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So setzt du deinen Projektplan erfolgreich um

Figuren, die eine Blaupause zeichnen

Was versteht man unter Projektausführung? Die Projektausführung ist die Phase des Projekts, in der alles, was dein Team geplant hat, in die Tat umgesetzt wird.

Dein Team tut alles für erfolgreiche Projektstarts. Du veranstaltest Meetings zum Projektstart, um alle wichtigen Beteiligten auf den aktuellen Stand zu bringen, erstellst detaillierte Zeitpläne und arbeitest mit allen gemeinsam an der Aufstellung eines Projektplans.

Du hast dir schon alles zurechtgelegt. Und dann geht irgendetwas schief.

Fälligkeitstermine werden immer wieder verschoben. Der Projektplan wird zunehmend als Vorschlag und nicht mehr als Regelwerk ausgelegt. Es herrscht Verwirrung und Frust und ihr habt alle das Gefühl, dass ihr Zeit verschwendet habt, um alles ordentlich vorzubereiten.

Was ist das Problem? Anscheinend ist eure Projektplanung erstklassig, aber bei der Ausführung hapert es.

Was ist Projektausführung?

Zahnräder

Projektausführung bedeutet, dass du die Ärmel hochkrempelst und die Punkte in Angriff nehmen wirst, die du in deinem Projektplan aufgeschrieben hast. Einfach ausgedrückt, führst du diese Strategien aus, um das Projekt zum Abschluss zu bringen.

Vielleicht hast du schon mal davon gehört, dass die Projektausführung auch als Projektimplementierung bezeichnet wird. Das ist nur ein schickerer Name, der dasselbe bedeutet.

Die Ausführung ist der dritte Schritt eines typischen Projektlebenszyklus, der vier Gesamtphasen umfasst: Initiierung, Planung, Ausführung und Abschluss.

Vielleicht bist du der Meinung, dass die Ausführung der einfachste Schritt von allen ist, insbesondere, wenn du bereits intensive Vorarbeit geleistet und die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt geschaffen hast. Tatsächlich haben viele Teams in dieser Phase am ehesten zu kämpfen.

Übertragen wir das einmal in dein Privatleben: Die Erstellung eines Budgets ist der einfache Teil. Diese Vorgabe einzuhalten, ist die eigentliche Herausforderung (vor allem dann, wenn du unbedingt Pizza bestellen willst, auch wenn in deinem Geldbeutel gähnende Leere herrscht).

Reden wir über Ausführungslücken

Ausführungslücken hören sich beängstigend an, oder? Das sind sie auch.

Ob du nun an dein eigenes begrenztes Budget denkst (in der Situation waren wir doch alle schon) oder an ein Teamprojekt, das nicht nach Plan läuft – eine Ausführungslücke (oft als Strategielücke bezeichnet) zeigt immer die Diskrepanz zwischen der Vision und der Realität.

Du weißt noch, wie du all diese Strategien und guten Pläne für dein Projekt ausgearbeitet hast? Wenn du nicht in der Lage bist, diese tatsächlich umzusetzen und deine Ziele zu erreichen, wird eine Ausführungslücke unausweichlich sein.

Diese Diskrepanzen kommen leider häufig vor. In der Pulse of the Profession-Umfrage des Project Management Institute von 2017 gaben Führungskräfte an, dass nur 60 % ihrer strategischen Initiativen ihre Ziele erfüllten.

Wie kommt es zu Ausführungslücken?

Es gibt unzählige mögliche Ursachen für Ausführungslücken, wie allzu ehrgeizige Ziele und Fristen, wenig bis gar keine Klarheit bezüglich der Vision oder Ziele des Projekts und sogar fehlende Zustimmung von wichtigen Beteiligten.

Eine der Hauptursachen betrifft die Ressourcen deines Projekts. Ressourcen sind die Mittel, die du zur Fertigstellung des Projekts benötigst. Dazu gehören unter anderem bestimmte Abteilungen oder Teammitglieder, Zeit und echte Materialien (z. B. Softwareprogramme, Besprechungsräume usw.).

Wenn wir Projekte planen, tappen wir gern in die Falle, sie isoliert von anderen Dingen zu betrachten. So als wäre dieses Projekt das einzige, worauf sich alle daran Beteiligten konzentrieren.

