Projectkick-off in de praktijk
Een team van app-ontwikkelaars gebruikt Confluence om het spel Projectkick-off voor te bereiden.
Deze filmmakers gebruiken Trello en Zoom voor de aftrap van hun eerste animatiefilmproject.
Deze ontwerpers trappen een project af over het herontwerpen van verpakkingen en brainstormen over hun missie.
Wat heb je nodig?
Extern
Videovergaderen met de optie om schermen te delen
Digitale samenwerkingstools (zie sjablonen)
Op locatie
Whiteboard
Post-its
Markers
Timer
Optionele sjablonen
Atlassian-sjablonen
Spelinstructies
1. Bereid je voor 30 minuten
Bepaal voordat je het spel uitvoert welke rollen van toepassing zijn op je project. Je moet je projectsponsor, projectleider, gespreksleider, kernteam en belanghebbenden in kaart brengen. Een teamlid kan meerdere rollen vervullen.
- Projectsponsor (ook wel executive sponsor genoemd): de hoogste belanghebbende die bij de projectlevering het meest te winnen of te verliezen heeft.
- Gespreksleider: zorgt ervoor dat de vergadering vlot en doelgericht verloopt.
- Projectleider: geeft visie aan het team over wat ze leveren en waarom.
- Kernteam: het team dat verantwoordelijk is voor de uitvoerende werkzaamheden van het project.
- Belanghebbenden: iedereen met inzicht, informatie, feedback of een gevestigd belang in het resultaat van het project.
Laat de projectsponsor, projectleider en gespreksleider vóór de vergadering samenkomen. Zo kunnen ze een voorlopige visie, missie en missietests opstellen. Het team leest deze conceptversie later tijdens het spel door en herziet deze.
- Visie: wat voor impact je team zal hebben zodra het project is afgerond. Welk grotere doel wil je bereiken?
- Missie: de werkzaamheden van het team om de productvisie te bereiken. Wat is hun rol bij de verwezenlijking van het project?
- Missietests: hoe weten we dat dit project slaagt? Deze tests tonen aan of onze missie op schema ligt en bepalen in hoeverre we op de goede weg zitten.
Maak voor teams op afstand een samenwerkingsdocument, eventueel met een van de bovengenoemde sjablonen, en deel het van tevoren met het team.
Breng voor teams op locatie je visie, missie en missietests mee naar de sessie en hang ze op waar het team ze kan zien.
VOORBEELD: CHECKLIST TER VOORBEREIDING
Bekijk hier hoe een team zich voorbereid op hun projectkick-off met behulp van een checklist om het gesprek te leiden.
2. Bereid de ruimte voor 5 minuten
Begin de vergadering door de volgende principes voor te leggen aan het team:
- Samenwerking: we werken met elkaar om de basis voor ons onderzoek te leggen.
- Goed genoeg: het doel van de sessie is om voldoende informatie te krijgen voor een gedeeld begrip. Dit scherpen we steeds aan naarmate het project vordert. We willen niets perfectioneren.
- Mogelijkheid: iedereen begint de sessie met een open geest. Dit biedt ruimte om te kunnen ontdekken en innoveren.
3. Een mededeling van onze sponsor 5 minuten
De projectsponsor begint de sessie door de deelnemers te verwelkomen, en kort iets te vertellen over het project en hoe het zich verhoudt tot de organisatie.
4. Breek het ijs 10 minuten
Begin met een korte ijsbreker om de betrokkenheid en samenwerking al vroeg in de sessie te stimuleren.
Iedereen stelt zichzelf voor, legt zijn of haar rol in het project uit en beantwoordt de ijsbrekervraag.
Zie het ijsbrekerspel voor voorbeelden.
5. Deel een doel 60 MIN.
Dit is het belangrijkste aspect van de projectkick-off. Het delen van een doel geef inspiratie en betekenis aan de personen die bij het project betrokken zijn.
Begin met het delen van de oorspronkelijke visie, missie en missietests die door de projectleider zijn opgesteld.
Verdeel de deelnemers vervolgens in drie groepen: team Visie, team Missie en team Missietests. Werkt het team op afstand en gebruiken jullie een programma voor videobellen? Check dan of er een breakout-functie is en gebruik die voor deze stap.
