Was ist Projektinitiierung? Wichtige Schritte, Ergebnisse und Tipps

Die wichtigsten Punkte

• Jedes Projekt braucht einen klaren Zweck, bevor die detaillierte Arbeit beginnt.

• Die Projektinitiierung ist die erste Phase des Projektlebenszyklus, in der Teams prüfen, ob sich die Durchführung eines Projekts lohnt, und seinen Zweck allgemein definieren.

• In dieser Phase entstehen grundlegende Ergebnisse wie der Business Case, die Machbarkeitsstudie, die Stakeholder-Liste und der Projektauftrag.

• Die Projektinitiierung ersetzt nicht die Planung. Stattdessen verschafft sie der Planung den Kontext und die Zustimmung, die für die Umsetzung erforderlich sind.

• Teams, die die Initiierungsphase überspringen, haben später häufig mit mangelnder Abstimmung, Unklarheiten hinsichtlich des Umfangs und unnötigem Aufwand zu kämpfen.

Die meisten Projekte scheitern nicht wegen einer schlechten Umsetzung, sondern weil von vornherein das falsche Projekt genehmigt wurde. Die Projektinitiierung ist die erste Projektmanagementphase und dient dazu, einen Projektfehlschlag zu verhindern. Hier entscheiden Teams, ob es sich lohnt, ein Projekt zu verfolgen, bevor sie Zeit, Geld und Personal für die detaillierte Planung bereitstellen.

Lies weiter, um zu erfahren, was Projektinitiierung ist, wer dafür verantwortlich ist, warum sie wichtig ist und wie man dabei vorgeht.

Was ist Projektinitiierung?

Die Projektinitiierung ist die erste Phase des Projektlebenszyklus, in der Teams den Nutzen und die Machbarkeit eines Projekts bewerten, seinen Zweck definieren und festlegen, wer daran beteiligt sein muss – das alles, bevor die detaillierte Planung beginnt. In dieser Phase skizzieren die Teams den allgemeinen Projektumfang, decken frühzeitige Risiken auf und erarbeiten sich ein ausreichendes gemeinsames Wissen, um zu entscheiden, ob das Projekt umgesetzt werden soll.

Projektinitiierung und Projektplanung im Vergleich

Die beiden Phasen hängen zusammen, dienen aber unterschiedlichen Zwecken. Hier ist der Vergleich:

Die Projektinitiierung beantwortet die Frage "Sollen wir das tun?", während die Projektplanung die Frage "Wie werden wir das tun?" beantwortet.

Wer ist für die Projektinitiierung verantwortlich?

Die Projektinitiierung liegt nicht immer in der Verantwortung derselben Rolle. Wer die Leitung übernimmt, hängt von der Größe des Projekts, der Struktur des Unternehmens und davon ab, wer die Arbeit finanziert. Hier sind die Rollen, die am häufigsten beteiligt sind:

• Projektleiter oder Sponsor: Häufig die Person, die sich für die Projektidee einsetzt und die zunächst erforderliche Zustimmung oder Finanzierung sichert, um das Projekt umzusetzen.

• Projektmanager: Koordiniert normalerweise die Aktivitäten der Initiierung, erstellt erste Entwürfe der Dokumentation und sorgt für eine gute Organisation, während das Projekt Gestalt annimmt.

• Funktionsübergreifende Stakeholder: Vertreter der betreffenden Teams, die ihre Sichtweisen hinsichtlich Machbarkeit, Auswirkungen oder organisatorischer Prioritäten einbringen.

• Fachexperten: Personen mit Fachwissen, die bei der Beurteilung helfen, ob die Projektidee realistisch und technisch umsetzbar ist.

• Projektteam: Zentrale Beitragende, die zwar nicht die Initiierung leiten, deren Input jedoch dabei hilft, den Umfang zu bestimmen und Herausforderungen frühzeitig zu erkennen.

Warum ist die Projektinitiierung wichtig?

Wenn man die Projektinitiierung überspringt, spart man vielleicht zunächst etwas Zeit, doch später rächt es sich fast immer. Das sind die Gründe:

Verdeutlicht, warum das Projekt existiert

Die Initiierung hilft Teams dabei, das Problem, die Chance oder das Ziel hinter dem Projekt zu definieren, damit alle das "Warum" verstehen, bevor sie sich mit dem "Wie" beschäftigen.

Überprüft, ob sich das Projekt lohnt

Das Erstellen eines Business Case und die Durchführung einer Machbarkeitsstudie in der Initiierungsphase helfen den Teams dabei, Investitionen in Arbeiten zu vermeiden, die möglicherweise keinen ausreichenden Mehrwert bieten oder nicht realistisch sind.

Stimmt die Stakeholder frühzeitig ab

Wenn man die Stakeholder schon bei der Projektinitiierung identifiziert und sie einbezieht, bevor die Pläne konkret werden, reduziert das das Risiko von Überraschungen oder Widerstand zu einem späteren Zeitpunkt.

