Die 8 besten Tools für das Projektportfoliomanagement 2025
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Egal, ob dein Projekt klein ist oder mehrere Monate umspannt, es gibt viele Möglichkeiten, Aufgaben zu erledigen. Gutes Projektmanagement ist unerlässlich, um deine Teams auf die langfristigen Ziele auszurichten und Fristen einzuhalten. Mit der Erstellung eines kurzen Projektzeitplans ist es beim Projektmanagement aber nicht getan.
Eine Projektportfoliomanagement-Software unterstützt dich bei der Organisation und Priorisierung von Projekten. Die Tools helfen dir, die Projekte umzusetzen, die deine Unternehmensziele voranbringen. Lies weiter, um mehr zu erfahren. Sicher ist auch für dein Team das passende Tool dabei.
Was versteht man unter Projektportfoliomanagement?
Projektportfoliomanagement (PPM) ist eine Strategie zur Organisation, Priorisierung und Koordination von Projekten gemäß den langfristigen Zielen deines Unternehmens. Ziel ist es, das Risiko-Rendite-Verhältnis jedes Projekts besser zu verstehen, indem die potenzielle Kapitalrendite (ROI) und die verfügbaren Mittel betrachtet werden.
Software in diesem Segment unterscheidet sich von Projektmanagement-Software, die der Koordination einzelner Projekte und Ressourcenoptimierung dient. Mit einer Projektportfoliomanagement-Software verwaltest du mehrere Projekte gleichzeitig, um insgesamt einen größeren Nutzen zu erzielen.
Vorteile von Projektportfoliomanagement-Software
Eine agile Projektportfoliomanagement-Software verschafft dir einen Überblick über die geplanten Projekte und deren Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen. Das hilft dir, wichtige Projekte zu priorisieren und du kannst sicherstellen, dass du über genügend Ressourcen verfügst. Hier erfährst du einige der Vorteile von PPM-Software:
- Ressourcenzuweisung: Wenn du weißt, welche Projekte priorisiert werden müssen, und du die dafür notwendigen Ressourcen identifizieren kannst, vereinfacht das die Planung und Zuweisung von Ressourcen.
- Entscheidungsfindung: Ein klares Bild von deinen bevorstehenden Projekten hilft dir bei der Auswahl der Projekte, die den größten Erfolg versprechen und deine Ziele am ehesten voranbringen.
- Sichtbarkeit: PPM-Software verschafft dir einen detaillierten Überblick über deine Projekte, die potenziellen Vor- und Nachteile und liefert die Informationen, die du brauchst, um Entscheidungen zu treffen.
- Risikomanagement: PPM-Software ist ein ausgezeichnetes Instrument zur Risikominimierung, weil du anhand der Kosten oder des potenziellen ROI entscheiden kannst, welche Projekte du lieber bleiben lässt.
- Zusammenarbeit in Echtzeit: Projektportfolios bieten allen einen einfachen Projektüberblick und Teammitglieder können Projektänderungen in Echtzeit sehen.
- Strategische Ausrichtung: Durch die Analyse deiner Projekte und ihrer Übereinstimmung mit deinen Zielen kannst du bestimmen, welche Projekte und agilen Workflows mit deinen Unternehmenszielen übereinstimmen.
Wichtige Funktionen von Software für das Projektportfoliomanagement
Projektportfoliomanagement-Software ist aufgrund unterschiedlicher Funktionen ein effektives Tool für Unternehmen:
- Portfolio-Dashboards: Portfolio-Dashboards geben dir einen einfachen Überblick über deine Projekte. Du siehst, welche Projekte anstehen, und kannst entscheiden, worauf du dich konzentrieren solltest.
- Tools für die Zusammenarbeit: PPM-Software sollte es Teammitgliedern und verschiedenen Teams ermöglichen, in Echtzeit zusammenzuarbeiten. Nachrichten, Dokumentenfreigabe und Aufgaben sind wichtige Funktionen, auf die du bei PPM-Tools achten solltest.
