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Kick-off zum Änderungsmanagement


Führe dein Team durch den Änderungsmanagementprozess – von "Änderung genehmigt" bis "Änderung durchgeführt"!

ZWECK DIESES SPIELS

Stimme dein Team auf den Wert und den Zweck der Änderung ein.

Erarbeite einen Aktionsplan.

Dieses Spiel kann euch weiterhelfen, wenn dein Team Probleme mit dem gemeinsamen Verständnis, verwalteten Abhängigkeiten, oder dem Überblick auf einer Seite beim Gesundheitscheck hat.

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SINN UND ZWECK DER ÜBUNG

Deine Änderung wurde genehmigt. Jetzt musst du dafür sorgen, dass sie mit minimalen Störungen umgesetzt wird.

Unabhängig davon, ob ihr ein System außer Betrieb setzt, eurem Stack eine neue Anwendung hinzufügt oder einen bestehenden Prozess ändert: Ein erfolgreiches Änderungsmanagement beginnt damit, sich in die Lage der Kunden zu versetzen. Mit etwas Vorausdenken kannst du Störungen, die die Änderung für sie verursacht, so gering wie möglich halten.

BETEILIGTE

Lade das Kernprojektteam, das für die Umsetzung der Änderung verantwortlich ist, zu dieser Übung ein.

Ein Leitfaden zum Starten des Änderungsmanagementprozesses.
Team-Symbol
Mitarbeiter

4–8

Uhr-Symbol
Zeit

60 Minuten

Schwierigkeitsgrad Mittel
Schweregrad

Mittel

Durchführung

Wenn euer Projekt einen technischen Änderungsmanagementplan beinhaltet, sorge dafür, dass ihn alle Teilnehmer vor dieser Sitzung lesen und überprüfen können.

Materialien

Whiteboard oder großformatiges Papier

Filzstifte

Videokonferenz

Stoppuhr oder anderer Zeitmesser

Gummihuhn

SCHRITT 1

Formulierung der Aussage zum Problem (5 Minuten)

Begrüße die Gruppe und stelle deine Ziele für die Sitzung vor:

  • Einigen auf wichtige Punkte, die in Mitteilungen zum Änderungsmanagement enthalten sein sollen
  • Identifizieren der Kommunikationskanäle, die ihr verwenden wollt
  • Festlegen der Abfolge aller Aktivitäten, die für die Änderung ausgeführt werden müssen
  • Klären der Rollen und Zuständigkeiten der einzelnen Teammitglieder
SCHRITT 2

Warum sind wir hier? (10 Minuten)

Bitte den für die Änderung zuständigen Sponsor, Ziel und Zweck der Änderung zu beschreiben, d. h. konkret zu erläutern, was die Änderung ausgelöst hat, wer sie genehmigt hat und warum.

Fordere die Teilnehmer nach dem Briefing der Gruppe und einer kurzen Runde für Fragen und Antworten auf, sich in 2–5 Minuten zu überlegen, was passieren wird, wenn ihr die Änderung nicht durchführt. Besprecht eure Überlegungen dann in der Gruppe und notiert sie, damit du im nächsten Schritt darauf zurückgreifen kannst.

Schritt 3

Festlegung von Leitsätzen (10 Minuten)

Wahrscheinlich handelt es sich um ein neues Team, das in diesem Kontext noch nicht zusammengearbeitet hat. Tauscht eure Ideen zu den Leitsätzen des Teams aus und haltet sie auf Papier oder einer Confluence-Seite fest. Diese könnten zum Beispiel lauten: "Frühzeitig und oft miteinander und mit unseren Kunden kommunizieren" oder "Auch wenn wir bei Details nicht immer einer Meinung sind, unterstützen wir die Entscheidungen, die in unseren Teambesprechungen getroffen werden".

Sobald ihr euch auf einige Leitsätze geeinigt habt, haltet sie an einem Ort fest, wo ihr jederzeit während eurer Teambesprechungen darauf zurückgreifen könnt.