Elke groep krijgt 20 minuten om de eerste stellingen in de conceptversie bij te schaven.
Als de tijd om is, roep je de groep terug om de nieuwe versies van de stellingen te presenteren en te bespreken. Breng dan, als iedereen het ermee eens is, wijzigingen aan en stem vervolgens om ze officieel goed te keuren voor het project. Wanneer er nieuwe informatie opduikt, kun (en moet) je deze later in het project verfijnen.
TIP: STEM MET JE DUIM
Laat het team met hun duimen stemmen, zodat iedereen op één lijn zit over het doel van je project.
Duim omhoog = Ik ga ermee akkoord
Duim zijwaarts = Ik ga mee met de groep
Duim omlaag = Ik voel me er niet goed bij
6. Afsluiten 5 minuten
Vraag je projectsponsor om de vergadering af te sluiten. Hij of zij geeft feedback over wat er in de sessie naar voren is gekomen en bedankt de deelnemers voor hun aanwezigheid.
TIP: JE MOET ERGENS BEGINNEN
Het spel Projectkick-off is flexibel en elk team moet het op zijn eigen manier benaderen. Kijk of er nog andere spellen zijn die het team klaarstomen op het succes van het project.
TIP: NU HET LEUKE GEDEELTE
Alleen maar werken en niet spelen maakt een saai projectteam. Organiseer kort na de kick-off een leuk evenement, met bijvoorbeeld virtuele spelletjes of een gezellig uitje.
Opvolgen
Mijlpalen evalueren
Neem in een aparte sessie of aan het einde van het spel, als daar tijd voor is, de voorgestelde tijdlijn van je project door. Vermeld belangrijke mijlpalen of te leveren resultaten. Naarmate het project vordert, bekijk je met het team de tijdlijn opnieuw om de voortgang toe te voegen en de voorgestelde datums te herzien.
Geef je eigen draai eraan
Ben je klaar om in je project te duiken? Gebruik dan eventueel een Jira-projectmanagementsjabloon of Trello om een backlog op te stellen van het noodzakelijke werk om je project te voltooien.
Het is misschien een goed moment om wat doelstellingen en belangrijke resultaten te bepalen. Als het team tijdens de kick-offsessie erachter kwam dat er over een aspect van het project een besluit moet worden genomen, kunnen jullie het spel DACI-framework spelen voor besluitvorming om de vervolgstappen vast te stellen.
Variaties
Pitchen
Nadat je je visie, missie en missietests hebt opgesteld, voer je het spel Elevator Pitch uit om ze netjes in één verklaring samen te vatten.
reflecteren
Na de ijsbreker speel je een verkorte versie van het spel Retrospectief over wat je van eerdere projecten hebt geleerd en hoe je die lessen gaat toepassen op dit project.
Werkovereenkomsten
Bepaal een aantal operationele richtlijnen, waarmee het kernteam instemt. Zo kun je een omgeving creëren om het project te laten slagen. Met andere woorden: hoe gaan we samenwerken om de klus te klaren?
Voer het spel Werkovereenkomsten uit om de basis voor de cultuur en het gedrag binnen je team vast te stellen. Naarmate het project vordert, schaaf je deze overeenkomsten bij.
Rollen en verantwoordelijkheden
Als het doel van het project voor iedereen helder is, vraag je je dan af: wat zijn de individuele rollen in het project?
Voer het spel Rollen en verantwoordelijkheden uit om teamleden een duidelijk beeld te geven van wat hun bijdrage is om van het project een succes te maken. Het helpt ook om eventueel gebrek aan vaardigheden of functies te identificeren, zodat je die al in een vroeg stadium van het project kunt aanpakken.
TIP: OPTIONELE AANWEZIGHEID
Niet iedereen hoeft bij alle onderdelen van de kick-off aanwezig te zijn. Houd eventuele toegevoegde variaties beperkt tot het kernteam.
Van ons team naar dat van jou
Blijf op de hoogte van de laatste Spellen, tips en trucs met onze maandelijkse nieuwsbrief.
