Studio della fattibilità: in cosa consiste, tipologie e come condurlo

Punti chiave

• Ogni progetto proposto sembra valido sulla carta. Tuttavia, uno studio della fattibilità aiuta i team a capire se l'idea regge di fronte ai limiti posti dalla realtà

• Uno studio della fattibilità esamina un progetto da più punti di vista, in modo che il team possa prendere una decisione consapevole prima di impegnare risorse.

• I team che non effettuano uno studio della fattibilità spesso incorrono in problemi a metà dell’esecuzione che avrebbero potuto individuare durante la pianificazione

• Uno studio della fattibilità ben strutturato fornisce ai responsabili delle decisioni le prove necessarie per procedere con sicurezza, rivedere l'approccio o fermarsi prima di sprecare tempo e budget

Non sempre un'idea promettente si trasforma in un progetto riuscito. A volte incorre in problemi di budget, mentre altre si arena perché la tecnologia non è pronta, la timeline non è realistica o l'organizzazione non ha gli strumenti giusti per supportare il cambiamento. Uno studio della fattibilità serve a individuare questi problemi fin dall’inizio, prima che il team investa una quantità significativa di tempo e denaro.

Questo articolo spiega che cos'è uno studio della fattibilità e perché è importante nella pianificazione del progetto. Inoltre, illustra i vari tipi di valutazioni della fattibilità che i team possono eseguire e propone un framework pratico per condurne una.

Che cos'è uno studio della fattibilità?

Uno studio della fattibilità è una valutazione strutturata che serve a determinare se un progetto o una soluzione proposti sono realizzabili e se vale la pena portarli avanti prima che inizi l'esecuzione. In pratica, forza i team ad andare oltre l'entusiasmo e a valutare attentamente se l'idea è realistica, tenendo conto delle capacità, delle risorse e dei vincoli dell'organizzazione.

Consideralo un reality check. Prima che un team elabori una proposta di progetto completa, uno studio della fattibilità consente di verificare le ipotesi da cui dipende il progetto e identificare i maggiori rischi che ostacolano il percorso.

Che cosa valuta uno studio della fattibilità?

Uno studio della fattibilità in genere esamina un progetto da diversi punti di vista. Le aree specifiche dipendono dal progetto. Tuttavia, la maggior parte prevede una combinazione degli elementi seguenti.

• Praticità tecnica: se la tecnologia, i sistemi, gli strumenti e le competenze richiesti sono disponibili o possono essere acquisiti entro i limiti del progetto.

• Sostenibilità finanziaria: se i costi previsti, i finanziamenti e il rendimento atteso rendono l'investimento sensato.

• Compatibilità operativa: se i flussi di lavoro, il personale e i processi esistenti dell'organizzazione possono supportare il progetto senza interruzioni significative.

• Considerazioni legali o sulla conformità: se il progetto è soggetto a requisiti normativi, contrattuali o di policy che potrebbero creare ostacoli.

• Programmazione realistica: se il progetto può essere consegnato entro tempistiche realistiche, tenendo conto delle dipendenze e delle priorità concorrenti.

Studio della fattibilità e business case a confronto

Uno studio della fattibilità e un business case hanno scopi diversi. Mentre il primo verifica se qualcosa può e deve funzionare in termini pratici, il secondo si concentra sul motivo per cui vale la pena fare l'investimento e su quale valore può creare. Di seguito riportiamo un confronto tra questi due strumenti.

In pratica, spesso uno studio della fattibilità viene effettuato prima. Se conferma la realizzabilità dell'idea, viene sviluppato il business case sulla base di questi risultati, a supporto della richiesta di finanziamento e approvazione.

Perché gli studi della fattibilità sono importanti nella pianificazione del progetto?

Uno studio della fattibilità offre ai team un modo strutturato per valutare un progetto prima di impegnarsi nella sua realizzazione. Senza quel passaggio, le organizzazioni rischiano di procedere sulla base di informazioni incomplete. Di seguito elenchiamo i vantaggi più comuni.

