So vereinfachst du die projektübergreifende Ressourcenplanung
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Der richtige Ressourcenplan sorgt für ein reibungsloses Arbeiten in deinem Team. Projekte werden pünktlich abgeschlossen und die Produktivität steigt, wenn Ressourcen korrekt zugewiesen werden.
Im Rahmen des Projektmanagements kann die Ressourcenplanung zur Herausforderung werden, besonders für Projektmanager. Wenn sie große Teams und mehrere Arbeitsabläufe leiten, besteht die Gefahr, dass Unternehmensressourcen falsch verwaltet werden. Daher musst du Ressourcen und Projekte abgleichen, ohne Konflikte zu verursachen – denn es bedarf nicht viel, um deine Pläne zu stören.
In diesem Artikel definieren wir die Ressourcenplanung und ihre Bedeutung im Projektmanagement und erläutern die damit verbundenen allgemeinen Herausforderungen.
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Was ist Ressourcenplanung?
Bei der Ressourcenplanung werden bestimmten Aufgaben und Projekten innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens Ressourcen zugewiesen. Je nach Branche handelt es sich bei deinen Ressourcen um Teammitglieder, Ausrüstung und Einrichtungen.
Alle haben Zugriff auf den Ressourcenplan, in dem die zeitlichen Verpflichtungen und Zuständigkeiten während des gesamten Projektlebenszyklus zusammengefasst sind, damit keine Verwirrung entsteht.
Für die meisten Teams stellen sich bei der Ressourcenplanung die folgenden drei Fragen:
- Welche Ressourcen benötigt dieses Projekt?
- Wann werden die Ressourcen benötigt?
- Sind die Ressourcen verfügbar?
Die Beantwortung dieser Fragen sorgt dafür, dass alle stets auf dem Laufenden sind, und verhindert Verzögerungen.
Die Bedeutung der Ressourcenplanung im Projektmanagement
Ohne einen Ressourcenplan kann man leicht den Überblick über sich ändernde Prioritäten verlieren. Eine Ressourcenplanung stellt sicher, dass die Mitarbeiter weiterarbeiten können, auch wenn die Ressourcen knapp und die Deadlines kurz sind.
Deshalb ist Ressourcenplanung wichtig:
Mehr Effizienz bei den Mitarbeitern
Projekteffizienz leidet unter verschiedenen Aktionen: von der Zuweisung falscher Ressourcen bis hin zum verspäteten Delegieren von Aufgaben. Ressourcenplanung ermöglicht es Managern, den gesamten Projektumfang abzubilden und die Anforderungen jedes Projekt zu ermitteln.
Stell dir vor, du brauchst einen erfahrenen Entwickler, um an der Unternehmens-App zu arbeiten. Aber du nimmst keine Ressourcenplanung vor. Daher vergisst du vielleicht, dass der Entwickler mit dem Finanzteam zusammenarbeiten muss, bis es zu spät ist und du die Projektzeitleiste ändern musst.
Bei der Ressourcenplanung weist du alle Ressourcen und Aufgaben während der Projektplanungsphase zu. Auf diese Weise brauchst du dir keine Gedanken über die Lösung von Ressourcenkonflikten machen.
Schluss mit der Überallokation von Ressourcen
Angenommen, du hast einen erfahrenen Entwickler, der an einer neuen App arbeitet. Ist er auch mit der neuen Website beschäftigt? Was ist mit dem Chatbot, den die Geschäftsleitung gleichzeitig starten will? Wenn der Entscheidungsprozess nur berücksichtigt, wann der Entwickler verfügbar ist, könntest du ihn überlasten.
Mit Ressourcenmanagement kannst du Aufgaben gleichmäßig verteilen und verhinderst einen Burn-out deiner Mitarbeiter. Du bist dann informiert, wenn jemand zu viele Aufgaben hat oder umgekehrt mehr Arbeit braucht.
Überlastungen zu verhindern, ist finanziell sinnvoll. Ein fehlerhafter oder gar fehlender Ressourcenplan kann dazu führen, dass du einem Projekt zu viele Ressourcen zuweist. Zusätzliche Ressourcen erhöhen am Ende die Kosten und verhindern, dass das Team andere Aufgaben übernimmt.
