Projektstart
Mit ein wenig Planung lässt sich viel mehr erreichen. Rufe dein Projektteam für ein Kickoff-Meeting zusammen, in dem ihr besprecht, was das Ziel des Projekts ist und wie ihr zusammenarbeiten wollt, um diese Ziel zu erreichen.
Vorbereitungszeit
30 Min.
LAUFZEIT
90 Min.
Teilnehmer
3–14
KURZZUSAMMENFASSUNG
- Lege die Mitglieder des Projektteams und ihre Aufgaben fest.
- Definiere die Vision, Mission und Erfolgsmessungen des Projekts.
- Achte darauf, dass dein Team das Ziel des Projekts kennt und weiß, wie ihr zusammenarbeiten werdet, um dieses Ziel zu erreichen.
DAS BRAUCHST DU
- Videokonferenz mit Bildschirmübertragung oder einen Meetingraum
- Tool für die digitale Zusammenarbeit (siehe Vorlagen)
- Optional: physisches Whiteboard, Marker, Timer und Notizzettel
Spiel-Ressourcen
Planung eines Projektstarts
Hol dein Team gleich zu Beginn eines Projekts an einen Tisch, damit ihr euch gemeinsam über die Ziele austauschen und einen Plan erstellen könnt, wie ihr diese erreichen wollt.
Was ist ein Projektstart?
Ein Meeting zum Projektstart, oder Kickoff-Meeting, ist die erste Besprechung mit dem Projektteam und (gegebenenfalls) dem Projektkunden. In diesem Meeting werden der Zweck, die Aufgaben, die Zuständigkeiten und die Erfolgskriterien des Projekts festgelegt.
Warum solltest du das Spiel "Projektstart" durchführen?
Ein Projekt ohne Kickoff-Meeting zu starten, ist wie eine Reise ohne Landkarte oder Wegbeschreibung anzutreten. Du wirst wahrscheinlich viel Zeit, Geld und Energie verschwenden, um an dein Ziel zu kommen – wenn du es überhaupt schaffst. Die Leitung des Spiels "Projektstart" stellt die Weichen für eine reibungslose Zusammenarbeit und Erfolg.
Wann solltest du ein Kickoff-Meeting für das Projekt abhalten?
In der Regel beginnt das Projekt, nachdem die Leistungsbeschreibung oder das Projektposter fertiggestellt ist und alle bereit sind, loszulegen.
Die Vorteile von Meetings zum Projektstart
Das Kickoff-Meeting ist eine gute Gelegenheit, um dein Team auf das Projekt einzustimmen und zu klären, wer was wann wo, warum und wie macht.
Untersuchungen zeigen, dass eine Einigung über einige der zu Beginn eines Projekts diskutierten Themen nachweislich Vorteile bringt:
- Klärung der Rollen
Wenn jeder weiß, welche Aufgaben und Zuständigkeiten er hat, läuft alles besser, weil die Kommunikation, die Zusammenarbeit, das Vertrauen und die Zufriedenheit der Teammitglieder gestärkt werden. - Schaffung guter Voraussetzungen durch psychologische Sicherheit
Teams mit klaren Regeln, die das Teamwork und offene Gespräche fördern, erzielen bessere Ergebnisse. - Vision
Wenn die Mitarbeiter die Vision verstehen (bzw. warum ihre Arbeit wichtig ist und wie sie sich auf andere auswirkt), verbessert dies ihre Arbeitsleistung, ihre Einsatzbereitschaft und ihre Produktivität. - Klare Erfolgskriterien oder Erfolgsmessungen
Unklare Anforderungen führen zu kostspieligen Nacharbeiten. Das Festlegen von Erfolgskriterien und das frühzeitige Beheben von Problemen sorgen oft dafür, dass später weniger Verwirrung und Kosten entstehen.
1. Bestimme die Projektmitarbeiter
Geschätzte Dauer: 10 Minuten
Bevor du dieses Spiel durchführst, bestimme deinen Projektsponsor, Projektleiter, Moderator, das Kernteam und die Stakeholder. (Ein Teammitglied kann auch mehrere Rollen innehaben.)
- Projektsponsor (auch als Executive Sponsor bezeichnet): Der ranghöchste Stakeholder, der bei dem Projekt am meisten zu gewinnen oder zu verlieren hat
- Projektleiter: Legt die Vision fest, was das Team liefert und warum
- Moderator: Sorgt für einen reibungslosen Ablauf des Kickoff-Meetings ohne Abweichungen vom Thema
- Kernteam: Die Personen, die an dem Projekt arbeiten
- Stakeholder: Alle Personen mit Einblicken, Informationen und Feedback oder Interesse am Ergebnis des Projekts
Tipp: STIMME DAS SPIEL GENAU AUF DEIN TEAM AB
Das Spiel "Projektstart" ist flexibel und kann problemlos angepasst werden. Nutze die anderen Spiele unter "Abwandlungen" unten als Inspiration, um die Agenda genau auf dein Team zuzuschneiden.
