Castlight Health s'est déchargé de la maintenance et a gagné en sérénité, un avantage inestimable, en migrant vers les produits Atlassian Cloud. Découvrez comment.

Le stress lié à la maintenance provoque l'adoption de solutions cloud durables

En évaluant l'état des systèmes de Castlight, Eric a découvert que les mises à jour de la solution Atlassian Server de l'entreprise accusaient un retard de plusieurs mois. Maintenir la stabilité du système nécessitait énormément de ressources, et l'équipe était déjà dispersée.

Le retard au niveau de la maintenance entraînait un certain nombre de problèmes. Jira Software, un outil essentiel pour les ingénieurs de Castlight, était extrêmement lent. L'équipe a dû redémarrer les serveurs régulièrement pendant des mois pour assurer le bon fonctionnement de l'outil. La période de télétravail pendant la pandémie et l'utilisation accrue du VPN ont encore affecté les performances, augmentant ainsi la contrainte imposée au système. Sans les dernières mises à jour, Castlight était également vulnérable aux failles de sécurité, un problème que l'entreprise prenait très au sérieux en raison de la nécessité de respecter les exigences de conformité et de renforcer la confiance des clients.

Alors que les problèmes de serveur ne cessaient de s'accumuler, Eric a vivement plaidé en faveur d'une migration vers le cloud. En passant à une solution plus performante et plus évolutive, il était impatient d'aider Castlight à réduire le coût total de possession et la maintenance, à améliorer la disponibilité et la sécurité grâce à des mises à jour automatiques, et à s'assurer qu'elle dispose toujours des dernières fonctionnalités les plus performantes à portée de main.

La préparation, la communication et l'inclusion portent leurs fruits

Quand Eric et ses collègues ont commencé à gagner l'adhésion, puis à planifier et à exécuter la migration vers le cloud, ils ont été soulagés d'apprendre que l'équipe de direction de Castlight et les principales parties prenantes étaient déjà d'accord. Elles ont pris conscience des frustrations actuelles liées aux serveurs et des avantages d'une migration future. Après avoir pris connaissance du plan de projet détaillé que l'équipe d'Eric avait élaboré avec l'aide de Praecipio Consulting, elles l'ont rapidement approuvé pour aller de l'avant.

L'élaboration d'un plan bien défini a permis à l'équipe de migration et aux parties prenantes de travailler efficacement, tout en fournissant aux dirigeants une visibilité claire sur l'avancement et en gérant leurs attentes. La première étape du plan consistait à nettoyer et à préparer l'instance Server de Castlight. L'entreprise avait accumulé plus de 50 apps. L'équipe d'Eric a donc fait appel à des utilisateurs intensifs de Jira Software issus de plusieurs services de l'organisation pour aider à auditer l'utilisation de ces apps et à déterminer leur compatibilité avec le cloud, puis à tester celles qu'elle souhaitait migrer. Leur implication a non seulement aidé Castlight à terminer le processus de préparation en moins de trois semaines, mais elle a aussi permis de créer un groupe de champions. « [L'implication des utilisateurs intensifs dans le nettoyage et les tests] en a fait des meneurs et des partisans de la migration auprès de leurs équipes. C'était vraiment puissant », se souvient Eric.

Une fois qu'elle disposait d'un ensemble simplifié d'apps prêtes à être migrées, Castlight a mappé ses fonctionnalités Server au cloud afin de pouvoir identifier les changements majeurs et de les communiquer à ses employés. L'équipe de migration a également partagé des informations et des communications régulières avec les utilisateurs Atlassian et les parties prenantes de la migration afin de les tenir informés de l'avancement et de répondre de manière proactive à leurs préoccupations. Des entretiens réguliers avec Praecipio Consulting et un canal Slack dédié ont permis de maintenir les lignes de communication ouvertes tout au long du processus.

Une planification, un nettoyage et des tests minutieux ont porté leurs fruits, puisque Castlight a réalisé une migration en douceur vers Jira Software Cloud, Confluence Cloud et Jira Service Management Cloud Premium. Tout au long du processus, les experts en migration de Praecipio Consulting étaient à ses côtés, fournissant en permanence des conseils et un support. « Sans notre partenaire, le processus aurait été bien plus stressant. J'étais donc vraiment reconnaissant du rôle qu'il a joué dans cette réussite », explique Eric. « Il a allégé le fardeau qui pesait sur mes épaules. »

De nouvelles fonctionnalités et possibilités pour les utilisateurs

Lorsque les employés ont commencé à explorer leurs outils cloud Atlassian mis à niveau dans les semaines qui ont suivi la migration, ils ont rapidement découvert plusieurs nouvelles fonctionnalités qui amélioraient l'efficacité et facilitaient l'utilisation.

