Come monitorare i progressi del progetto dall'inizio alla fine

• Monitorare i progressi del progetto aiuta i team a capire se il lavoro segue la programmazione, è allineato agli obiettivi e procede verso i risultati giusti

• Suddividere il lavoro in milestone, task, responsabili e scadenze consente di misurare e gestire più facilmente i progressi

• I progressi del progetto dovrebbero essere esaminati regolarmente usando una combinazione di aggiornamenti, timeline, dashboard e metriche delle prestazioni

• Quando le priorità, le timeline o le risorse cambiano, i team devono aggiornare il piano del progetto ridefinendo la priorità del lavoro, riassegnando i task o adattando l'ambito

Anche il piano di progetto più efficace può perdere slancio se i team non hanno una visione chiara degli elementi completati, degli elementi posticipati e dei successivi elementi a cui prestare attenzione. 

Il monitoraggio e la visualizzazione dei progressi sono aspetti fondamentali della gestione del progetto, perché aiutano i team a restare allineati, rispettare le scadenze e raggiungere le milestone fondamentali nei tempi previsti.

In questa guida, ti spiegheremo come monitorare i progressi del progetto, quali metodi usare e quali metriche contano di più durante l'intero ciclo di vita del progetto.

Cos'è il monitoraggio dei progressi del progetto?

Il monitoraggio dei progressi del progetto è il processo di controllo del lavoro di progetto rispetto al piano, agli obiettivi, alla timeline, alle milestone e ai risultati finali. Ciò aiuta i project manager a capire quali sono i progressi del lavoro e se il progetto sta procedendo nella direzione corretta e nei tempi stabiliti.

Esistono diversi componenti chiave per capire come monitorare i progressi del progetto, tra cui:

• Completamento dei task

• Completamento delle milestone

• Aggiornamenti della timeline

• Ostacoli e dipendenze

• Carico di lavoro del team

• Cambiamenti di stato

• Rischi o ritardi

• Aggiornamenti degli stakeholder

Perché è importante monitorare i progressi del progetto?

Il monitoraggio dei progressi del progetto offre ai team leader e ai project manager una panoramica affidabile e aggiornata di come procede il lavoro, prima che i problemi diventino più difficili da correggere. Questo ti permette di: 

• Individuare tempestivamente i ritardi

• Rendere visibili gli ostacoli

• Aumenta il senso di responsabilità del team

• Ridurre la necessità di cercare aggiornamenti

• Offrire agli stakeholder maggiore visibilità sullo stato

• Riequilibrare i carichi di lavoro

• Migliorare la pianificazione e la previsione

• Garantire il collegamento del lavoro agli obiettivi di progetto

Progressi, stato e rendimento del progetto a confronto

I progressi, lo stato e il rendimento del progetto sono elementi correlati, ma che misurano aspetti diversi dell'integrità del progetto.

I progressi, lo stato e il rendimento del progetto si coordinano per offrirti un quadro completo del progetto a cui stai lavorando. Insieme, mostrano quanto lavoro è stato completato, cosa resta da fare e con quanta efficienza il team sta lavorando.

Come monitorare i progressi del progetto in 8 passaggi

Monitorare i progressi del progetto è relativamente semplice ed esistono molti metodi per farlo.

1. Inizia con un obiettivo di progetto chiaro

Per monitorare i progressi del progetto, inizia con il definire un obiettivo di progetto chiaro. Stabilire gli obiettivi è un passaggio importante perché consente di misurare i progressi del progetto rispetto all'obiettivo da raggiungere.

Un obiettivo di progetto chiaro dovrebbe includere i seguenti elementi.

• Obiettivo aziendale: gli obiettivi aziendali a cui vuoi allinearti o che vuoi raggiungere con il progetto.

• Ambito del progetto: una descrizione dettagliata delle attività, degli obiettivi, dei confini e delle esclusioni riguardanti il progetto.

• Risultati finali chiave: i prodotti o i servizi tangibili che vengono forniti durante un progetto.

• Timeline desiderata: la timeline stabilita per il completamento del progetto. Deve essere realistica e raggiungibile.

• Criteri di esito positivo: i criteri di accettazione che determinano quali condizioni devono essere soddisfatte prima che i risultati finali vengano accettati.

• Stakeholder: un elenco di tutti gli stakeholder principali coinvolti nel progetto.

• Vincoli: le limitazioni relative al progetto, ad esempio le risorse o il tempo.

2. Suddividi il progetto in milestone

Dopo aver definito chiaramente l'obiettivo, suddividi il lavoro in milestone per semplificare il monitoraggio delle iniziative più ampie. Le milestone rappresentano checkpoint significativi tra l'avvio e il completamento, per facilitare e accelerare il monitoraggio dei progressi.

