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Aufbau einer echten zentralen Informationsquelle für dein Team

Deine Suche nach der geeigneten Dokumentation hat ein Ende

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Eine zentrale Informationsquelle sorgt dafür, dass alle Personen im Unternehmen Zugriff auf dieselben Informationen haben.

Du bist auf der Suche nach einem Dokument für das nächste Meeting, das in vier Minuten beginnt. Verzweifelt durchwühlst du zahllose E-Mail-Anhänge und alle fünf Cloud-Services deines Unternehmens.

Dir bleiben noch zwei Minuten, da taucht die richtige Datei endlich auf. Du stößt einen Seufzer der Erleichterung aus, als acht weitere Dateien auftauchen, die verschiedenste Daten, Schlüsselwörter und Unterstriche enthalten.

So sieht ein typischer Tag in der zukünftigen Arbeitswelt aus, in der wir uns mit der Informationsflut und zu vielen Tools herumschlagen müssen: #toomanytools. Die gegenwärtige Situation ist chaotisch, aber eine zentrale Informationsquelle kann uns aus dieser befreien.

Was ist eine zentrale Informationsquelle?

Eine echte zentrale Informationsquelle ist ein Ort, an dem das gesamte Wissen deines Teams aufbewahrt wird. Dort kannst du Antworten auf deine Fragen und stets aktuelle Dokumente vorfinden.

Die meisten Teams können davon nur träumen. Sie verwenden mehrere Tools und haben noch nicht klar festgelegt, welche Informationen wo gespeichert werden sollen. Das stiftet Verwirrung und führt zu Doppelarbeit und veralteten Dokumenten. Kommt dir das bekannt vor? Hier erfährst du, wie du und dein Team von der Erstellung einer zentralen Informationsquelle profitieren können.

Vorteile einer zentralen Informationsquelle

Höre auf, nach Informationen zu suchen

Alle nutzen denselben Ort, um Informationen zu speichern. Du weißt, wo du nachsehen musst, und ersparst dir das mühsame Durchsuchen von gemeinsam genutzten Laufwerken, auf denen isolierte Dateien mit unklarer Bezeichnung liegen.

Spare Zeit bei Routineaufgaben

Dein Team weiß, wo es Vorlagen, Beispiele und Leitfäden für wiederkehrende Aufgaben finden kann. Es muss nicht bei jeder neuen Aufgabe oder jedem neuen Projekt von vorn beginnen. Stattdessen ruft es die zentrale Informationsquelle auf, öffnet eine vorgefertigte Vorlage und macht sich an die Arbeit.

Vermeide unnötige Arbeiten

Mit einer zentralen Informationsquelle wird es nicht passieren, dass du die falsche Datei auswählst und diese einige Stunden bearbeitest, bevor du deinen Fehler bemerkst. Stattdessen hast du immer das richtige Dokument zur Hand und kannst Dateien gemeinsam mit anderen bearbeiten, ohne dir über widersprüchliche Versionen Gedanken machen zu müssen.

Erkenne Beziehungen und Muster

Wenn Informationen an einem Ort aufbewahrt werden, erkennst du Beziehungen, die Zeiteinsparungen bringen und die Zusammenarbeit verbessern. Du siehst beispielsweise, welchen Bezug deine Ziele zu den OKRs anderer Teams haben, wie sich ein Projekt in andere Projekte einfügt und welches Team eine bestimmte Seite erstellt hat.

Aktenschublade

So erstellst du mit Confluence deine zentrale Informationsquelle

Confluence ist ein Arbeitsbereich für Teams, in dem du sämtliche Aufgaben an einem Ort erstellen, gemeinsam bearbeiten und organisieren kannst. Die Lösung ist eine echte zentrale Informationsquelle, mit der du und dein Team auf Informationen zugreifen können, die ihr für erfolgreiches Arbeiten benötigt.

Befolge diese Schritte, um Confluence als zentrale Informationsquelle für dein Team zu implementieren.

1. Lege Confluence als deine zentrale Informationsquelle fest

Confluence ist die ideale zentrale Informationsquelle. Bereiche helfen deinem Team dabei, Aufgaben zu strukturieren, zu organisieren und zu teilen. Auf dynamischen Seiten kannst du Projekte oder Ideen – wie Agenden, Projektpläne und Entscheidungsbäume – erstellen, erfassen und gemeinsam bearbeiten. Noch besser wird die Teamzusammenarbeit durch Kommentare, Markierungen und Integrationen in Hunderte von Apps wie Jira und Trello.

Vermeide mehrere Speicherplätze, indem du einen Ort bestimmst, an dem Teams ihr Wissen aufbewahren können. Nimm dir vor diesem Schritt Zeit, die Änderung mit deinem Team zu besprechen, und haltet euch einen Termin im Kalender frei, an dem ihr sämtliche Informationen von anderen Speicherorten nach Confluence verschieben werdet.

Falls du auf veraltete Informationen stößt, auf die an einer bestimmten Stelle verwiesen werden muss, kannst du mit Confluence auf jeder beliebigen Seite Word-, Excel- und Google Drive-Dateien einbetten.

2. Mache einen Plan, wie dein Team Confluence einsetzen wird

Einigt euch auf bestimmte Grundzüge der zentralen Informationsquelle, etwa wie viele Bereiche ihr erstellen werdet und welche Dokumentation ihr im Auge behalten müsst. Sieh dir unsere Liste im nächsten Abschnitt an, um dich davon inspirieren zu lassen.

