Principio di Pareto: come la regola 80/20 aiuta i team a prioritizzare il lavoro

Punti chiave

• Il principio di Pareto descrive un pattern ricorrente (circa l'80% dei risultati deriva dal 20% delle cause) che si manifesta nelle attività, nell'economia, nel software e in molti altri ambiti

• Applicando la regola 80/20 indirizzerai le tue energie verso il piccolo numero di task, clienti o iniziative che producono i risultati migliori

• Anziché procedere per tentativi per individuare gli elementi di maggiore impatto, i team dovrebbero utilizzare strumenti centralizzati per far emergere schemi ricorrenti e prendere decisioni basate su dati concreti.

• Il lavoro dall'impatto elevato merita la priorità, ma i task e i clienti rimanenti richiedono comunque un livello base di attenzione e cura

La maggior parte dei team ha più lavoro che tempo. Le richieste si accumulano, le riunioni si moltiplicano e può sembrare che tutti i task siano ugualmente urgenti, anche quando in realtà non lo sono. 

Infatti, il 78% delle persone afferma di dover partecipare a così tante riunioni da avere difficoltà a portare avanti il proprio lavoro. Il principio di Pareto offre un modo semplice per ridurre tutto ciò che intralcia il lavoro.

Questo principio, noto anche come regola 80/20, è l'idea secondo cui in genere è una piccola percentuale di cause a determinare la maggior parte dei risultati. Se riesci a capire dove si trova la chiave nel tuo lavoro, il tuo team può distribuire l'impegno su tutti i task e concentrarlo dove conta davvero. 

Questo articolo spiega che cos'è il principio di Pareto, da dove deriva, come si manifesta nel mondo reale e come applicarlo nella tua matrice di prioritizzazione e nel lavoro quotidiano sui progetti.

Che cos'è il principio di Pareto?

Il principio di Pareto è l'osservazione secondo cui circa l'80% degli effetti deriva dal 20% delle cause. Non è una regola rigida né una legge matematica. 

È piuttosto uno schema ricorrente che emerge nel business, nell'economia, nella biologia e nella vita quotidiana e ci ricorda che raramente c'è un equilibrio tra input e output. A volte questo principio è anche detto "legge dei pochi vitali".

Questa formulazione coglie ciò che lo rende utile: non tutti i task, i clienti o le segnalazioni di bug meritano la stessa attenzione. La regola 80/20 ti invita a chiederti quale 20% del tuo impegno produce l'80% dei risultati, e poi a stabilire le priorità a partire da lì.

Questa regola è visibile in un'ampia gamma di contesti. Nel business, l'80% dei ricavi di un'azienda spesso deriva dal 20% dei suoi clienti. Nello sviluppo software, una piccola percentuale di funzionalità genera la maggior parte del coinvolgimento degli utenti. 

Tuttavia, con la pianificazione strategica, è raro che le iniziative più allineate agli obiettivi aziendali siano distribuite in modo uniforme in un portfolio.

Qual è l'origine del principio di Pareto?

Il principio è stato elaborato dall'economista italiano Vilfredo Pareto, che all'inizio del Novecento scoprì che circa l'80% dei terreni in Italia era di proprietà del 20% della popolazione e osservò che questo tipo di distribuzione non uniforme si presentava in modo costante in diversi Paesi e contesti economici.

Decenni dopo, l'esperto di gestione della qualità Joseph M. Juran riconobbe l'applicabilità dell'osservazione di Pareto a contesti più ampi e la formalizzò come principio aziendale. 

Juran ha applicato il concetto 80/20 al miglioramento dei processi e al controllo di qualità, sostenendo che la maggior parte dei problemi in qualsiasi sistema può essere ricondotta a un numero ridotto di cause. Il suo lavoro ha introdotto il principio di Pareto nel pensiero aziendale mainstream, dove da allora è diventato un elemento fondamentale della strategia operativa.

Cos'è un diagramma di Pareto?

Un diagramma di Pareto è un grafico a barre a doppio asse usato per identificare i fattori che influiscono maggiormente su un risultato specifico. Combina i singoli valori mostrati come barre in ordine decrescente con una linea cumulativa che tiene traccia del totale progressivo di tutti i fattori. 

Insieme, aiutano a vedere facilmente a colpo d'occhio quale 20% delle cause determina l'80% dei risultati, senza bisogno di analizzare dati non elaborati.

Ecco perché i team usano regolarmente i diagrammi di Pareto:

• Risoluzione dei problemi: un diagramma di Pareto mostra in modo evidente quali problemi causano più danni. Invece di cercare di correggere tutto in una volta, i team possono concentrarsi sulla quantità ridotta di cause che determinano la maggior parte dell'impatto.

• Assegnazione delle risorse: quando il tempo e il budget sono limitati, un diagramma di Pareto evita che i team investano troppo impegno in lavoro dal basso ritorno, perché mostra chiaramente cosa vale la pena affrontare e cosa, invece, può aspettare.