Alcune milestone di progetto comuni includono:

• "Avvio del progetto completato"

• "Requisiti approvati"

• "Brief creativo finalizzato"

• "Progettazione completata"

• "Sviluppo completato"

• "Controllo di qualità completato"

• "Approvazione degli stakeholder ricevuta"

• "Lancio completato"

• "Revisione post-lancio completata"

3. Trasforma le milestone in task monitorabili

La visibilità a livello di task aiuta i project manager a vedere se ci sono progressi rispetto alle milestone. A tale scopo, trasforma le milestone in task più piccoli e monitorabili.

Puoi farlo usando le automazioni del flusso di lavoro per risparmiare tempo nella configurazione manuale dei ticket. Ciò semplifica il processo di monitoraggio del progetto eliminando le incertezze dovute alla mancanza di informazioni o di aggiornamenti sui task.

Inoltre, la suddivisione delle milestone più ampie in singoli task offre una visione più chiara di ciò che al momento sta progredendo, è bloccato o è stato completato. Ciascun task dovrebbe includere:

• Un responsabile

• Una data di scadenza

• Una priorità

• Aggiornamenti sullo stato

• Dipendenze

• Criteri di accettazione o definizione di "completato"

4. Scegli un metodo di monitoraggio dei progressi

Il passaggio successivo consiste nello scegliere un metodo di monitoraggio dei progressi. A questo scopo, esistono varie opzioni. I diversi metodi di monitoraggio dei progressi si prestano a tipi di progetti diversi.

Assicurati di sceglierne uno in base alla timeline, alla complessità, alla struttura del team e alle esigenze in materia di report del progetto.

Alcuni team usano un unico metodo di monitoraggio dei progressi, mentre i team interfunzionali più numerosi spesso combinano diversi metodi.

5. Monitora gli ostacoli, i rischi e le dipendenze

Per capire i progressi del progetto, i team devono spingere lo sguardo oltre i task che procedono lentamente, così da individuare gli ostacoli, i rischi o le dipendenze che causano ritardi. 

Il ritardo dei progetti può essere causato da vari aspetti. Task bloccati, variazioni dell'ambito, vincoli di risorse e requisiti poco chiari possono comportare il mancato rispetto delle scadenze e il rallentamento del lavoro.

6. Rivedi i progressi con regolarità

La coerenza è un altro aspetto importante nel monitoraggio dei progressi del progetto. Non dovresti monitorare i progressi solo quando si avvicina una scadenza.

È infatti necessario esaminarli regolarmente per verificare la puntualità dei progetti. Le riunioni stand-up quotidiane aiutano i team a riunirsi ogni giorno lavorativo per allinearsi sui progressi del progetto.

In alternativa, prova a organizzare check-in settimanali per garantire l'allineamento sul lungo termine. L'uso di strumenti di documentazione come Confluence semplifica l'organizzazione delle riunioni stand-up e la documentazione di ogni aggiornamento.

7. Condividi aggiornamenti chiari con gli stakeholder

L'aggiornamento degli stakeholder è uno dei vari motivi per cui è importante monitorare i progressi del progetto. Offre una vista dettagliata dei progressi del team per permetterti capire i passi in avanti compiuti rispetto agli obiettivi aziendali di ampio respiro.

I project manager devono tradurre i progressi dettagliati del team in aggiornamenti chiari per i dirigenti, i clienti e i team interfunzionali. La suddivisione dei progressi dettagliati in aggiornamenti chiari consente agli stakeholder di allinearsi più facilmente ai progetti.

8. Modifica il piano del progetto quando lo stato cambia

Monitorare i progressi non significa solo visualizzare lo stato attuale di un progetto, ma anche usare tali informazioni per imparare e agire. Quando lo stato cambia, è importante adattare il piano del progetto all'evoluzione delle esigenze.

Esistono diversi modi per modificare il piano di progetto in base ai cambiamenti dello stato, tra cui:

• Ridefinire le priorità

• Riassegnare il lavoro

• Aggiungere risorse

• Ridurre l'ambito per rispettare le scadenze 

I metodi migliori per monitorare l'avanzamento del progetto

Dalle board Kanban di Jira alle board Scrum, esistono diversi modi per monitorare l'avanzamento di un progetto. Confronta i metodi di monitoraggio dei progressi per trovare la soluzione migliore per il tuo progetto.

Tra i metodi più comuni per monitorare l'avanzamento del progetto ci sono le board Scrum di Jira, le board Kanban, le timeline di progetto e i grafici burn-down.

Metriche dell'avanzamento del progetto importanti da monitorare

Le metriche aiutano i team a definire i criteri di raggiungimento degli obiettivi in modo chiaro, misurabile e concreto. Queste metriche chiave sono una parte fondamentale del monitoraggio dell'avanzamento del progetto.

Strumenti per monitorare l'avanzamento del progetto

Oltre ai metodi di tracciamento, i project manager possono utilizzare diversi strumenti per monitorare i progressi.

Board di progetto

Attraverso le board del progetto, i team possono visualizzare il lavoro in base allo stato, grazie a una vista semplificata che mostra quali lavori sono in corso, quali sono stati completati e quali sono in arrivo.