- Berichte und Analysen in Echtzeit: Echtzeitdaten spielen eine wichtige Rolle bei der Entscheidungsfindung. PPM-Software liefert Echtzeitdaten über Projekte, sodass dir die Daten zur Verfügung stehen, die du für wichtige Entscheidungen benötigst.
Die 8 besten Tools für das Projektportfoliomanagement
Die richtige PPM-Software kann entscheidend dafür sein, dass du den Projektumfang nachvollziehen und deine Ressourcen auf der Grundlage deines Projektportfolios optimieren kannst. Die folgenden Tools für das Projektportfoliomanagement finden wir besonders gut.
Jira Align: insgesamt beste Lösung für das Projektportfoliomanagement
Jira Align ist ein Projektmanagementtool, mit dem du einen zentralen Hub einrichten kannst, durch den all deine Teams mit Projektportfolios und detaillierten Roadmaps auf demselben Stand bleiben können. Deine gesamte Arbeit in Jira Align ist in Echtzeit sichtbar, sodass alle den Projektfortschritt verfolgen und zusammenarbeiten können.
Jira Align ist auch ein hervorragendes Tool, um Entscheidungen auf der Grundlage von Projektportfoliodaten zu treffen – vom Einsatz des richtigen Teams bis hin zur Auswahl des Projekts, auf das du dich als Nächstes konzentrieren möchtest.
Jira: ideal für die Projektverfolgung
Jira macht aus komplexen Projekten einfach nachzuvollziehende Aufgaben. Egal, ob du an einem riesigen Projekt arbeitest, an dem mehrere Teams beteiligt sind, oder an einem kleinen Projekt mit nur einem Team, Jira hilft dir dabei, die Arbeit in Meilensteine zu unterteilen, sodass alles in erreichbare Schritte unterteilt ist.
Du kannst auch einzelne Aufgaben mit Zielen verknüpfen, damit Teams sehen können, wie sich ihre Beiträge auf das gesamte Projekt auswirken. Jira-Vorlagen vereinfachen die Organisation und Optimierung von Projekten mit leistungsstarken Tools wie Scrum Boards und Kanban Boards.
Jira Service Management: ideal für Serviceanfragen
Jira Service Management wurde entwickelt, damit Entwickler-, IT- und Geschäftsteams in Zusammenarbeit bestmöglichen Service bieten können. Du kannst Jira Service Management verwenden, um IT- und Mitarbeiter-Supportanfragen zu verfolgen und zu verwalten und so zu verhindern, dass sie deine Workflows und Projekte verzögern. Die Serviceanfragen können sogar in Projekt-Workflows integriert werden, um die Nachverfolgung von Serviceanfragen und Vorfällen zu vereinfachen. Wenn du dir keine Gedanken über liegengebliebene Serviceanfragen oder Probleme machen musst, kannst du dich darauf konzentrieren, die vor dir liegenden Projekte in Angriff zu nehmen.
Confluence: ideal für Wissensaustausch und Dokumentation
Confluence ist eine einfache Lösung, um Teams zusammenzubringen und sicherzustellen, dass alle auf demselben Stand sind. Mit Confluence kannst du Seiten erstellen und sie mit Projektdetails füllen. Teammitglieder können auf diese Seiten zugreifen und sind dadurch jederzeit auf dem Laufenden, was bei der Projektplanung eine wichtige Rolle spielt.
Confluence-Seiten können Wissensdatenbankartikel, häufig gestellte Fragen zu einem Projekt, Teamupdates, technische Spezifikationen und Designdokumente sowie Projektdokumentation enthalten. Außerdem kannst du diese Informationen übersichtlich organisieren, sodass sie leicht verständlich sind.
Confluence-Whiteboards: ideal für visuelles Brainstorming und Zusammenarbeiten
Stell dir Confluence-Whiteboards als virtuelle Version der altbekannten physischen Whiteboards vor. Wie diese Whiteboards sind Confluence-Whiteboards ein großartiges Tool für visuelles Brainstorming und Zusammenarbeit. Du kannst Confluence-Whiteboards verwenden, um Projektideen zu entwerfen, Brainstorming in Echtzeit durchzuführen und Einblicke zu gewinnen, die bei der Entscheidungsfindung helfen.