• Comunicazione: non sempre gli stakeholder capiscono perché alcuni progetti hanno la priorità rispetto ad altri. Un diagramma di Pareto offre prove visive a supporto di questa tesi, perché mostra i dati su cui si basa il processo decisionale, che evitano di doversi basare sull'istinto.

Esempi concreti del principio di Pareto

La regola 80/20 viene adottata costantemente in tutti i settori e nelle varie funzioni. Ecco alcuni modi in cui tende a manifestarsi nella pratica:

• Sviluppo software: in genere, circa l'80% degli arresti anomali e degli errori può essere ricondotto al 20% dei bug in una base di codice. La risoluzione dei problemi che rientrano in questa categoria principale ha un effetto sproporzionato sulla stabilità del prodotto.

• Gestione del tempo: circa l'80% dei risultati significativi tende a derivare dal 20% dei task a cui le persone si dedicano ogni giorno. Tutto il resto corrisponde ad attività, non necessariamente a progressi.

• Produttività del team:United Airlines offre un esempio concreto di come l'attenzione per qualcosa che causa costantemente perdite di tempo può avere un impatto enorme. Creando modelli di coaching Agile in Confluence, i coach riducono dell'80% il tempo dedicato alla pianificazione delle sessioni di gruppo, liberando tempo per occuparsi di un supporto pratico. 

• Assistenza clienti: circa l'80% dei reclami relativi all'assistenza è spesso causato dal 20% dei clienti, il che può indicare lacune nell'onboarding, nell'adeguatezza dei prodotti o nella comunicazione.

• Vendite: In molte organizzazioni, l'80% dei ricavi è generato dal 20% della base clienti, il che rende particolarmente importanti la fidelizzazione e l'espansione in quel segmento.

• Ritardi dei progetti: la maggior parte dei rallentamenti dei progetti è generalmente riconducibile a una quantità limitata di ostacoli ricorrenti, come problemi di comunicazione, responsabilità poco chiare o singole dipendenze dei progetti che continuano a slittare.

Come il principio di Pareto migliora la prioritizzazione dei progetti

Quando è applicato al lavoro sui progetti, il principio di Pareto aiuta i team a porsi una domanda più mirata: quali task, ostacoli, riunioni o flussi di lavoro sono davvero responsabili della maggior parte dei risultati o della maggior parte dei ritardi? 

Questo cambiamento nel modo di pensare modifica l'approccio dei team alla definizione degli obiettivi, alla gestione dei carichi di lavoro e all'assegnazione delle risorse in un progetto. Ecco come la regola 80/20 si applica ad aree specifiche del lavoro sui progetti:

La tabella sopra è utilizzabile solo se si definiscono obiettivi del progetto chiari prima di iniziare. Senza, non esiste un modo affidabile per stabilire quale lavoro rientra nel 20% vitale.

Come applicare il principio di Pareto

Il principio di Pareto è utile soprattutto quando smette di essere un'idea astratta e diventa un processo reale. Ecco un modo pratico per affrontarlo con il tuo team.

1. Definisci il risultato che vuoi migliorare

Prima di poter identificare il 20% delle cause su cui vale la pena concentrarti, devi definire chiaramente l'80% dei risultati che stai cercando di influenzare. Se il risultato non è definito, non hai alcuna base per risalire a ritroso alle cause. 

Inizia con il risultato. Tutto il resto segue da lì.

2. Usa i dati per identificare le cause che provocano l'impatto maggiore

Tirare a indovinare quali sono i task più importanti è uno degli errori più comuni commessi dai team per quanto riguarda la gestione del tempo. L'uso di uno strumento centralizzato come Jira per monitorare il lavoro sui progetti ti permette di vedere schemi reali.

Sono incluse informazioni di questo genere: quali tipi di ticket continuano a ripresentarsi, quali flussi di lavoro rallentano il lavoro e a cosa dedica effettivamente tempo il tuo team. Grazie ai dati, non serve più fare congetture nel monitoraggio dei progetti ed è più facile individuare i pochi elementi davvero importanti.

3. Standardizza il lavoro ripetitivo per liberare la capacità del team

La maggior parte dei team dedica una quantità significativa del tempo al lavoro di routine, ripetitivo e particolarmente adatto all'automazione, ad esempio rispondere sempre alle stesse domande, instradare gli stessi tipi di ticket e inviare gli stessi follow-up.

L'automazione del flusso di lavoro gestisce l'80% del lavoro ripetibile, così il tuo team può concentrare la propria attenzione sul 20% dei problemi strategici che fanno davvero crescere l'organizzazione e richiedono il giudizio umano.

L'impatto può essere significativo. Expedia risparmia 400 ore al mese grazie alle automazioni di Atlassian. In sole otto settimane, il 70% dell'azienda ha adottato Rovo, con circa 200 agenti Rovo che aiutano il personale a gestire task che richiedono molto tempo e ad aumentare la capacità. 

