Machbarkeitsstudie: Informationen, Arten und Tipps zur Durchführung

Die wichtigsten Punkte

• Jedes vorgeschlagene Projekt wirkt theoretisch zunächst überzeugend, aber eine Machbarkeitsstudie hilft Teams, herauszufinden, ob die Idee den realen Bedingungen standhält.

• Eine Machbarkeitsstudie untersucht ein Projekt unter mehreren Gesichtspunkten, damit das Team eine fundierte Entscheidung treffen kann, bevor es Ressourcen zuweist.

• Teams, die keine Machbarkeitsstudie durchführen, entdecken oft mitten in der Ausführung Probleme, die bereits während der Planung hätten identifiziert werden können.

• Eine gut strukturierte Machbarkeitsstudie liefert Entscheidungsträgern die notwendige Entscheidungsgrundlage, um ein Vorhaben mit Zuversicht weiterzuverfolgen, den Ansatz anzupassen oder das Projekt rechtzeitig zu stoppen, bevor unnötig Zeit und Budget verschwendet wird.

Nicht jede vielversprechende Idee wird zu einem erfolgreichen Projekt. Bei manchen kommt es zu Budgetproblemen. Andere geraten ins Stocken, weil die Technologie noch nicht ausgereift, der Zeitplan unrealistisch oder das Unternehmen nicht dafür aufgestellt ist, die Veränderung zu unterstützen. Eine Machbarkeitsstudie dient dazu, diese Probleme frühzeitig zu erkennen, bevor ein Team bereits viel Zeit und Geld investiert hat.

In diesem Artikel wird erklärt, was eine Machbarkeitsstudie ist, warum sie in der Projektplanung wichtig ist und welche verschiedenen Arten von Machbarkeitsbewertungen Teams durchführen können. Außerdem wird darin ein praktisches Framework vermittelt, mit dem du eine solche Studie durchführen kannst.

Was ist eine Machbarkeitsstudie?

Eine Machbarkeitsstudie ist eine strukturierte Bewertung, mit der sich feststellen lässt, ob ein vorgeschlagenes Projekt oder eine Lösung praktikabel ist und sich lohnt, noch bevor die Ausführung beginnt. Sie zwingt Teams, sich nicht mit der bloßen Begeisterung zu begnügen, sondern genau zu prüfen, ob die Idee angesichts der Fähigkeiten, Ressourcen und Einschränkungen des Unternehmens realistisch ist.

Betrachte sie als einen Realitätscheck. Bevor ein Team einen vollständigen Projektvorschlag ausarbeitet, prüft eine Machbarkeitsstudie die Annahmen, von denen das Projekt abhängt, und identifiziert die größten Risiken, die im Weg stehen.

Was bewertet eine Machbarkeitsstudie?

Eine Machbarkeitsstudie betrachtet ein Projekt in der Regel aus mehreren Blickwinkeln. Die spezifischen Bereiche hängen vom Projekt ab, aber die meisten decken eine Kombination der folgenden Punkte ab:

• Technische Umsetzbarkeit: Sind die erforderlichen Technologie, Systeme, Tools und Fachkenntnisse verfügbar oder können sie innerhalb der Einschränkungen des Projekts erworben werden?

• Finanzielle Tragfähigkeit: Ist die Investition angesichts der prognostizierten Kosten, der Finanzierung und der erwarteten Rendite sinnvoll?

• Betriebliche Eignung: Können die bestehenden Workflows, die Personalstärke und die Prozesse des Unternehmens das Projekt ohne größere Unterbrechungen unterstützen?

• Rechtliche oder Compliance-Aspekte: Unterliegt das Projekt regulatorischen, vertraglichen oder richtlinienbezogenen Anforderungen, die Hürden schaffen könnten?

• Zeitliche Umsetzbarkeit: Ist das Projekt innerhalb eines realistischen Zeitplans lieferbar, unter Berücksichtigung von Abhängigkeiten und konkurrierenden Prioritäten?

Machbarkeitsstudie und Business Case im Vergleich

Eine Machbarkeitsstudie und ein Business Case dienen unterschiedlichen Zwecken. Eine Machbarkeitsstudie prüft, ob etwas in der Praxis funktionieren kann und sollte. Ein Business Case konzentriert sich auf die Frage, ob sich die Investition lohnt und welchen Nutzen sie schaffen könnte. Nachfolgend sind die beiden Ansätze im Vergleich dargestellt:

In der Praxis kommt es häufig zunächst zu einer Machbarkeitsstudie. Wenn sich die Rentabilität bestätigt, wird mit dem Business Case auf diesen Ergebnissen aufgebaut, um eine Finanzierung und Genehmigung zu begründen.

Warum sind Machbarkeitsstudien bei der Projektplanung wichtig?