Schritt 4

Formuliert eure Mitteilung an Kunden (10 Minuten)

Egal, ob interne Mitarbeiter oder externe Kunden: Jeder, der von einer Änderung betroffen ist, möchte wissen, warum etwas geändert wird. Beantwortet als Gruppe die folgenden Fragen auf einem Whiteboard oder in einem gemeinsamen Dokument. Diese Eckpunkte bilden die Basis für eure gesamte Kundenkommunikation.

  • Was ändert sich?
  • Wann können sie mit der Änderung rechnen?
  • Wer ist davon betroffen und wie?
  • Wie wird sich diese Änderung auf sie und ihr Team auswirken?

Euch werden beim Brainstorming wahrscheinlich noch weitere Fragen einfallen, die eure Kunden stellen könnten. Gut so! Notiere auch diese Fragen (und die Antworten darauf).

Schritt 5

Priorisierung eurer Kommunikationskanäle (10 Minuten)

Tragt als Gruppe in einem Brainstorming alle Kanäle zusammen, über die ihr Kunden, die von dieser Änderung betroffen sind, informieren könnt. Slack-Channel, E-Mails, Belegschaftsversammlungen des Unternehmens oder von Abteilungen, Website mit FAQs, Fokusgruppen usw.

Bewertet jeden Kommunikationskanal anhand folgender Skalen:

  • Anzahl der Kunden, die eure Kommunikation erreichen wird (viele, einige oder wenige)
  • Aufwand zur Realisierung (hoch, mittel oder niedrig)

Mit etwas Glück findet ihr auf diese Weise Kommunikationskanäle, über die ihr viele Kunden ohne großen Aufwand erreicht. Es wird jedoch einige Ausnahmen geben, in denen ihr Kanäle priorisieren müsst, die einen großen Aufwand erfordern und über die nur wenige Kunden erreicht werden – insbesondere, wenn der Erfolg der Änderung von bestimmten Kunden abhängt.

Profitipp

Handelt es sich um weitreichende Änderungen, kannst du versuchen, ein Netzwerk aus Fürsprechern aufzubauen, die jeweils in wichtigen Teams innerhalb des Unternehmens dafür sorgen, dass die Änderungen kommuniziert und positiv aufgenommen werden.

Schritt 6

Ablauf des Änderungsmanagementprozesses (20 Minuten)

Nachdem ihr nun eure Kommunikationskanäle priorisiert habt und wisst, welche Informationen ihr kommunizieren wollt, müsst ihr euch überlegen, wie euer Zeitplan aussehen soll. Viele Änderungen müssen innerhalb einer bestimmten Deadline umgesetzt werden. Ihr könnt entweder ab diesem Datum zeitlich rückwärts arbeiten oder einen agileren Ansatz verfolgen und abschätzen, wie hoch der Aufwand des Teams für die Durchführung der einzelnen Änderungsschritte ist, um die Termine für eure Meilensteine festzulegen.

Erfasst zunächst alle relevanten, bereits im Kalender enthaltenen Informationen (z. B. Firmenveranstaltungen, Urlaube, Feiertage, Anbieterverpflichtungen).

Legt als nächstes Termine, Zuständige und die wichtigsten Nachrichten für die Kommunikation in eurer Kategorie "Erreicht viele Kunden" fest. (Priorisiert im Idealfall die Kanäle, die nur einen geringen Aufwand erfordern.) Plant, diese Mitteilungen zwei Mal zu senden: einmal, um die bevorstehende Änderung anzukündigen, und ein zweites Mal, um darüber zu informieren, dass die Änderung im Gange ist oder gerade stattgefunden hat.

Sobald ihr die Termine für eure Mitteilungen kennt, mit denen ihr viele Kunden erreichen wollt, müsst ihr noch festlegen, mit wem ihr VOR Versenden dieser Mitteilungen kommunizieren müsst und/oder wer geschult werden muss. Beispielsweise könnte eine kleine Gruppe lautstarker Kritiker euren Plan gefährden. Wir haben festgestellt, dass es hilfreich ist, solche Personen bereits im Vorfeld zu berücksichtigen und sie schon in einer sehr frühen Prozessphase in Fokusgruppen einzubinden bzw. um ihr Feedback zu bitten. Auf diese Weise können ihre Einwände in konstruktive Vorschläge umgesetzt werden.

