W pierwszych dwóch sekcjach tego szablonu dokładnie określ cel projektu. W sekcji Niezaspokojone potrzeby wyjaśnij najpierw przyczyny powstania projektu. Jaki cel, który teraz pozostaje niezrealizowany, chcą osiągnąć klienci i jak pomoże w tym ten projekt? W sekcji Cele dokładnie określ planowane cele. Bez względu na to, czy chodzi o zwiększenie liczby płatnych subskrypcji lub uzyskanie bardziej pozytywnych opinii użytkowników, określ ostateczny cel tak, aby był zrozumiały dla zespołu.

Po określeniu przyczyn należy wyznaczyć osoby odpowiedzialne. W sekcji Persony użytkowników szablonu wymień persony klientów stanowiących główną grupę docelową zmiany. Niewykonanie tego działania utrudni kompleksowe zrozumienie projektu. Udokumentowanie tutaj tych informacji kontekstowych pomoże całemu zespołowi lepiej zrozumieć tajniki tego projektu.

Historyjki zadań ułatwiają scharakteryzowanie problemów, które napotykają użytkownicy, i określenie sposobów ich rozwiązania. W sekcji szablonu dotyczącej zadań skorzystaj ze wskazówek, aby opracować własną historyjkę zadania, używając następującego wzoru:

Kiedy opisz konkretny kontekst

Chcę opisz potrzebę użytkownika

Dzięki czemuopisz przyczynę potrzeby

Oto przykład gotowej historyjki zadania z MURAL:

Kiedy przygotowuję warsztaty projektowe w MURAL i wymyślamy czynności do wykonania

Chcę móc je łatwo wysłać do narzędzia do śledzenia zgłoszeń, z którego korzysta mój zespół

Dzięki czemu będę móc pracować, nie zmieniając przepływu pracy

Projekt nie jest realizowany w oderwaniu od rzeczywistości i ważne jest posiadanie danych z wcześniejszych analiz i decyzji. W sekcji Historia szablonu opisz inne strategie zastosowane w celu rozwiązania problemu i wyciągnięte wnioski. W sekcji Ograniczenia można określić, czy na ten problem wpływa inny projekt lub czy ten problem dotyczy innych projektów, ponieważ należy uwzględnić te istotne zależności. I wreszcie w sekcji Informacje i decyzje można opisać inne metody, które brano pod uwagę, ich wady i zalety. Ważne, aby zachować różne pomysły przedstawione podczas burzy mózgów zespołu (nawet jeżeli w danej chwili nie wynikną z tego żadne działania) — mogą to być inspiracje na przyszłość!

Jeżeli realizowany projekt ma kilka wersji, opisz je w tabeli Wersje szablonu. Korzystając z tego szablonu, można zapisać nazwę i określić znaczenie wersji dla całości projektu. Można także ustawić stan dla każdej z wersji w celu śledzenia postępów jej realizacji. 

Masz wrażenie, że wynikiem Twojego projektu są tylko kolejne projekty? To zupełnie normalne, dlatego tak ważne jest zapisanie dalszych działań. Zapisz wszystko to, co należy zrobić w następnej kolejności jako elementy listy kontrolnej w sekcji Kolejne kroki. Możesz także określić stan każdego elementu, aby mieć pewność, że te zadania zostaną wykonane, a nie pominięte przez zespół.

Bardzo byśmy chcieli, aby każdy projekt był ogromnym sukcesem, ale nie zawsze tak jest. Dlatego należy określić wskaźnik będący punktem odniesienia, co z kolei pozwoli ustalić, czy projekt został zrealizowany zgodnie z oczekiwaniami. Zapisz taki wskaźnik w sekcji Wpływ szablonu. Bez względu na to, czy uda się osiągnąć tę wartość, będzie ona odnotowana — jako czynnik motywujący oraz do celów dokumentacji.