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Planificación de capacidad


Deja de hacer suposiciones sobre tu ancho de banda y empieza a planificar tu capacidad en equipo.

UTILIZA ESTA ESTRATEGIA PARA...

Entender la auténtica capacidad de tu equipo

Eliminar las conjeturas de los ejercicios de estimación y priorización

Si te plantean problemas los conceptos de equipo equilibrado o velocidad del Monitor de estado, esta estrategia puede serte útil.

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Y... ¿POR QUÉ NECESITO ESTO?

Si tu mundo es como el nuestro, se multiplican tus dependencias y los cronogramas y los recursos se van encogiendo. Para ofrecer trabajo de calidad, necesitamos datos sobre la auténtica capacidad de nuestro equipo. Por supuesto, puedes encontrar una buena herramienta que lo calcule por ti (aunque puede que esto tampoco sea tan fácil), o bien puedes pasar 30 minutos con tu equipo para obtener una estimación de la capacidad que sea lo suficientemente buena para tomar las decisiones que necesitas para garantizar el buen estado de tu equipo y la puntualidad de las entregas de tus proyectos.

Con las prisas (lo más normal en la actualidad), la planificación de la capacidad es la parte fundamental que suele omitirse en la planificación. Tanto si pasas 30 minutos para hacerlo con tu equipo, como si lo completas de forma asíncrona o lo incluyes en la puesta en marcha de tu proyecto, asegúrate de establecer y revisar el tiempo de tu equipo para evitar realizar suposiciones sobre la capacidad que arruinen el proyecto.

¿QUIÉN DEBE PARTICIPAR?

Incluye al líder de tu proyecto y a todos los contribuidores. Si trabajas con proveedores externos para entregar este proyecto, inclúyelos también.

Equipo del usuario
Personas

3-8

Reloj de medición
Duración

30 min

Dificultad Baja
Dificultad

Fácil

Ejecución de la estrategia

Antes de la sesión, pide a todo el mundo que piense y anote en qué actividades, tanto formales como informales, invierten sus semanas. Esto favorece la precisión y acelera la primera parte de la actividad.

Materiales

Pizarra o papel de estraza

Rotuladores

Bolígrafos

Cuadernos

Cronómetro

PASO 1

Preparativos (5 min)

Introduce este ejercicio como una forma de mejorar el estado general del equipo para que los miembros se sientan cómodos para informar sinceramente sobre sus horas semanales y su disponibilidad. Comparte cómo se utilizarán los resultados de este ejercicio; por ejemplo, muchos equipos de Atlassian revisan y actualizan sus capacidades individuales en la planificación de sprints dos veces a la semana. Sondea a los asistentes (si haces esta actividad con tu equipo) y pregúntales cuál es el problema que pretendéis analizar. Anota todas las respuestas en una pizarra.

Prepárate para recibir un sesgo tanto intencionado como no en las respuestas que debatiréis aquí. Asegúrate de que los asistentes no intenten eludir una verdad incómoda o traten de llegar a un consenso sencillo.

Si no podéis dilucidar un único problema, deberéis poneros de acuerdo sobre cuál queréis tratar (¡algo que de por sí ya debería ser bastante revelador!). Cuando os hayáis puesto de acuerdo, escribe un enunciado sucinto del problema en la pizarra.

PASO 2

Crear un trabajo semanal habitual para cada individuo (5 min)

Pide a todos que apunten por su cuenta las cosas que suelen hacer en una semana y que calculen (en horas a la semana) cuánto tiempo pasan haciéndolas. Mirad el calendario, la bandeja de entrada del correo electrónico, los tickets de Jira y los canales de chat para garantizar que obtenéis una visión completa.

Luego, calcula el porcentaje de tiempo que dedican a este proyecto dividiendo las horas semanales empleadas en este proyecto por las horas semanales totales.

Consejo de experto

Asegúrate de incluir el tiempo empleado en la resolución de errores, la respuesta a incidentes, las tareas administrativas, las reuniones periódicas, las rondas de café, las conversaciones imprevistas en los pasillos, las reuniones individuales, etc., y asegúrate de dejar fuera las horas que pasas en proyectos diferentes.

paso 3

Resumir cuánto tiempo se emplea en este proyecto (15 min)

Resume la capacidad del equipo en una tabla. En primer lugar, agrupa a todas las personas que desempeñan la misma función. Por cada función, registra a cada persona en una fila e incluye las horas semanales totales que han empleado en este proyecto. Una vez registrados los individuos en la misma función, suma las horas totales disponibles para dicha función.

Repite hasta que hayas registrado en la tabla todas las funciones y a todos los miembros del equipo.

Lupa
POR EJEMPLO...

Tu tabla con el plan de la capacidad debería ser más o menos así (pero si no lo es, no te juzgaremos).

paso 4

Acordar lo hay que hacer a continuación (5 min)

Ahora que tienes una referencia de la capacidad, ¿con qué frecuencia vas a revisar la asignación del equipo? ¿Hay responsabilidades sin propietarios? Recomendamos el uso de los resultados de esta sesión para guiarte en tus ejercicios de estimación y priorización de los próximos proyectos de tu equipo.

¿Lo has clavado?

Asegúrate de llevar a cabo una sesión o un control del Monitor de estado por completo con tu equipo para ver si estáis mejorando.

Variantes

Se puede hacer una rápida versión de 10 minutos de este ejercicio como parte del despegue de un proyecto de TI. Para la versión rápida, pide a los miembros del equipo que vayan preparados con una lista de actividades y da cinco minutos para el cálculo individual y cinco minutos para resumir la capacidad del equipo.

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