Riduci i rischi del progetto

Individuare ostacoli, vincoli e punti deboli prima che inizi l'esecuzione fornisce al team il tempo necessario per affrontare i problemi quando le modifiche non comportano ancora costi elevati. Un modello di matrice di valutazione dei rischi ti aiuta a organizzare e prioritizzare tutto ciò che rilevi.

Convalida le ipotesi chiave

Verificando se le aspettative del team in merito a costi, risorse, tempistiche o implementazione sono realistiche eviterai che i piani vengano realizzati su presupposti errati. Una solida stima del progetto dipende da questo tipo di convalida iniziale.

Valuta la fattibilità complessiva del progetto

Aiutando i team a stabilire se un progetto è realizzabile e se vale la pena portarlo avanti, le organizzazioni eviteranno di investire in iniziative che non funzionerebbero mai.

Supporta decisioni binarie migliori

Fornendo agli stakeholder prove chiare per decidere se procedere, rivedere il piano, rimandare o fermarsi elimini gran parte delle congetture dalle decisioni ad alto rischio.

Quando usare uno studio della fattibilità

I team devono usare uno studio della fattibilità quando un progetto proposto comporta costi, complessità, rischi, incertezze o cambiamenti organizzativi significativi. I task piccoli e a basso rischio raramente richiedono questo livello di attenzione. Tuttavia, per tutto ciò che comporta un investimento significativo, uno studio della fattibilità aiuta a evitare errori costosi.

Di seguito elenchiamo alcune situazioni comuni in cui uno studio della fattibilità aggiunge più valore.

Prima di avviare un nuovo progetto

Iniziative come l'implementazione di nuovi software, l'apertura di una nuova linea di servizi o lo sviluppo di nuove funzionalità per un prodotto traggono tutte vantaggio da una verifica della fattibilità. Un project manager può usare lo studio per definire aspettative realistiche prima che il progetto entri nella fase successiva del suo ciclo di vita.

Prima di effettuare un investimento importante

Quando i team devono giustificare impegni relativi a budget, personale o timeline, uno studio della fattibilità fornisce le prove su cui devono basarsi le decisioni di pianificazione delle risorse.

Quando occorre convalidare le ipotesi del progetto

Un team potrebbe avere un'idea promettente, ma avere comunque bisogno di testare le ipotesi relative alla domanda, alle risorse, alla tecnologia o alla capacità di delivery.

Quando sono possibili più approcci

Uno studio della fattibilità può aiutarti a confrontare le opzioni prima di impegnarti in un percorso, in modo che il team non si vincoli a una direzione specifica senza aver prima compreso i compromessi.

Tipi di studi della fattibilità

Progetti diversi sollevano problematiche diverse, e non tutti gli studi della fattibilità devono necessariamente tenere conto di ogni aspetto. La maggior parte dei team si concentra sulle aree più pertinenti alla propria situazione. Di seguito sono descritti i cinque tipi più comuni.

Fattibilità tecnica

Valuta se l'organizzazione dispone della tecnologia, dell'infrastruttura e delle competenze necessarie per eseguire il progetto.

Fattibilità finanziaria

Verifica se i costi del progetto sono giustificati dal suo valore previsto e se sono disponibili i finanziamenti.

Fattibilità operativa

Valuta se il progetto si adatta ai flussi di lavoro, alla capacità del personale e alla cultura dell'organizzazione esistenti.

Fattibilità legale e legata alla conformità

Valuta i requisiti normativi, contrattuali o delle policy che potrebbero creare ostacoli.

Fattibilità della programmazione

Determina se il progetto può essere consegnato entro tempistiche realistiche, tenendo conto delle dipendenze e della disponibilità di risorse.