Ressourcenplanungssoftware stoppt eine Überallokation. Es kann jedoch eine Lernphase geben. Beurteile die durchschnittliche Produktivität deines Teams, um eine gerechte Aufgabenverteilung sicherzustellen.
Optimiert Projektfristen und Projektumsetzung
Ein Projekt umfasst oft mehrere Fälligkeitstermine. Wenn du deine Website um eine neue Funktion erweitern möchtest, plane Designchecks, Nutzertests und eine Budgetüberprüfung ein.
Ohne Ressourcenverwaltungstools kann es schnell sehr unübersichtlich werden. Überallokation, unbemerkte Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und andere Faktoren können dazu führen, dass du eine Frist verpasst.
Mit der Ressourcenplanung hast du alle deine Assets und Projekte im Blick und kannst einen vernünftigen Projektzeitplan erstellen. Vielleicht ist es nicht sinnvoll, stundenlang an der Perfektionierung deines Websitedesigns zu feilen, wenn dadurch andere Projekte in Verzug geraten.
Von einem optimierten Zeitplan profitiert auch die Projektumsetzung. Jeder ist froh, wenn Projekte pünktlich abgeliefert werden und wichtige Parameter erfüllen.
Sorgt für eine optimale Ressourcennutzung
Die Ressourcenplanung zeigt, wie dein Team seine Ressourcen nutzt. Hast du Teammitglieder, die untätig herumsitzen, weil ihre Projekte den Arbeitstag nicht ausfüllen? Arbeiten Teammitglieder über ihre Belastungsgrenze hinaus?
Du erreichst eine optimale Ressourcennutzung, wenn du mit minimalen Reibungsverlusten die höchste Produktivität aus deinen Ressourcen herausholst. Diese Balance ohne technische Hilfe zu finden, ist fast unmöglich.
Ohne Ressourcenplanung verlierst du den Überblick über deine Ressourcen und deren Verfügbarkeit. Es wird schwierig, unter- oder überbeanspruchte Ressourcen zu erkennen, worunter auch die Aufgabenzuweisung leidet.
Bei der Ressourcenplanung werden die Aufgaben jedes Teammitglieds in Echtzeit angezeigt, sodass du sie schnell anpassen kannst, wenn Probleme auftreten. Du kannst zum Beispiel jemandem mit mehr Zeit und Fähigkeiten eine Aufgabe zuweisen oder die Kapazität deines Teams neu ausbalancieren.
Häufige Herausforderungen bei der Ressourcenplanung
In einer perfekten Welt verliefe die Ressourcenplanung ohne Probleme. Zeitpläne würden sich von selbst ergeben und Ressourcen wären immer verfügbar.
Teams kämpfen häufig mit Projektbeschränkungen, unterschiedlichen Aufgabenbereichen und konkurrierenden Interessen. Zum Beispiel möchte das Content-Team deinen neuen Freelancer für die Erstellung von Website-Blogs einsetzen, während die Werbeabteilung der Meinung ist, dass neue Anzeigentexte Vorrang haben sollten.
Priorisierung ist ein wichtiger Bestandteil der Ressourcenplanung. Hier sind vier typische Hindernisse, auf die du stoßen könntest:
Ressourcenkonflikte und Überallokation
Überallokation könnte das größte Problem deines Teams sein. Eine gute Ressourcenplanung verhindert normalerweise extreme Fälle von Überallokation. Das Problem kann sich jedoch als hartnäckig erweisen.
Angenommen, du weist jemandem drei Aufgaben zu, die parallel laufen und jeweils ein Drittel seines Arbeitstages in Anspruch nehmen. Da bleibt nicht viel Spielraum. Gerät ein Projekt ins Hintertreffen, sind automatisch auch die anderen betroffen. Das führt zu Stress und der Mitarbeitende wird versuchen, irgendwie zu einem Ergebnis zu kommen. Jetzt hat das Team einen Ressourcenkonflikt.
Mit der Ressourcenplanung kannst du Überallokation vielleicht nicht aus der Welt schaffen, aber du kannst dafür sorgen, dass sie seltener vorkommt. Halte also einen Ressourcenmanagementplan bereit und achte auf Updates.