Schafft eine Grundlage für die Projektplanung

Die Initiierung gibt der Planung den nötigen Kontext und die erforderliche Autorisierung. Ohne diese Phase stürzen sich Teams oft in die Ressourcenplanung und Zeitplanung, ohne eine klare Vorstellung davon zu haben, wozu das Projekt eigentlich dient.

Was geschieht bei der Projektinitiierung? 5 wichtige Schritte

Die Einzelheiten der Projektinitiierung variieren je nach Projekt, doch die meisten Teams durchlaufen eine Reihe ähnlicher Schritte. Hier sind fünf gängige Schritte:

1. Projekt allgemein definieren

In der Initiierungsphase legen die Teams den Zweck, die Ziele und den allgemeinen Umfang des Projekts fest. Dabei ist es wichtig, die richtigen Fragen früh genug zu beantworten, um den weiteren Prozess bewusst zu lenken. Diese Fragen sollten in dieser Phase durchgearbeitet werden:

• Welches Problem, welche Chance oder welchen Bedarf soll dieses Projekt angehen?

• Warum wird dieses Projekt jetzt vorgeschlagen?

• Was soll mit dem Projekt letztendlich erreicht werden?

• Wie würde Erfolg allgemein aussehen?

• Für wen ist das Projekt gedacht, oder auf wen wird es sich auswirken?

• Was gehört allgemein zum Umfang?

• Was gehört im Moment eindeutig nicht zum Umfang?

• Gibt es bereits bekannte größere Einschränkungen oder Anforderungen?

• Wie hängt dieses Projekt mit den allgemeinen Geschäfts- oder Teamprioritäten zusammen?

• Was muss noch geklärt werden, bevor das Projekt umgesetzt werden kann?

2. Business Case entwickeln

Die Teams untersuchen, warum das Projekt wichtig ist und welchen Wert es bringen könnte. Ein solider Business Case stellt den Zusammenhang zwischen dem Projekt und einem tatsächlichen Bedarf her und liefert den Stakeholdern genügend Informationen, um beurteilen zu können, ob die Investition gerechtfertigt ist.

3. Machbarkeit beurteilen

Die Teams überprüfen, ob das Projekt realistisch genug ist, um es umzusetzen, und berücksichtigen dabei die technische Machbarkeit, die Verfügbarkeit von Ressourcen, den vorgesehenen Zeitplan sowie etwaige Einschränkungen, die die Umsetzung beeinträchtigen könnten.

4. Stakeholder identifizieren

Die Teams ermitteln, wer am Projekt beteiligt ist, wen es betrifft oder wer für seinen Erfolg verantwortlich ist. Ein RACI-Diagramm kann dazu beitragen, Rollen frühzeitig zu klären, sodass bei Beginn der Planung und Umsetzung mehr Klarheit herrscht.

5. Projektauftrag oder -beschreibung erstellen

Teams formalisieren das Projekt oft mit einem Projektauftrag oder einer Projektbeschreibung, um die Arbeit auf übergeordneter Ebene zu autorisieren. Dieses Dokument erfasst den Zweck, den Umfang, die Stakeholder und die Einschränkungen des Projekts, die während der Projektinitiierung ermittelt wurden. Eine Vorlage für den Projektauftrag kann diesen Schritt schneller und einheitlicher gestalten.

Wesentliche Ergebnisse der Projektinitiierung

Die Projektinitiierung liefert normalerweise eine kleine Anzahl von Ergebnissen, die den Stakeholdern dabei helfen, zu entscheiden, ob das Projekt umgesetzt werden soll. Hier sind ihre Funktionen:

Tipps für eine reibungslose Projektinitiierungsphase

Selbst erfahrene Teams können bei der Initiierung Fehler machen, wenn sie diese als Formalität und nicht als Entscheidungspunkt betrachten. Diese Tipps können helfen:

• Überprüfe den Grund für das Projekt auf seine Stichhaltigkeit: Frage dich, ob das Projekt ein echtes, nachgewiesenes Problem löst oder ob es eine Reaktion auf eine Annahme oder eine Anfrage ist, die noch nicht vollständig geprüft wurde.

• Suche frühzeitig nach versteckten Abhängigkeiten: Projekte erscheinen oft unkompliziert, bis die Teams andere Systeme, Genehmigungen oder Prozesse identifizieren, von denen sie abhängig sind. Werden diese bereits in der Initiierung aufgedeckt, lassen sich kostspielige Überraschungen während der Projektdurchführung vermeiden.

• Vereinbare Entscheidungskriterien, bevor das Projekt ins Rollen kommt: Die Teams sollten sich frühzeitig darauf einigen, was das Projekt lohnenswert macht – sei es erwarteter Wert, Dringlichkeit, strategische Eignung oder Ressourcenbedarf.

• Betrachte die Ergebnisse der Initiierung als Entscheidungshilfe statt als Formalität: Dokumente wie der Business Case, die Machbarkeitsstudie oder die Projektbeschreibung sollten den Stakeholdern helfen, eine klarere Entscheidung darüber zu treffen, ob das Projekt gestartet, überarbeitet oder ausgesetzt werden soll. Wenn niemand auf sie zurückgreift, erfüllen sie ihren Zweck nicht.