Eine Machbarkeitsstudie bietet Teams eine strukturierte Möglichkeit, ein Projekt zu bewerten, bevor die Entscheidung dafür fällt. Ohne diesen Schritt laufen Unternehmen Gefahr, unter Verwendung unvollständiger Informationen zu handeln. Hier sind die häufigsten Vorteile:

Projektrisiken reduzieren

Das Identifizieren von Hindernissen, Einschränkungen und Schwachstellen, bevor die Ausführung beginnt, gibt Teams Zeit, Probleme anzugehen, solange Änderungen noch kostengünstig sind. Eine Vorlage für eine Risikobewertungsmatrix kann dir dabei helfen, deine Erkenntnisse zu organisieren und zu priorisieren.

Wichtige Annahmen validieren

Wenn du prüfst, ob die Erwartungen des Teams in Bezug auf Kosten, Ressourcen, Zeitplanung oder Implementierung realistisch sind, verhinderst du, dass Pläne auf falschen Annahmen beruhen. Eine solide Projekteinschätzung hängt von dieser frühen Validierung ab.

Gesamtrentabilität des Projekts bewerten

Die Unterstützung von Teams bei der Beurteilung, ob ein Projekt praktikabel und lohnenswert ist, bewahrt Unternehmen davor, Zeit und Ressourcen in Initiativen zu investieren, die von Anfang an zum Scheitern verurteilt sind.

Fundiertere Entscheidungsfindung unterstützen

Stakeholder können aufgrund klarer Informationen fundiert entscheiden, ob das Vorhaben weiterverfolgt, der Plan angepasst, das Projekt verschoben oder eingestellt werden sollte. Dadurch sind weitreichende Entscheidungen deutlich weniger von Unsicherheit geprägt.

Wann empfiehlt sich eine Machbarkeitsstudie?

Teams sollten eine Machbarkeitsstudie durchführen, wenn ein vorgeschlagenes Projekt mit erheblichen Kosten, hoher Komplexität, Risiken, Unsicherheiten oder organisatorischen Veränderungen verbunden ist. Geringfügige, risikoarme Aufgaben erfordern dieses Maß an Prüfung nur selten, aber bei allem, was erhebliche Investitionen voraussetzt, hilft eine Machbarkeitsstudie, teure Fehltritte zu vermeiden.

Im Folgenden findest du geläufige Situationen, in denen eine Machbarkeitsstudie den größten Nutzen bietet:

Bevor du ein neues Projekt startest

Initiativen wie die Einführung neuer Software, die Eröffnung eines neuen Servicebereichs oder die Erstellung einer neuen Produktionsfunktion profitieren allesamt von einer Machbarkeitsprüfung. Ein Projektmanager kann die Studie verwenden, um realistische Erwartungen zu setzen, bevor das Projekt in die nächste Phase des Projektlebenszyklus eintritt.

Bevor du eine größere Investition tätigst

Wenn Teams Budget-, Personal- oder Terminzusagen begründen müssen, liefert eine Machbarkeitsstudie die Grundlage, auf der Entscheidungen zur Ressourcenplanung basieren sollten.

Wenn Projektannahmen validiert werden müssen

Ein Team kann eine vielversprechende Idee haben, muss aber möglicherweise dennoch Annahmen in Bezug auf Nachfrage, Ressourcen, Technologie oder Lieferfähigkeit testen.

Wenn mehrere Ansätze möglich sind

Eine Machbarkeitsstudie kann beim Vergleich verschiedener Optionen helfen, bevor die Entscheidung für einen Ansatz fällt. So müssen sich Teams nicht auf eine Richtung festlegen, ohne die damit verbundenen Vor- und Nachteile zu verstehen.

Arten von Machbarkeitsstudien

Verschiedene Projekte lösen unterschiedliche Bedenken aus und nicht jede Machbarkeitsstudie muss jeden Blickwinkel berücksichtigen. Die meisten Teams konzentrieren sich auf die Bereiche, die für ihre Situation am meisten relevant sind. Hier sind die fünf geläufigsten Arten:

Technische Umsetzbarkeit

Es wird bewertet, ob das Unternehmen über die Technologie, Infrastruktur und Fachkenntnisse verfügt, die erforderlich sind, um das Projekt auszuführen.

Finanzierbarkeit

Es wird geprüft, ob die Kosten des Projekts durch seinen erwarteten Nutzen gerechtfertigt sind und ob eine entsprechende Finanzierung verfügbar ist.

Operative Machbarkeit

Es wird geprüft, ob das Projekt zu den bestehenden Workflows, Personalkapazitäten und zur Kultur des Unternehmens passt.

Rechtliche und Compliance-Machbarkeit

Es werden regulatorische, vertragliche oder richtlinienbezogene Anforderungen bewertet, die Hürden schaffen könnten.

Zeitliche Machbarkeit

Es wird bestimmt, ob das Projekt innerhalb eines realistischen Zeitplans unter Berücksichtigung von Abhängigkeiten und Ressourcenverfügbarkeit umgesetzt werden kann.

