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Définir les priorités en équipe


Vous pouvez vous sentir dépassés lorsque vous jetez un œil à la longue liste de tout le travail qui attend votre équipe. Rejouez ce scénario pour convenir des priorités et définir les conditions dans lesquelles vous pouvez repousser des tâches ou les laisser tomber.

UTILISEZ CE SCÉNARIO POUR…

Aider votre équipe à bien prioriser les tâches et à les exécuter dans le bon ordre pour éliminer les goulots d'étranglement.

Donner les moyens à votre équipe de refuser les tâches à faible priorité qui pourraient retarder votre projet.

Si vous rencontrez des difficultés pour évaluer la compréhension commune ou la vélocité par rapport à vos contrôles de santé, ce scénario peut vous aider.

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UTILITÉ DE CE SCÉNARIO

Sans « étoile polaire » pour vous guider lorsque vous déterminez les tâches à accomplir, vous allez finir par improviser.

Utilisez ce scénario pour faire en sorte que votre équipe se concentre sur les bonnes activités, dans le bon ordre, et pour lui donner les moyens de refuser les tâches à faible priorité qui pourraient retarder votre projet.

QUI PARTICIPE ?

Impliquez toute votre équipe de projet, y compris votre sponsor exécutif ou d'autres décideurs de haut niveau.

Comment hiérarchiser les tâches de votre équipe.
Équipe d'utilisateurs
Personnes

3 - 12

Icône de crayon
Temps de préparation

15 min

Chronomètre
Durée

60 min

Difficulté Simple
Difficulté

Facile

Déroulement du scénario

Certaines tâches ne seront tout simplement pas accomplies immédiatement. Et ce n'est pas un problème, tant que vous convenez de vous occuper tout d'abord des tâches critiques, puis d'avancer par priorité.

Matériel

Fiches

Post-its ou points

Chronomètre

Tableau blanc

Marqueurs

Poulet en caoutchouc

Préparation

Assurez-vous que tout le monde a lu l'affiche de projet ou le document d'une page sur votre projet, ainsi que vos objectifs et résultats clés (OKR) ou tout autre framework de définition d'objectif appliqué par votre équipe avant la réunion, afin que chacun comprenne les critères de réussite du projet.

ÉTAPE 1

Boîte à idées pour vos tâches de projet (15 min)

En groupe, réfléchissez à toutes les tâches à accomplir afin d'atteindre les objectifs de votre projet. Inscrivez chacune d'elles sur sa propre fiche. Soyez aussi spécifique que possible et n'incluez que les éléments qui font partie de ce projet. Ne répertoriez pas les tâches « habituelles » ou d'arrière-plan.

Veillez cependant à ne pas aller trop dans le détail si vous ne souhaitez pas avoir des centaines de cartes à hiérarchiser. Sauf si vous lancez le prochain rover sur Mars, vous devriez être en mesure de réduire votre liste à un maximum de 50 tâches.

Astuce
Astuce 

Veillez à inclure les tâches non techniques et habituelles, comme la formation et la communication avec les parties prenantes.

ÉTAPE 2

Catégorisez vos tâches (10 min)

Regroupez les tâches par type pour former deux à cinq catégories d'activités. Voici quelques idées pour regrouper vos tâches :

  • Par étape importante
  • Par équipe responsable
  • Par correction de bug, fonctionnalité existante ou nouvelle
  • Par maintenance, incubation ou exécution

Au dos de chaque fiche, notez si la tâche est liée à d'autres et, si oui, de quelle façon. Les relations de dépendance sont particulièrement importantes à évoquer, p. ex. « dépend de », « est dépendant de ».

Étape 3

À vos marques, prêts, priorise ! (15 min)

Formez de petits groupes et assignez une catégorie à chaque groupe. Demandez à chaque groupe de classer ses cartes étalées sur la table ou épinglées au mur. Ce classement initial ne devrait pas prendre plus de quelques minutes, alors faites vite !

Faites une pause et échangez les catégories. Examinez comment l'autre équipe a hiérarchisé les tâches, puis ajustez les fiches comme bon vous semble. (Ne vous préoccupez pas de garder une trace de l'ordre d'origine.)

Astuce
Astuce 

Faites attention aux dépendances. Ne classez pas une tâche dans la catégorie Priorité faible si dix autres tâches en dépendent !

Étape 4

Délimitez les tâches que vous pouvez abandonner (10 min)

Commencez par définir les points à prendre en compte lorsque vous déterminez si vous pouvez (ou non) abandonner une tâche.

À l'aide de ces critères, passez en revue une catégorie après l'autre et déterminez où fixer la limite. Quelles tâches serait-il possible de laisser tomber ou de rater sans précipiter l'échec de tout le projet ? Continuez jusqu'à avoir passé en revue toutes les catégories.

Astuce
Astuce 

Documentez les critères au-dessus et en dessous de la limite pour pouvoir vous y référer afin d'évaluer les demandes entrantes tout au long du projet.

Étape 5

Examinez et réfléchissez (10 min)

Examinez toutes vos catégories et vos tâches hiérarchisées. Demandez au groupe d'estimer la capacité de l'équipe à livrer dans les temps par le biais d'un vote « à pouce levé ». Pouce vers le haut = confiant ; pouce vers le bas = nous courons à l'échec.

Si le groupe a majoritairement le pouce vers le bas, consacrez vos dernières minutes à réfléchir aux risques pesant sur la réussite de votre équipe. Envisagez un suivi dans le cadre d'une analyse pre-mortem pour explorer plus en détail les raisons pour lesquelles l'équipe se sent vouée à l'échec.

Vous avez géré ?

Veillez à réaliser une session complète de contrôle de santé ou à faire le point en équipe pour déterminer si vous constatez des améliorations.

Variations

équipes distribuées

Utilisez un tableau Trello ou Jira pour que les membres de l'équipe qui travaillent à distance puissent participer activement à la définition des priorités.

Suivis

Rejouez un scénario Analyse pre-mortem pour réfléchir aux risques potentiels et créer des plans d'atténuation.

Si vous n'avez pas encore défini d'objectifs pour votre projet, utilisez les résultats de ce scénario pour vous aider à définir des objectifs et résultats clés (OKR) pour le trimestre. Ce framework de définition d'objectif est notamment utilisé chez Atlassian, Google et dans d'autres entreprises de divers secteurs.

Rejouez le scénario Rôles et responsabilités pour délimiter les domaines de responsabilité du projet.

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