Modello Documentazione di progetto master

Nelle prime due sezioni di questo modello, approfondisci i motivi che giustificano l'esistenza del progetto. Nella sezione Esigenze non soddisfatte, spiega innanzitutto il perché del progetto, quali sono le aspettative dei clienti e in che modo il progetto consentirà di soddisfarle. Nella sezione Obiettivi, punta a ciò che desideri raggiungere. Che si tratti di aumentare contenuti a pagamento o di migliorare le recensioni degli utenti, identifica il tuo obiettivo finale in modo che il team sappia qual è la tua direzione.

Dopo aver esaminato il "perché", è il momento di concentrarsi sul "chi". Nella sezione Utenti tipo del modello, indica gli utenti tipo, clienti, a cui è principalmente destinato questo cambiamento. È difficile comprendere un progetto nella sua interezza senza sapere a chi si rivolge. Pertanto, avere a disposizione questo contesto documentato aiuta tutti i membri del team a migliorare la comprensione di tutti gli aspetti del progetto.

Le story dei lavori sono utili per inquadrare i problemi affrontati dagli utenti e cercare di capire come risolverli. Nella sezione Lavori del modello, segui le istruzioni per preparare la story dei lavori utilizzando questa formula:

Quando: descrivi il contesto specifico
Voglio: descrivi l'esigenza dell'utente
In questo modo, posso: descrivi il motivo dell'esigenza

Ad esempio, ecco una story dei lavori di MURAL:

Quando progetto un workshop in MURAL e definisco delle azioni con altre persone
Voglio inviarle facilmente allo strumento di rilevamento dei ticket utilizzato dal team
In questo modo, posso continuare a lavorare senza modificare il mio flusso di lavoro

Il progetto non nasce nel vuoto ed è importante tenere traccia delle considerazioni e delle decisioni passate. Nella sezione Storia del modello, descrivi altre strategie che hai implementato per gestire il ticket e ciò che hai imparato. Nella sezione Vincoli, puoi indicare se il ticket è causato da un altro progetto o si ripercuote su un altro progetto; si tratta di dipendenze importanti di cui tenere conto. Infine, nella sezione Esplorazioni e decisioni puoi indicare altri approcci che sono stati considerati, nonché i vantaggi e gli svantaggi associati a ciascuno di essi. Non perdere traccia degli spunti emersi dall'attività di brainstorming del team: anche se al momento non li utilizzi, potrebbero rivelarsi utili in futuro.

Se il progetto prevede dei rilasci, indicali nella tabella Rilasci del modello. Il modello ti offre uno spazio dove prendere nota del nome del rilascio, del valore che aggiunge e del suo ambito. Puoi inoltre impostare uno stato per ciascun rilascio in modo da tenere traccia dell'avanzamento. 

Hai la sensazione che il progetto non faccia altro che produrre altri progetti? È del tutto normale ed è anche il motivo per il quale è così importante prendere nota delle azioni di follow-up. Quale che sia il passo successivo da compiere, aggiungilo come elemento di checklist nello spazio Passaggi successivi. Puoi anche impostare uno stato per ciascun elemento in modo da assicurarti che quelle azioni vengano effettivamente intraprese dal team e non finiscano nel dimenticatoio.

Sarebbe bello poter affermare che ogni progetto si conclude con un successo strepitoso, ma la realtà, come sai, è diversa. Per questo motivo è importante definire uno standard che ti consentirà di capire se il progetto ha soddisfatto le tue aspettative. Prendine nota nella sezione Impatto del modello. Che l'obiettivo venga raggiunto o meno, è importante documentare questa metrica, sia come fattore di motivazione sia per avere un contesto storico.