Close

Первый шаг к управлению изменениями


Проведите команду через все этапы процесса управления изменениями — от «изменение утверждено» до «изменение завершено».

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТУ ИГРУ ДЛЯ ТОГО, ЧТОБЫ…

разъяснить команде важность и назначение изменения;

составить план действий.

Эта игра может помочь, если у вас обнаружились проблемы с общим пониманием , управлением зависимостями или одностраничником в результате оценки работоспособности.

Узнайте больше
И ПОЧЕМУ МНЕ ЭТО НУЖНО?

Вы получили подтверждение. Теперь ваша цель — выполнить плавный выпуск без нарушения работы.

Выводите ли вы систему из эксплуатации, добавляете в стек новое приложение или изменяете налаженный процесс, успешное управление изменениями начинается с попытки поставить себя на место клиентов. Если вы будете думать на опережение, то сможете сократить перебои в обслуживании, связанные с изменением.

КТО ДОЛЖЕН УЧАСТВОВАТЬ?

Подключите к работе основную проектную команду, ответственную за внесение изменения.

Руководство по запуску процесса управления изменениями.
Команда пользователей
Сотрудники

4–8

Часы, ведущие отсчет времени
Время

60 минут

Сложность: средняя
Сложность

Средняя

Проведение игры

Если проект включает в себя план по управлению техническими изменениями, дайте возможность каждому участнику ознакомиться с ним до занятия.

Материалы

Доска или плотная бумага

Маркеры

Видеоконференц-связь

Таймер

Резиновая курица

Этап 1

Сформулируйте суть проблемы (5 минут)

Поприветствуйте группу и расскажите о целях занятия:

  • согласовать основную информацию, которой необходимо обмениваться при управлении изменениями;
  • определить, какие каналы связи будут использоваться;
  • определить последовательность всех действий по внесению изменения;
  • прояснить роль и обязанности каждого участника команды.
Этап 2

Как это случилось? (10 минут)

Попросите спонсоров изменения описать его цель и назначение. В частности, рассказать, что послужило толчком к изменению, кто его утвердил и почему.

После брифинга и быстрых вопросов и ответов попросите группу потратить 2–5 минут на самостоятельное обсуждение того, может произойти, если не внести изменение. Затем обменяйтесь мыслями в группе и зафиксируйте их, чтобы использовать на следующем шаге.

Этап 3

Определите руководящие принципы (10 мин)

Скорее всего, это новая команда, которая еще не работала вместе в подобной ситуации. Возьмите лист плотной бумаги или используйте страницу Confluence и поочередно обменивайтесь идеями о руководящих принципах команды. Например, «постоянно общаться друг с другом и с клиентами» или «поддерживать решения, принятые на собраниях команды, даже если не согласны с отдельными деталями».

Зафиксируйте согласованный набор принципов, чтобы на них можно было ссылаться во время собраний команды.

Этап 4

Подготовьте черновой вариант сообщения клиентам (10 мин)

Все, кого затрагивает изменение (как внутренние, так и внешние клиенты), хотят знать, почему это происходит. От имени группы ответьте на следующие вопросы на доске или в общем документе. Эти ключевые моменты послужат основой для последующего общения с клиентами.

  • Что изменится?
  • Когда можно ожидать изменения?
  • Кого оно затронет и каким образом?
  • Как это изменение повлияет на клиентов и их команду?

Вероятно, вам придут в голову и другие возможные вопросы клиентов, пока вы будете искать ответы на эти. Вот и отлично! Запишите эти вопросы (и ответы на них!).

Этап 5

Назначьте приоритеты каналам связи (10 ин)

Обсудите в группе все возможные каналы связи с клиентами, которых затронет изменение. Каналы Slack, рассылки по электронной почте, собрания всей компании и отдельных отделов, часто задаваемые вопросы на веб-сайте, фокус-группы и т. д.

Оцените каждый канал связи по следующим шкалам:

  • количество клиентов, которых можно охватить (большой, средний, малый охват);
  • количество усилий, которое потребует доставка (большое, среднее, малое).

Если повезет, вы найдете каналы связи, с помощью которых можно охватить множество клиентов без особых усилий. Однако будут некоторые исключения, когда потребуется назначить более высокие приоритеты каналам, которые требуют много усилий и охватывают малое число клиентов. Особенно если эти клиенты крайне важны для успеха изменения.

Профессиональный совет

Если речь идет о серьезных изменениях, попробуйте сформировать сеть экспертов, входящих в состав основных команд организации, чтобы они помогли распространить ваше сообщение и сформировать положительную атмосферу.