Le board di Jira aiutano i team a gestire il lavoro in flussi personalizzabili, cosa che le rende utili per i team Agile, i team di progetto e i flussi di lavoro interfunzionali.

Visualizzazioni timeline e roadmap

Le timeline offrono ai project manager una visione chiara di scadenze, dipendenze e tempistiche delle milestone. La visualizzazione timeline di Jira può aiutare i team a pianificare il lavoro in base alle scadenze e a capire come i task sono collegati all'interno del progetto, contribuendo ad allineare il lavoro quotidiano con le milestone fondamentali più ampie.

Dashboard e report

Con le dashboard e i report sull'avanzamento, i team possono monitorare lo stato, i rischi e le tendenze del progetto. Inoltre, offrono ai project manager una panoramica chiara di come sta procedendo un progetto e di cosa potrebbe ostacolarne l'avanzamento.

Le dashboard e i report di Jira consentono ai team di monitorare metriche di avanzamento come lavori scaduti, avanzamento dello sprint, task bloccati, carico di lavoro e tendenze di consegna.

Questa visibilità aiuta a ridurre il lavoro manuale necessario per creare report sullo stato del lavoro. Ad esempio, Bandhan Life utilizza dashboard e filtri di Jira per monitorare l'avanzamento del lavoro e le milestone anziché raccogliere manualmente gli aggiornamenti dello stato. 

Come spiega Shahid di Bandhan Life, i team ora hanno "una vista di ciò che accade in tempo reale" e ciò contribuisce a promuovere il senso di responsabilità.

Automazione del flusso di lavoro

Gli strumenti di automazione del flusso di lavoro riducono le attività ripetitive della gestione dei progetti, in modo che il team possa concentrarsi sull'avanzamento del lavoro. Con Automazione Jira, puoi configurare promemoria automatici, aggiornamenti dello stato, notifiche e altre azioni ricorrenti del flusso di lavoro.

Documentazione del progetto

La documentazione del progetto consente a team e dirigenti di trovare facilmente obiettivi, ambito, decisioni e aggiornamenti del progetto in una posizione centralizzata.

Le pagine Confluence sono una soluzione semplice per la documentazione, in quanto ti permettono di salvare piani di progetto, note delle riunioni, registri delle decisioni, aggiornamenti dello stato, requisiti e lezioni apprese. Quando aggiorni le pagine di Confluence, vengono aggiornate per tutti in tempo reale.

Modelli di aggiornamento dello stato

I modelli aiutano i project manager a comunicare l'avanzamento del lavoro in modo chiaro e coerente, evitando che si crei confusione tra gli stakeholder e garantendo l'allineamento tra i team.

Il modello di aggiornamento dello stato del progetto di Confluence consente ai team di standardizzare gli aggiornamenti relativi ai lavori completati, ai rischi, ai blocchi, alle decisioni e ai passaggi successivi.

Mantieni il tuo team allineato mentre il lavoro del progetto avanza

Monitorare l'avanzamento del progetto aiuta i project manager ad assicurarsi che il lavoro proceda. Esistono diversi metodi e strumenti di monitoraggio dell'avanzamento che puoi usare per mantenere i team allineati e fare in modo che i progetti procedano verso l'obiettivo finale.

Jira aiuta i team a monitorare task, responsabili, scadenze, blocchi, flussi di lavoro, dashboard e report, in modo che i project manager abbiano una visibilità in tempo reale su come sta procedendo il lavoro.

Confluence offre uno spazio di lavoro condiviso per documentare obiettivi del progetto, aggiornamenti dello stato, note delle riunioni, consentendo ai team di mantenere il contesto del progetto allineato con il lavoro monitorato.

Domande frequenti sull'avanzamento del progetto

Quali sono alcune best practice per monitorare l'avanzamento del progetto?

Quando monitori l'avanzamento di un progetto, è importante definire un obiettivo del progetto chiaro, suddividere il progetto in milestone e task e controllare l'avanzamento con una programmazione regolare.

Come fai a sapere se un progetto sta subendo ritardi?

Puoi individuare un progetto che sta rimanendo indietro esaminando il lavoro non ancora completato, le scadenze imminenti, gli ostacoli e i rischi. Identificare tempestivamente questi problemi aiuta a prevenire ritardi nel progetto.

Con che frequenza occorre monitorare l'avanzamento del progetto?

L'avanzamento del progetto deve essere monitorato quotidianamente tramite riunioni stand-up, con l'aggiunta di check-in settimanali, che offrono ai project manager la possibilità di affrontare milestone di progetto più ampie.

Come fanno i project manager a monitorare l'avanzamento del lavoro di più team?

I project manager usano strumenti come le board Kanban e Scrum per monitorare l'avanzamento del lavoro di diversi team. In questo modo, i team interfunzionali possono rimanere sempre allineati e responsabili del proprio lavoro.