In Wirklichkeit ist dies aber nie der Fall. Dieses Projekt wird zwischen andere tägliche Aufgaben und eilige Dinge gequetscht. Ressourcen werden viel stärker strapaziert, als wir bei der Planung unseres "Luftschlosses" dachten.

Am Ende musst du um die benötigten Ressourcen kämpfen oder sie priorisieren, und manchmal musst du schlicht auf sie warten. Diese Engpässe beeinträchtigen den Plan und die Zeitvorgaben, die du ursprünglich ausgearbeitet hast.

Oder schlimmer noch, sie zerstören dein Projekt komplett. Die Umfrage des Project Management Institute von 2018 ergab, dass 21 % der Projekte aufgrund von begrenzten oder überstrapazierten Ressourcen scheitern.

Strategien zur Projektausführung führen zum Ziel

Vorlage

Hier ist die alles entscheidende Frage: Wie schließt du Lücken ein für alle Mal? Nachstehend findest du einige verschiedene Strategien, mit denen du der Projektausführung deines Teams den dringend benötigten Anschub geben kannst.

Stelle sicher, dass alle von Anfang an auf dasselbe Ziel hinarbeiten

Es ist schwierig, nach etwas zu handeln, das man eigentlich nicht richtig versteht. Dennoch sind nur 55 % der Projektmitarbeiter der Meinung, dass ihnen die geschäftlichen Ziele des Projekts klar sind.

Bevor du das Projekt ins Rollen bringst, solltest du alle über diese Ziele informieren. Beginne mit einem effektiven Meeting zum Projektstart, um über die Ziele des Projekts und den Plan, wie du diese erreichen wirst, zu sprechen. Nimm dir ausreichend Zeit für Fragen, um diese und sonstige Bedenken proaktiv zu klären bzw. aus dem Weg zu räumen.

Vielleicht denkst du jetzt: "Wir erstellen immer einen detaillierten Projektauftrag, den die Mitarbeiter einsehen können." Und dann frage dich selbst, wann du zum letzten Mal ein längeres Dokument durchgesehen hast, um eine einfache Antwort oder Anweisung zu finden. Das ist bestimmt schon länger her, oder?

Am besten erstellst du ein Projektplakat, bei dem es sich um ein kollaboratives Dokument handelt. Dieses beschreibt nicht nur das Problem, das dein Projekt lösen soll, sondern auch den Umfang sowie mögliche Wissenslücken. Dein Projektposter ist ein lebendiges Dokument, das sich mit deinem Projekt weiterentwickeln kann.

Schließlich bedeutet eine erfolgreiche Projektausführung nicht, dass sich dein Plan nicht ändern darf, wenn du dazulernst und Fortschritte machst. Es kann immer wieder Unvorhergesehenes passieren, deshalb musst du flexibel sein.

Plane Projektübergaben

Bei der Planung von funktionsübergreifenden Projekten kann man schon mal dem Irrglauben erliegen, dass die Weitergabe des Projekts an ein anderes Team problemlos verlaufen wird. Vor deinem inneren Auge siehst du die saubere Übergabe der Staffel (und in deinem Kopf spielt vielleicht sogar "Eye of the Tiger" oder der Soundtrack aus "Die Stunde des Siegers").

Leider ist es in Realität viel komplizierter als in deiner Vorstellung. Die Übergabe eines Projekts an ein anderes Team ist manchmal mit einigen Verwirrungen und Unterbrechungen verbunden.

Das liegt daran, dass andere Teams nicht in der Lage sind, ein Projekt spontan zu übernehmen. Vor diesem Hintergrund solltest du speziell für Übergaben etwas Puffer einplanen, während du Projektfristen festlegst. Das gibt dem nächsten Team etwas mehr Zeit, um sich auf den aktuellen Stand zu bringen.

Halte alle anderen Teams über Aktualisierungen des Projektstatus, Änderungen usw. auf dem Laufenden, damit sie zum Zeitpunkt der Übernahme nicht ahnungslos sind. Dadurch können sie etwas besser nachvollziehen, wie das Projekt bisher abgelaufen ist.

