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Vorlage: Master-Projektdokumentation

von MURAL

Ein großes Projekt steht an? Halte alle mit einer zentralen Informationsquelle auf dem Laufenden

Vorlage verwenden
Vorlage: Master-Projektdokumentation

Dein Team erledigt so viele Projekte, dass manchmal Informationen verloren gehen oder in Vergessenheit geraten. Deshalb ist eine zentrale Informationsquelle hilfreich, in der das Team jederzeit nachsehen kann. Das Team von MURAL nutzt diese Vorlage in Confluence für eine detaillierte Erfassung seiner großen Projekte, einschließlich Zielen, Benutzertypen, Beschränkungen und mehr. Auch du kannst die Vorlage von MURAL in deinem Team anwenden, um über eine Ressource zu verfügen, die darüber informiert, welches Projekt abgeschlossen ist, warum es wichtig ist, wer betroffen ist und wie es läuft. Nutze diese Vorlage, um deine Ziele und Metriken festzulegen, Ergebnisse deiner Marktforschung zu Mitbewerbern darzustellen und deine wichtigsten Marketingprogramme und Budgetanforderungen festzuhalten. Wir versichern dir: Du wirst noch sehr froh über diese Ressource sein.

So verwendest du die Vorlage Master-Projektdokumentation

Schritt 1: Erläutere den Grund des Projekts

Gehe in den ersten beiden Abschnitten der Vorlage auf den Zweck des Projekts ein. Im Abschnitt Unmet needs (Nicht erfüllte Anforderungen) erklärst du, warum dieses Projekt erstellt wurde. Welche Anforderung wird von deinen Kunden erwartet, die bisher nicht erfüllt wird, und inwiefern bietet dieses Projekt eine Lösung hierfür? Im Abschnitt Objectives (Ziele) beschreibst du im Detail, was du dir von diesem Projekt erhoffst. Ob dies höhere Zahlen kostenpflichtiger Registrierungen oder bessere Benutzerbewertungen sind – lege deine Ziele klar und deutlich dar, damit dein Team weiß, worauf es hinarbeitet.

Schritt 2: Bestimme deine Zielgruppe

Nachdem nun geklärt ist, warum es dieses Projekt gibt, widmen wir uns jetzt der Zielgruppe. Im Abschnitt User personas (Kundentypen) listest du die Kundentypen auf, für die die Änderungen in erster Linie gedacht sind. Ein Projekt kann nur in seiner Gesamtheit verstanden werden, wenn die Zielgruppe bekannt ist. Deshalb hilft der hier dokumentierte Kontext deinen Teammitgliedern, das Projekt mit all seinen Feinheiten zu begreifen.

Schritt 3: Skizziere deine Job-Storys

Mithilfe von Job-Storys kannst du die Probleme deiner Nutzer darstellen und deine Lösungsvorschläge erläutern. Folge den Aufforderungen im Vorlagenabschnitt "Jobs", um unter Verwendung der folgenden Formel eine eigene Job-Story zu erstellen:

Wenn ich den jeweiligen Kontext beschreibe,
möchte ich die Benutzeranforderung beschreiben,
damit ich den Grund für die Anforderung beschreiben kann

So sieht zum Beispiel eine fertige Job-Story von MURAL aus:

Wenn ich ein Design-Workshop in MURAL durchführe und wir Aufgaben erarbeiten,
möchte ich sie einfach an den Vorgangs-Tracker senden können, den mein Team verwendet,
damit ich weiterarbeiten kann, ohne meinen Workflow zu ändern

Schritt 3: Skizziere deine Job-Storys

Schritt 4: Durchforste Informationen aus der Vergangenheit, Beschränkungen und Entscheidungen

Dein Projekt ist keine isolierte Angelegenheit. Deshalb ist es wichtig, Zugriff auf frühere Überlegungen und Entscheidungen zu haben. Beschreibe im Abschnitt History (Vergangenheit) andere Strategien, mit denen du versucht hast, das Problem zu beheben, und was du aus ihnen gelernt hast. Im Abschnitt Constraints (Beschränkungen) kannst du notieren, ob dieses Problem von anderen Projekten beeinflusst wird oder andere Projekte beeinflusst. Diese Abhängigkeiten musst du unbedingt berücksichtigen. Im Abschnitt Explorations and decisions (Untersuchungen und Entscheidungen) dokumentierst du andere Ansätze, die zur Sprache kamen, sowie ihre jeweiligen Vor- und Nachteile. Verliere die Ideen deines Teams nicht aus den Augen (auch wenn du sie derzeit nicht umsetzt) – sie könnten zu einem späteren Zeitpunkt noch nützlich werden!

Schritt 5: Plane deine Releases und nächsten Schritte

Wenn dein Projekt Releases beinhaltet, trägst du diese in die Releases-Tabelle ein. Die Vorlage bietet Platz für den Namen des Release, seinen Mehrwert und seinen Umfang. Außerdem kannst du einen Status für jeden Release angeben, um den Fortschritt zu verfolgen.

Hast du das Gefühl, dein Projekt führt zu immer weiteren Projekten? Das ist normal und deshalb solltest du unbedingt auch nachfolgende Aufgaben notieren. Füge alles, was nach dem Projekt erledigt werden muss, als Checklistenpunkt in den Abschnitt Next steps (Nächste Schritte) ein. Du kannst auch für jeden Punkt einen Status angeben, um sicherzustellen, dass diese Aufgaben wirklich erledigt werden und nicht in Vergessenheit geraten.

Schritt 5: Plane deine Releases und nächsten Schritte

Schritt 6: Bemesse die Auswirkungen deines Projekts

So gern wir dir auch sagen würden, dass jedes Projekt ein großer Erfolg wird, weißt du selbst, dass die Realität anders aussieht. Aus diesem Grund ist es so wichtig, eine Benchmark festzulegen, die dir zeigt, ob dein Projekt das erwartete Ergebnis erzielt hat. Notiere deine Benchmark im Abschnitt Impact (Auswirkungen). Ob du dein Ziel letztendlich erreichst oder nicht, du wirst später froh sein, diese Metrik festgehalten zu haben – zur Motivation und als historischen Kontext.


MURAL ist ein führender Anbieter von digitalem Arbeitsraum für visuelle Zusammenarbeit. Das Unternehmen sorgt dafür, dass innovative Teams wichtige Probleme mithilfe leicht zu erstellender Diagramme und anderer visueller Tools lösen können.

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