Close

Categorieën

Overzichtsjabloon projectdocumentatie

door MURAL

Groot project? Houd iedereen op de hoogte met één enkele informatiebron.

Sjabloon gebruiken
Overzichtsjabloon projectdocumentatie

Je team werkt aan zoveel projecten dat de details soms verloren gaan of vergeten worden. Daarom is het handig om één enkele informatiebron te gebruiken waar het team op terug kan vallen als dat nodig is. Het team van MURAL gebruikt deze sjabloon in Confluence om een uitgebreid record bij te houden van hun grote projecten, inclusief doelstellingen, persoonlijke gegevens van gebruikers en meer. Gebruik de sjabloon van MURAL voor je eigen team en je hebt een bron waarin gedeeld wordt welk project is voltooid, waarom het belangrijk is, op wie het van toepassing is en hoe het werkt. Gebruik deze sjabloon om je doelen en meetwaarden vast te stellen, onderzoek naar de concurrentie samen te vatten en je belangrijkste marketingprogramma's en budgetbehoeften te bepalen. Vertrouw ons, je zult blij zijn dat je dit hulpmiddel aan je zijde hebt.

Het Masterprojectdocumentatie-sjabloon gebruiken

Stap 1. Identificeer het “waarom” achter je project

Probeer in de eerste twee gedeeltes van deze sjabloon achter het doel van je project te komen. Leg in het gedeelte Behoeften waar niet aan voldaan is uit waarom dit project er überhaupt is. Wat verwachten je klanten te bereiken wat ze nu niet kunnen bereiken en op welke manier lost dit project dit op? Zoom in het gedeelte Doelstellingen in op wat je hoopt te bereiken. Of dit nu gaat om meer betaalde aanmeldingen of het verbeteren van je gebruikersbeoordelingen, identificeer je einddoel zodat je team weet wat er bereikt moet worden.

Stap 2. Bepaal je doelgroep

Nu het “waarom” is bepaald, richten we onze aandacht op de “wie.” Vermeld in het gedeelte Gebruiker- persona's van de sjabloon de persoonlijke gegevens van de klant die het hoofddoel zijn van deze wijziging. Het is lastig om een project als geheel te begrijpen zonder te weten voor wie het is bedoeld. Als deze context dus hier wordt genoteerd zijn al je teamleden beter op de hoogte van de ins en outs van dat project.

Stap 3. Breng verhalen over je taken naar voren

Verhalen over taken zijn een handige manier om de problemen in kaart te brengen waar je gebruikers mee te maken hebben en aan te geven hoe je ze gaat oplossen. Volg de prompts in het gedeelte Taken van de sjabloon om je eigen verhaal over een taak op te stellen met behulp van de volgende formule:

Als ik de specifieke context beschrijf
wil ik de behoeften van de gebruiker beschrijven
Dus kan ik de reden voor de behoefte beschrijven

Zo ziet bijvoorbeeld een compleet verhaal over een taak van MURAL eruit:

Als ik een design workshop volg in MURAL en we met actiepunten komen,
wil ik dat ik ze eenvoudig kan versturen naar de issuetracker die mijn team gebruikt
Zo kan ik dus blijven werken zonder mijn workflow aan te passen

Stap 3. Breng verhalen over je taken naar voren

Stap 4. Verdiep je in je geschiedenis, beperkingen en beslissingen

Je project staat niet op zichzelf en dus is het belangrijk om een record te hebben van eerdere overwegingen en beslissingen. Beschrijf in het gedeelte Geschiedenis van de sjabloon andere geprobeerde strategieën om het probleem op te lossen en wat je hebt geleerd. In het gedeelte Beperkingen kun je opschrijven of dit probleem beïnvloed wordt door een ander project of een ander project beïnvloedt, aangezien dit belangrijke afhankelijkheden zijn waar rekening mee moet worden gehouden. Tot slot is het gedeelte Ontdekkingen en beslissingen de plek om andere benaderingen te vermelden die in overweging zijn genomen, maar tevens de voor- en nadelen ervan. Je wilt niet uit het oog verliezen waar je team over brainstormt (zelfs niet als je nu geen actie onderneemt). Deze inspiratiebronnen kunnen later wellicht nog van pas komen!

Stap 5. Breng je releases en volgende stappen in kaart

Als je project releases heeft dan geef je ze weer in de tabel Releasesop de sjabloon. Op de sjabloon kan de releasenaam, de waarde die deze toevoegt en de omvang worden genoteerd. Tevens kun je een status instellen voor iedere release om de voortgang ervan bij te houden. 

Heb je het gevoel dat je project alleen maar tot meer projecten leidt? Dat is normaal, en daarom is het zo belangrijk om de volgende actiepunten te noteren. Wat er ook gedaan moet worden, voeg het toe als een controlepunt in het gedeelte Volgende stappen. Ook kun je een status instellen voor ieder punt om er zeker van te zijn dat ze daadwerkelijk worden uitgevoerd en niet van de radar van je team verdwijnen.

Stap 5. Breng je releases en volgende stappen in kaart

Stap 6. Meet je impact

Hoe graag we je ook willen vertellen dat ieder project een groot succes wordt, weet je dat dit niet de realiteit is. Daarom is het belangrijk om een benchmark in te stellen zodat jij weet of je project heeft bereikt wat je ervan verwachtte. Noteer je benchmark in het gedeelte Impact van de sjabloon. Of je deze doelstelling nu wel of niet haalt, je zult er blij mee zijn dat deze gegevens zijn genoteerd ter motivatie en vanwege historische context.


MURAL is de toonaangevende digitale werkruimte for visuele samenwerking. Het bedrijf zorgt ervoor dat innovatieve teams belangrijke problemen kunnen oplossen aan de hand van eenvoudige schema's en andere visuele hulpmiddelen.

  • Brainstorming template

    MURAL

    Brainstormen

    Plan, onderneem en documenteer een brainstormsessie op afstand voor je volgende geweldige idee.

    Sjabloon gebruiken Meer informatie
  • Business status update template

    Steven Bao

    R&D Program Manager
    Atlassian

    Bedrijfsstatusupdate

    Bied leidinggevenden en alle teamleden regelmatig updates over bedrijfs- en productprestaties.

    Sjabloon gebruiken Meer informatie
  • Capacity planning template

    Atlassian

    Capaciteitsplanning

    Maak een einde aan het giswerk bij het maken van schattingen en prioriteren.

    Sjabloon gebruiken Meer informatie