Bandhan Life unisce i team con Jira e Confluence Cloud

Sfida: l'azienda indiana Bandhan Life voleva un modo migliore per connettere i team e lavorare in tutta l'organizzazione in modo da migliorare la collaborazione, il monitoraggio, l'allineamento strategico e la visibilità.

Soluzione: la compagnia di assicurazioni sulla vita ha ampliato l'uso di Jira e Confluence per creare un sistema di lavoro unificato e collaborativo.

Impatto: centralizzando quasi tutti i team su Jira e Confluence, Bandhan Life non solo ha raggiunto l'obiettivo originale, ma ha anche risparmiato tempo sulla gestione dei progetti e sulla rendicontazione.

Costruire un'esperienza assicurativa incentrata sul digitale con un sistema di lavoro connesso

Bandhan's Life è la prima compagnia assicurativa indiana ad adottare modelli di lavoro digitali e distribuiti. Il team ha dei piani audaci per guidare il cambiamento nel proprio settore, con l'obiettivo di semplificare l'esperienza di dipendenti, clienti e partner.

Tradizionalmente, i processi relativi all'assicurazione sulla vita erano altamente manuali e richiedevano molte pratiche burocratiche e documentazioni. Anche la sicurezza è una preoccupazione fondamentale, poiché il settore assicurativo gestisce informazioni sensibili vulnerabili alle frodi.

Per Bandhan Life, il passaggio a un nuovo modello era un obiettivo ambizioso. Al fine di realizzarlo, il team sapeva che avrebbe dovuto modificare i processi e la piattaforma.

Alla ricerca di un sistema centralizzato per la comunicazione, la collaborazione e l'allineamento

Il lavoro quotidiano di Bandhan Life richiede spesso la collaborazione tra parti interne ed esterne, ad esempio quando i dipendenti eseguono l'onboarding di nuovi partner di distribuzione (come banche e broker assicurativi) per vendere le polizze assicurative sulla vita della società. Con così tanto coordinamento, facilitare la collaborazione era una priorità fondamentale di questa trasformazione digitale.

Prima che Bandhan ampliasse l'uso degli strumenti Atlassian, i dipendenti disponevano dei propri processi per ogni flusso di lavoro. La maggior parte di lavoro monitorava il lavoro in Excel e comunicava tramite Slack, e-mail e Microsoft Teams. Le informazioni erano suddivise in silos tra questi sistemi, il che significa che le persone dovevano cercare informazioni su più piattaforme o inseguirsi a vicenda.

Ciò non solo ha creato attriti e rallentato le persone, ma ha anche reso difficile la segnalazione e l'assegnazione delle priorità. Con più di 120 progetti in 25 reparti, era difficile per la leadership vedere come procedesse il lavoro e allocare le risorse, soprattutto tra diverse sedi e aree dell'organizzazione.

"Ci sono voluti due giorni lavorativi solo per preparare un report sullo stato di avanzamento del progetto", spiega il vicepresidente dell'ufficio del CEO, Shahid Hussain. "Dovevamo crearlo, esaminarlo e poi modificarlo di nuovo prima che fosse pronto per essere visto dalla dirigenza".

Il vicepresidente esecutivo del CISO e della governance IT Kiran Belsekar aggiunge: "Essendo un'organizzazione che lavora da qualsiasi luogo, è diventato difficile tenere traccia dei progetti, effettuare i check-in giornalieri e monitorare il lavoro dei dipendenti. Tutti lavoravano sodo, ma sfortunatamente i risultati non venivano raggiunti dal punto di vista dell'OKR".

Bandhan Life aveva bisogno di un sistema di lavoro più connesso che registrasse gli avanzamenti, mantenesse i team allineati e creasse visibilità su come il lavoro raggiungeva obiettivi generali. "Volevamo creare un'ampia visibilità come modo migliore per indirizzare l'energia verso gli obiettivi organizzativi e tenere le persone lontane dai silos", afferma Kiran.

Espansione di Jira e Confluence in un sistema di lavoro, col supporto di Padah Solutions

Bandhan Life ha scelto Padah Solutions come Solution partner per contribuire a vincere questa sfida. Priti Kumar, fondatore di Padah Solutions, ha consigliato di espandere l'utilizzo di Atlassian da parte dell'azienda invece di adottare un nuovo strumento. I team tecnici di Bandhan Life erano già da tempo utenti di Jira, quindi puntare appieno su Atlassian Cloud aveva senso.

Per soddisfare le esigenze delle diverse funzioni aziendali, Padah Solutions ha distribuito board Jira sia in formato agile che a cascata. Ha anche integrato Jira con Microsoft Outlook e Teams in modo che Bandhan Life potesse utilizzare questi strumenti in modo più snello e centralizzare la comunicazione.

"Padah ha analizzato i nostri requisiti e ha progettato soluzioni efficaci", afferma Shahid. "Li abbiamo contattati spesso durante tutto il processo e il tutto è stato completato molto rapidamente grazie al loro coinvolgimento e alla loro esperienza con Jira".

Jira e Confluence: gli strumenti perfetti per la cultura collaborativa di Bandhan Life

Oggi, Atlassian Cloud funge da piattaforma di collaborazione per quasi tutta l'organizzazione. I team usano Jira per collaborare e tener traccia del lavoro e Confluence come knowledge base centralizzata. "Gli strumenti Atlassian sono diventati la nostra cultura", afferma Kiran. "Ogni iniziativa comincia da Jira".

