Weniger Meetings dank Confluence
Die meisten Meetings sind reine Zeitverschwendung. Man kann es nicht anders sagen. Eigentlich sollte diese Tatsache niemanden überraschen. Haben wir nicht alle schon oft scheinbar sinnlose Meetings über uns ergehen lassen (und dabei vor uns hingeträumt, nebenher andere Aufgaben erledigt oder gar geschlafen)?
Wie viele Meetings hattest du heute, bei denen ihr euch nur gegenseitig auf den neuesten Stand gebracht habt oder die regelmäßig und ohne Agenda abgehalten werden? In Studien geben 67 % der Arbeitnehmer an, zu viel Zeit in Meetings halte sie von ihrer Arbeit ab. Dies lässt sich in Form von Kosten ausdrücken: Unternehmen in den USA verschwenden 399 Milliarden US-Dollar für sinnlose Meetings. Wenn wir also wissen, dass Meetings oft nur unnötig Zeit (und Geld) kosten, warum verzichten wir dann nicht darauf?
Wenn du einfach nur nicht weißt, wie du auf Meetings verzichten kannst, bist du hier genau richtig. Wir haben die Atlassian Community gebeten, uns ihre Best Practices, Lösungen und bewährten Tipps zur Reduzierung von Meetings zu verraten.
Bewusste Entscheidung für asynchrone Zusammenarbeit in Confluence
TIPPS: SO ERSETZT DU MEETINGS DURCH ASYNCHRONE ZUSAMMENARBEIT IN CONFLUENCE
- Mit der Sammlung an Projektmanagementvorlagen hältst du dein Team bei der Zusammenarbeit an Projekten auf demselben Stand.
- Mit dem Makro für Aufgabenberichte kannst du Aufgaben hinzufügen, zuweisen und anzeigen.
- Das Entscheidungsbericht-Makro hilft dir, Entscheidungen des Teams festzuhalten und zu verfolgen.
- Du kannst mit Makros auch Informationen aus der Entwicklung in deine Confluence-Seiten einbinden, beispielsweise Jira-Diagramme und Roadmaps.
- "Wenn du Jira und Confluence zum Verfolgen von Aufgaben und zum Erfassen von Wissen nutzt, lautet mein Tipp für weniger Meetings: Nimm dir Zeit, mit effektiven Makros und Jira-Dashboards informative Confluence-Übersichtsseiten zu erstellen. Durch eine solche zentrale Anlaufstelle spart ihr Zeit und alle können sich darauf verlassen, dass sie dort immer die aktuellsten und wichtigsten Ressourcen für ihre Aufgaben finden." – Andrew Kendris, führendes Mitglied der Atlassian Community
Dein bevorzugtes Kommunikationstool
"Erkläre, welche Kommunikationsmethode du bevorzugst und dass dir Anfragen in diesem Kanal immer willkommen sind – insbesondere dann, wenn du dir damit ein Meeting ersparen kannst." – Nic Brough, führendes Mitglied der Atlassian Community
Eine zentrale Informationsquelle für Teams kann für mehr Klarheit sorgen, Zeit sparen und sogar Meetings überflüssig machen, weil alle auf dem neuesten Stand bleiben. Auch feste Standards für Kommunikationskanäle tragen zu mehr Übersichtlichkeit und Abstimmung bei. Es gibt unzählige Möglichkeiten, mit Kollegen in Kontakt zu treten. Daher ist es wichtig, Vorgaben für die bevorzugten Kommunikationswege festzulegen.
TIPPS: SO OPTIMIERST DU DIE KOMMUNIKATION
- Erstelle mithilfe des Team-Playbooks von Atlassian für die Stakeholder-Kommunikation einen Kommunikationsplan für dein Team, der die Häufigkeit, die Zielgruppen und die Kommunikationskanäle für unterschiedliche Arten von Informationen festlegt.
