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Kapazitätsplanung


Schluss mit Spekulationen über eure freien Kapazitäten! Plant stattdessen eure Kapazität als Team.

ZWECK DIESES SPIELS

Du ermittelst die tatsächliche Kapazität deines Teams.

Du machst Schluss mit dem Rätselraten bei der Kapazitätsplanung für dein Team.

Dieses Spiel kann euch möglicherweise weiterhelfen, wenn dein Tein Probleme in den Bereichen Ausgewogenheit im Team oder Velocity beim Gesundheitscheck hat.

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SINN UND ZWECK DER ÜBUNG

Wenn es dir ähnlich geht wie uns, vervielfachen sich deine Abhängigkeiten, während du in immer kürzeren Fristen mit immer weniger Ressourcen auskommen musst. Um jedoch erstklassige Arbeit abzuliefern, benötigen wir Daten über die tatsächliche Kapazität unseres Teams. Natürlich kannst du dir für die Berechnungen einfach ein schickes Tool holen (wenn es denn so einfach wäre …) – oder du setzt dich mit deinem Team zusammen, um in 30 Minuten eure Kapazität abzuschätzen. Damit erhältst du eine gute Grundlage, um die notwendigen Entscheidungen treffen zu können, die sicherstellen, dass dein Team ausgewogen und "fit" ist und ihr eure Projekte fristgerecht liefert.

Wenn die Zeit drängt, was heutzutage ja immer der Fall ist, ist die Kapazitätsplanung der wichtigste Teil der Planung, der oft ausgelassen wird. Egal, ob ihr euch für die Planung 30 Minuten Zeit als Team nehmt, du die Kapazität asynchron planst oder ihr die Planung in den Projektstart einbindet: Wichtig ist, dass du die Zeit deines Teams festlegst und überprüfst. So vermeidest du, dass du von falschen Kapazitäten ausgehst, die euer Projekt gefährden.

BETEILIGTE

Binde deinen Projektleiter und alle Projektbeteiligten ein. Wenn du bei der Umsetzung dieses Projekts mit Drittanbietern zusammenarbeitest, solltest du auch sie einbeziehen.

Team-Symbol
Mitarbeiter

3–8

Uhr-Symbol
Zeit

30 Minuten

Schwierigkeitsgrad Leicht
Schweregrad

Leicht

Durchführung

Bitte alle Teilnehmer vor der Sitzung, sich zu überlegen und gegebenenfalls aufzuschreiben, welche formellen und informellen Tätigkeiten sie innerhalb ihrer Arbeitswoche erledigen. Dadurch erhältst du mehr Genauigkeit und kannst den ersten Teil der Sitzung schneller abhaken.

Materialien

Whiteboard oder großformatiges Papier

Filzstifte

Stifte

Notizblöcke

Stoppuhr oder anderer Zeitmesser

SCHRITT 1

Einführung (5 Minuten)

Stelle diese Übung als Möglichkeit zur Verbesserung der allgemeinen "Fitness" eures Teams vor. Das Team sollte keine Hemmungen haben, ehrlich Auskunft über seine wöchentlichen Arbeitsstunden und seine Verfügbarkeit zu geben. Mache transparent, wie die Ergebnisse dieser Übung genutzt werden. Viele Teams bei Atlassian überprüfen und aktualisieren beispielsweise alle zwei Wochen ihre individuellen Kapazitäten in einer Sprint-Planung. Wenn du die Analyse im Team durchführst, frage alle Teilnehmer, mit welchem Problem ihr es zu tun habt. Notiere alle Antworten auf einem Whiteboard.

Du musst bei den Antworten mit bewusster und unbewusster Voreingenommenheit rechnen. Achte darauf, dass die Gruppe nicht versucht, einer unangenehmen Wahrheit aus dem Weg zu gehen, oder zu einer voreiligen Übereinkunft gelangt.

Wenn die Problemstellung nicht klar begrenzt ist, müsst ihr euch darauf einigen, welches Problem ihr lösen wollt. Allein diese Diskussion ist vermutlich bereits sehr aufschlussreich. Sobald ihr euch einig geworden seid, notiere die Problemstellung kurz und knapp auf dem Whiteboard.

SCHRITT 2

Auflistung der typischen Arbeitswoche jedes Teilnehmers (5 Minuten)

Bitte die Teilnehmer, alles aufzuschreiben, was sie üblicherweise in einer Arbeitswoche erledigen, zusammen mit einer Schätzung, wie viele Stunden pro Woche jeweils dafür aufgewendet werden. Damit du ein vollständiges Bild erhältst, gehe auch deine Kalender, E-Mail-Posteingänge, Jira-Tickets und die verwendeten Chat-Kanäle durch.

Berechne dann den Prozentsatz der Zeit, die sie für dieses Projekt aufwenden, indem du die wöchentlichen Stunden, die für dieses Projekt aufgewendet werden, durch die gesamten Wochenstunden dividierst.

Profitipp

Vergiss nicht, die Zeit für Fehlersuche und -behebung, Incident Response, administrative Aufgaben, regelmäßige Meetings, Kaffeepausen, ungeplante Flurgespräche, persönliche Gespräche und ähnliche Aktivitäten zu berücksichtigen. Sortiere die Stunden aus, die für andere Projekte aufgewendet werden.

Schritt 3

Zusammenfassung des Zeitaufwands für dieses Projekt (15 Minuten)

Halte die Gesamtkapazität des Teams in einer Tabelle fest. Fasse zunächst alle Teilnehmer mit derselben Rolle zu einer Gruppe zusammen. Notiere dann jede Person pro Rolle in einer Zeile zusammen mit ihrer für das Projekt aufgewendeten Wochenstunden. Nachdem du alle Personen mit derselben Rolle eingetragen hast, rechne die gesamten verfügbaren Stunden für diese Rolle zusammen.

Wiederhole diesen Schritt, bis du alle Rollen und Teammitglieder in deiner Tabelle erfasst hast.

Lupe
BEISPIEL

Die Tabelle für deinen Kapazitätsplan sollte in etwa so aussehen. (Und wenn nicht, keine Sorge ... wir werden es dir nicht vorhalten.)

Schritt 4

Einigung auf die nächsten Schritte (5 Minuten)

Du weißt jetzt also ungefähr, wie die Kapazität deines Teams aussieht. Wie oft wirst du deine Teamzuweisung überprüfen? Gibt es Zuständigkeiten, die noch nicht besetzt sind? Wir empfehlen dir, die Ergebnisse dieser Sitzung bei der Bewertung und Priorisierung der anstehenden Projekte deines Teams heranzuziehen.

Alles klar?

Denke daran, einen ausführlichen Gesundheitscheck oder einen Checkpoint mit deinem Team zu absolvieren, um euren Fortschritt zu überprüfen.

Abwandlungen

Eine 10-minütige Schnellfassung dieser Übung kann im Rahmen eines IT-Projektstarts durchgeführt werden. Bitte die Teammitglieder vorab, für die Schnellfassung eine Liste von Aktivitäten vorzubereiten. Kalkuliere fünf Minuten Zeit für die individuelle Berechnung und fünf Minuten für die Zusammenfassung der Kapazität des Teams ein.

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