Überprüft abschließend die Abfolge der Aktivitäten und stellt sicher, dass Feedback-Schleifen und auch der zeitliche Aufwand zum Einbinden der Rückmeldungen eingeplant wurden. Vergiss nicht, Meilensteine zu setzen, damit ihr immer wieder kleine Siege feiern könnt. 👍

SCHRITT 7

Rollen, Zuständigkeiten und das weitere Vorgehen (15 Minuten)

Euer Änderungsmanagementplan steht bereits zu 80 %, aber hier ist noch nicht Schluss! Es sind die letzten 20 %, die die erfolgreiche Umsetzung eures gut durchdachten Plans sicherstellen.

Schau dir jede Aktivität in dem soeben erstellten Zeitplan nochmals an. Weise jeder Aktivität verschiedene Rollen zu: jemand, der die Aktivität vorantreibt (zuständig für das Sammeln von Input und die Einhaltung des Zeitplans), andere, die dazu beitragen (Fachleute), und jemanden, der die Aktivität genehmigt und das letzte Wort über Abschluss und Qualität der Aktivität hat.

Für Kommunikationen, die eine breite Zielgruppe erreichen sollen, hat es sich für uns bewährt, 1–2 Fachleute aus dem Kernprojektteam sowie 1–2 teamexterne Fachleute zuzuweisen. So erhalten wir unterschiedliche Perspektiven, die uns helfen, alle Bereiche abzudecken.

Denke auch daran, Rollen und Zuständigkeiten für deine Feedback-Schleifen zuzuweisen. Unsere IT-Teams nutzen einen privaten Slack Channel, um das Feedback, das nach jeder Mitteilung eintrifft, zu sichten und zu koordinieren. Damit wird sichergestellt, dass jeder weiß, wer worauf geantwortet hat, und dass alle Antworten einheitlich sind. Zudem ermöglicht es die zeitnahe Übermittlung der Feedback-Antworten bei international aufgestellten Unternehmen mit verschiedenen Zeitzonen.

Profitipp

Zum Änderungsmanagementprozess gehört oft ein funktionsübergreifendes Team, dessen Mitglieder verschiedenen Vorgesetzten unterstellt sind. Führe im Vorfeld unbedingt ein Gespräch mit dem jeweiligen Vorgesetzten aller Teammitglieder. Du wirst ihre Zeit eventuell sehr in Anspruch nehmen!

Alles klar?

Denke daran, einen ausführlichen Gesundheitscheck oder einen Checkpoint mit deinem Team zu absolvieren, um euren Fortschritt zu überprüfen.

Nachbereitung

  1. Erstelle aus der Aktivitätenabfolge mithilfe des Makros Roadmap Planner von Confluence einen Änderungsmanagementplan. Das Makro hilft dir, wichtige Daten, Zuständige und Meilensteine in einem leicht verständlichen Swimlane-Diagramm zu visualisieren.
  2. Stelle ein FAQ-Dokument mit häufig gestellten Fragen von verschiedenen Kunden zur Änderung und den entsprechenden Antworten zusammen.
  3. Erfordert eure Änderung Genehmigungen, Überprüfungen oder Aktualisierungen von Richtlinien? Wende dich in diesem Fall umgehend an euer Sicherheits- und Compliance-Team.
  4. Mit einem klaren Bild des Erfolgs vor Augen ist es einfacher, Stakeholder auf dem Laufenden zu halten. Mit dem Spiel Ziele, Signale und Maßstäbe könnt ihr aufzeigen, wie der Erfolg konkret aussieht. Erstelle mithilfe des Spiels OKRs (Objectives and Key Results) ein Dokument, mit dem ihr euren Stakeholdern eure Prioritäten und Maßnahmen zur erfolgreichen Durchführung der Änderung kommuniziert.

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