Der optimale Prozess zur Entscheidungsfindung – ein umfassender Leitfaden für Erfolg im Team

Die Bedeutung einer effektiven Entscheidungsfindung

Ob es um Projekte oder um die Planung geht: Effektive Entscheidungen zu treffen erfordert Übung und bildet die Grundlage für euren Erfolg. Während bei kleinen, schnellen Entscheidungen eine gewisse Flexibilität gegeben sein mag, sind Entscheidungen mit großen Auswirkungen schwieriger rückgängig zu machen. Daher ist es wichtig, das Abwägen von Optionen, Risiken und Chancen immer wieder zu trainieren und zu optimieren.

Unabhängig davon, welche Techniken du wählst und wie du deinen Führungsstil einfließen lässt, ist es auch wichtig, die Zustimmung deines gesamten Teams zu gewinnen und sicherzustellen, dass du klare Prozesse eingerichtet hast, die du in Zukunft effizient replizieren kannst.

Techniken, Stile und Ansätze für die Entscheidungsfindung

Ein klarer Entscheidungsstil bildet keinen Widerspruch zu einer fundierten Entscheidungsfindung. Wir haben zwar alle ein gewisses Maß an persönlicher und beruflicher Intuition, der wir vertrauen können, aber effektive Entscheidungen werden durch Analysen, Recherchen und Fakten gestützt. Eine PwC-Umfrage unter Führungskräften ergab, dass datengesteuerte Unternehmen dreimal häufiger Verbesserungen bei der Entscheidungsfindung erzielen als Unternehmen, bei denen Daten eine geringere Rolle spielen.

Es gibt unzählige Entscheidungsfindungsmodelle, die fundierte Entscheidungen ermöglichen. Die passende Technik hängt von der Zusammensetzung deines Teams und deinem Führungsstil ab. Viele Teams bevorzugen eine SWOT-Analyse. SWOT steht für Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats (Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen). Diese werden in Bezug auf die Entscheidung ermittelt, um Vorteile und Risiken genau abschätzen zu können.

Techniken, Stile und Ansätze für die Entscheidungsfindung

Ein klarer Entscheidungsstil bildet keinen Widerspruch zu einer fundierten Entscheidungsfindung. Wir haben zwar alle ein gewisses Maß an persönlicher und beruflicher Intuition, der wir vertrauen können, aber effektive Entscheidungen werden durch Analysen, Recherchen und Fakten gestützt. Eine PwC-Umfrage unter Führungskräften ergab, dass datengesteuerte Unternehmen dreimal häufiger Verbesserungen bei der Entscheidungsfindung erzielen als Unternehmen, bei denen Daten eine geringere Rolle spielen.

Es gibt unzählige Entscheidungsfindungsmodelle, die fundierte Entscheidungen ermöglichen. Die passende Technik hängt von der Zusammensetzung deines Teams und deinem Führungsstil ab. Viele Teams bevorzugen eine SWOT-Analyse. SWOT steht für Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats (Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen). Diese werden in Bezug auf die Entscheidung ermittelt, um Vorteile und Risiken genau abschätzen zu können.

1. End-to-end agile project management: Jira Software

Jira Software facilitates breaking complex projects into manageable sprints, so businesses can deliver continuous value to their customers through iterative development and project management. Whether tracking sprint tasks, customer issues, or bugs, Jira gives project managers the tools to map dependencies, identify roadblocks, and remain always current on status.

Jira Software natively integrates with Jira Work Management, allowing project managers to merge tasks from other areas, such as marketing, for a holistic view of the project. This allows teams to work the way they are accustomed to while standardizing project management across the company.

Combining Jira Software and Confluence creates a seamless end-to-end project management solution, enabling real-time collaboration, documentation, and efficient sharing of supporting information. Everything related to the project, such as roadmaps, specifications, user stories, customer input, and more remains accessible and discoverable during and after the project.   

Together, Jira Software, Confluence, and Jira Work Management provide a complete solution with a variety of Jira and project management templates to help teams get started immediately.

While Jira Software is often used by software development teams, it’s also used across a variety of disciplines, including marketing, finance, legal, and more.