« L'automatisation est l'une de mes fonctionnalités préférées. Ces règles ont permis de gagner énormément de temps », assure Eric. « Mais il y a un autre point positif : nous livrons régulièrement de nouvelles fonctionnalités sur le cloud, sans avoir à nous soucier de les pusher manuellement. Le processus est automatisé, c'est vraiment génial. » (Notez que l'automatisation globale est une fonctionnalité Cloud Premium.)

Plusieurs automatisations ont permis de gagner en efficacité en apportant des changements a priori mineurs. Par exemple, les équipes informatiques reçoivent désormais des messages Slack automatiques concernant les tickets prioritaires et urgents afin de garantir le respect des SLA. Les commentaires et les mises à jour d'état des tickets liés sont également automatiquement copiés vers le ticket associé, éliminant ainsi le travail en double et fournissant aux membres de l'équipe les dernières informations sans qu'ils ne doivent consulter plusieurs systèmes. De plus, les tickets résolus qui n'ont pas été traités après un certain temps, ainsi que les epics et les tâches dont les sous-tâches sont terminées, sont automatiquement fermés pour préserver la propreté de l'environnement de Castlight.

Eric a constaté un gain de temps encore plus important grâce aux performances améliorées de Jira Software Cloud, à l'app mobile accessible n'importe où, aux projets gérés par l'équipe et aux intégrations à d'autres solutions Atlassian. « Toutes les personnes à qui j'ai parlé de Jira Software après la migration m'ont dit à quel point la version Cloud était plus rapide », se souvient Eric. Les projets gérés par l'équipe ont également permis aux équipes non techniques, y compris RH, juridique et marketing, de tirer parti des outils. « Atlassian est devenu bien plus qu'un outil informatique », déclare Eric. « Jira Software et Jira Service Management Cloud sont très intuitifs et faciles à utiliser. Nous avons vu quelques équipes non techniques utiliser ces solutions, ce qui leur a permis d'obtenir une meilleure visibilité sur le quotidien de nos équipes techniques. La communication s'est également améliorée, car nous avons adopté une norme avec la documentation Confluence qui la lie à Jira. »

Pendant la migration, Castlight a également ajouté Atlassian Access pour le provisionnement automatique des utilisateurs et l'authentification unique. Avant de passer au cloud, l'équipe devait ajouter chaque nouvel utilisateur manuellement, ce qui entraînait parfois des erreurs et des problèmes de synchronisation avec Active Directory qui retardaient l'accès. Grâce à Atlassian Access et à Okta, les nouveaux utilisateurs bénéficient désormais d'un accès automatique avec les bonnes autorisations. Ils peuvent donc commencer à travailler immédiatement, et les équipes informatiques règlent les problèmes plus rapidement. « Atlassian Access et Okta nous ont permis de gagner beaucoup de temps lors de l'intégration et du départ d'employés », affirme Eric. « Un processus à l'origine laborieux est devenu un véritable jeu d'enfants. Nous n'avons jamais à nous soucier de l'accès, de la synchronisation des groupes appropriés ou de quoi que ce soit d'autre. Les utilisateurs ont accès à Jira Software et Confluence dès leur premier jour, et cela fonctionne ! »

La tranquillité d'esprit : un avantage inestimable

Presque immédiatement, Castlight a commencé à constater les avantages de l'utilisation du cloud au quotidien : en quelques semaines, ces derniers se sont répercutés sur le chiffre d'affaires. En repensant au processus de migration, l'équipe est fière d'avoir atteint, et même dépassé, tous ses objectifs.

« Notre CTP [coût total de possession] a considérablement diminué depuis que nous avons migré vers le cloud », explique Eric. « Les économies de maintenance à elles seules compensent largement le coût total de Jira Software et de Confluence. Cela change complètement la donne. »

La sécurité et les performances étaient des préoccupations majeures auparavant, mais depuis la migration, ces défis sont de l'histoire ancienne. « La sécurité représente l'une des principales améliorations depuis la migration vers le cloud », déclare Eric. (Jira Software sera bientôt conforme à la norme HIPAA, ce qui sera encore plus intéressant pour des entreprises comme Castlight.) Le passage de serveurs obsolètes à un cloud mis à jour en continu a éliminé toute maintenance et a aussi apporté une certaine tranquillité d'esprit. « Tout le monde [les utilisateurs, ainsi que les autres employés et dirigeants] est ravi des performances depuis la migration vers le cloud », explique-t-il. « Nous n'avons rencontré aucun problème à ce niveau, et tout est beaucoup plus rapide. Nous n'avons jamais à nous soucier des temps d'arrêt. »

Maintenant, l'équipe de Castlight ne perd plus de temps ni le sommeil en raison d'une plateforme Atlassian obsolète, vulnérable, lente ou en panne. Bien que toutes les améliorations individuelles aient été d'énormes victoires en soi, Eric pense que la tranquillité d'esprit est inestimable. « Il y a tellement d'avantages [à migrer vers le cloud] », assure-t-il. « Migrer vers le cloud Atlassian a été la meilleure décision ! »