- Verwende Tools für Arbeitsmanagement und Zusammenarbeit. Das Team von Atlassian Community-Mitglied Karen Lewis beispielsweise hielt früher in jedem Sprint ein Meeting für Roadmap-Updates ab, damit alle auf dem Laufenden bleiben. Jetzt ermutigt Lewis das Team, stattdessen den Jira-Roadmap-Link zu nutzen.
- Integriere die von deinem Team bevorzugten Kommunikationstools in Confluence, damit eure Confluence-Seiten immer aktuell bleiben.
- Antworte auf Kommentare und nutze die App Confluence for Slack, um in Slack eine Vorschau für Links zu Confluence anzuzeigen.
- Halte Besprechungsnotizen fest und veröffentliche sie mithilfe der App Microsoft Teams für Confluence direkt aus einem Microsoft Teams-Meeting heraus in Confluence.
- Befreie dich von langweiligen Statusbesprechungen, indem du Atlas mit Confluence verbindest, so wie es Atlassian Community-Mitglied Jonathan Nolen getan hat. Sein Team nutzt Confluence für ausführliche Inhalte, zum Beispiel zur Entwicklung von Ideen, die Aktualisierung von Anleitungen und die Kommunikation von Richtlinien. Atlas kommt hingegen für kurze wöchentliche Statusmeldungen zum Einsatz.
Immer auf Kurs mit der Vorlage für wöchentliche Besprechungsnotizen
"Wir versuchen, Meetings nur dann abzuhalten, wenn wirklich etwas zu erledigen ist, wir also beispielsweise eine Schwierigkeit überwinden, ein Problem klären oder eine Entscheidung treffen müssen. Wenn sich im Vorfeld keine Agenda ergibt, wird das Meeting in der Regel abgesagt." – Brant Schroeder, führendes Mitglied der Atlassian Community
Die Vorlage für wöchentliche Besprechungsnotizen macht es dir leicht, eine Agenda festzulegen, Protokolle vergangener Meetings zu überprüfen, notwendige Aktionen zu identifizieren und Ergebnisse zu verfolgen. Sie bietet Teams die Möglichkeit, asynchron zusammenzuarbeiten, damit Meetings kurz und bündig bleiben.
TIPPS: SO BEARBEITET IHR BESPRECHUNGSNOTIZEN IN CONFLUENCE GEMEINSAM
Leicht zugängliche Besprechungsnotizen
"Wir haben Seiten für Protokolle zu verschiedenen Meeting-Arten (zum Beispiel Kundenstatus oder interne Entwicklung), die mit Überschriften chronologisch sortiert werden." – Jared Olson, Mitglied der Atlassian Community
Besprechungsnotizen sind nur dann nützlich, wenn sie als Referenz problemlos zugänglich sind. Erstelle ein System, um Besprechungsnotizen basierend auf Ziel, Meeting-Typ oder anderen wichtigen Funktionen zu organisieren, damit die Teammitglieder sie bei Bedarf schnell und einfach finden.
TIPPS: SO ORGANISIERST DU BESPRECHUNGSNOTIZEN
- Versieh Seiten, Anhänge und auch Bereiche mit Stichwörtern, beispielsweise für die Art des Meetings.
- Mit dem Makro für die Seitenstruktur kannst du verwandte Seiten anzeigen, zum Beispiel alle Besprechungsnotizen zu einem bestimmten Projekt.
- Das Makro für das Inhaltsverzeichnis hilft deinen Lesern, Informationen schnell zu finden, indem Inhalte zusammengefasst und Seitenüberschriften verlinkt werden.
- Das Ankermakro ermöglicht dir das Verlinken bestimmter Teile einer Confluence-Seite (statt nur der Überschrift).
Zeitliche Begrenzung für Meetings
TIPPS: SO BEGRENZT DU DIE DAUER VON MEETINGS
- Lege für jedes Meeting nur halb so viel Zeit wie üblich fest (also zum Beispiel 30 statt 60 Minuten).