2. Cross-team visibility: Jira Work Management

Coordinating projects across multiple teams, like development and marketing, often highlights each discipline's unique work approach. Good project managers don't impose rigid structures but instead work within each team's processes.

Jira Work Management synchronizes tasks across the company to encompass all teams involved with a collaborative approach. Such work management solutions allow project managers to identify dependencies between business areas, manage resource allocation, and track tasks related to the project in one visual workflow. This engages and motivates the broader team for faster and more accurate results.

3. Knowledge management: Confluence

Every project generates supporting information that team members need to meet the goals. User stories, requirements, product specifications, and external details like integration information should all be easily accessible and linked to the project.

Confluence provides a central repository that brings knowledge management into the product development lifecycle.

4. Real-time communication: Slack

Slack offers instant access to team members all over the world for quick and efficient interactions. During customer meetings, it empowers team members to gather updates, ask questions, and find information without interrupting the flow of the meeting.

Slack also supports channels, which are groups of teams working on similar tasks or with similar skills, to enhance communication and maintain focus. Many remote teams find that Slack keeps them connected, fostering a sense of collaboration similar to working in the same office.

Slack integrates with Jira Software, allowing teams to set notifications on issues and tasks, tag team members, and capture discussions.

5. Project collaboration: Confluence

Confluence supports easy collaboration in one central repository for the project’s supporting information. During discovery, this includes customer feedback, roadmaps, and requirements. Once in progress, the product specification is critical for keeping the team focused. After the fact, during the project retrospective, the team can capture wins and identify opportunities for improvement.

With Confluence, team members can collaborate in real-time by creating and editing pages, adding images, code, and tables, and tagging others. Project managers can also link Jira tasks to Confluence documents, ensuring a single source of truth.

6. Task management automation: Jira Software

Real-time visual status updates make Jira Software an effective tool for task management, and with Jira automation, teams can focus on important things instead of busy work.

Its built-in templates allow teams to easily identify repetitive tasks and automate them. Anyone on the agile team can sync tasks across projects and products because it doesn't require coding. Jira automation also integrates with commonly used tools such as Slack, Bitbucket, and GitHub.

7. Online whiteboard and visual planning: Confluence

Confluence whiteboards give teams a collaborative space for brainstorming, visualizing, and turning ideas into actions in real-time or asynchronously. Features such as stamps, votes, timers, and more make it easy to share ideas and make collaborative decisions, even for remote teams. Teams can also connect decisions to Jira issues and other project areas without leaving the whiteboard.

8. Prioritization and roadmapping: Jira Product Discovery

Before teams can develop solutions, they must first define the product strategy and roadmap. Jira Product Discovery is a centralized tool for capturing and prioritizing ideas, aligning stakeholders, and building the roadmap.

With collaborative idea generation, teams can prioritize ideas based on impact versus effort, which supports Scrum activities such as backlog refinement and sprint planning. Jira Product Discovery includes templates for end-to-end product development, including strategy and roadmaps, requirements, and task tracking—all of which are customizable.

9. Async video messaging: Loom

Asynchronous communication allows team members to stay focused on the work until a natural break is available to receive updates and new information. Project managers are careful to update the team when it makes the most sense for each member. 

Loom lets project managers turn non-urgent information into videos that team members can fit into their own schedules. With today’s geographically dispersed teams, it allows everyone to remain informed, no matter what time zone they work in.

Wichtige Schritte im Entscheidungsfindungsprozess

Der erste wichtige Schritt beim Treffen einer Entscheidung besteht darin, das von deinem Team zu lösende Problem zu identifizieren. Erstelle eine Confluence-Seite, auf der du das Problem und die für die Lösung zuständigen Personen visualisieren kannst. Eine klare Problembeschreibung sorgt dafür, dass alle wissen, welche Entscheidung getroffen werden muss und welcher Grund dahintersteht. Welche Auswirkungen hat das Problem? Anhand welcher Ziele vergewissert ihr euch, dass die gefundene Lösung ein Erfolg ist?

