Główny szablon dokumentacji projektu

W pierwszych dwóch sekcjach tego formularza dokładnie określ cel projektu. W sekcji Niespełnione wymagania wyjaśnij najpierw przyczyny powstania projektu. Jaki cel, niemożliwy do zrealizowania obecnie, chcą osiągnąć klienci i jak pomoże w tym ten projekt? W sekcji Cele dokładnie określ planowane cele. Bez względu na to, czy chodzi o zwiększenie liczby płatnych subskrypcji lub uzyskanie bardziej pozytywnych opinii użytkowników, określ ostateczny cel tak, aby był zrozumiały dla zespołu.

Po określeniu przyczyn należy wyznaczyć osoby odpowiedzialne. W sekcji Profile klientów-użytkowników szablonu wymień profile klientów-użytkowników stanowiących główną grupę docelową zmiany. Niewykonanie tego działania utrudni kompleksowe zrozumienie projektu. Udokumentowanie tu tych kontekstowych informacji pomoże całemu zespołowi zrozumieć dane wejściowe i wyjściowe projektu.

Historie zadań ułatwiają scharakteryzowanie problemów, które napotykają użytkownicy i określenie sposobów ich rozwiązania. W sekcji szablonu dotyczącej stanowisk skorzystaj ze wskazówek, aby opracować własną historię stanowiska, używając następującego wzoru:

Podczas tworzenia określonego kontekstu
chcę opisać potrzeby użytkownika.
To mi pozwoli na opisanie przyczyny potrzeb.

Tak wygląda przykładowa historia stanowiska firmy MURAL:

Podczas warsztatów projektowych w firmie MURAL i planowania działań
chcę je łatwo wysłać do narzędzia do śledzenia zgłoszeń używanego przez mój zespół.
To mi pozwoli na działanie bez zmiany przepływu pracy

Projekt nie jest realizowany w oderwaniu od rzeczywistości i ważne jest posiadanie danych z wcześniejszych analiz i decyzji. W sekcji Historia szablonu opisz inne strategie zastosowane w celu rozwiązania problemu i wyciągnięte wnioski. W sekcji Ograniczenia można określić, czy na ten problem wpływa inny projekt lub czy ten problem dotyczy innych projektów, ponieważ należy uwzględnić te istotne zależności. I wreszcie w sekcji Informacje i decyzje można opisać inne metody, które brano pod uwagę, ich wady i zalety. Ważne, aby zachować różne pomysły przedstawione podczas burzy mózgów zespołu (nawet jeżeli w danej chwili nie wynikną z tego żadne działania) — mogą to być inspiracje na potem!

Jeżeli realizowany projekt ma kilka wersji, opisz je w tabeli Wersje szablonu. Korzystając z tego szablonu, można zapisać nazwę i określić znaczenie wersji dla całości projektu. Można także ustawić stan dla każdej z wersji w celu śledzenia postępów jej realizacji. 

Masz wrażenie, że wynikiem Twojego projektu są tylko kolejne projekty? To zupełnie normalne, dlatego tak ważne jest zapisanie dalszych działań. Zapisz wszystko to, co należy zrobić w następnej kolejności jako elementy listy kontrolnej w sekcji Kolejne kroki. Możesz także określić stan każdego elementu, aby mieć pewność, że te zadania zostaną wykonane, a nie pominięte przez zespół.

Bardzo byśmy chcieli, aby każdy projekt był ogromnym sukcesem, ale nie zawsze tak jest. Dlatego należy określić wskaźnik będący punktem odniesienia, co z kolei pozwoli ustalić, czy projekt został zrealizowany zgodnie z oczekiwaniami. Zapisz taki wskaźnik w sekcji Wpływ. Bez względu na to, czy uda się osiągnąć tę wartość, będzie ona odnotowana — jako czynnik motywujący oraz do celów dokumentacji.