• Achte auf lösungsorientiertes Denken: Teams stürzen sich oft auf eine bevorzugte Lösung, bevor sie das Problem vollständig definiert haben. Die Initiierung ist der richtige Zeitpunkt, um einen Gang zurückzuschalten und sicherzustellen, dass die Problemstellung eindeutig ist.

• Erfolg im Hinblick auf das Geschäft definieren, nicht nur das Projekt: Ein Projekt, das pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen wird, jedoch keine aussagekräftige Metrik bewegt, war nicht wirklich erfolgreich.

• Verhindern, dass sich der anfängliche Umfang zu schnell ausweitet: Eine gewisse Anpassung des Umfangs während der Anfangsphase ist ganz natürlich. Aber wenn man den Umfang unkontrolliert zunehmen lässt, kann das später zu Problemen im Projekt führen.

Häufig gestellte Fragen zur Projektinitiierung

Wie lange dauert die Phase zur Projektinitiierung normalerweise?

Die Dauer der Projektinitiierung ist abhängig von der Größe, Komplexität und dem Risiko des Projekts. Eine kleine interne Initiative kann in wenigen Tagen abgeschlossen sein, während ein großes, funktionsübergreifendes Projekt wochenlange Gespräche mit den Stakeholdern und Machbarkeitsanalysen erfordern kann.

Kann ein Projekt ohne formale Initiierungsphase vorankommen?

Manche kleineren Projekte kommen vielleicht auch mit einer minimalen Version der Initiierung voran. Wenn du sie aber ganz überspringst, kann das später zu Verwirrung kommen. Selbst eine kurze Zusammenfassung von Zweck, Umfang und Stakeholdern des Projekts kann helfen, Missverständnisse zu vermeiden.

Woran erkennt man, dass ein Projekt noch nicht bereit ist, die Initiierungsphase zu verlassen?

Dies sind ein paar Anzeichen, an denen man häufig sieht, dass das Projekt die Initiierungsphase nicht verlassen sollte: 

• Das Team kann nicht klar formulieren, welches Problem durch das Projekt gelöst wird

• Die Ansichten der Stakeholder über den Zweck oder die erwarteten Ergebnisse widersprechen sich

• Es gibt ungelöste Abhängigkeiten, wie ausstehende Genehmigungen oder unklare Zuständigkeiten

• Es wurde nicht bewertet, ob das Projekt angesichts der aktuellen Ressourcen und Zeitpläne machbar ist

Gilt die Projektinitiierung nur für große oder komplexe Projekte?

Ganz und gar nicht. Auch ein kleines Projekt profitiert von einer Antwort auf die Fragen "Warum machen wir das?" und "Wer muss beteiligt sein?". Der Unterschied besteht darin, wie viel Formalität der Prozess erfordert. Eine große Initiative benötigt möglicherweise einen detaillierten Business Case und eine Stakeholder-Analyse, wohingegen für ein kleineres Vorhaben vielleicht auch eine kurze schriftliche Zusammenfassung und ein kurzes Abstimmungsgespräch reicht.

Kann die Projektinitiierung den Umfang eines Projekts ändern?

Ja. Ein Ziel der Initiierung ist es, frühe Annahmen auf Herz und Nieren zu prüfen und den Projektumfang basierend auf dem zu verfeinern, was die Teams durch Machbarkeitsanalysen und Gespräche mit den Stakeholdern erfahren. Es ist viel besser, wenn sich der Umfang während der Initiierung verschiebt als erst während der Umsetzung.

Die Grundlage für bessere Projektergebnisse

Die Projektinitiierung gibt Teams die Chance, das Problem zu definieren, zu bewerten, ob sich die Arbeit überhaupt lohnt, die Stakeholder aufeinander abzustimmen und den Zweck des Projekts zu dokumentieren, bevor die detaillierte Planung beginnt. Wenn diese Phase gut durchgeführt wird, hat das restliche Projekt eine klarere Richtung, eine stärkere Unterstützung und es gibt weniger Überraschungen auf dem Weg.

Confluence erleichtert es dir, die Projektinitiierung an einem Ort zu verwalten. Seiten und Live-Dokumente können Projektbeschreibungen und Projektaufträge unterstützen, Tabellen können Stakeholder oder Details zum Umfang organisieren, Vorlagen können die Dokumentation von Meetings zum Projektstart standardisieren, und Whiteboards können Teams dabei helfen, Ideen zu entwickeln, bevor sie formalisiert werden.

Nachdem die Grundlagen geschaffen sind, kann Jira dabei helfen, die Arbeit voranzubringen, indem genehmigte Ideen in nachverfolgbare Vorgänge umgewandelt werden, frühe Projektdokumentation mit der Umsetzung verknüpft wird und Teams eine klarere Übergabe von der Initiierung zur Planung und Ausführung erhalten. Lege los mit Confluence und Jira, um dein nächstes Projekt von der ersten Idee bis zur Umsetzung zu unterstützen.