Questo significa meno tempo dedicato al lavoro manuale e più tempo a disposizione per le iniziative che fanno progredire l'azienda. 

4. Offri più risorse alle persone e ai processi che generano risultati

Il principio di Pareto si applica anche al talento. Un gruppo relativamente piccolo di persone o processi ben progettati spesso determina una quantità sproporzionata dei risultati. 

Gli investimenti in un onboarding più solido, in una documentazione più chiara e in una formazione continua offrono a più membri del team il contesto di cui hanno bisogno per prioritizzare i task in modo efficace e risolvere i pochi problemi vitali senza bisogno di escalation.

5. Passa dal lavoro reattivo alla risoluzione proattiva dei problemi

Risolvere problemi continui è estenuante e raramente crea un valore duraturo. Quando i team si basano sui dati storici, provenienti dareporting della dashboard, revisioni di progetti precedenti e modelli ricorrenti dei ticket, possono iniziare ad anticipare i problemi prima che si verifichino. 

Ecco la differenza tra passare il tempo nel reagire agli effetti (80%) e investirlo invece nelle relative cause (20%) e nelle azioni che impediscono ai problemi di emergere fin dall'inizio. L'allineamento degli obiettivi nel team rende questo cambiamento più sostenibile nel tempo.

Comuni convinzioni errate e limiti del principio di Pareto

La regola 80/20 è una prospettiva utile, ma viene applicata in modo errato abbastanza spesso da richiedere la trattazione di un paio dei fraintendimenti più comuni.

• La somma dei numeri non deve necessariamente dare 100. La formulazione "80/20" è solo illustrativa, non matematica. La suddivisione effettiva potrebbe essere 90/10 o 70/30, ciò che descrive il principio di Pareto è l'asimmetria tra causa ed effetto, non un rapporto preciso. I team che si fissano sul raggiungere esattamente 80 e 20 stanno perdendo di vista il punto.

• Assegnare una priorità più bassa non significa ignorare. Individuare il 20% delle attività che genera la maggior parte dei risultati non significa che l'altro 80% sparisca dalla tua lista di cose da fare. I clienti al di fuori della fascia più rilevante meritano comunque una risposta e anche i bug al di fuori del 20% critico devono comunque essere sottoposti a valutazione. Il principio di Pareto ti aiuta adare priorità e risolvere i ticket e ad allocare al meglio le tue energie, ma non è un motivo per trascurare i ticket che richiedono un livello standard di servizio o manutenzione.

Usa il principio di Pareto per dare priorità ai ticket con l'impatto maggiore

Il principio di Pareto non ti dirà esattamente su quale ticket lavorare, ma ti indicherà la direzione giusta. Rendendoti conto che un ridotto numero di cause è responsabile della maggior parte dei risultati, puoi smettere di distribuire gli sforzi in modo uniforme e iniziare a concentrarli dove hanno il maggiore impatto. 

È un cambiamento di mentalità che rende più efficace ogni altratecnica di gestione del tempo e ogni processo di pianificazione.

Jira è il livello di diagnostica che rende applicabile il principio di Pareto. Grazie al monitoraggio in tempo reale, ai report e all'automazione, Jira offre ai team la visibilità necessaria per capire esattamente dove si perde tempo, quali bloccanti continuano a emergere e quali iniziative sono più strettamente collegate agli obiettivi aziendali. 

Quando i tuoi dati sono centralizzati e chiari, le poche cose davvero importanti diventano molto più facili da trovare.

Principio di Pareto: domande frequenti

Come si applica il principio di Pareto alla produttività e alla gestione del tempo?

Il principio di Pareto suggerisce che circa l'80% dei risultati deriva dal 20% degli sforzi. Tradotto in produttività, questo significa che concentrarti sui task con l'impatto maggiore può portare ai risultati migliori, aiutando persone e team a dare priorità al proprio tempo in modo più efficace.

Perché le aziende utilizzano il principio di Pareto per prendere decisioni?

Le aziende usano il principio di Pareto per identificare i fattori chiave che determinano la maggior parte dei risultati, come i prodotti con le prestazioni migliori o i problemi più comuni dei clienti. Questo aiuta ad allocare le risorse in modo efficiente e a rendere massimo l'impatto.

Il principio di Pareto può essere sfruttato per identificare e risolvere i problemi?

Sì, analizzando quali cause portano alla maggior parte dei problemi o delle inefficienze, i team possono concentrare i propri sforzi sulle aree che produrranno i miglioramenti più significativi, invece di disperdere le risorse.

Ci sono limitazioni o convinzioni errate sull'utilizzo del principio di Pareto?

Un equivoco comune è pensare che la ripartizione 80/20 sia sempre esatta, quando in realtà è semplicemente un'indicazione. Non tutte le situazioni rientrano in questo rapporto e affidarsi troppo a questo principio può portare a trascurare fattori importanti, ma meno evidenti.