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Planification de la capacité


Arrêtez d'émettre des hypothèses sur votre bande passante et commencez à planifier votre capacité, en équipe.

UTILISEZ CE SCÉNARIO POUR…

Cerner la capacité réelle de votre équipe.

Éliminer les suppositions dans vos exercices d'estimation et de définition des priorités.

Si vous rencontrez des difficultés pour évaluer l'équilibre de votre équipe , ou sa vélocité par rapport à vos contrôles de santé, ce scénario peut vous aider.

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UTILITÉ DE CE SCÉNARIO

Si votre monde est similaire au nôtre, vos dépendances se multiplient tandis que vos délais et vos ressources diminuent. Pour livrer un travail de qualité, nous avons besoin de données sur la capacité réelle de votre équipe. Vous trouverez très certainement un outil sophistiqué pour la calculer à votre place (n'est-ce pas ?) ou vous pouvez consacrer 30 minutes à obtenir une évaluation de capacité suffisamment précise pour prendre les décisions nécessaires afin de vous assurer que votre équipe est saine et que vos projets sont livrés à temps.

Lorsque vous êtes pressés, ce qui est très fréquent par les temps qui courent, la planification de la capacité constitue l'étape la plus critique. Cependant, elle est bien souvent mise de côté. Que vous consacriez 30 minutes à cette tâche avec votre équipe, que vous la réalisiez de façon asynchrone ou que vous l'incluiez dans le lancement du projet, assurez-vous de définir des délais et de les passer en revue afin d'éviter de faire des hypothèses de capacité susceptibles de retarder votre projet.

QUI PARTICIPE ?

Incluez le responsable du projet et tous les contributeurs. Si vous faites appel à des fournisseurs tiers pour livrer ce projet, invitez-les également à prendre part à cette session.

Équipe d'utilisateurs
Personnes

3 - 8

Chronomètre
Durée

30 min

Difficulté Simple
Difficulté

Facile

Déroulement du scénario

Avant la session, demandez à tous les participants de consigner leurs observations sur les activités, formelles et informelles, qui composent leurs semaines. Nous pourrons ainsi améliorer la précision et accélérer la première partie de l'activité.

Matériel

Tableau blanc ou papier kraft

Marqueurs

Stylos

Blocs-notes

Chronomètre

ÉTAPE 1

Préparez le terrain (5 min)

Présentez cet exercice comme une méthode pour améliorer la santé de l'équipe, afin que ses membres se sentent à l'aise pour indiquer en toute honnêteté leurs heures hebdomadaires et leur disponibilité. Expliquez comment les résultats de cet exercice seront exploités (par exemple, beaucoup d'équipes Atlassian passent en revue leurs capacités individuelles et les mettent à jour durant les réunions bihebdomadaires de planification de sprint). Si vous menez l'activité en équipe, interrogez les participants sur le problème que vous voulez analyser. Notez toutes les réponses sur un tableau blanc.

Attendez-vous à ce que les réponses traduisent des préjugés conscients ou inconscients. Veillez à ce que les participants ne tentent pas de fuir une vérité gênante ou essaient d'aboutir à un consensus simple.

Si vous ne parvenez pas à identifier un seul problème clair, vous devrez vous mettre d'accord sur un problème à examiner – un exercice qui devrait être assez révélateur en soi ! Une fois que c'est fait, notez le bref énoncé de problème au tableau.

ÉTAPE 2

Créez une charge de travail hebdomadaire type pour chaque personne (5 min)

Demandez à chaque participant de noter indépendamment toutes les tâches qu'il accomplit durant une semaine type et d'estimer le temps qu'il consacre à chacune d'elles (en heures par semaine). Jetez un œil à votre calendrier, à votre boîte de réception, à vos tickets Jira et à vos canaux de chat pour vous assurer que vous dressez un portrait précis de la situation.

Ensuite, calculez le pourcentage de temps consacré au projet en divisant le nombre d'heures hebdomadaires passées sur ce projet par le nombre total d'heures hebdomadaires.

Astuce 

Veillez à inclure le temps consacré à la correction des bugs, à la réponse aux incidents, aux tâches d'administration, aux réunions récurrentes, aux pauses café, aux discussions de couloir non prévues, aux réunions en face à face, etc. et à distinguer les heures passées sur d'autres projets.

Étape 3

Résumez le temps consacré à ce projet (15 min)

Résumez la capacité de l'équipe dans un tableau. Commencez par regrouper toutes les personnes occupant le même rôle. Pour chaque rôle, inscrivez une personne dans une ligne et indiquez le nombre total d'heures hebdomadaires consacrées au projet. Après avoir renseigné ces informations pour chaque personne occupant le même rôle, additionnez le nombre total d'heures disponibles pour ce rôle.

Répétez cette procédure jusqu'à ce que vous ayez inscrit tous les rôles et tous les membres de l'équipe dans votre tableau.

Loupe
PAR EXEMPLE…

Votre tableau de planification des capacités devrait ressembler à cela. (Si ce n'est pas le cas, sachez que personne ne vous jugera.)

Étape 4

Convenez des étapes suivantes (5 min)

Maintenant que vous disposez d'une référence en termes de capacité, à quelle fréquence allez-vous passer en revue l'allocation de votre équipe ? Certaines responsabilités ne sont-elles pas assignées à un propriétaire ? Nous vous recommandons d'utiliser les résultats de cette session afin d'orienter vos exercices d'estimation et de définition des priorités pour vos projets à venir.

Vous avez géré ?

Veillez à réaliser une session complète de contrôle de santé ou à faire le point en équipe pour déterminer si vous constatez des améliorations.

Variations

Une version express de cet exercice qui se limite à 10 minutes peut être réalisée dans le cadre d'un lancement de projet informatique. Demandez aux membres de l'équipe de préparer à l'avance une liste d'activités, et accordez-leur 5 minutes pour le calcul individuel et 5 autres pour récapituler la capacité de l'équipe.

Vous voulez vous tenir informé sur le Playbook ?

Laissez-nous votre adresse e-mail ci-dessous pour être informé de l'ajout de nouveaux scénarios et contrôles de santé.

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