Projektstart in Aktion
Ein Team von App-Entwicklern nutzt Confluence, um sich auf das Spiel zum Projektstart vorzubereiten.
Diese Filmemacher beginnen ihr Projekt – ein Animationsfilm erstmalig in voller Länge – mit Trello und Zoom.
Designer haben sich bei einem Brainstorming Gedanken zu ihren Zielen gemacht, um sich auf ein Projekt zur Überarbeitung einer Verpackung vorzubereiten.
Was du brauchst
Remote
Videokonferenztool mit Bildschirmfreigabe
Tool für die digitale Zusammenarbeit (siehe Vorlagen)
Persönlich
Whiteboard
Haftnotizzettel
Filzstifte
Stoppuhr oder anderer Zeitmesser
Optionale Vorlagen
Atlassian-Vorlagen
Anleitung zur Durchführung dieses Spiels
1. Vorbereitung 30 Minuten
Lege vor dem Spiel die Projektrollen fest. Zur Auswahl stehen Projektsponsor, Projektleiter, Moderator, Kernteam und Stakeholder. Ein Teammitglied kann auch mehrere Rollen innehaben.
- Projektsponsor (auch als Executive Sponsor bezeichnet): Der ranghöchste Stakeholder, der bei dem Projekt am meisten zu gewinnen oder zu verlieren hat.
- Moderator: Der Moderator sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Besprechung ohne Abweichungen vom Thema.
- Projektleiter: Er liefert dem Team die Gründe, worum es bei der Projektumsetzung geht und warum das Projekt durchgeführt wird.
- Kernteam: Das Team, das für die Durchführung der Projektarbeit verantwortlich ist.
- Stakeholder: Alle Personen mit Einblicken, Informationen und Feedback oder Interesse am Ergebnis des Projekts.
Der Projektsponsor, Projektleiter und Moderator sollten sich vor dem Meeting zusammensetzen, um eine vorläufige Vision, Ziele und Möglichkeiten zur Erfolgsmessung festzulegen. Dieser Entwurf wird später beim entsprechenden Spiel vom vollständigen Team überprüft und überarbeitet.
- Vision: Die positiven Auswirkungen nach Projektabschluss. Was möchte das Team erreichen?
- Ziele: Der Beitrag des Teams zur Umsetzung der Produktvision. Welche Rolle spielen die Teammitglieder dabei?
- Erfolgsmessung: Woher wissen wir, dass das Projekt erfolgreich ist? Diese Tests zeigen, ob das Team auf dem richtigen Weg ist, und bestimmen den Fortschritt auf dem Weg zum Ziel.
Erstelle für Remote-Teams mithilfe der oben aufgeführten Vorlagen ein Dokument für die Zusammenarbeit und teile es im Vorfeld mit dem Team.
Wenn sich das Team persönlich trifft, bereite die Vision, Ziele und Erfolgsmessungen vor und präsentiere sie auf eine Art, dass alle Teammitglieder sie gut im Blick haben.
BEISPIEL: CHECKLISTE ZUR VORBEREITUNG
So bereitet sich ein Team mit einer Checkliste für den Besprechungsverlauf auf den Projektstart vor.
2. Einführung 5 Minuten
Bitte das Team zu Beginn der Besprechung, die folgenden Grundregeln zu beachten:
- Zusammenarbeit: Wir arbeiten zusammen, um eine Grundlage für Erkenntnisse zu schaffen.
- Gut genug: Das Ziel der Sitzung ist, genügend Informationen für ein gemeinsames Verständnis zu sammeln. Das muss anfänglich nicht perfekt sein und wird im Zuge der Projektentwicklung stetig erweitert.
- Möglichkeit: Jedes Teammitglied sollte offen an die Sitzung herangehen und auf neue Erkenntnisse und innovative Ideen vorbereitet sein.
3. Ein paar Worte vom Sponsor 5 Minuten
Am besten eröffnet der Projektsponsor die Sitzung, indem er die Teilnehmer begrüßt, das Projekt kurz vorstellt und erklärt, wie es ins Unternehmen passt.
4. Kennenlernen 10 Minuten
Durch eine kurze Kennenlernaktivität kannst du die Teilnehmer schon zu Beginn der Sitzung motivieren, engagiert mitzumachen und zusammenzuarbeiten.
Bitte die Teammitglieder, sich selbst und ihre Rolle im Projekt vorzustellen und eine Frage zum besseren Kennenlernen zu beantworten.
Beispiele findest du im Spiel zum Kennenlernen.
5. Ein gemeinsamer Zweck 60 MIN.
Dies ist der wichtigste Teil beim Projektstart: Ein gemeinsamer Zweck führt zu mehr Begeisterung und macht das Projekt für alle bedeutsam.
Informiere die Teilnehmer über Vision, Ziele und die vom Projektleiter erstellten Erfolgsmessungen.