- Erstelle und teile eine Agenda, um Nebendiskussionen zu minimieren und die Meetings kurz und klar umrissen zu halten.
- Verringere in deinen Kalendereinstellungen die Standarddauer für Meetings um 5 bis 10 Minuten.
Beschränkung auf wirklich notwendige Meetings
"Solange Mitarbeiter mit mir in einem Meeting sitzen, können sie nicht an den Aufgaben arbeiten, die das Projekt voranbringen." – Andrew Kendris, führendes Mitglied der Atlassian Community
Das mag einfach erscheinen, doch wenn diese Methode tatsächlich überall genutzt würde, müssten wir nicht 31 Stunden pro Monat in unproduktiven Meetings verbringen. Daher erfährst du hier, wie du vorgehen kannst, um Meetings so weit wie möglich zu vermeiden.
Wie? Entscheidend ist die Infrastruktur. Richte ein System ein, in dem Anfragende und Eingeladene zuerst überlegen müssen, ob ein Meeting wirklich notwendig ist, bevor sie es im Kalender eintragen dürfen. Die Verwendung eines Einladungsformulars oder einer Vorlage ermutigt alle Beteiligten, kritisch darüber nachzudenken, ob vielleicht durch asynchrone Zusammenarbeit dasselbe Ergebnis erzielt werden könnte. Dieses System trägt auch dazu bei, dass das Ablehnen von Meeting-Einladungen zugunsten einer asynchronen Zusammenarbeit normal wird.
TIPPS: SO BEWERTEST DU, OB EIN MEETING NOTWENDIG IST
- Dave Liao, führendes Mitglied der Atlassian Community, schlägt Folgendes vor: "Wenn jemand versucht, einen Termin mit dir zu vereinbaren, bitte ihn, ein kurzes Anfrageformular für ein Meeting auszufüllen. Der Anfragende soll sein Anliegen und seine Erwartung an das Meeting in ein bis zwei Sätzen zusammenfassen. Im Idealfall kannst du das Thema asynchron klären."
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Aus einem Formular oder einer Vorlage geht hervor, welche Ziele für das Meeting gelten, was die Teilnehmer dafür vorbereiten müssen und wo die erforderlichen Referenzinformationen zu finden sind (in Form von Links). Wenn die Anfragenden das Formular nicht ausfüllen können, reserviere zunächst noch keinen Termin.
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Ein Meeting-freier Tag pro Woche
TIPPS: SO RESERVIERST DU ZEIT FÜR KONZENTRIERTES ARBEITEN
- Überlege sorgfältig, welchen Wochentag du als Meeting-frei deklarieren möchtest. Es gibt Anhaltspunkte, die für Meeting-freie Montage sprechen, während andere Experten den Mittwoch bevorzugen oder dafür plädieren, freitags Gelegenheit für den Wochenabschluss und die Vorbereitung auf die neue Woche zu schaffen.
- Beschränke dich nicht auf einen Tag in der Woche – blockiere regelmäßig Zeit in deinem Kalender für konzentriertes Arbeiten, damit andere den Termin sehen, diese Zeit nicht verplanen und hoffentlich bald selbst so vorgehen.
TIPPS: SO GIBST DU DEINEM TEAM GELEGENHEIT ZUR KONTAKTPFLEGE
- Nimm dir eine Seite aus dem Atlassian-Buch zu den besten virtuellen Aktivitäten zur Teambildung vor oder lies die Infos zu bewährten Ritualen für die Kontaktpflege im Team.
- Biete einen virtuellen Ersatz für die informelle Kontaktpflege an, die sonst beispielsweise in der Kaffeeküche erfolgt.
- Im Team von Jimmy Seddon, einem führenden Mitglied der Atlassian Community, findet morgens immer eine offene 30-minütige Zoom-Konferenz statt, in der sich die Teammitglieder mit Kollegen unterhalten können, bevor sie mit der Arbeit beginnen.
Gelegenheiten für die Kontaktpflege außerhalb von Meetings