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Stakeholder-Kommunikation


Erläutere, wie du allen Stakeholdern die richtigen Informationen zur richtigen Zeit und über die richtigen Kanäle zur Verfügung stellst.

ZWECK DIESES SPIELS

Optimiere den Informationsaustausch mit Stakeholdern.

Erstelle einen Kommunikationsplan für ein bestimmtes Projekt oder nur für die täglichen Arbeitsabläufe deines Teams.

Diese Übung kann euch möglicherweise weiterhelfen, wenn dein Team Probleme in den Bereichen Gemeinsames Verständnis, Verwaltete Abhängigkeiten oder Effektive Partnerschaften beim Gesundheitscheck hat.

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SINN UND ZWECK DER ÜBUNG

Unwissenheit ist kein Segen, wenn du möchtest, dass dein Team dauerhaft an einem Strang zieht. Egal, ob ihr ein neues Team bildet oder mit dem gemeinsamen Verständnis oder dem Abhängigkeitsmanagement zu kämpfen habt: Ein Kommunikationsplan, in dem ihr bewusst festlegt, wie und wann Informationen kommuniziert werden, wird dir deine Sorgen abnehmen, wenn du dich daran hältst, die richtigen Personen über Neuigkeiten zu informieren.

Setze dieses Spiel ein, wenn:

  • Dein Team eure Ablaufstandards formuliert und festlegt
  • Ihr vor einem Änderungsmanagementprozess steht
  • Deine Retrospektive gezeigt hat, dass die Kommunikation in deinen letzten Sprints nicht gut lief
BETEILIGTE

Lade den Teamleiter, den Projektleiter und ggf. den Programmmanager ein.

Ein schriftlicher Plan für die Kommunikation mit den Stakeholdern hilft deinem Team, effektiv und einheitlich zu kommunizieren.
Team-Symbol
Mitarbeiter

2–6

Stift-Symbol
Vorbereitungszeit

30 Minuten

Uhr-Symbol
Zeit

60 Minuten

Schwierigkeitsgrad Leicht
Schweregrad

Leicht

Durchführung

Vergiss beim Durcharbeiten des Plans nicht, dass du und deine Teamkollegen an dem Projekt beteiligt und somit ebenfalls Stakeholder seid!

Materialien

Whiteboard

Filzstifte

Haftnotizzettel oder Klebepunkte

Stoppuhr oder anderer Zeitmesser

Gummihuhn

Vorbereitung

Vorbereitung (30 Minuten)

Erstelle eine Tabelle auf einem Whiteboard oder in einem gemeinsamen Dokument. Die Spaltenüberschriften sollten wie folgt lauten: "Zielgruppe, Kanäle, Kommunikationen, Links/Weitere Infos". Beschrifte die Zeilen mit "Täglich, Wöchentlich, Vierzehntäglich, Monatlich, Vierteljährlich, Jährlich, Ad hoc".

Bitte alle Teilnehmer, eine eigene Brainstorming-Liste eurer Zielgruppe (Stakeholder) zum Meeting mitzubringen. Diese Liste könnte Folgendes beinhalten: den zuständige Vertreter der Führungsetage, Teammitglieder, Führungsteam, Partnerteams, mit denen ihr zusammenarbeitet, angrenzende Teams oder nachgeschaltete Teams usw.

Falls es einen Moderator gibt, sollte er eine Liste der bestehenden Kommunikationen des Teams mit den Stakeholdern zum Meeting mitbringen. Aus dieser Liste sollte auch hervorgehen, warum ihr eure Inhalte kommuniziert und welche Kanäle ihr dazu normalerweise verwendet. Diese Liste enthält alltägliche Dinge wie aktuelle Informationen zu kleineren Entscheidungen, die über Slack-Channels getroffen wurden, sowie einmalige Mitteilungen, beispielsweise zu Lunch & Learn-Veranstaltungen oder Präsentationen auf Belegschaftsversammlungen.