So führst du in 5 Schritten eine Machbarkeitsstudie durch

Eine Machbarkeitsstudie muss nicht übermäßig kompliziert sein, aber das Vorgehen muss methodisch sein. Hier ist ein praktisches Framework:

1. Kläre, wie Erfolg tatsächlich aussehen würde

Skizziere das Problem, das das Projekt lösen soll, das angestrebte Ergebnis und wie Erfolg aussehen würde, wenn die Initiative wie geplant funktioniert. Eindeutige Projektziele geben dem Rest der Studie einen Bezugspunkt. Das Festlegen von Zielen in dieser Phase sorgt dafür, dass die Studie fundiert und fokussiert bleibt.

2. Teste die wichtigsten Annahmen des Projekts auf Herz und Nieren

Identifiziere die Annahmen, von denen das Projekt abhängt, z. B. verfügbares Budget, interne Kapazität, Unterstützung durch Stakeholder, technische Bereitschaft und Erwartungen an den Zeitplan, und unterziehe alles einer kritischen Prüfung. Die meisten Fehlschläge in Projekten lassen sich auf ungetestete Annahmen zurückführen, die sich als falsch herausgestellt haben.

3. Prüfe die Machbarkeit unter verschiedenen Gesichtspunkten

Bewerte das Projekt in Bezug auf die relevantesten Machbarkeitsbereiche. Nicht jedes Projekt erfordert einen tiefen Einblick in alle fünf Kategorien, aber wenn du einen Bereich auslässt, der wichtig ist, kann das zu einer Schwachstelle führen, die die Ausführung im späteren Verlauf gefährdet.

4. Vergleiche die realistischsten Wege nach vorn

Für die meisten Projekte gibt es mehr als einen möglichen Ansatz. Betrachte Kompromissfaktoren wie Kosten, Komplexität, Zeitplanung, Risiko und erwartete Auswirkungen, um zu bestimmen, welcher Ansatz am praktikabelsten ist. Ein iterativer Prozess kann an dieser Stelle helfen. Teams können ihre Optionen präzisieren, wenn im Verlauf der Studie neue Informationen auftauchen.

5. Leite aus den Erkenntnissen eine klare Empfehlung ab

Gib an, ob das Projekt machbar erscheint, welche Bedingungen gegebenenfalls zuerst erfüllt werden müssen und ob das Team fortfahren, den Plan überarbeiten, weiter testen oder unterbrechen sollte.

Was du in einen Bericht zu einer Machbarkeitsstudie aufnehmen solltest

Ein formaler Bericht zu einer Machbarkeitsstudie gibt Stakeholdern einen klaren, strukturierten Überblick über die Ergebnisse. Die meisten Berichte enthalten diese Abschnitte:

Tipps für die Durchführung einer effektiveren Machbarkeitsstudie

Eine Machbarkeitsstudie ist nur dann nützlich, wenn sie ehrliche, umsetzbare Erkenntnisse liefert. Diese Tipps helfen Teams, das Beste aus dem Prozess herauszuholen:

• Zunächst auf die größten Machbarkeitsfragen konzentrieren: Priorisiere die Bereiche mit dem größten Risiko oder der größten Unsicherheit, anstatt allem das gleiche Gewicht zu geben.

• Belege statt Annahmen verwenden: Stütze jede Schlussfolgerung auf Daten, Forschung oder direkte Eingabe von Fachexperten.

• Den Umfang realistisch halten: Eine Machbarkeitsstudie, die versucht, jede mögliche Frage zu beantworten, dauert zu lange und verliert den Fokus. Definiere, was im Umfang enthalten ist, und halte dich daran.

• Realistische Optionen vergleichen: Vermeide es, ein ideales Szenario mit deutlich schlechteren Alternativen zu vergleichen. Das Ziel ist es, Optionen zu bewerten, die das Team tatsächlich verfolgen könnte.

• Klare Empfehlungen machen: Entscheidungsträger brauchen eine direkte Antwort darauf, ob ein Projekt machbar, nicht machbar oder unter bestimmten Bedingungen machbar ist.

Bessere Projektentscheidungen mit Machbarkeitsstudien

Eine Machbarkeitsstudie ist eines der praktischsten Werkzeuge, die ein Team nutzen kann, bevor es sich auf ein neues Projekt festlegt. Sie bringt Struktur in den Evaluierungsprozess, deckt Probleme frühzeitig auf und gibt Stakeholdern die nötigen Belege, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Confluence bietet Teams einen zentralen Ort, um eine Machbarkeitsstudie von Anfang bis Ende zu erstellen, zu teilen und zu verfeinern. Verwende Seiten und Live-Dokumente, um die Studie gemeinsam zu entwerfen, Tabellen, um Optionen und Einschränkungen nebeneinander zu vergleichen, Vorlagen, um die Bewertung wiederkehrender Projekte zu standardisieren, und Whiteboards für das anfängliche Brainstorming und die Abstimmung mit Stakeholdern.

Entdecke Confluence und sieh dir an, wie es eine bessere Projektevaluierung und ‑planung unterstützt.