Teile dein Team danach in die folgenden drei Gruppen auf (nutze bei einem Remote-Team die Breakout-Funktion, sofern deine Videokonferenzsoftware dies anbietet): Team "Vision", Team "Ziele" und Team "Erfolgsmessungen".
Jede Gruppe hat 20 Minuten Zeit, die Anfangsaussagen auszuarbeiten.
Bitte die einzelnen Teams nach Ablauf der 20 Minuten ihre frisch überarbeiteten Statements vorzustellen und besprecht diese dann in der Gruppe. Einigt euch auf Änderungen und stimmt dann über eine endgültige Version ab. Wenn später neue Informationen hinzukommen, sollten die Statements entsprechend angepasst werden.
TIPP: Abstimmen wie die Römer
Nehmt euch bei der Abstimmung des Projektzwecks ein Beispiel an den Römern.
Daumen hoch = Ich stimme zu.
Daumen seitwärts = Damit kann ich mich arrangieren.
Daumen runter = Ich habe Bedenken.
6. Abschluss 5 Minuten
Bitte den Projektsponsor, am Ende der Besprechung als Feedback zusammenzufassen, was in der Sitzung erarbeitet wurde, und den Teammitgliedern für ihre Teilnahme zu danken.
TIPP: ES IST EIN ANFANG
Das Spiel zum Projektstart ist vielseitig anwendbar und sollte auf das Team abgestimmt werden. Suche nach etwaigen anderen Spielen, um Team und Projekt auf Erfolgskurs zu bringen.
TIPP: HABT SPASS DABEI
Ein Projektteam, das sich nur über Arbeit definiert und bei dem der Spaß zu kurz kommt, ist ziemlich fad. Lade die Teilnehmer zeitnah nach Projektbeginn zu einer unterhaltsamen Veranstaltung ein, beispielsweise zu Online-Spielen oder einer gemeinsamen Unternehmung.
Nachbereitung
Rückblick auf die Meilensteine
Stelle in einem separaten Meeting oder (sofern noch Zeit ist) am Ende des Spiels den Zeitplan vor, der für das Projekt vorgesehenen ist. Nenne die wichtigen Meilensteine oder abzuliefernde Ergebnisse. Überprüfe den Zeitplan im Projektverlauf, passe ihn dem Fortschritt an und verschiebe unter Umständen die vorgeschlagenen Termine.
Ausprobieren
Jetzt, da das Projekt losgehen kann, könnt ihr eine Projektmanagementvorlage in Jira oder Trello verwenden, um festzulegen, welche Aufgaben zum Abschluss eures Projekts erledigt werden müssen.
Ihr könnt auch ein paar OKRs (Objectives and Key Results) festlegen. Wenn das Team bei der ersten Besprechung zu dem Schluss gekommen ist, dass zu einem bestimmten Aspekt noch eine Entscheidung getroffen werden muss, führt ein DACI-Framework-Spiel zur Entscheidungsfindung durch, um die nächsten Lösungsschritte zu ermitteln.
Abwandlungen
Mit Kurzpräsentation vervollständigen
Nach der Formulierung der Vision und Ziele sowie der Ausarbeitung der Erfolgsmessungen könnt ihr dies mit dem Spiel Kurzpräsentation zu einem aussagekräftigen Statement kombinieren.
Überlegungen
Führt nach der Kennenlernaktivität eine kurze Retrospektive durch, um zu ermitteln, was ihr aus früheren Projekten gelernt habt und wie ihr diese Erkenntnisse beim aktuellen Projekt berücksichtigen könnt.
Arbeitsvereinbarungen
Legt eine Reihe betrieblicher Richtlinien fest, denen das Kernteam zustimmt, um eine Umgebung zu schaffen, in der das Projekt gelingen kann. Anders gesagt: Wie können wir zusammenarbeiten, damit das Projekt ein Erfolg wird?
Legt mit dem Spiel zu Arbeitsvereinbarungen das Fundament für die Kultur und Verhaltensweisen des Teams. Ihr arbeitet die Arbeitsvereinbarungen dann im Laufe des Projekts weiter aus.
Rollen und Zuständigkeiten
Nachdem ihr euch auf den Projektzweck geeinigt habt, müsst ihr die einzelnen Projektrollen klären.
Führt das Spiel Rollen und Zuständigkeiten durch, damit den Teammitgliedern klar ist, wie jeder Einzelne zum Erfolg des Projekts beitragen kann. Dieses Spiel hilft euch, Lücken bei den Fähigkeiten oder Funktionen zu identifizieren, damit ihr sie in einer frühen Projektphase noch schließen könnt.
TIPP: FREIWILLIGE TEILNAHME
Nicht jeder muss an allen Meetings teilnehmen. Etwaige Variationen sollten nur das Kernteam betreffen.
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