Этап 6

Установите последовательность процесса управления изменениями (20 мин)

Вы назначили приоритеты каналам связи и определили, какие сообщения будете доставлять. Теперь нужно определить, когда вы все это будете делать. У многих изменений есть крайние сроки. Вы можете либо двигаться в обратном направлении от этой даты, либо использовать более гибкий подход: оценить количество усилий, которое потребуется от команды для выполнения каждого этапа изменения, и установить контрольные точки.

Сначала зафиксируйте все существенные события, внесенные в календарь (например, корпоративные мероприятия, выходные, обязательства поставщиков).

Затем выберите даты, владельцев и высокоуровневые сообщения для информирования клиентов, относящихся к категории с большим охватом. (В идеале, назначьте высокие приоритеты каналам, которые требуют мало усилий.) Запланируйте отправку этих сообщений дважды: в первый раз — чтобы объявить о предстоящем изменении, и во второй — чтобы проинформировать клиентов о том, что изменение вносится или уже внесено.

После того как вы выберете даты для широкой рассылки сообщений, определите, кому следует их отправлять и (или) кого следует обучить ДО выполнения рассылок. Например, ваш план может сорваться из-за небольшой группы горластых недоброжелателей. Мы обнаружили, что если вычислить этих людей заранее и включить в фокус-группы или попросить прислать свои комментарии и предложения на ранних этапах процесса, это поможет превратить их возражения в конструктивные предложения.

И наконец, проверьте последовательность действий, встройте циклы обратной связи и выделите время для реализации обратной связи. Не забудьте установить контрольные точки, чтобы можно было отмечать маленькие победы на пути к цели 👍

ЭТАП 7

Согласуйте роли, обязанности и дальнейшие действия (15 мин)

Ваш план по управлению изменениями выполнен на 80 %, но не останавливайтесь на достигнутом! Именно последние 20 % обеспечат успешную реализацию вашего продуманного плана.

Проверьте каждое действие в только что созданном графике. Назначьте для каждого действия драйвера (ответственного за сбор данных и соблюдение графика), помощников (профильных экспертов) и утверждающее лицо, которому принадлежит решающее слово в вопросе завершения и качества выполнения действия.

По поводу связи с широкой аудиторией желательно узнать мнение 1–2 помощников из основной проектной команды и 1–2 помощников, не входящих в команду. Тогда вы услышите несколько точек зрения и будете уверены, что позаботились обо всем.

Не забудьте назначить роли и обязанности для циклов обратной связи. Наши ИТ-команды используют частный канал Slack, чтобы анализировать отзывы, поступающие после каждого сообщения, и согласовывать свои действия. Благодаря этому все участники команды знают, кто на какой отклик отвечает, и все ответы согласованы. Кроме того, в географически распределенных компаниях это позволяет отвечать клиентам в непрерывном режиме, «следуя за солнцем».

Профессиональный совет

К процессу управления изменениями часто привлекают многофункциональную команду, участники которой отчитываются перед разными руководителями. Заранее побеседуйте с руководителями всех участников. Возможно, вам придется отнять у них много времени!

Успешно справились?

Обязательно проведите с командой полный сеанс оценки работоспособности или контрольную проверку, чтобы узнать, совершенствуетесь ли вы.

Последующие действия

  1. Превратите свою последовательность действий в дорожную карту управления изменениями с помощью макроса Confluence Roadmap Планировщик. Он поможет представить ключевые даты, владельцев и контрольные точки в виде удобной и наглядной дорожки.
  2. Подготовьте ответы на часто задаваемые вопросы, которые могут возникнуть у разных клиентов в связи с изменением.
  3. Требует ли изменение каких-либо подтверждений, проверок или обновлений политики? Если да, то не откладывая свяжитесь со своей командой по безопасности и соответствию требованиям.
  4. Четкое представление об успехе помогает согласовать позиции заинтересованных сторон. Начните с игры Цели, признаки и показатели, чтобы определить, что такое успех. Затем проведите игру Цели и ключевые результаты (OKR), чтобы подготовить для заинтересованных сторон документ с информацией о ваших приоритетах и показателях успеха.

Нравится Playbook?

Хотите узнать о появлении новых игр и схем оценки работоспособности? Тогда оставьте свой адрес.

Thanks! Now get back to work.

Получили отзыв?

Оставьте вопрос или комментарий на сайте сообщества Atlassian.