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Despegue de la gestión de cambios


Lidera tu equipo en el proceso de gestión de cambios, desde la aprobación de un cambio hasta su implementación.

UTILIZA ESTA ESTRATEGIA PARA...

Coordinar tu equipo con el valor y el propósito del cambio

Elaborar tu plan de acción

Si tu equipo tiene problemas con los conceptos "percepción común" , "dependencias gestionadas" o "folleto de una página" del Monitor de estado, puede que esta estrategia os sirva de ayuda.

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Y... ¿POR QUÉ NECESITO ESTO?

Tienes la aprobación. Ahora, tu objetivo es una implementación fluida con la mínima interrupción.

Ya vayas a retirar un sistema, añadir una nueva aplicación a tu pila o modificar un proceso establecido, una correcta gestión de los cambios empieza por ponerte en la piel de tus clientes. Al prever las cosas, puedes reducir la interrupción que provocará el cambio.

¿QUIÉN DEBE PARTICIPAR?

Trae el principal equipo del proyecto responsable de implementar el cambio.

Una guía para poner en marcha el proceso de gestión de cambios.
Equipo del usuario
Personas

4-8

Reloj de medición
Duración

60 min

Dificultad Media
Dificultad

Intermedia

Ejecución de la estrategia

Si tu proyecto implica un plan de gestión de cambios técnicos, asegúrate de que todo el mundo tiene la oportunidad de revisarlo antes de esta sesión.

Materiales

Pizarra o papel de estraza

Rotuladores

Conferencias en vídeo

Cronómetro

Pollo de goma

PASO 1

Compón el enunciado del problema (5 min)

Da la bienvenida al grupo e introduce tus objetivos para la sesión:

  • Acordar cuáles son los puntos clave que se deben incluir en tus comunicaciones de gestión de cambios
  • Identificar los canales de comunicación que utilizarás
  • Secuenciar todas las actividades necesarias para el cambio
  • Clarificar las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo
PASO 2

¿Cómo hemos llegado hasta aquí? (10 min)

Pide al patrocinador del cambio que describa el objetivo y el propósito del cambio. En concreto, qué lo ha provocado, quién lo ha aprobado y por qué.

Tras sus instrucciones y una rápida sesión de preguntas y respuestas, pide al grupo que pase de 2 a 5 minutos pensando ideas de forma individual sobre lo que ocurrirá si no se lleva a cabo el cambio. Luego, compartid y registrad vuestras ideas como grupo para que podáis hacer referencia a ellas en el siguiente paso.

paso 3

Decidir sobre los principios de guía (10 min)

Probablemente, sea un equipo cuyos miembros no han trabajado juntos en este contexto. Coge un trozo de papel de estraza o una página de Confluence y compartid ideas por turnos para los principios de guía del equipo. Por ejemplo, "comunicarnos pronto y a menudo entre nosotros y con nuestros clientes" o "aunque no estemos de acuerdo en aspectos específicos, apoyaremos las decisiones que se tomen en las reuniones de equipo".

Una vez tengáis una serie de principios, elegid un sitio para apuntarlos donde podáis consultarlos durante las reuniones del equipo.

paso 4

Elaborar los mensajes para los clientes (10 min)

Cualquier persona afectada por un cambio quiere saber por qué ocurre, ya sea un cliente interno o externo. En grupo, contestad las siguientes preguntas en una pizarra o documento compartido. Estos puntos clave constituirán la columna vertebral de todas vuestras comunicaciones con los clientes.

  • ¿Qué es lo que está cambiando?
  • ¿Cuándo pueden esperar que ocurra el cambio?
  • ¿A quién afecta y de qué manera?
  • ¿Cómo les afectará este cambio a ellos y a su equipo?

Probablemente se os ocurrirán más preguntas que puedan tener los clientes mientras pensáis ideas para las respuestas. ¡Eso es genial! Registra también esas preguntas y sus respuestas.

paso 5

Priorizar tus canales de comunicación (10 min)

En grupo, pensad en una lluvia de ideas sobre todos los canales que podéis usar para comunicaros con los clientes afectados por este cambio. Canales de Slack, correos electrónicos masivos, reuniones generales a nivel de empresa y de departamento, preguntas frecuentes del sitio web, grupos de discusión, etc.

Valorad cada canal de comunicación según las siguientes escalas:

  • Número de clientes a los que llegará (muchos, algunos o pocos)
  • Nivel de esfuerzo necesario para las entregas (alto, medio o bajo)

Con suerte, determinaréis los canales de comunicación que alcanzan a numerosos clientes sin demasiado esfuerzo. Sin embargo, habrá algunas excepciones que justifiquen la priorización de los canales de gran esfuerzo que solo afectan a algunos clientes, sobre todo cuando un conjunto de clientes específico sea fundamental para el éxito del cambio.

