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チームとしての優先順位


チームがやるべきことを大量に抱えていると、その量に圧倒されることもあるでしょう。このプレイを実行して優先順位について確認し、タスクの遅延や中止が可能な範囲を定義します。

このプレイの目的

チームが各タスクに最適な優先順位を決め、最適の順番で実行してボトルネックをなくせるようサポートします。

優先度が低くプロジェクト遅延の原因となり得る作業は、「ノー」と言える権限をチームに持たせます。

ヘルス モニター共通認識ベロシティの改善に取り組んでいる場合は、このプレイを実行すると役立つでしょう。

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なぜこれが必要なのか

取り組む対象を決める指針がなければ、大変な苦労をすることになります。

このプレイを参考にしてチームが正しい対象に正しい順番で集中的に取り組めるようにし、優先度が低くプロジェクト遅延の原因となり得る作業に、ノーと言える権限をチームに持たせます。

誰に参加してもらうべきか

エグゼクティブ スポンサーや上位の意思決定者も含めて、プロジェクト チームの全員に参加してもらいます。

チームのタスクの優先順位を決める方法。
ユーザーのチーム
スタッフ

3 ~ 12 名

鉛筆のアイコン
準備時間

15 分

時計
所要時間

60 分

難易度: 低
難易度

プレイの実施

あえて完了しない作業があっても、ミッションクリティカルな作業を優先し、徐々に作業対象を広げていくならかまいません。

準備物

インデックスカード

付箋紙または丸のシール

タイマー

ホワイトボード

マーカー

ゴム製のニワトリのおもちゃ

準備

ミーティングの前に必ず全員がプロジェクト ポスターやプロジェクトのワンページャー、OKR (または使用する目標設定の枠組み) を読んで、プロジェクトの成功基準を全員が理解するように徹底します。

ステップ 1

プロジェクトのタスク案をすべて挙げる (15 分)

グループ全体でブレーンストーミングを行い、プロジェクトの目標を達成するために遂行する必要のあるタスクをすべて挙げます。タスクごとに別々のインデックス カードを使って、タスクを書き出します。このプロジェクトに含まれない事項をそぎ落として、このプロジェクトに含まれる事項のみをすべてできる限り具体的に書き出します。「通常業務」やバックグラウンド業務はリストに含めません。

ただし、不要な些末なことまで書かないように注意します。カードが数百枚もあっては、優先順位を決めきれません。火星探査車の作成ほどの大きなプロジェクトでない限りは、50 件以下までタスクを絞り込めます。

ヒント
ヒント

トレーニングや関係者とのコミュニケーションなどの一般的なタスクや通常業務は忘れずに含めます。

ステップ 2

タスクを分類する (10 分)

タスクをタイプ別にグループ分けし、2 ~ 5 個の作業カテゴリーを作ります。たとえば、下記のように作業をグループ分けします。

  • マイルストーン別
  • 担当チーム別
  • バグ修正、既存機能、新機能別
  • 保守、インキュベーション、実行別

各インデックス カードの裏面には、他のタスクとの関係の有無と具体的内容を書いておきます。依存関係の特定は特に重要です。「依存する相手」、「支える相手」などを特定します。

ステップ 3

優先順位を決める (15 分)

参加者を小グループに分けてグループごとに 1 つのカテゴリを割り当て、テーブルまたは壁面にカードを並べながら分類や順序を考えるように指示します。この時点での順序付け作業は数分で終わらせるように、迅速に作業を進めます。

作業を一旦止め、担当カテゴリーを入れ替えます。ほかのチームがタスクにどのような優先順位を付けたかをレビューし、カード配置を適宜調整します (元の順番を記録しておく必要はありません)。

ヒント
ヒント

依存関係に注意します。10 個ものタスクが依存するタスクの優先度が低く設定されないよう調整します。

ステップ 4

「中止可能」の線引きをする (10 分)

タスクが「中止可能」なラインより上か下かを判断するときは、まず検討事項を定義します。

これらの基準に沿って、カテゴリーごとに検討し、線引きを行います。中止したり不完全なまま先に進んだりしても、プロジェクト全体の失敗にはつながらないタスクはどれかを判断します。すべてのカテゴリーの線引きを終えるまで続けます。

ヒント
ヒント

線引きの基準を記録しておき、今後、プロジェクト中のリクエストを評価するときに参照できるようにします。

ステップ 5

レビューと振り返り (10 分)

担当カテゴリーと優先順位を付けたタスクをすべてレビューします。チームが予定どおり遂行できるかどうか、各自の考えをグループ全体の親指投票で確認するよう各グループに指示します (上向きの親指 = できる、下向きの親指 = 無理)。

圧倒されているグループがある場合は、残り数分間を使ってブレーンストーミングを行い、チームの成功を阻むリスクをすべて挙げます。プレモーテムのフォローアップを検討して、チームが失敗すると感じる理由を詳しく分析します。

成果の確認

チームでヘルスモニターセッションをすべて通しで、またはチェックポイントを実施して、改善しているかどうかを確認してみましょう。

その他のパターン

分散したチーム

離れた場所にいるチームメンバーも積極的に優先順位の決定に参加できるように、Trello または Jira のボードを使います。

フォローアップ

プレモーテムのプレイを実行して潜在的なリスクに関するブレインストーミングを行い、緩和計画を立てます。

プロジェクトの目標をまだ設定していない場合は、このプレイの結果を参考にして四半期の「目標と主な成果 (OKR)」を設定します。これは目標設定枠組みであり、Atlassian や Google をはじめとする多くの業界の多くの企業で採用されています。

「役割と責任」プレイを実行して、プロジェクトの責任範囲を確認します。

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