Anschließend gilt es, Details zum Problem zusammenzutragen. Sammle Informationen und Daten, die zeigen, was das Problem verursacht hat oder eine Lösung verhindert. Dabei kann es sich um Marktforschung, Unternehmensdaten, persönliche Einblicke und Trendnachrichten handeln. Erstelle eine Tabelle, in der die Risiken und Vorteile potenzieller Lösungen aufgeführt sind, um dein Team frühzeitig vorzubereiten.

Bitte dein Team, diese Auflistung zu überprüfen und rechtzeitig Feedback zu geben, damit alle potenziellen Lücken oder Hindernisse identifiziert werden können, bevor du das Problem konkretisierst. Vielleicht kann das Team auch zu deiner Recherche beitragen und dir weitere Einblicke geben, die du nicht in Betracht gezogen hast.

Evaluiere die Optionen deines Teams, und nutze ein Framework, um eine Entscheidung zu treffen. Möglicherweise benötigst du einen Gruppenbeitrag oder eine weitere Evaluierung – und hier kommt dein Framework ins Spiel. Vielleicht stellst du fest, dass das ursprünglich von dir vorgeschlagene Framework (beispielsweise eine SWOT-Analyse) für die erforderliche Lösung nicht gründlich genug ist. Ermutige dein Team, das passende Framework vorzuschlagen, das zu mehr Transparenz bei der Entscheidung beiträgt und auch die Aufgaben des Teams deutlich macht.

Nachdem die Entscheidung getroffen wurde, solltest du Projektmanagement-Tools wie Trello oder Jira Work Management einsetzen, um diese Entscheidung zu implementieren, zu testen und zu überwachen. Dokumentiere weiterhin deine Fortschritte in Confluence, sodass du in Zukunft darauf zurückgreifen kannst, um deine Leistung zu replizieren oder zu iterieren.

Beliebte Frameworks zur Entscheidungsfindung

DACI: Nutze dieses Framework, um in einem Team gemeinsame Entscheidungen zu treffen und dabei Rollen innerhalb des Prozesses zu identifizieren, z. B. Einflussnehmer, Genehmiger, Mitwirkende und informierte Personen. Entscheidungen sollten auf Daten und Hintergrundwissen gestützt werden.

Problemeingrenzung: Arbeite mit deinem Team zusammen, um Problemstellungen zu bestimmen, die eine kurze, verständliche und kollaborative Problemlösung skizzieren. Dadurch kannst du dich darauf konzentrieren, das Problem zu verstehen und zu definieren, während du die Herangehensweise für dein Team koordinierst. Anschließend kannst du eine ausgewählte Gruppe von Stakeholdern zusammenstellen, um die richtige Entscheidung zu treffen.

Kompromisse: Die richtige Entscheidung zu treffen bedeutet manchmal, Kompromisse einzugehen. Welche Abstriche zugunsten der richtigen Entscheidung bist du gewillt zu machen? Identifiziere zusammen mit deinem Team Einschränkungen, Blocker und Prioritäten, bevor du das Projekt startest, um auf Entscheidungen bezüglich möglicher Hindernisse vorbereitet zu sein.

OKRs: Triff deine Entscheidungen mit einem Ziel vor Augen. OKRs sind für kontinuierliches Wachstum konzipiert und können zur Orientierung genutzt werden, wenn du während eines Projekts individuelle Entscheidungen treffen musst.

Entscheidungsfindung in Confluence

Unabhängig davon, für welches Modell du dich entscheidest, kann dein Team das gewünschte Framework für die Entscheidungsfindung in Confluence gemeinsam erstellen und dokumentieren. Wir haben unter anderem Vorlagen für DACI und SWOT-Analysen, eine Vorlage für Designentscheidungen und eine Abstimmungstabelle.

Entscheidungsfindung in Confluence

Unabhängig davon, für welches Modell du dich entscheidest, kann dein Team das gewünschte Framework für die Entscheidungsfindung in Confluence gemeinsam erstellen und dokumentieren. Wir haben unter anderem Vorlagen für DACI und SWOT-Analysen, eine Vorlage für Designentscheidungen und eine Abstimmungstabelle.