Consejo de experto

En el caso de cambios de gran impacto, intenta formar una red de abanderados integrada en los equipos clave de toda la organización para poder difundir tu mensaje y hacer fluir las vibraciones positivas.

paso 6

Secuenciar el proceso de gestión de cambios (20 min)

Ahora que has priorizado tus canales de comunicación y sabes qué mensajes quieres distribuir, debes saber cuándo lo harás. Muchos cambios tienen un plazo: puedes trabajar hacia atrás a partir de esa fecha o tomar un enfoque más ágil y estimar el nivel de esfuerzo del equipo para ofrecer todos los pasos del cambio y determinar las fechas de los hitos.

Empieza registrando cualquier cosa relevante ya en el calendario (por ejemplo, eventos de empresa, vacaciones, compromisos con proveedores, etc.).

A continuación, escoge fechas, propietarios y los mensajes de alto nivel para las comunicaciones de la categoría que "llega a muchos clientes" (lo ideal es priorizar los canales de bajo esfuerzo). Planea enviar esas comunicaciones dos veces: una para anunciar el cambio, y otra para informar de que el cambio está en marcha o acaba de producirse.

Una vez que sabes las fechas de tus comunicaciones de mayor alcance, determina a quién se tienen que comunicar o a quién hay que formar ANTES. Por ejemplo, un grupo pequeño de detractores muy locuaces puede echar por tierra tu plan. Hemos observado que anticiparse a saber quiénes serán esas personas y llevarlas a los grupos de discusión, o solicitar el feedback en fases tempranas del proceso permite convertir sus objeciones en sugerencias constructivas.

Por último, revisa la secuencia de actividades y asegúrate de que tienes ciclos de feedback integrados y tiempo para incorporar el feedback. Recuerda establecer hitos para celebrar las pequeñas victorias durante el camino. 👍

PASO 7

Aceptar las funciones, responsabilidades y el camino que hay por delante (15 min)

Ya llevas hecho un 80 % de tu plan de gestión de cambios, pero ¡no te detengas aquí! El último 20 % es lo que te garantizará la correcta ejecución del plan que tan bien has trazado.

Revisa todas las actividades del cronograma que acabas de crear. Para cada actividad, asigna un impulsor (responsable de recopilar datos y de asegurarse de que se cumple la planificación), contribuidores (expertos en temas específicos) y un aprobador, que es quien toma la decisión final con respecto a la finalización y la calidad de la actividad.

En el caso de las comunicaciones que llegarán a las amplias audiencias, nos gusta tener entre 1 y 2 contribuidores del equipo del proyecto principal, y entre 1 y 2 contribuidores de fuera del equipo para que también puedan dar su opinión. Esto nos proporciona una variedad de perspectivas para asegurarnos de que cubrimos todas las bases.

No olvides asignar las funciones y responsabilidades para tus ciclos de feedback. Nuestros equipos de IT usan un canal de Slack privado para revisar y coordinar el feedback a medida que entra después de cada comunicación. De esta forma, se garantiza que todo el mundo sabe quién responde a qué y que todas las respuestas son coherentes. Asimismo, permite entregar las respuestas del feedback en el modo "siguiendo al sol" para las empresas de distribución mundial.

Consejo de experto

A menudo, el proceso de gestión de cambios implica un equipo multifuncional cuyos miembros informan a diferentes líderes. Asegúrate de que has hablado con el gerente de cada persona con antelación. Es posible que necesites gran parte de su tiempo.

¿Lo has clavado?

Asegúrate de llevar a cabo una sesión o un control del Monitor de estado por completo con tu equipo para ver si estáis mejorando.

Seguimiento

  1. Convierte tu secuencia de actividades en una hoja de ruta de gestión de cambios con la macro Roadmap Planner de Confluence, con la que podrás ver las fechas clave, los propietarios y los hitos en una forma de sencilla visualización por carriles.
  2. Elabora una sección de preguntas frecuentes que responda a las dudas más habituales que los diversos clientes tendrán con respecto al cambio.
  3. ¿Requiere el cambio alguna aprobación, revisión o actualización de políticas? Si es así, ponte en contacto inmediatamente con tu equipo de seguridad y cumplimiento.
  4. Si todas las partes interesadas tienen claro en qué consiste el éxito, será fácil que se alineen. Empieza ejecutando la estrategia Objetivos, señales y medidas para ver cómo es el éxito. A continuación, sigue la estrategia Objetivos y resultados clave (ORC) para elaborar un documento que comunique tus prioridades y medidas de éxito para las partes interesadas.

¿Quieres estar al tanto de las nuevas estrategias?

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