prac na czas.
Czym różni się definicja gotowości od definicji ukończenia?
Definicja gotowości i definicja ukończenia są kluczowymi punktami kontrolnymi na obu końcach sprintu, ale istnieje między nimi kilka podstawowych różnic:
- Definicja gotowości: jest to kryterium pozwalające określić, czy zadanie lub historyjka użytkownika są gotowe do tego, aby zajął się nimi zespół.
- Definicja ukończenia: jest punktem odniesienia do oceny, kiedy zadanie lub historyjka użytkownika są ukończone.