Nicht jeder muss an allen Meetings teilnehmen. Etwaige Variationen sollten nur das Kernteam betreffen.
2. Definiere das Ziel
Geschätzte Dauer: 20 MIN.
Hol den Projektsponsor, den Projektleiter und den Moderator an einen Tisch, um in einem gemeinsamen Dokument, z. B. auf einer Confluence-Seite, einem Whiteboard oder einem Trello-Board, eine Projektvision, eine Projektmission und Erfolgsmessungen zu entwerfen. Der Rest des Projektteams hat 5 Minuten Zeit, um das Projektposter in Ruhe durchzulesen.
Als Nächstes wird das Team die folgenden Elemente während des Kickoff-Meetings überarbeiten:
- Vision: Dein "Warum" oder die Wirkung, die dein Team erzielen wird, wenn das Projekt abgeschlossen ist. Warum verfolgst du dieses Projekt?
- Mission: Dein "Was" und "Wie". Was versuchst du zu erreichen? Wie wirst du deine Vision verwirklichen?
- Erfolgsmessungen: Dein "Wann". Wann gilt dieses Projekt als Erfolg? Diese Messungen zeigen, ob deine Mission auf dem richtigen Weg ist, und helfen dabei, klar zu definieren, wann sie als "erledigt" gilt.
3. Ein paar Worte vom Sponsor
Geschätzte Dauer: 5 Minuten
Bitte deinen Projektsponsor darum, die Sitzung zu eröffnen, indem er die Teilnehmer begrüßt, das Projekt kurz vorstellt und erklärt, in welcher Beziehung es zum Unternehmen steht. Wenn dein Sponsor nicht an der Sitzung teilnehmen kann, kannst du ihn bitten, vorab ein kurzes Video, z. B. mit Loom, aufzunehmen, das du dann mit der Gruppe teilen kannst.
4. Einführung
Geschätzte Dauer: 5 Minuten
Gib zu Beginn des Projekt-Kickoff-Meetings einen Überblick über die Tagesordnung und trefft einige gegenseitige Vereinbarungen, um das Gespräch produktiv zu halten:
- Zusammenarbeit: Lasst uns gemeinsam daran arbeiten, dieses Projekt zum Erfolg zu führen.
- Gut genug: Lasst uns nach Fortschritt streben, nicht nach Perfektion. Es geht darum, ausreichend Informationen zu sammeln, um ein gemeinsames Verständnis zu schaffen und darauf aufzubauen.
- Chancen: Lasst uns nicht über Vergangenes urteilen, sondern bleiben wir offen für das, was vor uns liegt.
5. Kennenlernen
Geschätzte Dauer: 10 Minuten
Brich das Eis mit einer kurzen Einstiegsfrage, damit sich alle fokussieren und in die richtige Stimmung kommen.
Wenn sich die Gruppe noch nicht kennt, bitte jede Person, sich vorzustellen, ihre Rolle im Projekt zu erklären und eine Einstiegsfrage zu beantworten. (Inspiration findest du im Spiel zum Kennenlernen.)
Wenn sich die Gruppe bereits kennt, springe direkt zur Einstiegsfrage.
6. Vision, Aufgabenstellung und Erfolgskriterien verfeinern
Geschätzte Dauer: 60 Minuten
Das ist der wichtigste Aspekt beim Projekt-Kickoff: das Team für ein gemeinsames Ziel zu gewinnen, das es inspirieren und anleiten kann.
Teile dem Team vor dem Projektstart die Vision, Aufgabenstellung und die Kriterien für die Erfolgsmessung mit. Teile die Teilnehmer dann in drei Gruppen auf: eine für die Vision, eine für die Aufgabenstellung und eine für die Erfolgsmessung.
Jede Gruppe hat 20 Minuten Zeit, die Anfangsaussagen auszuarbeiten. Als Nächstes bringst du die Gruppen wieder zusammen, damit sie ihre überarbeiteten Aussagen präsentieren und besprechen können.
Nehmt alle vereinbarten Änderungen vor und stimmt dann ab, um sie offiziell für das Projekt zu akzeptieren. Du kannst (und solltest) diese Elemente später im Projekt anpassen, wenn sich neue Informationen ergeben.