Du solltest auch einige essenzielle Workflows entwerfen, weil du keine Prozesse prüfen kannst, die dir nur im Kopf herumspuken. Nutze Mindmaps und Diagramme, um zu skizzieren, wie Routineaufgaben vom Status "unvollständig" zum Status "erledigt" gelangen. Wenn du diese Workflows aufs Papier gebracht hast, können du und dein Team Engpässe und Patentlösungen erkennen.

Confluence bietet Integrationen in Draw.io, Gliffy und Mindmapping-Tools, die dir bei diesem Schritt helfen können.

Ticket wird verschoben

3. Weise Rollen und Zuständigkeiten für Updates zu

Um deine zentrale Informationsquelle gut in Schuss zu halten, füge auf jeder Seite ganz oben ein Informationsfeld hinzu, aus dem ersichtlich wird, wer für die Aktualisierung (oder Archivierung) dieses Dokuments verantwortlich ist.

Größere Teams oder Unternehmen können auch pro Confluence-Bereich eine Person bestimmen, die alle Seiten auf dem neuesten Stand hält.

4. Erstelle Vorlagen, um Konsistenz zu gewährleisten

Confluence ist mit Hunderten von Vorlagen für die Festlegung von Zielen, für Meetings, Projektpläne und viele andere Zwecke ausgestattet. Wenn du eine neue Seite erstellst, werden dir in einem Bereich am Rand deines Bildschirms automatisch relevante Vorlagen angezeigt. Mit zwei Klicks kannst du deine Vorlage aufrufen und damit arbeiten.

Diese Confluence-Vorlagen werden von Fachleuten entworfen, du kannst aber auch eigene erstellen. Dadurch wird sichergestellt, dass jede Seite die wichtigsten Elemente enthält, beispielsweise das Feld für die Person, die für Updates verantwortlich ist.

Ticket wird verschoben

5. Halte Informationen automatisch auf dem neuesten Stand

Durch die Verwendung von Makros kannst du den Funktionsumfang deiner Confluence-Seiten erweitern und weitere Funktionen oder dynamische Inhalte hinzufügen. So bleiben die Informationen auf deinen Confluence-Seiten immer auf dem neuesten Stand. Du kannst beispielsweise Jira-Vorgänge einfügen, automatisch die neuesten Updates einbetten oder ein Trello-Board auf deiner Seite anzeigen.

Die Makros findest du unter dem "+"-Zeichen in deiner Werkzeugleiste, du kannst aber auch den Slash-Befehl (/) nutzen, während du eine Seite bearbeitest.

6. Repliziere deine zentrale Informationsquelle im gesamten Unternehmen

Wenn du der Erste in deinem Unternehmen bist, der mit Confluence eine zentrale Informationsquelle erstellt, ziehen wir unseren Hut vor dir. Andere Teams können deinem Beispiel ganz einfach folgen, indem sie die Seiten deines Bereichs mit ihren verschachtelten untergeordneten Seiten duplizieren und diese dann entsprechend ihren Anforderungen anpassen.

Mit internen Blogs kannst du die Nutzung von Confluence als zentrale Informationsquelle in deinem Unternehmen weiter ausdehnen. Sorge dafür, dass Führungskräfte die Initiative unterstützen und sie in den neuen 90-Tage-Onboarding-Plan für Mitarbeiter aufnehmen.

Welche Dokumente sollten in deiner zentralen Informationsquelle gespeichert werden (nach Team geordnet)?

Jedes Team stellt unterschiedliche Ansprüche an Informationen. Lasse dich von den folgenden Listen mit Inhalten inspirieren, die du in deiner zentralen Informationsquelle speichern könntest.

Allgemein (für alle Teams)

  • Besprechungsnotizen
  • Prozesse und Workflow-Diagramme
  • OKRs (Objectives and Key Results)
  • Projektpläne
  • Onboarding-Leitfäden für Mitarbeiter
  • Leistungsbeurteilungen

Produkt

  • Wettbewerbsanalyse
  • Horrorszenarien
  • Produktanforderungen
  • Produkteinführung
  • Produkt-Roadmap

Vertrieb und Marketing

  • Kampagnen- und Projektpläne
  • Präsentationen
  • Marken- und Kommunikationsrichtlinien
  • Bildbibliotheken
  • Presse-Kit
  • RFP-Materialien für Kurzpräsentationen
  • Dokumentation für Kunden

HR

  • Unternehmensankündigungen und -richtlinien
  • Unternehmensverzeichnis
  • Onboarding-Handbücher
  • Jahresurlaubsverfolgung und Kalender

Kunden-Support

  • Wissensdatenbank
  • FAQs
  • Canned Responses

Softwareentwicklungs-/IT-Teams

  • Änderungsmanagement
  • Pro
  • DevOps-Runbooks
  • Post-Mortem-Analysen von Vorfällen
  • Leitfäden zur Fehlerbehebung

Sorge mit Confluence dafür, dass deine zentrale Informationsquelle ihrer Bezeichnung gerecht wird

Dafür zu sorgen, dass eine zentrale Informationsquelle ihrem Namen auch gerecht wird, ist keine einmalige Angelegenheit. Du und dein Team haben nun die Aufgabe, die darin enthaltenen Informationen durch klar definierte Verantwortlichkeiten und Prozesse zu verwalten.

Bist du bereit, Confluence zu deiner zentralen Informationsquelle zu machen? Hier geht es los.

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