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Communications entre les parties prenantes


Indiquez clairement comment vous allez transmettre les informations adéquates aux parties prenantes, au moment opportun et par l'intermédiaire des bons canaux.

UTILISEZ CE SCÉNARIO POUR…

Optimiser le partage d'informations avec les parties prenantes.

Élaborer un plan de communication pour un projet spécifique ou pour les opérations normales de votre équipe.

Si vous rencontrez des difficultés pour évaluer la compréhension commune, les dépendances gérées ou les partenariats efficaces par rapport à vos contrôles de santé, ce scénario peut vous aider.

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UTILITÉ DE CE SCÉNARIO

L'ignorance ne fait pas le bonheur lorsque vous tentez de faire en sorte que vos équipes suivent le même rythme. Lorsque vous formez une nouvelle équipe ou que vous rencontrez des difficultés pour évaluer la compréhension commune ou les dépendances gérées, un plan de communication vous aidera à ne plus vous faire de souci. À condition que vous pensiez bien à partager les dernières mises à jour avec les bonnes personnes. Vous devez pour cela adopter une approche intentionnelle du partage d'informations et de la fréquence à laquelle celui-ci a lieu.

Utilisez ce scénario lorsque :

  • votre équipe définit et met en place vos normes de fonctionnement ;
  • vous vous lancez dans un processus de gestion des changements ;
  • votre communication a posteriori n'a pas bien fonctionné au cours de vos derniers sprints.
QUI PARTICIPE ?

Invitez le responsable de l'équipe, le responsable du projet et le gestionnaire du programme (le cas échéant) à participer à cette session.

Un plan écrit de communication avec les parties prenantes aide votre équipe à communiquer de façon efficace et cohérente.
Équipe d'utilisateurs
Personnes

2 à 6

Icône de crayon
Temps de préparation

30 min

Chronomètre
Durée

60 min

Difficulté Simple
Difficulté

Facile

Déroulement du scénario

Pendant que vous élaborez votre plan, n'oubliez pas que les membres de votre équipe et vous-mêmes êtes aussi des parties prenantes au projet !

Matériel

Tableau blanc

Marqueurs

Post-its ou points

Chronomètre

Poulet en caoutchouc

Préparation

Faites vos devoirs (30 minutes)

Créez un tableau sur un tableau blanc ou un document collaboratif. Utilisez les en-têtes de colonne suivants : public, canaux, communication, liens/informations supplémentaires. Ajoutez les lignes suivantes : chaque jour, chaque semaine, deux fois par mois, chaque mois, chaque trimestre, chaque année, ad hoc.

Demandez à tous les participants de préparer leur propre liste de publics (parties prenantes) avant la réunion. Cette liste peut inclure : votre sponsor exécutif, les membres de votre équipe, l'équipe de direction, les équipes avec lesquelles vous collaborez, les équipes adjacentes ou en aval, etc.

S'il en possède une, l'animateur de la réunion doit se rendre à celle-ci avec une liste des communications existantes entre l'équipe et les parties prenantes. Cette liste doit inclure les raisons pour lesquelles vous communiquez ces informations et les canaux que vous utilisez généralement. Elle contiendra des tâches quotidiennes, comme des mises à jour sur les petites décisions prises dans les canaux Slack, ainsi que des communications ponctuelles comme les sessions Lunch & Learn ou les présentations de type « assemblées virtuelles ».

ÉTAPE 1

Définissez l'objectif (10 min)

Formulez un ou plusieurs énoncés pour décrire l'objectif que vous espérez atteindre en préparant un plan de communication avec les parties prenantes. Utilisez le format {NOM} + {VERBE}. Demandez à une personne d'écrire au tableau blanc pendant que tout le groupe réfléchit. Vos énoncés d'objectif n'ont pas besoin d'être parfaits. Il vous suffit de trouver une formulation « à 80 % finale » et de délimiter l'activité dans le temps. Vous pourrez toujours les reformuler plus tard si nécessaire.

Exemple d'objectifs pour le plan de communication :

  • Instaurer la confiance entre nos parties prenantes.
  • Réduire les risques provenant de redondances et de goulots d'étranglement des dépendances.
  • Former les équipes en aval à nos tâches et leur expliquer en quoi celles-ci peuvent impacter leur travail.
ÉTAPE 2

Définissez qui sont vos parties prenantes (5 min)

Répartissez-vous en groupes de deux à quatre personnes et passez en revue les réflexions sur les parties prenantes que chacun a préparées en amont de la réunion. En petits groupes, convenez des parties prenantes clés à inclure à votre plan de communication. Pour chaque partie prenante, définissez la relation avec votre projet/équipe. S'agit-il d'un décideur ? D'un partenaire de sparring ? D'un contributeur expert ? D'un éliminateur d'obstacles ?

Présentez votre travail à l'équipe au complet et essayez de convenir des parties prenantes auxquelles votre plan va s'adresser.

Étape 3

Définissez vos méthodes de communication (15 min)

Déterminez maintenant la méthode la plus efficace pour communiquer avec chaque partie prenante.

Pensez au contenu que vous allez partager ainsi qu'à l'outil que vous allez utiliser pour ce faire. Par exemple, avec votre équipe directe, vous pourriez choisir de communiquer dans un groupe de discussion dédié au partage de mises à jour mineures et dans lequel vous pouvez demander l'avis de chacun.

Étape 4

Assemblez toutes vos réflexions pour créer votre plan de communication (20 min)

Utilisez le tableau que vous avez créé au préalable pour commencer à élaborer un plan de communication :

  • Chaque jour
  • Chaque semaine
  • Deux fois par mois
  • Chaque mois
  • Chaque trimestre
  • Chaque année
  • Ad hoc

Pour chaque fréquence, notez le public avec lequel vous allez communiquer, les canaux que vous utiliserez, les informations que vous allez relayer ainsi que les liens vers des détails supplémentaires ou des artefacts.

Recherche de contenu
PAR EXEMPLE…

Voici le plan de communication avec les parties prenantes utilisé par notre équipe chargée des relations avec les développeurs.

Étape 5

Concluez (5 min)

Convenez d'un propriétaire pour le plan de communication global. Vous pouvez même assigner un propriétaire pour les communications spécifiques.

Astuce
Astuce 

L'organisation des communications à l'échelle de l'équipe (par exemple, les « assemblées virteulles ») peut demander un travail considérable chaque mois. Envisagez de faire tourner les propriétaires pour partager la charge de travail et apporter de la fraîcheur.

Vous avez géré ?

Veillez à réaliser une session complète de contrôle de santé ou à faire le point en équipe pour déterminer si vous constatez des améliorations.

Vous voulez vous tenir informé sur le Playbook ?

Laissez-nous votre adresse e-mail ci-dessous pour être informé de l'ajout de nouveaux scénarios et contrôles de santé.

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