TIPP: Abstimmen wie die Römer
Mit einer römischen Abstimmung bekommst du schnell einen Überblick über die Stimmungslage in der Gruppe:
Daumen hoch = Ich stimme zu.
Daumen seitwärts = Damit kann ich mich arrangieren.
Daumen runter = Ich habe Bedenken.
7. Den Kickoff abschließen und das Projektposter aktualisieren
Geschätzte Dauer: 5 Minuten
Bitte den Projektleiter, das Meeting zu beenden, indem er sich bei der Gruppe für die Zusammenarbeit bedankt, Feedback oder abschließende Gedanken äußert und die nächsten Schritte zusammenfasst. Beauftrage ein Teammitglied mit der Aktualisierung des Projektposters mit der vereinbarten Vision, Aufgabenstellung und Erfolgskriterien.
Tipp: WORK HARD, PLAY HARD
Ein Projektteam, das sich nur über Arbeit definiert und bei dem der Spaß zu kurz kommt, ist ziemlich fad. Lade die Teilnehmer zeitnah nach Projektbeginn zu einer unterhaltsamen Veranstaltung ein, beispielsweise zu Online-Spielen oder einer gemeinsamen Unternehmung.
Nachbereitung
Runde deine Pläne ab
Wenn du während deines Kickoff-Meetings oder in einer separaten Sitzung Zeit hast, kannst du die Projektpläne auf anderen Plänen weiter erläutern.
- Definiere OKRs (Objectives and Key Results).
- Nutze ein DACI-Framework zur Entscheidungsfindung, um festzulegen, wer das Projekt vorantreibt und wer verantwortlich ist, konsultiert und informiert wird.
- Erstelle eine Übersicht über den Zeitplan, die Aufgaben und Meilensteine deines Projekts, damit du als Team Prioritäten setzen kannst.
Definiere die nächsten Schritte
Nutze ein Tool wie Trello, eine Jira Projektmanagement-Vorlage oder eine Confluence Projektplan-Vorlage, um einen Arbeitsplan oder ein Aufgaben-Backlog zu erstellen.
Aktualisiere die Pläne
Wenn das Projekt voranschreitet, solltest du diese Pläne und deinen Projektbericht überprüfen, um den Fortschritt zu dokumentieren und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.
Abwandlungen
Kurzpräsentation
Wenn keine Zeit für ein umfangreiches Meeting ist, kannst du dein Team bitten, sich auf die wichtigsten Fragen zu beschränken, z. B. auf Arbeitszeiten, ideale Arbeitsumgebung, bevorzugte Kommunikationsmethode und Lernstile. Später könnt ihr euch den einzelnen Themen immer noch im Detail widmen.
Retrospektive
Führt nach der Kennenlernaktivität eine kurze Retrospektive durch, um zu ermitteln, was ihr aus früheren Projekten gelernt habt und wie ihr diese Erkenntnisse beim aktuellen Projekt berücksichtigen könnt.
Arbeitsvereinbarungen
Verwende das Spiel "Arbeitsvereinbarungen", um gegenseitige Vereinbarungen darüber zu treffen, wie das Team zusammenarbeiten wird, um die Arbeit effizient und effektiv zu erledigen.
Rollen und Zuständigkeiten
Nachdem ihr euch auf den Projektzweck geeinigt habt, müsst ihr die einzelnen Projektrollen klären. Nutze das Spiel "Rollen und Zuständigkeiten", um den Teammitgliedern Klarheit darüber zu verschaffen, wie jeder von ihnen zum Erfolg des Projekts beiträgt. Dieses Spiel hilft dir auch, eventuelle Defizite hinsichtlich der vorhandenen Fähigkeiten oder Kenntnisse zu erkennen, sodass du bereits in einem frühen Stadium des Projekts darauf eingehen kannst.
Hast du noch Fragen?
Komme mit anderen Benutzern des Atlassian Team-Playbook ins Gespräch, hole dir Unterstützung oder gib Feedback.
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Projektplanung
Netzwerk aus Teams
Plane und optimiere teamübergreifende Beziehungen zu Beginn eines Projekts.
Zusammenarbeit
Rollen und Zuständigkeiten
Kläre die Zuständigkeiten der einzelnen Beteiligten und deckt Lücken auf, die gefüllt werden müssen.
Produktivität
Arbeitsvereinbarungen
Erstelle gemeinsame Normen, die dem Team die Zusammenarbeit und das Erreichen gemeinsamer Ziele erleichtern.
Nachbesprechung
Analyse der 5 Warum-Fragen
Findet die Problemursache und sucht nach Lösungsmöglichkeiten.
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