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Priorizar, como equipo


Mirar una lista variada de todo el trabajo que tiene tu equipo puede resultar abrumador. Usa esta estrategia para llegar a un acuerdo sobre las prioridades y define en qué momento está bien retrasar o abandonar las tareas.

UTILIZA ESTA ESTRATEGIA PARA...

Ayudar a tu equipo a priorizar las tareas adecuadas y a ejecutarlas en el orden correcto para eliminar cuellos de botella.

Capacitar a tu equipo para decir "no" al trabajo de prioridad baja que pueda retrasar el proyecto.

Si te plantean problemas los conceptos de Percepción común o Velocidad del Monitor de estado, seguir esta estrategia puede serte de ayuda.

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Y... ¿POR QUÉ NECESITO ESTO?

Sin nada que te guíe para tomar decisiones sobre los proyectos en los que trabajar, acabarás dándole muchísimas vueltas.

Usa esta estrategia para que tu equipo se centre en las cosas adecuadas y en el orden adecuado, así como para que pueda decir "no" a las peticiones de baja prioridad que podrían arruinar el proyecto.

¿QUIÉN DEBE PARTICIPAR?

Involucra a todos los miembros del equipo del proyecto, incluidos el patrocinador ejecutivo u otros responsables de la toma de decisiones de alto nivel.

Cómo priorizar las tareas de tu equipo.
Equipo del usuario
Personas

3-12

Icono de lápiz
Tiempo de preparación

15 min

Reloj de medición
Duración

60 min

Dificultad Baja
Dificultad

Fácil

Ejecución de la estrategia

Hay cosas difíciles de hacer. Eso está bien siempre y cuando aceptes enfrentarte primero a lo más importante y trabajar a partir de ahí.

Materiales

Fichas

Notas o puntos adhesivos

Cronómetro

Pizarra

Rotuladores

Pollo de goma

Preparación

Asegúrate de que todos lean el cartel o el folleto de una página del proyecto, así como los Objetivos y resultados clave (o cualquier marco de objetivos que emplees), antes de la reunión para que todos conozcan bien los criterios de éxito del proyecto.

PASO 1

Realizar una lluvia de ideas sobre las tareas de tu proyecto (15 min)

En grupo, haced una lluvia de ideas de todas las tareas que hay que hacer para cumplir los objetivos del proyecto. Escribid cada tarea en una tarjeta. Debéis ser tan específicos como os sea posible, y también implacables en lo que respecta a incluir solo elementos que sean parte única y exclusivamente de este proyecto: no anotéis las tareas en segundo plano ni las mismas tareas de siempre.

Sin embargo, procurad no ahondar demasiado en los detalles prácticos: no os interesa tener cientos de tarjetas que priorizar. A menos que vayáis a lanzar el próximo róver a Marte, deberíais poder reducirlo a 50 tareas o menos.

Consejo
Consejo de experto

Aseguraos de incluir tareas no técnicas y las mismas tareas de siempre, como la formación y las comunicaciones a partes interesadas.

PASO 2

Categorizar las tareas (10 min)

Agrupad las tareas por tipo para formar entre 2 y 5 categorías de trabajo. Ideas para categorizar el trabajo:

  • Por hito
  • Por equipo responsable
  • Por corrección de errores, función actual o nueva función
  • Por mantenimiento, gestación o ejecución

En la parte posterior de cada tarjeta, anotad si la tarea está relacionada con las demás y cómo lo hace. Es importante destacar especialmente las relaciones dependientes; por ejemplo, "depende de".

paso 3

A la de una, a la de dos y... ¡a priorizar! (15 min)

Dividíos en grupos pequeños, asigna a cada grupo una categoría para ordenar y clasificar, y organizad las tarjetas en la tabla o en la pared. Esta clasificación inicial no debería llevar más de unos minutos, así que ¡trabajad rápido!

Parad y cambiad de categoría. Revisad cómo ha priorizado el otro equipo las tareas y ajustad las fichas como os convenga (no os preocupéis de llevar un registro del orden original).

Consejo
Consejo de experto

Prestad atención a las dependencias. No califiquéis una tarea como de prioridad baja si hay otras diez tareas que dependen de ella.

paso 4

Dibujar la línea para abandonar tareas (10 min)

Empezad definiendo vuestras consideraciones al determinar si una tarea debe pasar o no la línea que determina si se debe abandonar.

Con estos criterios, id categoría a categoría y decidid si se alcanza esa línea. ¿Qué tareas podrían abandonarse o fallar sin tener que mandar todo el proyecto al fracaso? Seguid hasta que hayáis evaluado todas las categorías.

Consejo
Consejo de experto

Documentad los criterios que determinan si una tarea queda por encima o por debajo de la línea para poder consultarlos para evaluar las solicitudes entrantes a lo largo del proyecto.

paso 5

Revisar y reflexionar (10 min)

Revisad todas las categorías y tareas priorizadas. Pide a los miembros del grupo que compartan (votando a dedo) cómo se sienten con respecto a la capacidad del equipo para cumplir los plazos. Si levantan el pulgar hacia arriba, se sienten seguros. Si apuntan el pulgar hacia abajo, piensan que estamos condenados.

Si los pulgares del grupo apuntan hacia abajo de forma prácticamente unánime, dedicad los últimos minutos a recopilar todos los riesgos que ponen en peligro el éxito de tu equipo. Sopesa la idea de un seguimiento con un análisis pre mortem para ahondar en la razón por la que el equipo siente que va a fracasar.

¿Lo has clavado?

Asegúrate de llevar a cabo una sesión o un control del Monitor de estado por completo con tu equipo para ver si estáis mejorando.

Variantes

equipos distribuidos

Usa un tablero de Trello o Jira para que los miembros de equipos remotos puedan participar de forma activa en la priorización.

Seguimiento

Ejecuta una estrategia pre mortem para recoger los riesgos potenciales y crear planes de mitigación.

Si aún no has establecido objetivos para tu proyecto, usa el resultado de esta estrategia para establecer objetivos y resultados clave trimestrales: un marco para definir objetivos que utilizan en Atlassian, Google y otras empresas de diversos sectores.

Ejecuta la estrategia Funciones y responsabilidades para determinar áreas de propiedad para el proyecto.

¿Quieres estar al tanto de las nuevas estrategias?

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