Als team prioriteit geven
Het voelt waarschijnlijk overweldigend: de waslijst aan taken die bij jullie team is terechtgekomen. Speel dit spel om taken te prioriteren en te bepalen welke taken je uitstelt of schrapt.
GEBRUIK DIT SPEL OM...
Je team te ondersteunen de juiste taken te prioriteren en ze in de juiste volgorde uit te voeren, zodat jullie knelpunten kunt wegnemen.
Je team in staat te stellen nee te zeggen tegen onbelangrijk werk dat het project doet vertragen.
Als uit de gezondheidsmonitor blijkt dat je moeite hebt met of , kan dit spel je op weg helpen.
Mensen
3-12
Voorbereidingstijd
15 min.
Tijd
60 min.
Moeilijkheidsgraad
Eenvoudig
Het spel spelen
Sommige taken krijg je gewoon niet gedaan. En dat is niet erg, zolang je maar afspreekt om de cruciale zaken als eerste aan te pakken en van daaruit verder te werken.
Voorbereiding
Zorg ervoor dat iedereen vóór de sessie niet alleen de projectposter of one-pager voor je project heeft gelezen, maar ook je OKR's (of een ander raamwerk voor het stellen van je doelen), zodat iedereen de succescriteria voor het project kent.
Stap 1
'Braindump' je projecttaken (15 min.)
Brainstorm als groep over alle taken die nodig zijn om de projectdoelstellingen te bereiken. Schrijf alle taken op aparte indexkaarten. Wees zo specifiek en streng mogelijk: voeg alleen items toe die uitsluitend met dit project te maken hebben; vermeld geen alledaagse taken of achtergrondtaken.
Let erop dat je niet te veel in detail treedt. Je wilt geen honderden kaarten prioriteit geven. Tenzij je de volgende Marsrover lanceert, moet je het kunnen terugbrengen tot 50 taken of minder.
Tip:
Neem ook de niet-technische en dagelijkse taken op, zoals opleiding en communicatie met belanghebbenden.
Stap 2
Categoriseer je taken (10 min.)
Rangschik je taken per type tot twee à vijf werkcategorieën. Enkele manieren om je werk te groeperen zijn:
- Per mijlpaal
- Per verantwoordelijk team
- Per bugfix, bestaande of nieuwe functie
- Per onderhoudswerkzaamheden, incubatie of uitvoering
Noteer op de achterkant van elke indexkaart of en hoe de taak zich verhoudt tot andere taken. Afhankelijkheidsrelaties zijn bijzonder belangrijk om te vermelden. Gebruik bijvoorbeeld 'is afhankelijk van' of 'hangt af van'.
Stap 3
Klaar voor de start? Prioriteren maar! (15 min.)
Splits jullie in kleine groepen en geef elke groep een categorie waarbij ze de bijhorende kaarten op een tafel of aan de muur moeten sorteren en rangschikken. Dit duurt niet langer dan een paar minuten, dus werk snel!
Stop de tijd en wissel van categorie. Kijk hoe het andere team de taken hebben geprioriteerd en verleg vervolgens de kaarten naar eigen inzicht. (Maak gerust een foto van hoe de kaarten eerst lagen.)
Tip:
Let op de afhankelijkheden. Geef een taak geen lage prioriteit als er nog tien andere taken van afhangen!
Stap 4
Bepaal de grens (10 min.)
Begin met te definiëren wat de overwegingen zijn om een taak boven of onder de 'Kunnen we laten vallen'-lijn te plaatsen.
Ga aan de hand van die criteria langs elke categorie en beslis waar die grens valt. Welke taken mogen we laten mislukken of schrappen zonder dat het hele project flopt? Ga door totdat je alle categorieën hebt doorlopen.
Tip:
Documenteer de criteria die boven of onderaan de lijn staan, zodat je ze tijdens het project kunt gebruiken om inkomende verzoeken te beoordelen.
Stap 5
Beoordelen en reflecteren (10 min.)
Bekijk alle categorieën en taken die jullie prioriteit hebben gegeven. Vraag de groep hun standpunt uit de drukken over de haalbaarheid van het project door met hun duimen te laten stemmen. Duim omhoog = zelfverzekerd; duim omlaag = we zijn de pineut.
Zijn het voornamelijk duimen omlaag? Brainstorm dan de laatste minuten over alle risico's die het succes van je team belemmeren. Overweeg een follow-up met een pre-mortemanalyse om dieper in te gaan op de onzekerheden van je team.
Is het gelukt?
Organiseer een volledige gezondheidsmonitorsessie of stel een controlemoment in om samen met je team te zien of er verbetering is.
Variaties
Verspreide teams
Gebruik een Trello- of Jira-bord, zodat teamleden op afstand actief kunnen deelnemen aan de sessie.
En nu …
Speel het pre-mortemspel, waarbij je brainstormt over potentiële bedreigingen en risicobeperkende plannen opstelt.
Heb je nog geen doelen opgesteld voor je project? Gebruik dan de resultaten van dit spel om je te helpen kwartaaldoelstellingen en de OKR's vast te stellen. Dit raamwerk voor het stellen van doelen wordt gebruikt door Atlassian, Google en andere bedrijven in verschillende sectoren.
Voer het spel Rollen en Verantwoordelijkheden uit om de eigenaars van het project te bepalen.
Wil je nog meer draaiboeken?
Laat hieronder je e-mailadres achter om op de hoogte te blijven van nieuwe gezondheidsmonitoren en spellen.
Kreeg u Feedback?
Stel een vraag of plaats een opmerking op de website van de Atlassian Community.