Jira Product Discovery: ideal für Roadmaps und Priorisierung
Jira Product Discovery ist ein hervorragendes Tool, um Ideen zu erfassen und eine Projekt-Roadmap zu erstellen. Du kannst in Jira Product Discovery Produktideen erfassen, um besser zu verstehen, welche du nach Grad der Auswirkung auf die Kunden priorisieren solltest.
Daten und Kundeninformationen helfen dir, Ideen zu priorisieren, und benutzerdefinierte Roadmaps erleichtern es dir, verschiedene Teams und Stakeholder über Projekte und die Produktentwicklung auf dem Laufenden zu halten.
Atlas: ideal zum Setzen und Nachverfolgen von Zielen
Es kann schwierig sein, die Aufgaben von Teams an langfristigen Zielen auszurichten und alle Teams auf demselben Stand zu halten, aber Atlas bietet hierfür eine einfache Lösung. Atlas ist eine zentrale Anlaufstelle, über die Teammitglieder kommunizieren und sicherstellen können, dass sie sich an den Unternehmenszielen orientieren.
Teams können Atlas verwenden, um sicherzustellen, dass alle wissen, für welche Aufgaben sie verantwortlich sind und welche Grenzen es gibt. Du kannst Atlas auch verwenden, um den Teamfortschritt zu verfolgen, damit du besser nachvollziehen kannst, was warum gemacht wird und wie es läuft. Alle Features und Funktionen von Atlas werden auf die Plattform übertragen. Wenn du also ein aktueller Atlassian-Kunde bist, der Jira, Jira Product Discovery, Confluence oder Compass besitzt, kannst du im Admin-Hub am Programm für den frühzeitigen Zugang teilnehmen.
Loom: ideal für asynchrone Videokommunikation
Da Remote-Arbeit gerade zur Norm wird und Menschen in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, sind Live-Videochat-Tools nicht immer effektiv. Loom bietet eine Alternative zu Live-Videochat-Tools, mit denen du asynchrone Videos aufnehmen kannst, die sich andere Teammitglieder ansehen können, wenn sie Zeit haben.
Teammitglieder können Loom verwenden, um ein schnelles Videoupdate aufzunehmen oder Feedback zu einem Projekt zu geben, sodass alle auf demselben Stand sind, auch wenn sie sich nicht in derselben Zeitzone befinden.
Best Practices für das Projektportfoliomanagement mit Jira Align
Der Einsatz der richtigen Tools ist im Projektportfoliomanagement natürlich noch nicht alles – du musst sie auch richtig verwenden. Aus diesem Grund haben wir einige Tipps zusammengestellt, mit denen du Jira Align optimal nutzen kannst.
- Stelle sicher, dass jedes Teammitglied weiß, wie man Jira Align zur Überprüfung eures Projektportfolios verwendet.
- Teile Projekte in Epics, Features, Storys und Tasks auf, um für Überblick zu sorgen.
- Halte dein Projektportfolio auf dem neuesten Stand, damit alle gut informiert sind.
Den Projekterfolg mit effektivem Portfoliomanagement in Jira Align steigern
Wenn du weißt, wie sich verschiedene Projekte in dein Gesamtportfolio einfügen und wie sie auf deine Ziele abgestimmt sind, kannst du die wichtigsten Projekte priorisieren. Mit Tools wie Jira Align kannst du sicherstellen, dass jeder Zugriff auf wichtige Informationen über einzelne Projekte hat, die mit deinen langfristigen Zielen zusammenhängen.
Atlassian macht es einfach, Tools wie Jira Align und verschiedene Vorlagen zu verwenden. Du kannst schnell Kanban Boards und Scrum Boards erstellen oder Projektmanagementvorlagen verwenden, um dir einen Überblick über deine Projekte zu verschaffen. Erfahre mehr über Jira Align und finde heraus, wie das Projektportfoliomanagement dir helfen kann, Projekte zu priorisieren und sie an deinen langfristigen Zielen auszurichten.