Cross-functionele goedkeuringen stroomlijnen met Confluence

Je hebt te maken met veel verschillende bestanden en documenten, en je moet ervoor zorgen dat de juiste cross-functionele teamleden betrokken zijn bij je goedkeuringsproces. Eén manier om dat te doen is door goedkeuringsketens op te zetten, zoals goedkeuring van budgetten, goedkeuring van inhoud of goedkeuring van beleidswijzigingen, op basis van de specifieke behoeften van het project en de vereiste goedkeuringsaanvragen.

In Confluence kun je dit goedkeuringsproces inbouwen in regels, of geautomatiseerde workflows die zijn opgebouwd met behulp van de formule 'als-dit-dan-dat'. Elke regel wordt aangemaakt door verschillende componenten te combineren:

• Triggers: de katalysator die je regel activeert (bijvoorbeeld 'wanneer marketing een campagne-aanvraag ontvangt').
• Voorwaarden: optionele aspecten waaraan moet worden voldaan om de regel te kunnen blijven gebruiken (bijvoorbeeld, de regel activeert alleen 'wanneer de marketingmanager (gebruikersvoorwaarde) de campagne-aanvraag ondertekent').
• Branches: optionele componenten ('voor elk' plus een type object) waarmee een lineaire regel kan worden opgedeeld in meerdere routeringspaden, met de mogelijkheid om verschillende acties uit te voeren (bijvoorbeeld 'voor elke campagnestrategie die op de vervaldag door het creatieve team (indieners) wordt gestuurd, moet je de marketingmanager een e-mail sturen voor goedkeuring').
• Acties: wat er moet gebeuren als de regel wordt uitgevoerd, in dit geval geautomatiseerde goedkeuringen (bijvoorbeeld "Publiceer een nieuwe pagina voor de geselecteerde marketingcampagnestrategie").

Als je kijkt naar het bovenstaande voorbeeld, zou dat betekenen dat, hoewel je hele productteam toegang heeft tot een space, alleen de specifieke marketingmanager en creatievelingen betrokken zullen zijn bij het goedkeuringsproces van de strategie.

Je kunt een regelsjabloon uit de Confluence-automatiseringsbibliotheek gebruiken als je een beginpunt wilt met relevante vooraf geselecteerde en geordende regelcomponenten. Of je kunt de regelbouwer op de automatiseringspagina gebruiken om helemaal zelf een nieuwe regel aan te maken.

Om de zichtbaarheid hoog te houden en je multifunctionele goedkeuringsproces soepel te laten verlopen, moet je ervoor zorgen dat je iedereen op de hoogte houdt, ongeacht het team of de afdeling. Door teams en personen individueel te vermelden op Confluence worden de juiste mensen op de hoogte gehouden en blijft het goedkeuringsproces aan de gang.

Maak een teamprofiel aan om iedereen die betrokken is bij een multifunctioneel proces samen te brengen, ongeacht welke afdeling ze vertegenwoordigen. Deze profielen bieden een centrale locatie om individuele bijdragers en zelfs teamdocumentatie te bekijken. Je kunt teams vermelden op je Confluence-pagina of in je inline-opmerking om ze te laten weten dat zij aan zet zijn in de goedkeuringsketen.

Een andere mogelijkheid is om individuele gebruikers te vermelden als je de aandacht van één persoon wilt vestigen op een bepaalde pagina, opmerking of taak die je aan diegene hebt toegewezen. Zodra je een teamlid op een pagina vermeldt, ontvangt de gebruiker een e-mailmelding van Confluence, maar alleen de eerste keer dat hij of zij wordt vermeld. Als je gebruikers vermeldt in je opmerking, worden ze elke keer in realtime op de hoogte gesteld. Dus als je de communicatie en goedkeuring op gang wilt houden, vermeld dan gebruikers in inline-opmerking en pagina-opmerkingen.

Nu je vermeldingen gebruikt om iedereen op de hoogte te houden, kun je die vermeldingen uitbreiden door middel van feedback en suggesties. Feedback is de bestuurder en opmerkingen zijn de auto. En net zoals je verschillende automodellen hebt, zijn er ook verschillende soorten Confluence-opmerkingen en redenen om ze te gebruiken:

• Inline-opmerking: geschikt voor gesprekken over specifieke delen van de inhoud. Met inline-opmerkingen kun je openstaande issues onder de aandacht brengen of verbeteringen aanbrengen in delen van de pagina-inhoud. Zorg er altijd voor dat je specifieke teamleden vermeldt, zodat ze de feedback kunnen opvolgen.