SCHRITT 1

Definition des Ziels (10 Minuten)

Beschreibt mit einer oder mehreren Aussagen, was ihr mit dem Vorbereiten eines Plans für die Kommunikation mit den Stakeholdern erreichen möchtet. Formuliert hierbei im Format {SUBSTANTIV} + {VERB}. Bitte eine Person, am Whiteboard mitzuschreiben, während die ganze Gruppe gemeinsam brainstormt. Eure Aussagen zum Ziel müssen nicht zu 100 % perfekt ausformuliert sein, 80 % genügen völlig. Lege also ein Zeitfenster für diese Aktivität fest. Bei Bedarf könnt ihr später immer noch am genauen Wortlaut feilen.

Beispiele für Ziele, die mit Kommunikationsplänen erreicht werden sollen:

  • Vertrauen mit unseren Stakeholdern aufbauen
  • Risiken reduzieren, die sich aus doppeltem Aufwand und Engpässen durch Abhängigkeiten ergeben
  • Nachgeschaltete Teams über unsere Arbeit informieren und wie sie sich auf deren Arbeit auswirken kann
SCHRITT 2

Festlegen, wer eure Stakeholder sind (5 Minuten)

Teile das Team in Gruppen mit 2 bis 4 Personen ein. Geht in jeder Gruppe die Brainstormings zu den Stakeholdern durch, die im Vorfeld vorbereitet wurden. Einigt euch als kleine Gruppe auf die wichtigsten Stakeholder, die in euren Kommunikationsplan einbezogen werden sollen. Definiert für jeden Stakeholder die jeweilige Beziehung zu eurem Projekt/Team. Handelt es sich um einen Entscheidungsträger? Einen Partner zur Ideenkonfrontation? Eine Fachperson? Jemanden, der Hindernisse aus dem Weg räumt?

Präsentiert die Ergebnisse dem gesamten Team, und erarbeitet einen Konsens über die Stakeholder, für die ihr tätig seid.

Schritt 3

Festlegung eurer Kommunikationsmethoden (15 Minuten)

Legt nun die effektivste Art der Kommunikation für jeden Stakeholder fest.

Überlegt euch, welche Informationen ihr über welches Tool austauschen werdet. Du kannst zum Beispiel mit deinem direkten Team über einen Chatroom kommunizieren, in dem ihr kleinere Updates austauscht und euch gegenseitig um Mithilfe und Anregungen bittet.

Schritt 4

Erstellen des Kommunikationsplans (20 Minuten)

Entwickle anhand der Tabelle, die ihr in Vorarbeit erstellt habt, einen Kommunikationsplan:

  • Täglich
  • Wöchentlich
  • Alle 14 Tage
  • im Monat
  • Alle drei Monate
  • Jährlich
  • Ad hoc

Notiere dir für jedes Intervall die Zielgruppe, mit der du kommunizieren, und die Kanäle, die du nutzen wirst. Füge auch hinzu, was du mitteilen wirst, sowie die Links zu weiteren Details oder Artefakten.

Inhaltssuche
BEISPIEL

Hier siehst du den Plan zur Kommunikation mit den Stakeholdern, den unser Developer Relations-Team verwendet.

Schritt 5

Abschluss (5 Minuten)

Einigt euch auf einen Verantwortlichen für den gesamten Kommunikationsplan. Ihr könnt sogar einen Verantwortlichen für einen bestimmten Teil der Kommunikation festlegen.

Tipp
Profitipp

Die Organisation der Teamkommunikationen wie beispielsweise Präsentationen auf Belegschaftsversammlungen kann Monat für Monat ziemlich arbeitsintensiv sein. Ziehe in Erwägung, die Verantwortlichen regelmäßig wechseln zu lassen, um das Arbeitspensum gerecht zu verteilen.

Alles klar?

Denke daran, einen ausführlichen Gesundheitscheck oder einen Checkpoint mit deinem Team zu absolvieren, um euren Fortschritt zu überprüfen.

Du kannst vom Playbook nicht genug bekommen?

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