Berücksichtige den Dominoeffekt

Weißt du noch, als wir über die Gefahr gesprochen haben, Projekte isoliert zu planen? Dir muss bewusst sein, dass du dich für das Projekt auf begrenzte Ressourcen verlassen und um diese kämpfen musst.

Aus diesem Grund solltest du während der Planungsphase alle Aufgaben- oder Ressourcenabhängigkeiten identifizieren, um sie umgehend in deinem Prozess und deinem Zeitplan zu berücksichtigen.

Gibt es beispielsweise einen Schritt in deinem Projekt, der erst abgeschlossen werden kann, wenn mehrere andere Aufgaben davor erledigt wurden? Das ist eine Aufgabenabhängigkeit. Ist der Data Scientist deines Unternehmens wirklich nur begrenzt verfügbar und ist dein Vorankommen von seiner Arbeitsbelastung abhängig? Das ist eine wichtige Ressourcenabhängigkeit, die berücksichtigt werden muss.

Die proaktive Planung derartiger Aspekte kann dir dabei helfen, dein Projekt mit deutlich weniger Störfaktoren auszuführen. Sieh dir nur folgende typische Ursachen an, die zum Scheitern des Projekts führen können:

  • Unzureichende Ressourcenplanung (23 %)
  • Begrenzte Ressourcen (20 %)
  • Aufgabenabhängigkeit (11 %)

Du kannst auch die Critical Path Method (CPM) verwenden, um sicherzustellen, dass dein Zeitplan realistisch ist. Das klingt kompliziert, ist in der Praxis aber ganz einfach.

Im Grunde genommen musst du nur die längste Reihe an voneinander abhängigen Aufgaben in deinem Projekt identifizieren. Stelle sie dir wie eine Reihe von Dominosteinen vor. Wenn in dieser kritischen Phase eine Verzögerung auftritt, bedeutet das einen Rückschlag für das gesamte Projekt. So weißt du, wo du noch etwas Spielraum hast und an welcher Stelle du dich möglichst streng an den Zeitplan halten musst.

Überprüfe regelmäßig den Fortschritt

Liniendiagramm auf einem Kalender

Du hast einen Projektplan ausgearbeitet, das Team darüber informiert und gehst jetzt davon aus, dass alles seinen ordnungsgemäßen Lauf nehmen wird. Das ist schließlich alles, was man für reibungslose Projekte braucht.

Das stimmt nicht ganz. Damit deine Projekte gelingen, musst du deren Fortschritt überwachen und den Kurs bei Bedarf korrigieren. Es reicht nicht aus, einen Meetingtermin zum Projektauftakt und einen für den Projektabschluss in den Kalender einzutragen. Du brauchst auch einige regelmäßige Meetings dazwischen, um über den aktuellen Verlauf zu sprechen.

Während dieser Meetings kannst du Probleme angehen, Missverständnisse klären und dein Projekt wieder in die richtige Richtung lenken. Du kannst auch das Team um Feedback dazu bitten, wie das Projekt läuft. So stellst du sicher, dass sich alle Beteiligten gehört und geschätzt fühlen.

Wenn du zu Beginn deines Projekts Signale und Maßstäbe festgelegt hast (was wir dringend empfehlen), bieten diese Meetings auch eine Möglichkeit, deine Fortschritte ausführlich zu bewerten.

Freue dich über den Erfolg des Projekts

Niemand möchte das bange Gefühl erleben, wenn deutlich wird, dass die gesamte sorgfältige Projektplanung umsonst war.

Aber keine Sorge, Hilfe ist unterwegs. Dank der von uns skizzierten Projektausführungsstrategien kannst du vermeiden, dass du deine ganze Energie in Pläne steckst, die trotz aller Bemühungen verschiedene Fallen aufweisen, in die dein Team tappen kann.

Auch nachdem du diese neuen Tipps umgesetzt hast, solltest du daran denken, dass dies ein Lernprozess ist. Die Ausführung deines nächsten Projekts wird vielleicht nicht perfekt, das macht aber nichts. Du wirst dich mit jedem weiteren Projekt verbessern. Und irgendwann wird die Projektausführung bei dir und deinem Team wie geschmiert laufen.

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