• Opmerking op paginaniveau: geschikt voor bredere discussies over de volledige inhoud. Pagina-opmerkingen zijn van toepassing op de hele pagina in plaats van op specifieke delen. En vergeet niet dat als je teamgenoten vermeldt in pagina-opmerkingen, ze daar alleen de eerste keer van op de hoogte worden gebracht. Dus als je na de eerste opmerking nog meer feedback nodig hebt, zorg er dan voor dat je ze in volgende opmerkingen tagt.

Als je feedback en suggesties geeft om je goedkeuringsproces in beweging te houden, moet je een aantal vuistregels volgen, zodat je inbreng geen overweldigende puinhoop wordt.

Het doel is dat de ontvanger de opmerking oplost, dus zorg ervoor dat je zo specifiek mogelijk bent en een vraag niet beantwoordt met een andere vraag. In het geval van kleine bewerkings- of opmaakfouten kunnen teams vaak afspreken om de relevante verbeteringen aan te brengen en deze issues op te lossen zonder aanvullende inbreng van de maker van de pagina.

Pagina-opmerkingen helpen mensen die nieuw zijn op de pagina een idee te krijgen van wat er is besproken, gevraagd, beantwoord en besloten. Pagina-opmerkingen blijven op de pagina zolang je Confluence-pagina bestaat, dus houd ze netjes en overzichtelijk. Teamgenoten moeten met directe antwoorden reageren op pagina-opmerkingen om threads op hoog niveau en waardevol te houden voor andere gebruikers.

Hoewel feedback en suggesties nodig zijn voor het goedkeuringsproces, moeten teamleden nog steeds bedenken of het nodig is een opmerkingen te maken en, zo ja, hoe ze dat moeten doen. Opmerkingen kunnen zich opstapelen, vooral bij grote teams, dus als je teamgenoten grote hoeveelheden opmerkingen achterlaten, kunnen ze overwegen om een één-op-één vergadering te plannen of een meer gedetailleerde discussie te voeren.

En als gebruikers een opmerking zien waar ze het mee eens zijn, moedig ze dan aan om op de like-knop te drukken! De like-knop is vaak een onderschatte functie in Confluence, maar het is handig om uitstekend werk te erkennen of om te laten zien dat je het eens bent met een specifieke suggestie.

In sommige gevallen moet je in staat zijn om binnen je proces extra mogelijkheden voor het beheer en de beoordeling van je workflow te bieden. In Confluence kun je integraties gebruiken om goedkeuringen te krijgen voor multifunctionele projecten.

Een paar Confluence-integraties die je team kunnen helpen bij het beheren van goedkeuringen:

• Comala Document Management: beoordeel en keur de inbreng van je team goed, maak taken aan, volg opdrachten en publiceer inhoud.
• Page Approval for Confluence: zorg dat je multifunctionele teams en belanghebbenden op één lijn zitten over processen en beslissingen.
• Cenote Lockpoint and Scroll Documents for Confluence: ontgrendel en vergrendel Confluence-documentatie en -bijlagen voor handmatige goedkeuring, om wijzigingen aan te brengen en de bewerking te beheren.
• Approvals for Confluence: beoordeel documenten en pagina's en keur ze goed.
• Approval Path for Confluence: maak een workflowpad, voeg goedkeuringsstappen toe en voeg gebruikers en rechtenniveaus toe. Voeg oproep tot actie-e-mails toe om gebruikers op de hoogte te stellen.
• Adobe PDF: voeg PDF-bestanden toe aan je Confluence-pagina's zodat je ze eenvoudig kunt beoordelen.

• Contract Signatures for Confluence: bewaar je contracten en processen binnen Confluence. Je hoeft niet te exporteren, af te drukken of externe ontdertekentools te gebruiken.

Bekijk de andere Confluence-apps om te zien welke integraties geschikt zijn voor het goedkeuringsproces van je team.