Come condurre uno studio della fattibilità in 5 passaggi

Uno studio della fattibilità non deve essere eccessivamente complicato, ma deve essere metodico. Di seguito riportiamo un framework pratico:

1. Fornisci una definizione chiara di "risultati positivi"

Descrivi il problema che il progetto deve risolvere, il risultato previsto e quali sarebbero i risultati positivi se l'iniziativa funzionasse come previsto. Degli obiettivi di progetto chiari offrono un punto di riferimento per il resto dello studio. Definire gli obiettivi in questa fase garantisce che lo studio rimanga concreto e mirato.

2. Testa le ipotesi più importanti del progetto

Identifica i presupposti da cui dipende il progetto, come il budget disponibile, la capacità interna, il supporto degli stakeholder, la preparazione tecnica e le aspettative sulle tempistiche, ed esamina ciascun elemento in modo critico. Nella maggior parte dei casi, la mancata riuscita di un progetto deriva da supposizioni non verificate che si sono rivelate errate.

3. Esamina la fattibilità da diversi punti di vista

Valuta il progetto analizzando le aree di fattibilità più pertinenti. Non tutti i progetti richiedono un'analisi approfondita di tutte e cinque le categorie. Tuttavia, saltare un'area importante può lasciare un punto cieco che in seguito comprometterà l'esecuzione.

4. Confronta i percorsi successivi più realistici

La maggior parte dei progetti ha più di un approccio possibile. Valuta compromessi come costi, complessità, tempistiche, rischio e impatto previsto per determinare quale percorso è più praticabile. Un processo iterativo può aiutarti in questa fase. I team perfezionano le proprie opzioni man mano che emergono nuove informazioni durante lo studio.

5. Trasforma i risultati in una raccomandazione chiara

Indica se il progetto sembra fattibile, quali condizioni potrebbe essere necessario affrontare per prime e se il team deve procedere, rivedere il piano, eseguire ulteriori test o sospendere il tutto.

Cosa includere in un report di studio della fattibilità

Un report formale sulla fattibilità offre agli stakeholder una panoramica chiara e organizzata dei risultati. La maggior parte dei report include le seguenti sezioni:

Suggerimenti per condurre uno studio di fattibilità più efficace

Uno studio di fattibilità è utile solo se produce risultati autentici e attuabili. I suggerimenti indicati di seguito aiutano i team a ottenere la massima utilità dal processo.

• Concentrati prima di tutto sulle principali questioni relative alla fattibilità: dai priorità alle aree che comportano i maggiori rischi o il più alto livello di incertezza, anziché cercare di dare lo stesso peso a tutto.

• Basati su prove, non ipotesi: basa ogni conclusione su dati, ricerche o input diretti da parte di esperti in materia.

• Mantieni l'ambito realistico: uno studio di fattibilità che cerca di rispondere a ogni possibile domanda richiede troppo tempo e fa perdere il focus. Definisci ciò che rientra nell'ambito e attieniti a quello.

• Confronta opzioni realistiche: evita di confrontare uno scenario ideale con alternative palesemente meno efficaci. L'obiettivo è valutare le opzioni che il team può effettivamente perseguire.

• Dai consigli chiari: chi prende le decisioni ha bisogno di una risposta diretta che indichi se un progetto è realizzabile, non realizzabile o realizzabile solo a determinate condizioni.

Utilizza studi di fattibilità per prendere decisioni migliori sui progetti

Uno studio di fattibilità è uno degli strumenti più pratici che un team possa utilizzare prima di impegnarsi in un nuovo progetto. Aggiunge struttura al processo di valutazione, evidenzia i problemi in anticipo e offre agli stakeholder gli elementi di cui hanno bisogno per prendere decisioni consapevoli.

Confluence offre ai team un unico posto in cui creare, condividere e perfezionare uno studio di fattibilità dall'inizio alla fine. Usa pagine e documenti dinamici per preparare lo studio in modo collaborativo, tabelle per confrontare opzioni e vincoli in un'unica visualizzazione, modelli per standardizzare le modalità con cui il tuo team valuta i progetti ricorrenti e lavagne per il brainstorming iniziale e l'allineamento con gli stakeholder.

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