Umgang mit Ressourcenverfügbarkeit und Fähigkeiten
Die Ressourcenplanung macht es einfach, Aufgaben zuzuweisen, aber was ist, wenn jemand nicht verfügbar ist?
Wenn du dich nur auf Tabellen und Whiteboards verlässt, wird es schwierig, sofort alle erforderlichen Informationen zur Hand zu haben. Nur zu wissen, wer an einem Projekt arbeitet, reicht nicht aus, wenn du nach bestimmten Fähigkeiten oder Informationen zur Verfügbarkeit suchst.
Mit Software wie Jira und den zugehörigen Ressourcenmanagement-Tools kannst du den Zeitplan und die Fähigkeiten jedes Teammitglieds verfolgen. Mit der Software kannst du potenzielle Engpässe erkennen, bevor sie sich ausweiten, und Taktiken wie Resource Leveling anwenden.
Beim Resource Leveling passt du den Zeitplan und die Fälligkeitstermine so an, dass die gestellten Aufgaben von den vorhandenen Ressourcen erledigt werden können. Angenommen, ein Designer muss an zwei Werbekampagnen arbeiten. Anstatt einen zweiten Designer anzuheuern, verlängerst du einfach den Projektzeitplan.
Umgang mit Veränderungen und Unsicherheiten
Die Ressourcenplanung hilft deinem Projektmanagement-Team, auf Änderungen zu reagieren, aber das reicht vielleicht nicht aus, wenn dein Zeitplan immer knapp bemessen ist.
Was geschieht, wenn du neue Kunden gewinnst oder ein Teammitglied in den Mutterschutz geht? Wie gehst du vor, wenn dein Terminplan immer voll ist und du keine zusätzlichen Ressourcen zur Verfügung hast?
Es gibt drei Möglichkeiten: ein Projekt pausieren, Termine hinauszögern oder neue Leute anheuern.
Diese Änderungen lassen sich mit der Hilfe von Software leichter bewältigen. Jira sendet dir automatisch Änderungsbenachrichtigungen, sodass du mehr Zeit hast, um zu reagieren.
Mehrere Projekte und Prioritäten unter einen Hut bringen
Jeder in deinem Team hat Projekte und Prioritäten. Eine gute Ressourcenplanung hilft dabei, Reibungspunkte auszugleichen, aber sie ist nicht die einzige Lösung. Du solltest auch die unterschiedlichen Motivationen deiner Mitarbeitenden einbeziehen. Auf jeden Fall entscheidend ist die regelmäßige Kommunikation mit deinem Team.
Frage nach Projektupdates und sei bereit für Kritik.
Auch wenn die Ziele der Teammitglieder übereinstimmen, musst du immer noch mehrere Projekte jonglieren. Die Ressourcenplanung liefert dir kaum Anhaltspunkte zur Festlegung von Prioritäten. Tritt in dem Fall einen Schritt zurück und denke über den Zweck der einzelnen Projekte nach.
Die Ressourcenplanung im Projektmanagement mit Jira priorisieren
Damit das Projektmanagement reibungslos funktioniert, müssen viele Teile ineinandergreifen. Dazu gehört auch eine perfekte Ressourcenplanung. Das Kanban-Board von Jira hilft dabei, Verantwortlichkeiten im Team zuzuweisen und Projekte termingerecht abzuwickeln. Mit Jira kannst du Aufgaben ganz einfach der richtigen Person zuteilen. Ein Jira-Board bietet Echtzeit-Einblick in die Teamkapazität und ermöglicht die Verfolgung von Vorgängen.
Mit Funktionen wie Boards für mehrere Projekte und Jira Insights kann Jira dir die Arbeit sehr erleichtern. Lass Jira Projektdetails analysieren und Ideen auf der Grundlage des Vorgangstyps und der vergangenen Sprint-Performance bereitstellen. Wenn etwas nicht stimmt, kannst du mit Jira Aufgaben schnell verschieben und dein Team neu ausbalancieren.
Die Ressourcenplanung ist ein fortlaufender Prozess. Evaluiere und nimm Anpassungen vor, um das Beste aus jedem Projekt und Team herauszuholen. Jira gibt dir die Tools und Informationen an die Hand, um genau das zu tun.