So verwaltest du mehrere Projekte: Tipps und Tricks für professionelles Multitasking

Ein Projekt zum Abschluss zu bringen, kann schon schwierig genug sein. Aber die Verwaltung mehrerer Projekte? Das kann sich wie der Versuch anfühlen, ein Ei zu braten, während du eine E-Mail tippst und dir die Zähne putzt – mit geschlossenen Augen.

Wenn du an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitest, hast du es mit unzähligen dynamischen Elementen zu tun – Aufgaben, Deadlines, Abhängigkeiten und Ergebnisse –, die alle organisiert und verfolgt werden müssen, um Verwirrung zu vermeiden und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.

Die Übersicht über all diese verschiedenen (und oft konkurrierenden) Aufgaben, Projektzeitpläne, Stakeholder und Ergebnisse zu behalten, kann deinen Kopf zum Qualmen bringen.

Das ist eine klassische Herausforderung des Projektmanagements. Noch schwieriger wird dies, wenn die Arbeit in verschiedenen nicht miteinander verbundenen Tools stattfindet oder ohne eine klare Möglichkeit verwaltet wird, Prioritäten zu setzen und den Fortschritt teamübergreifend zu verfolgen.

Hier kommt das Arbeitsmanagement ins Spiel. Anstatt jedes Projekt als isolierte Einheit zu behandeln, helfen Arbeitsströme Teams dabei, die tägliche Arbeit mit übergeordneten Ergebnissen zu verknüpfen und dabei die Transparenz, Abstimmung und Dynamik über mehrere gleichzeitige Initiativen hinweg aufrechtzuerhalten.

So verwaltest du mehrere Projekte: 5 Tipps, um einen kühlen Kopf zu bewahren

Wir haben ein paar Strategien für dich, die dir dabei helfen, mehrere Projekte zu koordinieren, ohne dass dich der Druck überfordert. 

Diese Tipps sollen dir dabei helfen, mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten und dabei Vorgänge sichtbar, priorisiert sowie zwischen verschiedenen Teams und Workflows vernetzt zu halten.

1. Kapazitäten proaktiv planen

Die Planung und Terminierung eines Projekts ist aus dem Gesichtspunkt der Kapazität relativ unkompliziert. Wenn du jedoch an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitest, kann es passieren, dass du dir versehentlich zu viel auf einmal vornimmst – besonders dann, wenn es keinen gemeinsamen Überblick über die Arbeit der verschiedenen Teams gibt.

Ein einzelnes Projektergebnis mag nicht nach viel aussehen … bis du merkst, dass du drei andere Aufgaben zur gleichen Zeit abschließen musst.

Alle Tipps, Tricks und Kniffe der Welt helfen dir nicht, wenn du dir von vornherein viel zu viel aufgehalst hast. Deshalb ist eine proaktive Kapazitätsplanung so wichtig. Sie hilft sicherzustellen, dass du die Zeit, Energie und Ressourcen hast, die du brauchst, um qualitativ hochwertige Arbeit zu liefern – ohne auszubrennen.

Jira hilft Teams dabei, Kapazitäten realistischer zu planen, indem es Echtzeit-Einblicke in die Arbeit über Projekte und Arbeitsabläufe hinweg bietet. Anstatt Vermutungen anzustellen, wer überlastet ist, können Teams sehen, wo sich Arbeit anhäuft, und sich frühzeitig darauf einstellen.

Mit Jira können Teams:

• Vorgänge über mehrere Projekte hinweg mit Zeitleisten und Roadmaps visualisieren,

• Abhängigkeiten nachverfolgen, um Engpässe zu identifizieren, bevor sie zu Blockern werden,

• und die Verteilung der Arbeitslast überwachen, um verpasste Deadlines und Burn-out zu vermeiden.

Wenn du mehrere Projekte leiten musst, kannst du nicht effektiv planen, ohne das Gesamtbild zu sehen – und bei der Kapazitätsplanung zahlt sich diese Transparenz am meisten aus.

2. (Bestens) organisiert bleiben

Die Arbeit an mehreren Projekten ist gleichzeitig zeit- und energieraubend. Da kannst du es wirklich nicht brauchen, auch noch E-Mail-Threads durchforsten, nach Dateien suchen oder Updates aus verstreuten Unterhaltungen zusammensuchen zu müssen.

Wenn in deinem Kopf Chaos herrscht, wird es in deinen Projekten auch so sein. Deshalb benötigst du ein zentralisiertes System, in dem du alle Aufgaben, Dateien, Unterhaltungen, Zeitpläne und Zuständigkeiten finden kannst.

Jira fungiert als zentrale Informationsquelle für die Arbeit. Jede Aufgabe wird als Vorgang verfolgt, der mit größeren Initiativen und Arbeitsabläufen verknüpft ist, sodass nichts verloren geht oder doppelt gemacht wird.

Mit Jira können Teams:

• Aufgaben auf überschaubare Vorgänge herunterbrechen, mit denen übergeordnete Ziele erreicht werden können,

• Designs, Dokumentationen und Diskussionen direkt an Vorgänge anhängen,

• Workflows anpassen, um zu veranschaulichen, wie die Arbeit tatsächlich erledigt wird,

• Fortschritte über mehrere Projekte hinweg verfolgen, ohne den Kontext zu verlieren.

Wenn alle wichtigen Informationen an einem Ort gespeichert sind, kommt es weniger auf ein gutes Gedächtnis, sondern darauf an, sich gleich gut zurechtzufinden.