Ora, i team di Bandhan Life possono facilmente lavorare insieme durante tutto il ciclo di vita di ogni progetto, indipendentemente dal numero di persone che devono collaborare.

Fin dall'inizio, i team creano roadmap complete e dettagliate per la definizione delle priorità e la programmazione con Programmi Jira. Quindi, i ticket vengono creati in Jira, i task vengono assegnati e le sequenze temporali impostate, il tutto automaticamente. I dipendenti usano Jira e Confluence per comunicare durante la pianificazione e l'esecuzione, cosa che aiuta tutti a rimanere aggiornati, a gestire le dipendenze e ridurre al minimo i ritardi. "Quasi tutti dipendono da qualche altra funzione e, con Jira, tutto questo è facile da capire", afferma Shahid. "I report mostrano chiaramente quali team dipendono da altri per il supporto e i deliverable".

Le dashboard e i filtri in Jira facilitano anche il monitoraggio di avanzamenti e milestone chiave, eliminando la necessità per i manager di raccogliere manualmente gli aggiornamenti di stato o trascorrere giorni a compilare un report. "Trascorriamo meno tempo a scoprire le varie fasi dei progetti e capire quali siano importanti", afferma Shahid. "Abbiamo una visione in tempo reale su tutti gli eventi, cosa che migliora molto la responsabilità di tutti".

Collaborazione, comunicazione e visibilità: lavorare insieme per ottenere risultati chiave

Da quando ha adottato il sistema di lavoro Atlassian, Bandhan Life ha registrato miglioramenti misurabili in termini di velocità, visibilità ed efficienza. "Siamo un'organizzazione fortemente orientata ai risultati. Jira e Confluence ci stanno aiutando a portare avanti questo approccio mentre impostiamo un nuovo standard per un modello di lavoro da remoto e digital-first", afferma Shahid.

Adozione del 90% entro 90 giorni

Poiché Padah Solutions ha assistito Bandhan Life nella configurazione di Jira e Confluence in modo da soddisfare tutte le diverse esigenze dei loro team, l'organizzazione ha riscontrato una rapida adozione. Entro tre mesi, il 90% degli utenti aveva adottato gli strumenti Atlassian Cloud come parte integrante delle operazioni quotidiane.

30% di tempo in meno dedicato alla gestione dei progetti

Con Jira e Confluence, non è necessario inseguire gli stakeholder per valutare gli avanzamenti. Nelle oltre 100 board Jira dei progetti di Bandhan Life, i manager trovano tutte le informazioni di cui hanno bisogno. Dopo la transizione, i manager stanno trascorrendo il 30% di tempo in meno a monitorare e gestire i progetti, il che significa più tempo da dedicare ai lavori ad alto impatto.

20% di aumento della produttività individuale

Prima di Jira e Confluence, i dipendenti dovevano trascorrere tempo ogni giorno a scavare nei sistemi, chiedere aiuto ai colleghi e gestire dipendenze e approvazioni. Jira e Confluence rimuovono la maggior parte di quel lavoro, facendo risparmiare a ogni dipendente circa 1,5 ore al giorno.

400 ore all'anno risparmiate sulla creazione di report

Prima di centralizzarsi su Atlassian Cloud, i team impiegavano due giorni a preparare un report ogni volta che dovevano condividere i progressi del progetto con i dirigenti. Jira ha automatizzato quasi tutto questo lavoro, facendo risparmiare circa 100 ore al trimestre o 400 ore all'anno.

95% di tutte le comunicazioni acquisite in Jira

Invece di rimanere sparse su Excel, e-mail, Slack e Teams, quasi tutte le comunicazioni relative al progetto (tranne per i lavori di vendita sul campo) vengono ora acquisite e tracciate all'interno di Jira, aiutando le persone a sentirsi più informate sugli avanzamenti e sullo stato del loro lavoro. "Abbiamo piena visibilità prima ancora di iniziare il lavoro", spiega Shahid. "Ogni iniziativa è inserita in Jira e un'e-mail di trigger informa tutti del suo lancio".

Priorità in tempo reale

Con una maggiore visibilità e una rendicontazione più semplice, i dipendenti possono prendere decisioni più rapidamente e adeguarsi alla situazione secondo necessità. I leader possono inoltre dare priorità in modo dinamico e collaborativo, visualizzando qualsiasi stato di progetto in Jira durante le riunioni invece di affidarsi a un report statico.

Poiché tutti possono vedere stato e importanza di un progetto a colpo d'occhio e in tempo reale, i dipendenti di tutti i livelli dell'azienda, non solo i dirigenti, trovano più facile concentrarsi sul lavoro che conta di più. "Con Jira e Confluence, tutti danno automaticamente la priorità a ciò che è importante e, naturalmente, lavorano per raggiungere risultati finali migliori", afferma Shahid.

La piattaforma e i partner giusti per portare il mondo delle assicurazioni indiane verso una nuova era

L'unificazione su Jira e Confluence Cloud ha migliorato l'esperienza dei dipendenti di Bandhan Life e allo stesso tempo anche i distributori che vendono le polizze e i clienti che vogliono assicurare il proprio futuro ne stanno beneficiando. "Abbiamo assistito a un aumento della velocità sia per la consegna dei prodotti che per l'onboarding di partner", spiega Shahid.

Con gli strumenti Atlassian Cloud e il supporto di Padah Solutions, i team di Bandhan Life stanno realizzando la loro visione di un'esperienza assicurativa digital-first più pratica per i dipendenti, i partner e i clienti in tutto il Paese.