3. Aufgaben und Projekte priorisieren

Wenn du mehrere Projekte gleichzeitig verwaltest, kann die Entscheidung, woran als Nächstes gearbeitet werden soll, erdrückend wirken. Eine effektive Priorisierung macht den Unterschied zwischen einem stetigen Fortschritt und dem ständigen Löschen kleiner Brände. 

Und dabei geht es nicht nur um Dringlichkeit. Du kannst Aufgaben priorisieren, basierend auf:

• Deadlines: Was ist zuerst fällig?

• Abhängigkeiten: Welche Aufgaben führen zu weiteren Aufgaben?

• Aufwand: Aufgaben müssen je nach verfügbarer Zeit und Energie zugewiesen werden.

• Auswirkung: Der Fokus liegt auf Aufgaben, mit denen wichtige Ziele erreicht werden können.

Mit dem richtigen Projekt- und Aufgabenmanagement-Tool kann dein Team Aufgaben klar priorisieren, indem es Abhängigkeiten, Blocker und Status projektübergreifend sichtbar macht. Anstatt sich auf reines Bauchgefühl zu verlassen, kann es sehen, wie Aufgaben miteinander zusammenhängen und welche Aufgaben wirklich zuerst Aufmerksamkeit erfordern.

Achte auf wichtige Funktionen wie die Vorgangsverknüpfung, Prioritätsfelder und projektübergreifende Ansichten, die es einfacher machen, tägliche Aufgaben mit größeren Arbeitsabläufen und Geschäftszielsetzungen abzustimmen. Wenn die Priorisierung immer noch unklar erscheint, können Frameworks wie die Eisenhower-Matrix helfen. 

Die Kombination dieser Frameworks mit einem zentralisierten Projektmanagement-Tool macht es wesentlich einfacher, sich zur richtigen Zeit auf die richtige Aufgabe zu konzentrieren.

4. Vorlagen verwenden

Wenn mehrere Projekte um deine Aufmerksamkeit konkurrieren, kannst du sehr schnell viel Zeit und Energie damit verschwenden, das Rad neu zu erfinden.

Vorlagen helfen Teams dabei, schneller zu arbeiten, indem sie wiederkehrende Aufgaben standardisieren. Sie verbessern die Konsistenz, reduzieren Fehler und eliminieren unnötige Entscheidungsfindungen – insbesondere wenn Projekte ähnlichen Mustern folgen.

Stelle sicher, dass deine Projektmanagement-Vorlagen auf mehreren Ebenen funktionieren, von Projekteinrichtungen bis zu Vorgangstypen und Workflows. Das erleichtert es dir, neue Initiativen zu starten, die vom ersten Tag an auf bestehende Arbeitsabläufe abgestimmt sind.

Teams können Vorlagen verwenden, um:

• Projektstrukturen und Workflows zu standardisieren,

• sicherzustellen, dass wichtige Schritte nicht übersehen werden,

• das Onboarding für neue Projekte oder Teammitglieder zu beschleunigen und

• die Konsistenz zwischen Teams und Initiativen aufrechtzuerhalten.

Vorlagen mögen klein erscheinen, aber wenn du mehrere Projekte gleichzeitig leitest, schaffen sie Stabilität – und diese Stabilität spart Zeit. 

Du möchtest mit einer kostenlosen Vorlage loslegen? Entdecke alle deine Optionen in der Jira-Vorlagenbibliothek! 

5. Batch-Aufgaben

Wenn du mehrere Projekte gleichzeitig bearbeitest, ist es verlockend, zwischen den Aufgaben hin- und herzuspringen, sobald sie auftauchen. Aber ständiger Kontextwechsel kann die Konzentration schwächen und selbst einfache Arbeiten zur Mühsal werden lassen.

Versuche stattdessen, ähnliche Aufgaben zusammenzufassen – unabhängig davon, zu welchem Projekt sie gehören. Du könntest beispielsweise einen Zeitblock für Reviews, Planungen oder Status-Updates einplanen.

 Jira vereinfacht die Stapelverarbeitung von Aufgaben, indem diese einfach nach Typ, Priorität oder Status über mehrere Projekte hinweg gefiltert und gruppiert werden können. Auf diese Weise kannst du konzentriert weiterarbeiten und trotzdem bei mehreren Arbeitsabläufen vorankommen.

Gleichzeitige Bearbeitung von mehreren Projekten meistern

Die Verwaltung eines einzelnen Projekts ist einfacher. Aber bei den meisten Teams sind diese keine Arbeitsrealität. Sie jonglieren gleichzeitig mit mehreren Initiativen, gemeinsam genutzten Ressourcen und konkurrierenden Prioritäten.

Deshalb gehen erfolgreiche Teams über die einfache Aufgabenverfolgung hinaus und setzen auf das Management von Arbeitsabläufen. Mit Jira können Teams die Übersicht behalten, Prioritäten abstimmen und die Arbeit vorantreiben, auch wenn die Komplexität zunimmt.

Die Arbeit kann sich an manchen Tagen immer noch anfühlen wie eine Zirkusnummer, bei der du mit verbundenen Augen Eier jonglierst und E-Mails schreibst. Aber mit klaren Arbeitsabläufen, intelligenter Priorisierung und dem richtigen System wird die Verwaltung mehrerer Projekte viel einfacher und deutlich weniger chaotisch.